Ata da 110ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (18/12/2024)
MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS
ARQUIVO NACIONAL
ATA DE REUNIÃO
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ
110ª REUNIÃO PLENÁRIA ORDINÁRIA
Aos dezoito dias do mês de dezembro do ano de dois mil e vinte e quatro, às nove horas, no Salão Nobre do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), Esplanada dos Ministérios, Bloco K, 4º Andar, em Brasília-DF, com transmissão pelos links: https://www.youtube.com/watch?v=QnbyIx3D0vc e https://www.youtube.com/watch?v=lHMID7ge5dE, realizou-se a 110ª Reunião Ordinária do Plenário do Conarq, convocada em vinte e nove de novembro de dois mil e vinte e quatro. Participantes. Participaram da reunião: a Presidente do Conarq, Ana Flávia Magalhães Pinto; o Secretário-Executivo do Conarq, Alex Pereira de Holanda; os Representantes do Poder Executivo Federal, Eva Vilma Barbosa Soares (titular) e Raysa Faria de Melo (suplente), pelo MGI; Marcelo Pires Mendonça (titular), pela Secretaria-Geral da Presidência da República; o Representante do Poder Judiciário Federal, Marcelo Jesus dos Santos (suplente), pelo Supremo Tribunal Federal (STF); o Representante do Poder Legislativo Federal, Darlan Eterno (titular), pela Câmara Federal; a Representante dos Arquivos Públicos Municipais, Nadia Csoknyai Del Monte Kojio (titular), pelo Arquivo Público do Município de São José dos Campos, e Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira (suplente), pelo Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro; a Representante de Associações de Arquivistas, Leide Mota de Andrade (titular), pelo Fórum Nacional das Associações de Arquivologia do Brasil (FNArq); o Representante das instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história, ciências sociais ou ciência da informação, Thiago Henrique Bragato Barros (titular), pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS); bem como estiveram presentes como convidados/as: o Secretário-Executivo Adjunto, Adauto Modesto Junior; a Chefa de Assessoria de Participação Social e Diversidade (Aspadi/MGI), Daniela Salomão Gorayeb; o Diretor de Gestão de Documentos e Arquivos, Jean Marcel Caum Camoleze; o Coordenador de Articulação Institucional do Arquivo Nacional (COAI), Fábio Costa; o Especialista em Políticas Públicas de Gestão Governamental do Arquivo Nacional, Kaiser Freiras; e a presidente da Comissão de Avaliação de Acervos Privado (CAAP), Maria Elizabeth Brea Monteiro. Pauta: 1. Aprovação de atas; 2. Apreciação do parecer sobro o acervo da Bienal de São Paulo 3. Informes. Abertura. A Presidente do Conarq, Ana Flávia Magalhães Pinto, abriu a 110ª Reunião Plenária Ordinária, desejando boas-vindas e cumprimentando todas as pessoas presentes, destacando a celebração do aniversário do Conarq, em 15 de dezembro, bem como a realização da 110ª Reunião. Pediu desculpas pelo atraso no início da reunião, que aconteceu por problemas técnicos da plataforma do YouTube e pela necessidade de composição do quórum. Em seguida, passou a palavra ao Secretário-Executivo, que procedeu à leitura da pauta e orientou sobre inscrições de informes. A seguir, a Presidente passou a palavra ao Secretário-Executivo Adjunto, Adauto Modesto Junior, que fez a saudação inicial, em nome da Ministra de Estado do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, Esther Dweck. Ele reforçou o compromisso do Ministério, que recepcionou o Arquivo Nacional como uma de suas secretarias e, desde então, trabalha para o fortalecimento institucional do Órgão. Segundo ele, o AN tem pelo menos duas grandes missões: implementar a política nacional de arquivos e a qualificação da gestão documental do país, em particular, do Poder Executivo Federal. Salientou o compromisso do atual governo com a participação social. A Presidente destacou que a interlocução, que faz com que o AN chegue ao Gabinete ministerial e, por intermédio deste, acesse a Casa Civil, é fundamental para que as entregas aconteçam. Em seguida, passou a palavra à Chefa de Assessoria de Participação Social e Diversidade (Aspadi/MGI), Daniela Salomão Gorayeb, que celebrou a realização da 110ª Reunião e disse representar a conquista dos movimentos sociais neste Governo. Enfatizou a inovação trazido pelo Governo, que coloca a responsabilidade nos ministérios de trazer e efetivar as ações de participação social por meio dos colegiados, que representam o povo brasileiro e informou que o Conarq e suas discussões sobre ampliação da participação social e diversidade nas discussões da política nacional de arquivos têm sido um exemplo para outros ministérios. Informou sobre a instituição de um sistema de governança de colegiados, o Comitê de Participação Social, Diversidade, Equidade e Inclusão. Agradeceu os dois anos de trabalho conjunto e as participações das pessoas que puderam estar presentes nas atividades coordenadas pela Secretaria-Geral. A Presidente também agradeceu tudo que tem sido possível realizar a partir do diálogo com as assessorias do MGI, sem o qual, o trabalho ficaria um pouco mais difícil. Acrescentou que os debates sobre participação social e diversidade são um desafio, pois lidam com uma sociedade que, por tradição, se considera aberta à democracia e acolhedora, mas há dados efetivos de exclusão, que nos obrigam a olhar para nós mesmos como parte do problema. Nesse sentido, afirma ela, vão sendo criados instrumentos técnicos para a gestão pública. Afirmou também que é importante intensificar a presença do Conarq em espaços como o Fórum Interconselhos e do G20 Social, destacando os esforços envidados no sentido de fortalecer as agendas dos arquivos; celebrar o entendimento do que é participação social no âmbito da política nacional de arquivos. Destacou também a publicação da Resolução do Conarq nº 57, que instituiu a Câmara Técnica Consultiva (CTC) de Estudos de Usuários, tendo como Coordenadora a conselheira Leide Mota de Andrade, bem como a Portaria AN/MGI nº 200, que designa seus membros; a publicação pela Ministra Esther Dweck de seis portarias de Declaração de Interesse Público e Social dos seguintes acervos arquivísticos privados: Associação Cultural Cachueira!, Spirito Santo, Moysés Weltman, Instituto Burle Marx, Egon Schaden e Roberto Farias; e a publicação da Portaria MGI nº 9.618, de convocação da II CNARQ. Em termos de projeções para 2025, citou, além da II Conferência Nacional de Arquivos, a atualização de uma composição ampliada do Conselho Nacional de Arquivos, para a qual espera contar com os membros atuais. Por fim, informou que a Rede de Arquivos Públicos e Estaduais e do Distrito Federal já está em atuação e lamentou a ausência do Estado de Roraima; que esforços estão sendo feitos a fim de mobilizar também o Poder Judiciário; e que lidar com o desafio para arquivos municipais também é um dos objetivos do Prodoc com o PNUD. Em seguida, passou a palavra para a conselheira Leide Mota de Andrade, que disse receber com prazer a notícia da publicação das portarias e prevê um ano de muito trabalho pela frente. Por fim parabenizou o trabalho em conjunto da CAAP e do Conarq. Com a palavra, a conselheira Mônica Ferreira disse também achar importantes esses encaminhamentos e sugeriu à Presidência do Conarq, que coordenará a Conferência, ter como ponto de partida as moções aprovadas no X CNA. Em seguida, a conselheira Nadia Kojio disse que a afirmação de que as atividades do MGI são técnicas atingem os arquivos, sendo, portanto, o primeiro ponto de exclusão a ser superado; que a atividade finalística dos arquivos é proporcionar cidadania, garantir direitos, a preservação e a difusão da memória e da história. Desejou que as atividades que vêm sendo executadas pela Presidência do Conarq e pela Ministra do MGI permaneçam como um pilar do governo e que seja uma política de estado; que venham novos acordos e mais entregas do Conarq. Na sequência, o conselheiro Marcelo Mendonça enalteceu o trabalho da Chefa de Assessoria de Participação Social e Diversidade (Aspadi/MGI), Daniela Salomão Gorayeb, por sua capacidade de articulação, e da Presidente do Conarq, com quem afirmou ter aprendido sobre resistência e determinação. Destacou que fazem parte de um governo em disputa, com várias matizes ideológicas e que, por esta razão, algumas conferências não saíram do papel. Segundo ele, essa disputa política é normal, mas tem de haver um limite. Disse ainda que a participação social é muito importante e não deve ser confundida com participação popular. Por fim, desejou que a II CNARQ termine com a convocação da próxima conferência, demonstrou preocupação com a organização do calendário, tendo em vista a ocorrência de outras conferências no mesmo mês, e se pôs à disposição para ajudar no processo de renovação, reformulação e ampliação da participação social. O conselheiro Marcelo de Jesus reconheceu que o ano passado foi produtivo e afirmou que as portarias criam perspectivas positivas para este ano. Pauta n. 1 – Aprovação de atas. Ata da Reunião Extraordinária de dois de outubro de dois mil e vinte e quatro. A Presidente sugeriu os seguintes ajustes: inserir a pauta logo após as indicações das presenças; cortar o trecho onde o Secretário-Executivo justificava a impossibilidade de o Representante da ASPD/MGI realizar a fala de abertura; inserir os pedidos de ajustes feitos pelos/as conselheiros/as no momento de aprovação das atas anteriores; substituir, na pauta n. 2, o trecho “a construção e renovação do Conselho; com foco na sensibilização da comunidade arquivística em sua diversidade” por “orientar conselheiros e demais interessados acerca do alinhamento do Conarq à dinâmicas induzidas a partir da Secretaria Nacional de Participação Social e do processo de atualização e renovação do Conselho”; o trecho “A Presidente confirmou que a próxima reunião está prevista para o fim de outubro, e que a possibilidade de reunião extraordinária em dezembro também está sendo considerada” por “A Presidente confirmou a manutenção das rotinas acordadas, estando assegurada a reunião no fim de outubro, e que a possibilidade de uma reunião extraordinária em dezembro poderia ser considerada, em decorrência da publicação do Decreto”; na pauta n. 3, a supressão da preposição “em” no trecho “implica em um espaço”; substituir, na pauta n. 4, “A Presidente relatou sobre a organização da II Conferência Nacional de Arquivos, [...] facilitando a participação de pessoas que teriam dificuldade em se ausentar do trabalho nos dias úteis” por “Sobre a organização da II Conferência Nacional de arquivos, a Presidente informou que a Secretaria Nacional de Participação Social da Secretaria Geral da Presidência da República encaminhou parecer ao Conarq referente à minuta de convocação e à composição da Comissão organizadora Nacional e da Coordenação Executiva Nacional, nos termos informados em reunião anterior. Sobre a redefinição de datas possíveis, considerando o calendário de conferências para 2025, informou que o tema foi objeto de diálogo com a Secretaria Nacional de Participação Social da Secretaria Geral da Presidência da República e com a Secretaria de Serviços Compartilhados MGI. Considerando as datas disponíveis e as possibilidades de melhor uso dos recursos, chegaram-se a duas propostas de datas: de 21 a 24 de julho de 2025, ou de 1º a 4 de agosto de 2025. Destacou que a segunda data permitiria maior flexibilidade para os participantes, pois incluiria um final de semana, facilitando a participação de pessoas que teriam dificuldade em se ausentar do trabalho nos dias úteis”; inserir o nome completo do MGI; substituir, na Retomada Pauta n. 1. Aprovação da Ata da 109ª Reunião Plenária Ordinária, "O Secretário-Executivo fez a leitura das novas propostas de texto elaboradas pela equipe da Secretaria-Executiva após a revisão dos trechos do vídeo. As propostas foram aceitas” por “O Secretário-Executivo [...] vídeo, por meio das quais se verificou que, de fato, as informações que se queria registrar em ata não haviam sido transmitidas pelo Diretor de Projeto, Fábio Souza, ao plenário, não podendo ser registradas em ata. Uma proposta de ajuste foi apresentada e aceita”; substituir, em Assuntos Gerais, “Afirmou, ainda, que reconheceu o erro e constatou [...]. Ressaltou também, que, na postagem, há mensagem do Conarq assumindo a falha na comunicação” por “Reconheceu o equívoco na postagem, informou que a CGCOM, que auxilia a Secretaria-Executiva do Conarq com os conteúdos de comunicação, já havia corrigido e que há a orientação para que não se faça moderação de respostas de usuários por integrantes da equipe. Salientou, no entanto, que há informações de que o próprio Instagram oculta postagens e comentários classificados como spam ou de natureza ofensiva. Garantiu que iria novamente tratar sobre o assunto com a CGCOM”; e realizar outras pequenas correções textuais. A conselheira Mônica Ferreira perguntou se não seria interessante enviar essas propostas de alteração para os conselheiros que não estão presentes. A Presidente argumentou que os únicos ajustes que dizem respeito a fala de conselheiros correspondem à inserção do teor dos pedidos de alteração feitos por alguns dos membros do Conselho. A conselheira Nadia Kojio sugeriu correção no nome “YouTube”. A Presidente afirmou já ter feito a mesma sinalização. Por fim, a Conselheira solicitou a correção de seu nome, pois não possui acento agudo. Feitas as correções no documento, o Secretário-Executivo solicitou manifestação dos membros quanto a sua aprovação. A ata foi aprovada por unanimidade. Aprovação da Ata da Reunião Extraordinária de 30 de outubro de dois mil e vinte e quatro. O Secretário-Executivo leu o pedido de ajuste da conselheira Beatriz Kushnir. A Conselheira questionou, ao fim da reunião sobre o decreto e o edital de convocação da seleção pública dos novos conselheiros. A Presidente substituta, Gecilda Esteves, já tinha previsto dar estas informações nos informes, próximo item da pauta. Assim, o questionamento foi respondido na forma de informe, mas a Conselheira demonstrou que gostaria que sua pergunta também constasse em ata. Em seguida, o Secretário-Executivo leu o pedido da conselheira Mônica Ferreira: ela solicitou que fosse incluída na ata a justificativa para sua ausência. Por fim, informou sobre os pedidos de ajustes da Presidente: conforme acordado em reunião anterior, a pauta deve ser incluída no início. A Presidente leu suas propostas de alteração. O Secretário-Executivo pôs em votação e o resultado foi a aprovação, não tendo havido manifestações contrárias, apenas uma abstenção, da conselheira Eva Vilma, que alegou não ter participado da reunião em questão. Pauta n. 2 – Apreciação do Parecer sobre o Acervo da Bienal de São Paulo. Com a palavra, a atual Presidente da CAAP, Maria Elizabeth Brea, ratificou a manifestação da conselheira Leide Mota de Andrade sobre os pareceres que geraram as portarias do MGI. Utilizando o recurso de compartilhamento de tela, pois participou remotamente da reunião, apresentou o Parecer da Comissão, que estabelece que os documentos a serem considerados de interesse público e social do conjunto do Arquivo Histórico Wanda Svevo são aqueles de caráter permanente, uma vez que a instituição possui um código de classificação e uma tabela de temporalidade. Como a Fundação Bienal de São Paulo é uma instituição em atividade e continua a produzir documentos, cabe salientar a importância de instrumentos que, adicionados a uma comissão de avaliação, se obriguem a garantir uma gestão correta dos documentos permanentes a serem contemplados. Pelo exposto, concluiu, que a Comissão se manifestou favoravelmente ao reconhecimento do Acervo como de interesse público e social na perspectiva de contribuir para a ampliação do trabalho de disponibilização e fomentar a pesquisa. Em seguida apresentou um pequeno filme sobre as condições do acervo. A Presidente agradeceu a apresentação e passou a palavra aos conselheiros. A conselheira Leide Mota de Andrade parabenizou pela apresentação; reforçou a importância do acervo, já tombado em nível municipal e estadual e, agora requer a declaração de interesse público e social em nível nacional; ressaltou que muitos dos que buscam essa declaração têm intuito de captar recursos, o que não é o caso do acervo em questão, tendo em vista já ter toda uma estrutura de preservação, de conservação e de acesso; disse, por fim, que ficou maravilhada desde que começou a trabalhar no acervo e curiosa para conhecer pessoalmente. A conselheira Nadia Kojio também parabenizou a CAAP pelo trabalho. Disse que a Declaração estava aceita e que representava um belo encontro das três ciências, as Três Marias, citando Heloisa Belotto. Parabenizou também a Bienal, por manter um arquivo de tal envergadura, e os museólogos, pelo dia deles. A conselheira Mônica Ferreira parabenizou o trabalho da CAAP, destacando que se trata de uma equipe diminuta, mas que se esforça para fazer pareceres tão qualificados e dar visibilidade a acervos que muitos desconhecem. O conselheiro Darlan Eterno parabenizou o trabalho, ressaltando que serve como divulgação para os que os assistem. A Presidente disse que ficou faltando mencionar também a declaração de interesse público e social do acervo Roberto Farias. Acrescentou que a declaração não significa o recolhimento a um arquivo público, mas satisfaz uma necessidade de reconhecimento e de valorização, além de possibilitar outras iniciativas. O conselheiro Darlan Eterno acrescentou que o Supremo adotou agora a prática de guardar a memória das exposições e perguntou para a presidente da CAAP se o fundo é aberto ou fechado. Ela respondeu que o único que ainda é aberto é o da Bienal, por ser uma instituição ainda em funcionamento. O Secretário-Executivo pôs em votação a aprovação do parecer, que foi aprovado por unanimidade. A presidente da CAAP manifestou alegria em ver o Parecer ser aprovado e enalteceu os membros da comissão, que formam uma equipe muito engajada, com a qual trabalha com muita satisfação. Agradeceu também ao Conarq e disse que espera ver em breve outros pareceres serem apresentados. Informes. Informe n. 1 – Justificativa de recursos empenhados pelo Arquivo de Rio Claro. A conselheira Mônica Ferreira fez uma breve apresentação a fim de justificar publicamente os recursos que o Arquivo de Rio Claro tem investido na implementação de política pública arquivística baseada nos desdobramentos da Câmara Técnica Consultiva de arquivos de arquitetura, ressaltando, previamente, que as questões que têm sido discutidas fizeram parte do X CNA, no 1º Encontro Nacional de Arquivos de Arquitetura. Os principais pontos abordados foram: o tema foi pauta da XIV Jornada de Arquivos Municipais do Congresso de Arquivologia do Mercosul, tendo recebido um número especial da revista do arquivo do Estado de São Paulo; a implementação de maneira prática e em linguagem acessível do assunto em questão, tendo sido feitos até então 20 eventos de divulgação do assunto. Por fim, disse que, como o Conarq tem trabalhado na questão das caravanas municipais, o assunto poderia ser levado, compartilhando experiências concretas, com poucos recursos, número reduzido de funcionários, mas de maneira exitosa. Informe n. 2 – Fórum Interconselhos 2024. A conselheira Leide Mota expressou sua satisfação por ter sido indicada para participar do Fórum Interconselhos e ter sido possível contribuir mesmo que minimamente com algumas sugestões, bem como por ter participado do G20. Lamentou que as sugestões de algumas pessoas não apareceram no documento, mas disse entender que ele tinha apenas quatro páginas e não poderia atender a demanda de todos os outros conselhos. Disse ainda que procurou-se trabalhar com palavras-chave que contemplassem as demandas do Brasil e dos outros países; que o Presidente da República afirmou que esse trabalho não deveria se encerrar ali e que tudo o que foi discutido lá deveria ser trabalhado ao longo do ano, não sendo necessário esperar o próximo G20. A Presidente informou que o conteúdo produzido a respeito dos arquivos comunitários foi uma das cinco matérias mais acessadas do site da comunicação do G20. Informe n. 3 – Semana Nacional de Arquivos 2025. Antes da pausa para o almoço, a Presidente informou sobre a Semana Internacional de Arquivos 2025, cujo tema é o mesmo da Semana Nacional de Arquivos de 2024 (“Arquivos Acessíveis - Arquivos para Todos”). Ressaltou que 2025 é ano de COP 30 e pensar em arquivos acessíveis nesse contexto é outro ano para que a agenda de arquivos siga ocupando espaço. O conselheiro Darlan Eterno lembrou que neste ano também haverá o Congresso Internacional de Arquivos em Barcelona. O conselheiro Marcelo Pires, por sua vez, lembrou que o Encontro Nacional dos Prefeitos está previsto para acontecer em Brasília e que a Secretaria Geral fará uma grande tenda de participação social com a presença de balcões de cada conferência nacional, com a intenção de convencer os prefeitos de que participação social, conselhos, conferências etc. fazem bem para eles. A Presidente declarou ter participado na marcha, juntamente com o Coordenador de Articulação, Fábio Costa e em diálogo com a conselheira Nadia Kojio e manifestou satisfação com a sinalização de potencialização do debate com os prefeitos. A conselheira Mônica Ferreira disse que também gostaria de ajudar e afirmou que tem feito uma atuação muito próxima nos municípios da região e que a questão são aqueles de pequeno porte, que não têm arquivos constituídos. Finalizou dizendo não ter tido conhecimento antes da atuação da conselheira Nadia Kojio, mas que poderiam contar com ela. A conselheira Nadia Kojio lembrou a sua suplente que se tratava do panfleto que elas haviam feito para distribuir e que estava disponível no site do Conarq. A Presidente esclareceu que, considerando a mobilização feita no âmbito do Ministério, foi acionada a conselheira titular e, logo depois, o Conselho foi informado. A conselheira Mônica Ferreira reforçou a preocupação com os municípios pequenos e a Presidente disse que as caravanas vão nessa direção e enfatizou que o desejo de participação é legítimo e necessário, justificando-se o esforço para que se tenha mais representação por parte da sociedade civil nesses espaços, como G20 e Fórum Interconselhos. Além disso, salientou que os suplentes nunca tiveram suas falas e intervenções dispensadas, tendo havido em 2024 um investimento para a institucionalização da Rede de Arquivos Públicos Estaduais e do DF, a fim de garantir a interlocução com quem tem assento, seja titular ou suplente, e que a falta de um deles não significa a falta de representação do segmento a que pertencem. Afirmou ser necessário qualificar os canais de comunicação, pois não acredita em comunicação eficiente que seja feita por meio de constrangimentos; que a distribuição do material produzido a respeito dessa agenda poderia ter sido feita pelo AN, sem diálogo com o segmento de arquivos municipais, mas não foi o que aconteceu; agradeceu a resposta da conselheira Nadia Kojio ao Arquivo Nacional e pediu a todas as pessoas que compõem e acompanham a agenda para contribuírem para que haja um maior alcance, para que seus prefeitos não cheguem na marcha desconhecendo a agenda dos arquivos. A conselheira Nadia Kojio agradeceu o esclarecimento e disse ainda que o material foi feito em menos de duas horas e que parou o que estava fazendo para trabalhar em prol dos arquivos municipais, assim como quando foi chamada para ajudar quando houve a enchente no Rio Grande do Sul. A conselheira Leide Mota de Aandrade lembrou sobre a realização do Congresso de Arquivologia do Mercosul, de 17 a 19 de setembro, na Bolívia. Informe n. 4 – Ações do AN no RS. A Presidente passou a palavra para o Diretor da DGD, Jean Marcel Caum Camoleze, para o informe sobre as ações do AN no RS, região que recebeu, por meio de medida provisória 14,6 milhões de reais para a recuperação dos acervos atingidos pela catástrofe climática entre abril e maio de 2024. A fim de fazer uma breve contextualização, relatou que: a inundação começou em 30 de abril, tendo os documentos da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) ficado imersos por nove horas; no dia seguinte, tiveram a primeira reunião técnica de avaliação, cientes de que o mesmo poderia se estender para Porto Alegre; em oito de maio, fizeram uma reunião emergencial do SIGA; esperavam-se 3 dias de inundação, mas foram, ao todo, 28 dias; foi criado um plano de ação nesse período com aproximadamente sessenta reuniões, que aconteceram de forma on-line, dada a impossibilidade de acesso ao acervo; foram formadas duzentas e quarenta pessoas pela equipe do AN; tão logo foi possível, o Arquivo Nacional fez uma sequência de idas ao Rio Grande do Sul, para, em parceria com a UFSM, a construção de documentos técnicos de orientação, com testes de métodos adequados à situação; em 14 de agosto, foi publicada a medida provisória mencionada anteriormente, tendo sido empenhados todo o montante de recursos dentro do prazo de sessenta dias, sendo possível, com isso, ajudar outros órgãos; alguns, como Correios e Banco do Brasil, que, por serem empresas públicas, não puderam receber dinheiro de manutenção, apenas de investimento, assim, o AN auxiliou com a capacidade técnica; foram atendidos, no total, 22 órgãos, com, aproximadamente, 140 metros lineares de documentos atingidos; o prazo para conclusão dos trabalhos é de 2 anos; os acervos desses órgãos estavam sendo tratados, classificados e o prazo para encerrar os trabalhos é de dois anos; parte do dinheiro recebido foi gasto com EPIs, passagens e diárias dos servidores do AN e dos arquivistas cedidos pelo Ministério da Defesa. A conselheira Mônica Ferreira o parabenizou pelo trabalho e pelo conhecimento acumulado, bem como pela capacitação de tantos servidores, para uso em situações catastróficas, inclusive, que ela não espera que aconteçam novamente. Disse ainda que acharia importante se isso tivesse sido registrado. Jean Camoleze afirmou que pretendem lançar uma publicação e que não esperam que sinistros como esse voltem a acontecer, mas, segundo o plano da Defesa Civil para quarenta anos, eles são previstos em áreas que com certeza guardam acervos. A Presidente disse que, em alguma medida, esse tipo de relato tem sido feito não por meio de publicações mais ortodoxas; a ação de comunicação contou com a colaboração da CGCOM do AN e com a ASCOM do MGI; em maior ou em menor escala, esse tipo de situação vai acontecer e, por essa razão, acha importante a publicação para que se dê ampla divulgação desses aprendizados; as publicações devem ser em linguagem simples e não estritamente técnicas. A conselheira Mônica Ferreira disse que tem investido nessa linha de manuais com linguagem simples de documentos de arquitetura e de gestão documental e se ofereceu para fornecer ao Diretor Jean Camoleze, que agradeceu e informou que estão previstas a publicações de um manual de gestão documental em linguagem complexa e em dois módulos de linguagem simples. O conselheiro Darlan Eterno perguntou se o Diretor Jean sabe quanto desse acervo foi afetado e quanto já foi tratado. O Diretor respondeu que, apenas para se ter uma ideia, no TRT4, foram 900.000 processos; reafirmou que foram 140 metros lineares de documentos atingidos, mas não dispõe da porcentagem do que já foi tratado; os arquivos estão separados por lote. O conselheiro Darlan disse entender o trabalho, citando sua experiência após os eventos ocorridos em 8 de janeiro de 2023. Segundo ele, não foi possível recuperar muitos dos documentos aos quais os invasores do STF tiveram acesso. O Diretor Jean destacou que muitos órgãos queriam saber sobre eliminação, pois não tinham esperança de recuperar os documentos que ficaram submersos por 28 dias. Sua resposta era a de que seria necessário primeiro recuperar para depois pensar em eliminação. A conselheira Nadia Kojio perguntou se tem previsão de se manter contato com os demais órgãos de Defesa Civil do país e mencionou a importância de se conversar com prefeitos e governadores sobre melhores práticas de preservação dessa documentação. O Diretor respondeu que a Presidente pode informar melhor e que, da parte que cabe ao SIGA, explicou como a DGD trabalha, dando como exemplo a Polícia Rodoviária Federal. Segundo ele, a DGD se comunica com a chefia maior do órgão, que possui superintendências em várias capitais, e informa que o AN tem recursos financeiros e servidores técnicos para colaborar na manutenção dos arquivos; a partir daí, com esse constante diálogo e trabalho coletivo, o órgão começa a alterar sua lógica. Da mesma forma, continuou, acontece com a Defesa Civil. A Presidente informou que o que aconteceu com o Rio Grande do Sul fez com que tivessem a oportunidade de dialogar com as secretarias e com os órgãos setoriais aos quais o arquivo estava vinculado. Segundo ela, pontos de riscos, sobretudo de inundação, estão sendo monitorados; uma medida tomada em Porto Alegre é que uma área segura na cidade seja designada para os acervos intermediários; o AN tem se capacitado enquanto os fatos se desenrolam, que seria o mesmo que trocar um pneu com o carro andando, buscando soluções instantâneas, de médio e de longo prazo; isso está acontecendo também com as equipes de processamento técnico, de gestão interna, com o auxílio de várias outras áreas do MGI. O Diretor agradeceu a oportunidade e informou que há mais informações no site, que o primeiro relatório parcial está sendo finalizado e fez o convite a quem for ao Rio Grande do Sul para conhecer os trabalhos realizados lá, principalmente com a Débora Flores e o pessoal do Instituto Federal. Informe n. 5 – Sugestões para o GT normativa de análise das resoluções. A conselheira Nadia Kojio afirmou que o GT não se encerrou e que o atraso se deve, principalmente, por questão de férias de seus integrantes, saída do Jorge Vieira, excesso de trabalho de fim de ano. Contudo, acredita que leve apenas mais uma reunião para concluir o relatório final. Disse também ter algumas possíveis proposituras: conforme apontado pelo Secretário-Executivo do Conarq, com o apoio do servidor Marcos Barreto, também da SE-CONARQ, as resoluções relativas aos documentos digitais e a tecnologia, bem como as diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos, devem ser revistas; a necessidade de criação de câmaras técnicas para revisão dessas resoluções, das que estão desatualizadas etc.; verificar se há necessidade de formalizar retorno das câmaras técnicas permanentes, porque a constatação da necessidade e da urgência da reativação da CTC de documentos eletrônicos é inquestionável, devido ao veloz avanço da tecnologia, sem o acompanhamento da arquivologia, o que pode ocasionar perdas de conjuntos documentais importantes para a história, memória e comprovação de direitos. Suas sugestões são: a criação de uma subcâmara técnica, ou comitê, voltada ao estudo e propositura de modelo de Sigad que contemple as políticas públicas e projetos arquivísticos de todos os poderes, em todas as esferas; a criação de uma subcâmara técnica para estudo da custódia compartilhada; realizar novos encontros com a NPD e sugerir à CGU um projeto de lei a fim de conter o vazamento de dados. Por fim, informou ter tomado conhecimento de que a CGU talvez faça uma propositura de alteração dos prazos da LAI e sugeriu que o Conarq entre em contato com o órgão para mostrar a importância da gestão documental etc. A Presidente consultou a conselheira Nadia se ela tinha interesse em pautar o assunto na próxima reunião extraordinária, a acontecer em janeiro, caso o decreto já tenha sido publicado e obteve resposta positiva. A Presidente, então, fez o indicativo para a próxima reunião extraordinária, que poderá acontecer em janeiro ou fevereiro. Informe n. 5 - X CNA. A conselheira Leide Mota informou que em outubro foi realizada a décima edição do Congresso Nacional de Arquivologia, promovido pelo Fórum Nacional das associações de arquivologia do Brasil e organizado por uma associação do estado que, nesse ano foi a Associação da Bahia, da qual faz parte. Segundo ela, o evento foi um sucesso, contando com a participação de 530 inscritos e com 177 trabalhos acadêmicos submetidos, dos quais 22 foram premiados. Por fim, pediu para direcionar as moções para a SE-CONARQ e que esta as distribua aos seus membros, visando a uma futura discussão em plenário. Concluídos os informes, sem mais comentários, a Presidente concluiu a reunião, convidando todas as pessoas presentes a se dirigirem ao Palácio do Itamaraty para a Cerimônia de assinatura da portaria conjunta do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, do Ministério das Relações Exteriores e do Ministério da Cultura para a recomposição do Comitê Nacional do Programa Memória do Mundo da UNESCO, que vem sendo construído nos últimos dois anos e que foi objeto de diálogo com o MOW Internacional e também de elogio, considerando a novidade, que todos poderão acompanhar na referida cerimônia, da composição de uma comissão consultiva, como dito mais cedo. Agradeceu a presença de todos e o trabalho desenvolvido pelo Conselho, bem como desejou que o ano de 2025 seja de muitas realizações. Encerramento. Nada mais havendo a tratar, a Presidente do Conarq, Ana Flávia Magalhães Pinto, deu por encerrada a reunião. O Secretário- Executivo do CONARQ, Alex Pereira de Holanda, lavrou a Ata em tela, que, foi apreciada e aprovada na 111ª Reunião Plenária do CONARQ, realizada no dia sete de outubro de 2025 e, eu, Domícia Gomes, atual Secretária- Executiva do CONARQ, assino a presente Ata eletronicamente.