Emails Delegados: Procedimento interno para a utilização dos emails setoriais

Com a inclusão do Google Workspace for Education na Instituição podemos delegar o acesso as contas institucionais setoriais através das contas institucionais pessoais. 

Com a função Acesso Delegado é possível aos diretores e chefes de setores conceder acesso à uma conta do Gmail a um usuário colaborador sem precisar fornecer os dados de login e senha dessa conta. Essa pessoa poderá ler, enviar e excluir mensagens através dessa conta logando-se a partir de sua conta individual. 

Com a função Acesso Delegado o usuário não terá a necessidade de alternar entre janelas, logar-se novamente ou guardar novos dados de acesso para outras contas senão a sua. 

De qual forma será feita essa integração?

       A DINFO proverá a delegação SOMENTE através de chamado feito pelo CHEFE do setor ou pessoa já delegada por ele como ponto focal entre o setor solicitante e a DINFO.

       Após o atendimento do chamado será enviado um link para o e-mail pessoal solicitado, este deverá acessar este link e confirmar o aceite a delegação.

       Os links possuem duração de 24 horas após o envio, caso o link seja expirado será necessário o envio de um novo link, deverá ser solicitado a DINFO.

      É de extrema importância que o solicitante faça acompanhamento do chamado, neste acompanhamento será informado o envio do link para o e-mail que será autorizado a conta setorial.

Dos procedimentos:

      Iremos acessar nosso e-mail pessoal LoginAcessoExemplo@ines.gov.br e por este teremos acesso ao link com o “confirmar” da conta delegada.

       Vamos citar como exemplo de como funciona o e-mail da dinfo “ dinfo@ines.gov.br “

       A Equipe da DINFO não fará o acesso direto a este e-mail, efetuado o login e senha na conta, essa função será delegada a conta pessoal de cada técnico.

Podemos verificar que a conta setorial dinfo@ines.gov.br é DELEGADA ao e-mail do funcionário.

      O funcionário fará o acesso a sua conta e após isso somente em clicar na conta delegada, a mesma abrirá em uma nova janela.

Algumas das funcionalidades deste novo recurso:

- Não será mais necessário efetuar o login em duas contas de e-mails diferentes e simultaneamente, o pessoal e o setorial.

- Segurança na resposta.

- Não é necessário ficar trocando senha para contas distintas.

- Possuir mais de uma senha para acesso ao e-mail.

Todos os e-mails respondidos serão sinalizados com o e-mail do responsável pela resposta, trazendo mais segurança e organização nas tarefas diárias.

Exemplos:
dinfo@ines.gov.br > (enviado por técnico_fulano@ines.gov.br)

depa@ines.gov.br > (enviado por técnico_administrativo_do_depa@ines.gov.br)

dirge@ines.gov.br > (enviado por acessor_da_direção@ines.gov.br)

Reforçamos que este procedimento será efetuado apenas pela DINFO única e exclusivamente pelo canal de atendimento helpdesk para o acompanhamento do chamado.

Aceitando o Acesso Delegado

Irá chegar o e-mail de confirmação similar a esse:

Clique no link para aceitar a solicitação e ser encaminhado para tela abaixo:

Clique no botão “Confirmar” 

Tela de confirmação.

Efetue o login em seu e-mail institucional e lá terá acesso a conta DELEGADA  conforme imagem abaixo:

O que o Acesso Delegado pode ou não fazer 

Alguns exemplos do que os delegados podem fazer: 

∙ Enviar ou responder a e-mails enviados para você. Quando um delegado enviar  uma mensagem, o endereço de e-mail dele será exibido. Por exemplo, o remetente será "enviado por joaosilva@ines.gov.br" 

∙ Ler mensagens enviadas para você 

∙ Excluir mensagens enviadas para você 

Os delegados não podem, por exemplo: 

∙ Bater papo com alguém por você 

∙ Alterar sua senha do Gmail