Portaria IBC Nº 76, de 31 de maio de 2023

PORTARIA IBC N° 76, DE 31 DE MAIO DE 2023

Aprova o Protocolo de controle sobre a entrada e saída de pessoas nas dependências do Instituto Benjamin Constant, em caráter emergencial para segurança institucional e proteção do ambiente escolar.

O DIRETOR-GERAL DO INSTITUTO BENJAMIN CONSTANT, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 25, incisos I e VII, do Regimento Interno do IBC aprovado pela Portaria MEC n.º 325, de 17 de abril de 1998, e alterado pela Portaria MEC nº 1.337, de 7 de dezembro de 1998, pela Portaria MEC nº 1.066, de 10 de novembro de 2009, pela Portaria MEC nº 310, de 3 de abril de 2018 e pela Portaria MEC n.º 1.039, de 22 de dezembro de 2022, resolve:

Art. 1º Aprovar, na forma do Anexo Único, o Protocolo de controle sobre a entrada e saída de pessoas nas dependências do Instituto Benjamin Constant.

Art. 2º Compete à Divisão de Serviços Gerais, na forma regimental, a execução, a adequação e o controle do Protocolo.

Art. 3º O Protocolo previsto no Anexo Único vigorará até a deliberação, pelo Conselho Diretor, do Plano de Segurança Institucional do Instituto Benjamin Constant.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

MAURO MARCOS FARIAS DA CONCEIÇÃO

ANEXO ÚNICO

PROTOCOLO DE CONTROLE SOBRE A ENTRADA E SAÍDA DE PESSOAS

NAS DEPENDÊNCIAS DO INSTITUTO BENJAMIN CONSTANT

1. DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

1.1 A Divisão de Serviços Gerais – DSG tem as suas competências elencadas no Regimento Interno do Instituto Benjamin Constant – IBC, aprovado pela Portaria MEC nº 325, de 17 de abril de 1998. Dentre as competências, destaca-se:

Art. 23. À Divisão de Serviços Gerais compete:

I – manter controle sobre a entrada e saída de pessoas nas dependências do Instituto;

..............................................................................

1.2 - A competência de controle de entrada e saída de pessoas que a DSG recebe diretamente do Regimento Interno do Instituto Benjamin Constant se materializa através deste Protocolo.

1.3 - Este Protocolo tem por objetivo estabelecer rotinas e procedimentos para controle de entrada e saída de pessoas, veículos e materiais das dependências do Instituto Benjamin Constant, incluindo os formulários para a execução dos serviços de controle.  

1.4 - O Protocolo estabelecido aplica-se a servidores, terceirizados, alunos, acompanhantes dos alunos, estagiários, médicos residentes, professores substitutos, reabilitandos, acompanhantes dos reabilitandos, voluntários, alunos da pós-graduação, pacientes, acompanhantes dos pacientes, fornecedores, visitantes, e outros casos no que diz respeito ao acesso às dependências do IBC. 

1.5 - Em regra, a duração deste primeiro Protocolo de Controle estará condicionada ao início dos contratos de vigilância patrimonial e de controle remoto por câmeras de vigilância, a compor a política de segurança institucional do Instituto Benjamin Constant, a ser deliberada pelo Conselho Diretor.

1.6 - Desta forma, com o início de vigência dos futuros contratos de vigilância patrimonial e de controle remoto por câmeras de vigilância um novo Protocolo de Controle será formulado para adequações à futura realidade de serviços que se estabelecerá sobre o IBC.

2. DAS CARACTERÍSTICAS DE ACESSO AO INSTITUTO BENJAMIN CONSTANT

2.1 - O Instituto Benjamin Constant, localizado na Avenida Pasteur, 350/368, Urca, CEP 22290-240, Rio de Janeiro/ RJ, possui 8 (oito) portões, sendo: 

• Um portão de serviço com acesso para a Rua Doutor Xavier Sigaud, nº 151, que se encontra permanentemente fechado conforme Figura 1; 

Figura 1: 

• Um portão de serviço à esquerda do prédio principal que é aberto esporadicamente para a entrada de veículos conforme Figura 2; 

Figura 2: 

• Um portão social à esquerda das escadarias do prédio principal, por onde se dá a entrada de pedestres até a Portaria Social, conforme Figura 3; 

Figura 3:
 
 

• Um portão central de frente das escadarias que se encontra permanentemente fechado, conforme Figura 4; 

Figura 4: 

• Um portão de serviço à direita do prédio principal, por onde se dá a entrada e a saída de veículos de frente para a Portaria do Gabinete, conforme Figura 5; 

Figura 5:  

• Um portão social à direita do portão de serviço à direita do prédio principal, por onde se dá a entrada e a saída de pedestres, de frente para a Portaria do Gabinete, conforme Figura 6;

Figura 6: 

• Um portão social à direita do prédio principal em frente ao estacionamento externo do IBC, e que se encontra permanentemente fechado, conforme Figura 7;

Figura 7: 

• Um portão de garagem à extrema direita do prédio principal em frente ao estacionamento externo do IBC, e que se encontra permanentemente fechado, conforme Figura 8.

Figura 8: :

 

3. DO CONTROLE DE ACESSO

3.1 - O controle do fluxo de pessoas no Instituto Benjamin Constant se dá por meio de rotinas e procedimentos implantados sob responsabilidade da Divisão de Serviços Gerais do Departamento de Planejamento e Administração. 

3.2 - O presente Protocolo estabelece as seguintes obrigações e responsabilidades a servidores, terceirizados, alunos com deficiência visual, acompanhantes dos alunos com deficiência visual, alunos, estagiários, médicos residentes, professores substitutos, reabilitandos, acompanhantes dos reabilitandos, voluntários, pacientes, acompanhantes dos pacientes, fornecedores, visitantes, e outros casos no que diz respeito ao acesso às dependências do IBC. 

3.3 - As duas portarias que auxiliaram no controle de entrada e saída de pessoas, veículos e materiais serão denominadas da seguinte forma:

• Portaria A – chamada também de Portaria Social. Trata-se da portaria interna e de acesso exclusivo a pedestres, conforme os fluxos que serão explicitados, e situada no final da rampa de acesso do portão social à esquerda das escadarias do prédio principal do IBC.

• Portaria B – chamada também de Portaria do Gabinete. Trata-se da portaria externa e de acesso para pedestres, veículos e materiais, e localizada à direita do prédio principal do IBC. Este espaço é compreendido de um portão para pedestres e outro para veículos.

4. DOS HORÁRIOS DE FUNCIONAMENTO DO IBC​​​​​​​

4.1 - O horário regular de funcionamento do IBC é de segunda a sexta-feira das 8:00 às 17:00 horas. 

4.2 - Nos horários distintos dos previstos só será permitido o acesso de pessoas devidamente autorizadas pela Divisão de Serviços Gerais - DSG, por meio do Formulário de Autorização de Acesso, contido no SUAP, com a devida autorização a ser encaminhada à portaria do IBC por meio digital e físico. 

5. DA ABERTURA E DO FECHAMENTO DO IBC 

5.1 - Caberá aos porteiros que atuam no IBC a abertura e o fechamento dos portões, de acordo com as seguintes orientações:

a) Diariamente às 05:00 horas, antes de abertura dos portões, o porteiro de plantão deve vistoriar os corredores principais do prédio principal e as ruas internas e informar à DSG qualquer anormalidade encontrada; 

b) A abertura para entrada dos estudantes será permitida 40 minutos antes do horário de início das aulas; 

c) A Portaria B abrirá o portão de pedestre às 06:30;

d) A Portaria B abrirá o portão de veículos às 06:30;

e) Às 17:00 a Portaria A será fechada, salvo orientação contrária da DSG;

e) Após o encerramento das atividades no IBC às 17:00, nenhum acesso deverá ser permitido pela Portaria B, salvo autorização formal da DSG; 

f) Às 18:00, o portão de veículos da Portaria B será fechado sendo permitido apenas a saída de veículos; a entrada de veículo dependerá de prévia autorização formal da DSG via SUAP, e deverá ser anotada no caderno de entrada e saída; 

g) Caso não haja o pedido de autorização, o carro poderá ser estacionado no estacionamento externo, contudo o condutor e todos os que o acompanham deverão fornecer um documento oficial com foto para ser anotado no respectivo livro de controle, assim como a placa do carro, a hora de entrada e a hora de saída;

h) Às 18:30, o portão social da Portaria B será fechado, permitido apenas a saída de pedestres, a entrada de pedestre dependerá de prévia autorização formal da DSG, e permitida apenas com a anotação no formulário correspondente;

i) Caso não haja o pedido de autorização prévio o pedestre com vínculo ativo com o IBC deverá fornecer um documento oficial com foto para ser anotado no respectivo formulário, o motivo da entrada e o setor ao qual pertence;

j) A verificação de fechamento das portas internas dos prédios é de responsabilidade de cada setor, assim como o desligar de luzes, ares-condicionados, ventiladores e outras máquinas elétricas ou eletrônicas conforme Termo de Responsabilidade de Utilização de Ambiente, cabendo aos porteiros, unicamente, o fechamento de todos os portões externos;  

l) Às 20:00 deverão ser realizadas rondas nas áreas internas do IBC, e a se verificar a existência de qualquer anormalidade a DSG será comunicada, com a lavratura no Livro de Ocorrência da DSG.

6. ACESSO AO IBC NOS FINAIS DE SEMANA, FERIADOS OU FORA DO EXPEDIENTE

6.1 - Nos finais de semana, feriados ou fora do expediente a Portaria B será a única em funcionamento e manterá todos os portões fechados. 

6.2 - Os porteiros devem permitir a entrada de pessoas e veículos ao IBC nos finais de semana, feriados ou fora do horário de expediente somente com autorização, preferencialmente por escrito, pela DSG, contendo o nome completo, documento oficial com foto e ação a ser realizada. 

6.3 - As solicitações de autorização de acesso ao IBC fora do horário regular deverão ser enviadas pelo interessado através do Formulário de Autorização de Acesso, contido no SUAP, com a devida autorização a ser encaminhada à portaria do IBC por meio digital e físico. 

6.4 - Nos finais de semana com atividades letivas, aplicam-se as exigências do controle de fluxo de pessoas dispostas neste Protocolo conforme couber. 

6.5 - O controle de acesso dos participantes de exames, vestibulares, concursos e eventos diversos caberá à comissão responsável, devendo ser respeitadas as normas dos certames.

7. DOS EVENTOS EXTERNOS REALIZADOS NO IBC

7.1 - O acesso em dias de eventos organizados no IBC, tais como jogos, seminários, encontros, jornadas e semelhantes, será autorizado mediante o envio à portaria da relação nominal com indicação do nome dos participantes, assim como o número dos respectivos documentos oficiais com foto, cabendo ao porteiro fazer o controle da identificação. 

7.2 - Os responsáveis pelo evento deverão enviar essa relação nominal e indicação dos participantes à DSG, no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis antes da data do evento, que encaminhará a portaria, não devendo a portaria receber orientações ou comunicados de outros além da própria DSG. 

7.3 - Alternativamente, o servidor responsável pelo evento também poderá autorizar a entrada das pessoas, devendo se dirigir ao portão para realizar tal procedimento. Contudo, a entrada deverá ser registrada com o nome completo, número do documento oficial com foto, motivação da entrada e o nome do servidor que autorizou a entrada, sendo assim o responsável pelo acesso. 

7.4 - Em regra, a entrada e saída das pessoas constantes na lista nominal destes eventos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B, salvo orientação contrária da DSG.

8. DO ESTACIONAMENTO 

8.1 - O estacionamento do Instituto Benjamin Constant visa proporcionar um local seguro para os veículos. O requerimento e o termo de responsabilidade e compromisso pelo uso do estacionamento visa ao controle de acesso de veículos para aumentar a segurança institucional.

8.2 - O Instituto Benjamin Constant não se responsabiliza pelos veículos, motocicletas, bicicletas ou qualquer bem particular que se utilizam do estacionamento ou em qualquer outro local de suas dependências. 

8.3 - O Instituto Benjamin Constant não se responsabiliza por eventuais danos que possam ocorrer ao veículo, causados por fenômenos da natureza ou por terceiros.

8.4 - A entrada e a saída do estacionamento devem ser realizadas com os veículos com os vidros abaixados para identificação pelos porteiros do espaço interno do veículo.

8.5 - No caso de motocicletas ou outros meios em que o capacete é utilizado, é obrigatório a retirada completa do capacete para identificação, segundo o fluxo pertinente. 

8.6 - A entrada de pessoas e veículos ao IBC, nos finais de semana e feriados com o fim único de estacionamento, não necessita de autorização prévia, sendo apenas necessária a anotação do nome do condutor e dos que o acompanham no Livro de Registro, assim como o número do documento oficial com foto do condutor e dos que o acompanham, placa do veículo, e do horário de entrada e de saída do veículo.

8.7 - O horário para o estacionamento nos finais de semana e feriados é das 08:00 às 18:00.

9. DA ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAL

9.1 - As Unidades Administrativas do Instituto Benjamin Constant, para efeito de controle, deverão orientar as empresas ou profissionais autônomos que venham  a prestar serviço ou a participar de algum evento, que apresentem relação dos equipamentos ou ferramentas de uso próprio, registrando-os na Portaria B.

9.2 - Quando houver entrada de veículos de grande porte os porteiros poderão, quando necessário, fazer vistoria na entrada e na saída.

9.3 - Na saída de materiais e bens de propriedade do IBC para manutenção, conserto e outros, será exigida a Autorização de Saída, constante no Formulário X.

9.4 - A saída de materiais e bens de propriedade de empresas ou de profissionais contratados pelo IBC deverá ser acompanhada por servidor indicado pela Divisão de Serviços Gerais ou pela Divisão de Material e Patrimônio, que confrontará o material com os indicados na relação anteriormente entregue.

9.5 - No caso de saída de material particular de servidor, terceirizados, estagiários, médicos residentes, professores substitutos, alunos da educação básica, acompanhantes dos alunos da educação básica, reabilitandos, acompanhantes dos reabilitandos, alunos da pós-graduação, pacientes ou voluntários, caberá à portaria checar a descrição física do mesmo e, se julgar necessário, exigir comprovante de propriedade, isto é, nota fiscal ou declaração de propriedade lavrada pela Divisão de Material e Patrimônio, contendo as características do bem e a identificação de seu setor.​​​​​​​

10. DO FLUXO DE CONTROLE DE ACESSO AOS SERVIDORES

10.1 - A entrada de servidores será liberada após o reconhecimento do servidor por meio de crachá.

10.2 - Caso o servidor não esteja com o crachá deverá apresentar ao porteiro um documento oficial com foto para que seja anotado no livro de controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence.Neste caso, o servidor receberá uma identificação especial.

10.3 - A entrada de servidores pedestres poderá ocorrer pela Portaria A ou pela Portaria B. 

10.4 - A entrada de servidores com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B, o qual deverá apresentar crachá para reconhecimento e o veículo deverá apresentar mecanismo de reconhecimento. 

10.5 - Caso o servidor esteja sem o crachá e sem o mecanismo de reconhecimento no carro, deverá apresentar ao porteiro um documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de Controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence.Neste caso, o responsável receberá identificação especial.

10.6 - A saída dos servidores poderá ocorrer pela Portaria Social ou pela Portaria do Gabinete. 

10.7 - No caso dos servidores que não apresentaram o crachá na entrada e tiveram os seus dados anotados e ganharam uma identificação especial deverão devolver ao porteiro a identificação especial na saída.

11. DO FLUXO DE ACESSO DOS ALUNOS DA EDUCAÇÃO BÁSICA

​​​​​​​11.1 - Os alunos da educação básica do Instituto Benjamin Constant deverão usar o uniforme da Instituição. 

11.2 - A entrada de alunos da educação básica deverá ser liberada com a apresentação de carteira estudantil ou, até a sua emissão, do documento de comprovação de matrícula.

11.3 - No caso de alunos da educação básica que não estiverem uniformizados e não apresentarem a carteira estudantil, a portaria deverá entrar em contato com a Divisão de Ensino que dará a autorização para a entrada.

11.4 - O servidor que autorizar a entrada do aluno que não estiver uniformizado e que não apresentar a carteira estudantil terá os seus dados anotados conforme dispõe o Formulário II.

11.5 - A entrada dos alunos pedestres da educação básica ocorrerá exclusivamente pela Portaria A. 

11.6 - A entrada dos alunos da educação básica por meio de veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B, o qual deverá estar uniformizado e apresentar a carteira estudantil para reconhecimento e o veículo deverá apresentar mecanismo de reconhecimento. 

11.7 - Os alunos da educação básica que entrarem por veículo e que não estiverem uniformizados e não apresentarem a carteira estudantil, a portaria deverá entrar em contato com a Divisão de Ensino que dará a autorização para a entrada.

11.8 - O servidor que autorizar a entrada do aluno que não estiver uniformizado e que não apresentar a carteira estudantil terá os seus dados anotados conforme dispõe o Formulário II.

11.9 - A saída dos alunos da educação básica poderá ser liberada de acordo com os horários comuns de encerramento das aulas informados pelo Gabinete ou pelo Departamento de Educação.

11.10 - Nos horários previstos de encerramento das aulas, conforme dispuser o calendário escolar anual, não se faz necessário o controle de saída dos alunos com deficiência visual. Contudo, nos horários distintos dos previstos para o encerramento das aulas os porteiros deverão exigir a apresentação da autorização de saída, que deverá ser emitida e assinada pelo Departamento de Educação ou pela Divisão de Ensino.

11.11 - O porteiro deverá registar a saída no Formulário de Registo de Entrada e Saída de Alunos da Educação Básica.

11.12 - A saída dos alunos da educação básica ocorrerá exclusivamente pela Portaria A.

12. DO FLUXO DE ACESSO DE PAIS E RESPONSÁVEIS

12.1 - A entrada dos pais e responsáveis será liberada após o reconhecimento da pessoa por meio de crachá.

12.2 - Caso o responsável não esteja com o crachá deverá apresentar ao porteiro um documento oficial com foto para que seja anotado no livro de controle o seu nome, número do documento, nome do aluno com deficiência visual e a turma em que ele está tendo aula. Neste caso, o responsável receberá identificação especial.

12.3 - A entrada de responsáveis pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria A.

12.4 - A entrada de responsáveis com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B com a apresentação de crachá para reconhecimento e o veículo deverá apresentar mecanismo de reconhecimento. 

12.5 - Caso o responsável não esteja com o crachá e sem o mecanismo de reconhecimento no carro, deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no livro de controle o seu nome, número do documento, nome do aluno com deficiência visual e a respectiva turma. Neste caso, o responsável receberá identificação especial.

12.6 - Nos horários previstos para o encerramento das aulas, conforme calendário escolar anual, os responsáveis deverão apresentar o crachá para a identificação na saída. Caso o responsável tenha recebido a identificação especial, deverá devolvê-la ao porteiro quando da saída.

12.7 - Nos horários distintos dos previstos para o encerramento das aulas, os porteiros deverão exigir a apresentação da autorização de saída do aluno, a ser emitida pelo Departamento de Educação ou Divisão de Ensino. O porteiro deverá registrar a saída no Formulário II de Registo de Entrada e Saída de Alunos da Educação Básica.

12.8 - A saída dos responsáveis ocorrerá exclusivamente pela Portaria A.

12.9 - No caso dos responsáveis que não apresentaram o crachá na entrada e tiveram os seus dados anotados e ganharam identificação especial deverão devolver a identificação especial na saída ao porteiro.

13. DO FLUXO DE ACESSO DOS TERCEIRIZADOS

13.1 - A entrada de terceirizados será liberada após o reconhecimento do terceirizado por meio de crachá emitido pela respectiva empresa contratante.

13.2 - Caso o terceirizado não esteja com o crachá, ele deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de Controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o terceirizado receberá identificação especial.

13.3 - A entrada de terceirizados pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria B. 

13.4 - A entrada de terceirizados com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B, o qual deverá apresentar crachá para reconhecimento e o veículo deverá apresentar mecanismo de reconhecimento. 

13.5 - Caso o terceirizado não esteja com o crachá e sem o mecanismo de reconhecimento no carro, deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de Controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence.

13.6 - A saída dos terceirizados ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

13.7 - No caso dos terceirizados que não apresentaram o crachá na entrada e tiveram os seus dados anotados e ganharam identificação especial, deverão devolver a identificação especial na saída ao porteiro.

14. DO FLUXO DE ACESSO DOS ESTAGIÁRIOS

14.1 - A entrada de estagiários será liberada após o reconhecimento do estagiário por meio de crachá emitido pelo Instituto Benjamin Constant.

14.2 - Caso o estagiário não esteja com o crachá, deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de Controle o nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o estagiário receberá identificação especial.

14.3 - A entrada de estagiários pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

14.4 - A entrada de estagiários com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B e deverá apresentar crachá para reconhecimento e o veículo deverá apresentar mecanismo de reconhecimento.

14.5 - Caso o estagiário não esteja com o crachá e sem o mecanismo de reconhecimento no carro, deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no livro de controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o estagiário deverá estacionar no estacionamento externo e receberá identificação especial no Portaria B.

14.6 - A saída dos estagiários ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

14.7 - No caso dos estagiários que não apresentaram o crachá na entrada e tiveram os seus dados anotados e ganharam identificação especial, deverão devolver a identificação especial na saída ao porteiro.

15. DO FLUXO DE ACESSO DOS VOLUNTÁRIOS

 15.1 - A entrada de voluntários será liberada após o reconhecimento do voluntário por meio de crachá emitido pelo Instituto Benjamin Constant.

15.2 - Caso o voluntário não esteja com o crachá, ele deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de Controle o nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o voluntário ganhará identificação especial.

15.3 - A entrada de voluntários pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

15.4 - A entrada de voluntários com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B e deverá apresentar crachá para reconhecimento e o veículo no veículo constar o mecanismo de reconhecimento. 

15.5 - Caso o voluntário não esteja com o crachá e não esteja com o mecanismo de reconhecimento no carro, ele deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no livro de controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o voluntário deverá estacionar no estacionamento externo e receberá identificação especial no Portaria B.

15.6 - A saída dos voluntários ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

15.7 - No caso dos voluntários que não apresentaram o crachá na entrada e tiveram os seus dados anotados e ganharam identificação especial, deverão devolver a identificação especial na saída ao porteiro.

16. DO FLUXO DE ACESSO DOS PROFESSORES SUBSTITUTOS

16.1 - A entrada de professores substitutos será liberada após o reconhecimento do professor por meio de crachá emitido pelo Instituto Benjamin Constant.

16.2 - Caso o professor substituto não esteja com o crachá, deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o professor substituto receberá identificação especial.

16.3 - A entrada de professores substitutos pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria B. 

16.4 - A entrada de professores substitutos com veículos ocorrerá exclusivamente pelo Portaria B, o qual deverá apresentar crachá para reconhecimento e o veículo deverá apresentar mecanismo de reconhecimento. 

16.5 - Caso o professor substituto não esteja com o crachá e sem o mecanismo de reconhecimento no carro, deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o professor substituto deverá estacionar no estacionamento externo e receberá identificação especial na Portaria B.

16.6 - A saída dos professores substitutos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

16.7 - No caso dos professores substitutos que não apresentaram o crachá na entrada e tiveram os seus dados anotados e ganharam identificação especial, deverão devolver a identificação especial na saída ao porteiro.

17.DO FLUXO DE ACESSO DOS MÉDICOS RESIDENTES

17.1 - A entrada de médicos residentes será liberada após o reconhecimento do médico residente por meio de crachá emitido pelo Instituto Benjamin Constant.

17.2 - Caso o médico residente não esteja com o crachá, deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o médico residente ganhará identificação especial.

17.3 - A entrada de médicos residentes pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

17.4 - A entrada de médicos residentes com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B, o qual deverá apresentar crachá para reconhecimento e o veículo deverá apresentar mecanismo de reconhecimento. 

17.5 - Caso o médico residente não esteja com o crachá e sem o mecanismo de reconhecimento no carro, ele deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o médico residente deverá estacionar no estacionamento externo e receberá identificação especial no Portaria B.

17.6 - A saída dos médicos residentes ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

17.7 - Os médicos residentes que não apresentaram o crachá na entrada e tiveram os seus dados anotados e ganharam identificação especial deverão devolver a identificação especial na saída ao porteiro.

17.8 - Norma específica tratará dos médicos residentes que estejam utilizando o Alojamento para Médicos Residentes do Instituto Benjamin Constant, localizado no 3º andar do Prédio Principal, contudo, no que couber, seguirão as normas deste Protocolo.

18. DO FLUXO DOS REABILITANDOS

18.1 - A entrada dos reabilitandos será liberada após o reconhecimento do reabilitando por meio de crachá emitido pelo Instituto Benjamin Constant.

18.2 - Caso o reabilitando não esteja com o crachá, ele deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de controle o seu nome, número do documento e a sala que efetuará as atividades. Neste caso, o reabilitando receberá identificação especial.

18.3 - A entrada de reabilitandos pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria A.

18.4 - A entrada de reabilitando com veículos ocorrerá exclusivamente pelo Portaria B, o qual deverá apresentar crachá para reconhecimento e o veículo deverá apresentar mecanismo de reconhecimento.

18.5 - Caso o reabilitando não esteja com o crachá e sem o mecanismo de reconhecimento no carro, ele deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de controle o seu nome, número do documento e o setor a que pertence. Neste caso, o reabilitando deverá estacionar no estacionamento externo e receberá identificação especial na Portaria B. 

18.6 - A saída dos reabilitandos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

18.7 - No caso dos reabilitandos que não apresentaram o crachá na entrada e tiveram os seus dados anotados e ganharam identificação especial deverão devolver a identificação especial na saída ao porteiro.

19. DO FLUXO DOS ACOMPANHANTES DOS REABILITANDOS

19.1 - O porteiro deve controlar o acesso dos acompanhantes dos reabilitandos por meio de conferência de nome completo e documento oficial com foto.

19.2 - A entrada dos acompanhantes dos reabilitandos será liberada após a anotação no Livro de controle o seu nome, número do documento oficial com foto e nome do reabilitando que o acompanha.

19.3 - Após o registro, o porteiro dará ao acompanhante o crachá escrito em tinta e em Braille “ACOMPANHANTE”. 

19.4 - A entrada dos acompanhantes dos reabilitandos pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria A. 

19.5 - A entrada de acompanhantes de reabilitandos com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B e o estacionamento ocorrerá, preferencialmente, no estacionamento externo.

 19.6 - A entrada será liberada após a anotação no Livro de controle o seu nome, número do documento oficial com foto e nome do reabilitando que o acompanha.

19.7 - O controle de saída do acompanhante do reabilitando se dará com a entrega do escrito em tinta e em Braille “ACOMPANHANTE” e com a anotação no Livro de registro do horário de saída.

19.8 - A saída dos acompanhantes dos reabilitandos ocorrerá exclusivamente pela Portaria A.

20. DO FLUXO DE ACESSO DOS ALUNOS DA PÓS-GRADUAÇÃO

20.1 - A entrada de alunos da pós-graduação será liberada após o reconhecimento do aluno da pós-graduação por meio de crachá emitido pelo Instituto Benjamin Constant.

20.2 - Caso o aluno da pós-graduação não esteja com o crachá, ele deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no Livro de controle o seu nome, número do documento e a turma a que pertence. Neste caso, o aluno da pós-graduação receberá identificação especial.

20.3 - A entrada de alunos da pós-graduação pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

20.4 - A entrada de alunos da pós-graduação com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B, o qual deverá apresentar crachá para reconhecimento e o veículo deverá apresentar mecanismo de reconhecimento. 

20.5 - Caso o aluno da pós-graduação esteja sem o crachá e sem o mecanismo de reconhecimento no carro, ele deverá apresentar ao porteiro documento oficial com foto para que seja anotado no livro de controle o seu nome, número do documento e a turma que terá aula. Neste caso, o aluno da pós-graduação deverá estacionar no estacionamento externo e receberá identificação especial no Portaria B.

20.6 - A saída dos alunos da pós-graduação ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

20.7 - No caso dos alunos da pós-graduação que não apresentaram o crachá na entrada e tiveram os seus dados anotados e ganharam identificação especial deverão devolver a identificação especial na saída ao porteiro.

21. DO CONTROLE DE ACESSO DOS PACIENTES

21.1 - O acesso dos pacientes ocorrerá pela conferência do nome completo constante na lista de atendimento do dia e do documento oficial com foto.

21.2 - A entrada dos pacientes será liberada após a conferência do seu nome na lista de atendimento do dia e após a anotação no livro de controle o seu nome, o número do documento oficial com foto e o horário da entrada.

21.3 - Após o registro no respectivo livro, o paciente receberá o crachá escrito em tinta e em Braille “PACIENTE”.

21.4 - A entrada dos pacientes ocorrerá exclusivamente pela Portaria A. 

21.5 - O controle de saída do paciente se dará com a entrega do crachá escrito em tinta e em Braille “PACIENTE” e com a anotação no Livro de registro do horário de saída. 

21.6 - A saída dos pacientes ocorrerá exclusivamente pela Portaria A.

21.7 - O atendimento dos pacientes será feito por prestador de serviço terceirizado lotado no Departamento de Estudo, Pesquisas Médicas e de Reabilitação – DMR que ficará na Portaria A.

21.8 - No caso de o nome do paciente não constar na lista de atendimento do dia, este não poderá entrar no Instituto Benjamin Constant, exceto com autorização escrita da DPMO ou do DMR.

21.9 - O servidor ou médico residente que autorizar a entrada do paciente que não estiver na lista de atendimento terá os seus dados anotados conforme dispõe o Formulário III.

21.10 - No caso de pessoas que queiram informações sobre consultas, estas receberão as informações necessárias pelo prestador de serviço terceirizado do DMR na Portaria A, e não terá autorização para entrar no IBC.

21.11 - Os pacientes só poderão circular pelas dependências da DPMO/DMP. Em hipótese alguma será permitida a circulação além do 1º pavimento, sendo terminantemente vedado o acesso ao 2º pavimento do Prédio Principal do IBC.

22. DO CONTROLE DE ACESSO DOS ACOMPANHANTES DOS PACIENTES

22.1 - O porteiro deve controlar o acesso dos acompanhantes dos pacientes por meio de conferência de nome completo e documento oficial com foto.

22.2 - A entrada dos acompanhantes dos pacientes será liberada após a conferência do nome do paciente na lista de atendimento do dia e após a anotação no Livro de controle do seu nome, número do documento oficial com foto

22.3 - Após o registro, o porteiro dará ao acompanhante do paciente o crachá escrito em tinta e em Braille “ACOMPANHANTE DE PACIENTE”.

22.4 - A entrada dos acompanhantes dos pacientes ocorrerá exclusivamente pela Portaria A. 

22.5 - O controle de saída dos acompanhantes dos pacientes se dará com a entrega do crachá escrito em tinta e em Braille “ACOMPANHANTE DE PACIENTE” e com a anotação no Livro de registro do horário de saída. 

22.6 - A saída dos acompanhantes dos pacientes ocorrerá exclusivamente pela Portaria A.

22.7 - Os acompanhantes dos pacientes só poderão circular pelas dependências da DPMO/DMP. Em hipótese alguma será permitida a circulação além do 1º pavimento, sendo terminantemente vedado o acesso ao 2º pavimento do Prédio Principal do IBC.

23. DO FLUXO DE ACESSO DE FORNECEDORES E PRESTADORES DE SERVIÇO 

23.1 - O porteiro deverá controlar o acesso de fornecedores e prestadores de serviços de empresas terceirizadas por meio da conferência de nome completo e documento de identidade.

23.2 - O porteiro deverá registar, por meio do Formulário V, o nome completo, o número do documento oficial com foto, a motivação da entrada, setor que visitará, data e horários de entrada e saída. 

23.3 - Após a realização do registro o porteiro fornecerá o crachá escrito em tinta e em Braille “PRESTADOR DE SERVIÇO”.

23.4 - A entrada de fornecedores e prestadores de serviços pedestres ocorrerá exclusivamente pela Portaria B. 

23.5 - A entrada de fornecedores e prestadores de serviços com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B. O veículo deverá ter a placa anotada no Formulário V. 

23.6 - Os fornecedores, assim como as empresas prestadoras de serviços e os representantes ou responsáveis das empresas contratadas com mão de obra especializadas, deverão observar o seguinte horário para atendimento:

• Na parte da manhã: segunda a sexta-feira das 08:30 às 11:30;
• Na parte da tarde: segunda a sexta-feira das 13:00 às 16:00.

23.7 - Quanto à entrega de refeições ou congêneres, o responsável por solicitar deverá receber o entregador exclusivamente na Portaria B.

23.8 - No caso de galões de água mineral ou itens pesados, o servidor poderá receber o produto no seu setor, sendo responsável pela autorização da entrada. Neste caso, o entregador receberá o tratamento informado no fluxo de acesso de fornecedores e prestadores de serviço e deverá entrar exclusivamente pela Portaria B.

23.9 - O controle de saída de fornecedores e prestadores de serviços de empresas terceirizadas se dará com a entrega do crachá escrito em tinta e em Braille “PRESTADOR DE SERVIÇO” com a anotação no Livro de registro do horário de saída. 

23.10 - A saída de fornecedores e prestadores de serviços de empresas terceirizadas e dos entregadores de refeições ou congêneres ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

24. DO FLUXO DE ACESSO DE VISITANTES

24.1 - O porteiro deverá controlar o acesso dos visitantes por meio da conferência de nome completo e documento de identidade.

24.2 - O porteiro deverá registar, por meio do Formulário de Controle de Entrada, o nome completo, o número do documento oficial com foto, motivação da entrada, setor que visitará, data e horários de entrada e saída.

24.3 - Após a realização do registro o porteiro fornecerá o crachá escrito em tinta e em Braille “VISITANTE”.

24.4 - A entrada de visitantes ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

24.5 - A entrada de visitantes com veículos ocorrerá exclusivamente pela Portaria B. O veículo deverá ter a placa anotada no Formulário VI.

24.6 - Preferencialmente, o estacionamento ocorrerá no estacionamento externo. Contudo, a critério da portaria ou da DSG o estacionamento poderá ocorrer no espaço interno do IBC.

24.7 - O controle de saída de visitantes se dará com a entrega do crachá escrito em tinta e em Braille “VISITANTE” e com a anotação no Livro de registro do horário de saída. 

24.8 - A saída dos visitantes ocorrerá exclusivamente pela Portaria B.

25. DAS MEDIDAS ADICIONAIS DE CONTROLE

25.1 - As medidas de controle extrapolam os limites das portarias do Instituto Benjamin Constant e visam criar sensação de segurança institucional. Desta forma, as ações a seguir serão implementadas em conjunto com as demais unidades e setores:

1 – o terceiro andar do Instituto Benjamin Constant será parcialmente isolado, com acesso restrito ao alojamento dos Médicos Residentes, ao Arquivo, aos Museus, às Salas de Exposição permanente;

2 – o isolamento do terceiro andar se dará por meio de redes de proteção com o objetivo de não haver a formação de pontos cegos;

3 – todos os tapumes e portas que criam pontos cegos serão retirados e darão lugar a redes de proteção;

4 – a guarita localizada em frente a Biblioteca Louis Braille será reposicionada para acabar com o ponto cego que ela ocasiona;

5 – os alunos da educação básica deverão permanecer dentro dos limites do Prédio Principal;

6 – em regra, os responsáveis pelos alunos não poderão permanecer nos corredores do Prédio Principal;

7 – os responsáveis pelos alunos deverão permanecer no Pátio interno do Prédio Principal, quando solicitados, ou na Praça dos Ledores, quando não houver atividades, ou nos espaços próximos à “Sala das Mães”;

8 – os alunos e responsáveis não devem transitar, nem permanecer em locais que não sejam destinados a eles, tais como, Serviço Médico, dependências do Gabinete, Portaria A ou Portaria do B.

26. DISPOSIÇÕES GERAIS​

26.1 - Os formulários de registro ficarão nas portarias e deverão ser encaminhados à Divisão de Serviços Gerais do Instituto Benjamin Constant para inserção no respectivo processo administrativo registrado no SUAP.

26.2 - O Departamento de Planejamento e Administração - DPA, o Departamento de Educação - DED, o Departamento de Estudos, Pesquisas Médicas e de Reabilitação – DMR, o Departamento de Pós-Graduação, Pesquisa e Extensão - DPPE e o Departamento Técnico Especializado – DTE são os responsáveis por atualizar bimestralmente a lista e enviar à DSG para que esta possa enviar às portarias do IBC os nomes dos servidores, terceirizados, estagiários, médicos residentes, professores substitutos, alunos da educação básica, acompanhantes dos alunos da educação básica, reabilitandos, acompanhantes dos reabilitandos, alunos da pós-graduação, pacientes e voluntários. A atualização é necessária para conferência pelos porteiros quando houver necessidade.

26.3 - Qualquer pessoa que não possa ser identificada como nos casos anteriores de fluxos deverá passar pelos mesmos procedimentos dos fluxos de acesso dos visitantes.

26.4 - As pessoas que estiverem acompanhando nos veículos deverão fornecer os documentos conforme o Fluxo de Acesso dos Visitantes.

26.5 - A Portaria B do Instituto Benjamin Constant não receberá encomendas fora do horário de expediente explicitados neste Protocolo, tampouco em finais de semana e feriados. 

26.6 - Para que este Protocolo seja cumprido com rigorosidade, prevê-se a transição para adequação da Instituição no prazo de até 30 (trinta) dias para as devidas adaptações no que se refere à confecção de materiais (identidades, crachás, identificação de veículos, entre outros) e ajustes de rotinas e padrões por todos os envolvidos, a fim de que a Instituição tenha as condições necessárias para cumprir as orientações contidas no documento.

FORMULÁRIO I

Registro de Entrada dos Servidores, Terceirizados, Estagiários, Médicos Residentes, Professores Substitutos, Voluntários e Alunos da Pós-Graduação

FORMULÁRIO II

Registro de Entrada e Saída de Alunos da Educação Básica

FORMULÁRIO III

Registro de Entrada e Saída de Pacientes e de Acompanhantes de Pacientes

FORMULÁRIO IV

Formulário de Entrada e Saída de Reabilitandos e Acompanhantes de Reabilitandos

FORMULÁRIO V

Formulário de Entrada e Saída de Fornecedores e Prestadores de Serviços

FORMULÁRIO VI

Formulário de Entrada e Saída de Visitantes

FORMULÁRIO VII

Formulário de Entrada e Saída de Estacionamento em Finais de Semana e Feriado

FORMULÁRIO VIII

Termo de Responsabilidade e Compromisso pelo Uso do Estacionamento

Eu,___________________________________________________(nome completo), CPF nº______________(número do CPF),  ___________________(tipo de vínculo), ___________________ (setor) declaro que recebi um Cartão de Identificação para utilizar em veículo próprio a fim de ter acesso ao estacionamento interno do IBC.

Estou ciente que:

1. O IBC não se responsabiliza por eventuais danos que possam ocorrer ao veículo, causados por fenômenos da natureza ou por terceiros;

2. O cartão de Identificação só será entregue mediante a apresentação de documento do veículo;

2. O cartão é de uso pessoal, devendo ser utilizado no(s) carro(s) informado(s) na tabela abaixo, a qual comprometo-me a atualizar em caso de inclusão ou troca de veículo;

3. O acesso ao estacionamento está condicionado à existência de vaga no espaço determinado pela Divisão de Serviços Gerais e se dará somente com a apresentação do cartão na portaria, ficando o uso da vaga restrito ao horário da minha permanência;

4. Em casos excepcionais poderá ser autorizado o uso do estacionamento fora do horário de permanência, desde que comunicado e previamente autorizado pelo SUAP, através de documento expedido pela Divisão de Serviços Gerais entregue à portaria;

5. O cartão deverá ser devolvido em caso de desligamento/cessão/requisição do IBC ou afastamento por licença sem vencimento.

Data:____________

Assinatura:__________________________

Telefone: ___________________________

FORMULÁRIO IX

Termo de Responsabilidade de Utilização de Ambiente

Eu,_____________________________________________________________________, Matrícula [ou] CPF ______________________, declaro ser o responsável pela Sala _______.

Declaro também estar ciente de que devo zelar pela conservação das instalações do setor e limpeza da estrutura, responsabilizando-me pelos danos que vierem a ocorrer, bem como também tenho ciência de que o Instituto Benjamin Constant não se responsabiliza por qualquer ação praticada por mim ou convidados, bem como também não se responsabiliza por materiais de qualquer natureza deixados em suas dependências antes, durante e após o período em que eu for responsável pelo evento.

Declaro ainda que todo o espaço da solicitação será por mim vistoriado, comprometendo-me a desligar as luzes, o ares-condicionados, ventiladores, computadores ou quaisquer equipamentos elétricos ou eletrônicos.

 Qualquer incidente que ocorrer, em função de imperícia ou omissão, implicará em uma sindicância pelo mal uso do bem público, ou, a depender do caso, pelo dano ao erário.

Data: _____________

Responsável: _____________________________________

Telefone: ________________________________________

E-mail: __________________________________________

FORMULÁRIO X

Formulário de Autorização de Saída e Entrada de Materiais e Equipamentos