Portaria Nº 345, de 1 de agosto de 2019

PORTARIA Nº 345, DE 1 DE AGOSTO DE 2019

O DIRETOR-GERAL DO INSTITUTO BENJAMIN CONSTANT, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 25, inciso VII, do Regimento Interno aprovado pela Portaria MEC nº 325, de 17 de abril de 1998, e alterado pela Portaria MEC nº 310, de 03 de abril de 2018, resolve:

Art. 1º Instituir a Coordenação de Organização de Dados, Informações e Conhecimento (CODIC), vinculada ao Departamento de Planejamento e Administração do Instituto Benjamin Constant, com as seguintes atribuições:

I - Analisar e contribuir com a modernização dos processos administrativos do IBC, inclusive sua normatização, elaboração de fluxogramas e regulamentação;

II - Estimular a constante melhoria de processos administrativos e dos níveis de gestão e de desempenho institucional;

III - Articular-se com as demais unidades dos diversos setores do IBC, objetivando proporcionar a racionalização, a eficiência e a eficácia nos seus processos administrativos;

IV - Mapear, desburocratizar e sistematizar processos internos, promovendo a simplificação, a integração e a padronização dos processos internos, eliminando exigências de rotinas que geram fluxos desconexos, buscando a forma mais eficiente de executá-las e diminuindo a burocracia;

V - Contribuir na elaboração de planos, relatórios, boletins e anuários estatísticos;

VI - Recuperar dados e informações e formar séries históricas;

VII - Consolidar informações necessárias ao processo decisório da administração;

VIII - Implementar e coordenar o sistema de arquivos no IBC, entendendo-se por sistema de arquivos o conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns;

IX - Desenvolver e estabelecer a política de gestão de documentos e informações;

X - Constituir e preservar o patrimônio documental e informacional;

XI - Coordenar as atividades de protocolo, arquivos setoriais, documentos digitais, conservação de documentos, preservação de informações e arquivo permanente;

XII - Promover o aperfeiçoamento de servidores do IBC envolvidos em atividades correlatas à gestão da informação e do conhecimento;

XIII - Preservar a memória institucional;

XIV - Representar o IBC em eventos ligados à arquivologia, à ciência da informação e a assuntos afins;

XV - Aprovar planos e/ou projetos afetos à área de arquivo, gestão e uso de informações, como aqueles que se referem à arquitetura, instalações, equipamentos e soluções tecnológicas;

XVI - Assessorar a direção do DPA em suas atividades no âmbito de sua competência.

Art. 2º Designar o servidor Daniel Cícero Gonçalves Pena, Arquivista, matrícula SIAPE nº 1786898, para exercer a função de coordenador da Coordenação de que trata esta Portaria.

Art. 3º Esta portaria entra em vigor na data de sua assinatura.

JOÃO RICARDO MELO FIGUEIREDO