Ata da 46ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (06/09/2007)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos seis dias do mês de setembro de 2007, no mini-auditório do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a Reunião de Diretores de Arquivos Estaduais. Participaram da reunião os seguintes Conselheiros: representando o Poder Executivo Federal: Alfredo Tiomno Tolmasquim, do Museu de Astronomia e Ciências Afins – MAST (titular); Selma Braga Duboc do Ministério da Saúde (suplente); representando o Poder Judiciário Federal: Kathya S. O. Campelo Bezerra, do Supremo Tribunal Federal (titular) e Júlio César Sousa Gomes, do Tribunal Superior Eleitoral (titular); representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho, do Senado Federal (suplente), Lamberto Ricarte Serra Júnior, da Câmara dos Deputados (titular); representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Maria Teresa Navarro de Britto Matos, do Arquivo Público do Estado da Bahia (titular); Rosani Gorete Feron, do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (titular); Daysi Lúcia Ramos de Andrade, do Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná (suplente); representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas, do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes (titular); Cristina Guedes Gonçalves, da Fundação Arquivo e Memória de Santos (titular); representando as Associações Arquivísticas Brasileiras: Clara Marli Scherer Kurtz, da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul (titular); Pablo Soledade da Associação dos Arquivistas da Bahia (suplente); representando as instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva, da Universidade Federal da Bahia (titular); representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Paulo Knauss, Associação Nacional de História – ANPUH (titular). Justificaram suas ausências: Patrícia Pessi, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal; Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de História - ANPUH, Suely Braga da Silva, do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas; Daniela Francescutti Martins Hott, da Câmara dos Deputados; Gilson Sérgio Matos Reis, do Arquivo Público da Cidade de Aracajú, Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Liliana Albertis Henrichs, do Arquivo Histórico Municipal João Spadari Adami. Secretariaram os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, e a Arquivista Domícia Gomes, substituta da Coordenadora do CONARQ. O Presidente do CONARQ inicia a sessão, informando que procedeu a uma inversão na Agenda da reunião, transferindo para o final da tarde a apreciação e deliberação sobre as atas das 43ª e 44ª reuniões do CONARQ. Informa, ainda, que antes de dar início à apresentação dos assuntos previstos na pauta programada para esta reunião, fará uma retrospectiva das reuniões ocorridas nos dois dias anteriores, dias 4 e 5 de setembro, destacando as principais decisões e propostas apresentadas, como: a criação do Fórum Nacional de Arquivos Estaduais, a troca de informações sobre os diversos diretores de arquivos estaduais, a realização de um diagnóstico de situação dos arquivos, dentre outras. A propósito da criação do Fórum, o Conselheiro Alfredo Tolmasquim solicita que seja registrada em ata uma Moção de Apoio aos arquivos públicos estaduais e à direção do CONARQ pela iniciativa da criação do Fórum Nacional de Arquivos Estaduais. Ficou deliberado que o CONARQ vai desenvolver um questionário, que promova um diagnóstico de situação dos arquivos, que há muito tempo não se faz, com a finalidade de avaliar a situação de infra-estrutura, quadros de pessoal, aplicação de recursos de tecnologia da informação, avaliar as questões de maior ou menor autonomia administrativa dos arquivos. A partir desse diagnóstico discutir dentro do CONARQ uma diretriz para estruturação e reestruturação dos arquivos e após processamento das informações do diagnóstico, enviar um documento a todos os governadores, no sentido de criar uma visão por parte do administrador sobre a importância do arquivo público, sobre a importância de se abrir concurso público, pois os arquivos têm que estar nas mãos de agentes públicos, dos problemas decorrentes da terceirização da guarda de acervo público, que é um problema de preservação, pois a cada vez que o Estado ou o cidadão precisa consultar o documento, o Estado paga para movimentar e consultar o documento. Houve uma proposta a pretexto da criação do Fórum Nacional de Arquivos Estaduais, para que haja uma ação de aproximação no âmbito dos Estados, dos arquivos gerados pelo Poder Judiciário e pelas Assembléias Legislativas dos Estados, em que não fique restrito ao Poder Executivo Estadual. Foi deliberada a criação de um banco de e-mails, elaborado com o apoio dos arquivos estaduais, com nomes, telefones e e-mails atualizados de governadores e prefeitos. Foi proposto que o CONARQ abra uma seção em seu portal para circular informação das ações do Fórum, dos arquivos estaduais e dos arquivos municipais. Houve uma proposta por parte de Rosani Gorete Feron, Diretora do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul, para que o CONARQ intensifique o processo de comunicação com os arquivos municipais, pois muitos desconhecem a existência do CONARQ, desconhecem a legislação arquivística. Terminada a recapitulação das reuniões anteriores, o Presidente do CONARQ indaga ao Plenário, se a Câmara Setorial sobre Arquivos Estaduais, criada na 42ª Reunião Plenária, realizada em 1º de agosto de 2006, deve ser extinta, tendo presente a criação do Fórum Nacional de Arquivos Estaduais. Todos concordaram com a extinção da referida Câmara. Dando continuidade à reunião, o Presidente informa que serão apresentadas, discutidas e deliberadas duas minutas de resoluções, uma que estabelece diretrizes básicas a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário e outra que estabelece a obrigatoriedade do Poder Público prover a gestão, tratamento e guarda dos documentos. Em seguida, a Presidente da Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário, Kathya S. O. Campelo Bezerra informa que projetará no telão a minuta de resolução que estabelece diretrizes básicas a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário, para serem discutidas e incluídas as sugestões e modificações eventualmente apresentadas. Os Conselheiros discutiram intensamente o texto da resolução, principalmente, em relação às questões de ordem jurídica, conceitual e de formatação. Tendo em vista a complexidade das alterações propostas, o Conselheiro Alfredo Tiomno Tolmasquim sugere ao Plenário que a minuta da resolução retorne a Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário para serem avaliadas as sugestões apresentadas e incorporadas ao texto as modificações julgadas pertinentes, ao que os demais Conselheiros aprovaram. Em seguida Presidente do CONARQ informa que será discutida a minuta de resolução que reforça a obrigatoriedade do Poder Público prover a gestão, tratamento e guarda dos documentos, que também será projetada no telão para ser discutida e incluídas as sugestões e modificações eventualmente apresentadas. Os Conselheiros discutiram intensamente o texto da resolução, principalmente, em relação às questões de ordem jurídica, conceitual e de formatação, destacando as intervenções do Presidente do CONARQ e dos Conselheiros Alfredo, Izabel e Rosani. Tendo em vista a complexidade das alterações propostas, ficou acertado que a minuta da resolução retorne a Comissão de Redação constituída pelos Conselheiros Lamberto, Carlos Freitas, Daysi para serem avaliadas as sugestões apresentadas e incorporadas ao texto as modificações julgadas pertinentes. A Conselheira Rosani passou a integrar a Comissão, face a sua experiência sobre matéria. Os demais Conselheiros aprovaram. Em seguida a sessão da manhã foi encerrada para almoço. Dando início a sessão da tarde o Presidente do CONARQ coloca em discussão as Atas das 43ª e 44ª Reuniões Plenárias do CONARQ, que foram aprovadas com as alterações propostas pelos Conselheiros Rubens e Ieda, sendo que as sugestões da Conselheira Ieda foram parcialmente aceitas.