FOLHA DIGITAL: simplificar e racionalizar

Com a publicação da Portaria nº 300/2019, há pouco mais de 30 dias, a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPRT) assumiu a gestão do eSocial e tem direcionado todos os esforços para a simplificação e racionalização desse sistema. Confirmou novos prazos para transmissão de eventos periódicos (para o dia 15) e a criação de sistema WEB simplificado para Micro e Pequenas Empresas - ME/EPP, atualizou todos os manuais do sistema e realizou seminário para simplificação das obrigações prestadas.

As discussões desse seminário, que ocorreu em Brasília e Belo Horizonte no mês de junho/2019 - com a participação de todos os entes do eSocial - avaliaram as informações solicitadas atualmente e buscou simplificar e racionalizar as obrigações dos empregadores. O resultado desse encontro será materializado no novo sistema batizado de FOLHA DIGITAL, que substituirá as atuais obrigações solicitadas pelo eSocial e que serão utilizadas pela SEPRT para substituição de outras obrigações.

Conforme detalhado abaixo, vários eventos foram simplificados e outros excluídos, de forma a racionalizar e simplificar a vida do empregador. De acordo com o Coordenador Geral do eSocial, João Paulo Ferreira Machado, “estamos seguindo a orientação do nosso Secretário e reduzindo o máximo de informações solicitadas pelo sistema, mas que ainda serão suficientes para substituir diversas obrigações trabalhistas e previdenciárias e liberar tempo para as empresas aplicarem em seus negócios e não em burocracias”.

Algumas melhorias serão implementadas ainda no segundo semestre de 2019, conforme notícia "Modernização do eSocial: novos passos", publicada em 17/07/2019.

Com as novas informações da FOLHA DIGITAL, serão substituídas as seguintes obrigações:

• CAGED
• RAIS
• Quadro de Horários
• Livro de Registro de Empregados
• GFIP para recolhimento de FGTS
• CTPS Digital
• Seguro Desemprego 100% digital
• PPP – Perfil Profissiográfico Profissional
• CAT – Comunicação de Acidentes de Trabalho

Cabe destacar que a FOLHA DIGITAL continuará a receber todos os eventos atuais do eSocial que são de interesse da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, para o cumprimento de suas competências e atribuições legais, conforme inciso IV do art. 32 da Lei nº 8.212/1991; Capítulo I, Título VII, do Decreto-Lei nº 5.452/9143 (CLT); art. 9º da Lei 9.717/1998; art. 3º da Lei 10.887/2004, art. 24 da Lei nº 7.998/1990. Dentre eles, destacam-se os eventos de tabelas de rubricas (S-1010) e as remunerações dos trabalhadores (S-1200), além do próprio registro dos trabalhadores (S-2200 e S-2300).

Como o intuito do novo sistema será a simplificação e racionalização na prestação de informações ao Governo Federal, outros órgãos e secretarias também poderão ter acesso às informações transmitidas para a FOLHA DIGITAL, e farão uso delas no limite de suas respectivas competências e atribuições. Isso poderá evitar a duplicidade na prestação, pelos empregadores, da mesma informação para diferentes órgãos.

A versão 1.0 dos leiautes da FOLHA DIGITAL seguirá a mesma lógica dos eventos do eSocial – inclusive com aproveitamento das informações já transmitidas para esse sistema – e serão publicadas em breve, respeitando um prazo razoável para as empresas e sistemas se adequarem às alterações.

Veja as principais simplificações do novo sistema:

Eliminação completa dos seguintes eventos:

• S-1030 - Tabela de Cargos/Empregos Públicos - os dados referentes a cargos/empregos públicos serão inseridos diretamente no evento de admissão, e de forma simplificada.
• S-1040 - Tabela de Funções/Cargos em Comissão - da mesma forma da tabela de cargos/empregos públicos, as funções serão informadas diretamente na admissão, quando for o caso, sendo desnecessário o trabalho em duplicidade de criar um item de tabela para referenciá-lo no evento de admissão.
• S-1050 - Tabela de Horários/Turnos de Trabalho - a forma de informação do horário de trabalho, em geral, era vista como um complicador, dada a pluralidade de situações possíveis. A solução encontrada foi informar apenas os dados necessários à substituição do registro do trabalhador (obrigação acessória) em um campo texto descritivo diretamente no evento de admissão (S-2200), complementado por outros campos parametrizados.
• S-1060 - Tabela de Ambientes de Trabalho -  foi proposto que as informações de exercício de atividade em ambiente do próprio empregador ou de terceiro não precisam constar de tabela (como dito, para evitar duplicidade de trabalho) e podem migrar para o evento S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco que, por sua vez, também será simplificado.
• S-1080 - Tabela de Operadores Portuários - as informações constantes na tabela serão informadas como forma de Lotação Tributária. A medida racionaliza a forma de prestação da informação, evitando o envio de mais um evento com informações já abrangidas pela Lotação Tributária.
• S-1280 - Informações Complementares aos Eventos Periódicos - esse evento traz informações referentes à substituição da contribuição previdenciária patronal (desoneração de folha da Lei nº 12.546/11), e enviado a cada fechamento de folha. Os dados constantes no evento passarão a constar do cadastro da empresa (evento S-1000) e em grupos específicos no próprio evento de fechamento da folha (S-1299).
• S-1300 - Contribuição Sindical Patronal - as informações de contribuição sindical eram previstas na RAIS. Como, a partir de agora, deixarão de compor a RAIS, não serão necessárias para a substituição da obrigação acessória e, portanto, o evento perde sua função.
• S-2221 - Exame Toxicológico do Motorista Profissional - a portaria que exigiu a informação referente ao exame toxicológico no CAGED será revogada e, portanto, o evento perderá sua função.
• S-2250 - Aviso Prévio - as informações do aviso prévio passarão a compor um grupo do próprio evento de desligamento (S-2299). Além de não ser necessário o envio de um evento a mais, todas as informações pertinentes ao desligamento serão informadas uma única vez, sem prejuízo para os efeitos nos recolhimentos de contribuição previdenciária e FGTS.
• S-2260 - Convocação para Trabalho Intermitente - uma vez que nenhuma obrigação acessória será substituída com base no evento, ele será excluído. As informações do contrato de trabalho intermitente já fazem parte do evento de admissão (S-2200) e as informações de remuneração já compõem o evento de remuneração (S-1200).

Eliminação de mais de 500 campos do leiaute - além dos eventos eliminados, serão excluídos os campos cuja informação é considerada redundante, desnecessária para a substituição de obrigações acessórias ou que já conste de base de dados já povoada, conforme documento com o detalhamento de cada campo dos eventos, disponível aqui.

Eliminação do NIS (Número de Identificação Social) como identificação do trabalhador - os trabalhadores serão identificados exclusivamente por CPF, não havendo referência a NIS (PIS, PASEP ou NIT), mitigando os problemas na qualificação cadastral dos trabalhadores, na rejeição de eventos por alteração do NIS ao longo do contrato de trabalho e no recebimento de benefícios previdenciários e de FGTS por problemas cadastrais do trabalhador.

Eliminação de informações de banco de horas - serão eliminadas as naturezas de rubrica de crédito e débito de banco de horas, e o controle deixará de ser informado no eSocial.

Disponibilização de tabela de rubricas padrão para qualquer empresa - as empresas poderão, se assim desejarem, utilizar a tabela padrão de rubricas do sistema, em vez de cadastrar uma tabela própria. Desta forma, além de poder eliminar a etapa de cadastramento da sua tabela de rubricas, terão mais segurança jurídica na questão das incidências tributárias, uma vez que a tabela já traz as incidências conforme entendimento dos entes. Mesmo as que optarem por utilizar a tabela própria terão a referência “oficial” sobre as incidências. 

Unificação de prazos para envio dos eventos - todos os eventos terão prazo unificado, coincidente com o prazo de fechamento da folha de pagamento, exceto eventos que produzem efeitos imediatos (admissão, CAT, afastamento que gera direito a auxílio-doença e desligamento por motivo que gera direito a saque do FGTS/seguro-desemprego). Caso haja modificação legislativa para unificar o vencimento da contribuição previdenciária com o do FGTS, será facilitada a criação de guias únicas para uma maior gama de obrigados.

Reformulação total dos eventos de remuneração (S-1200) e pagamentos (S-1210) - um dos pontos mais críticos identificados como um complicador para o eSocial é a necessidade de que as informações da folha de pagamento sejam desmembradas em dois eventos interdependentes: evento de remuneração (S-1200) e de pagamento (S-1210), e que as informações referentes a rubricas de regime de competência sejam prestadas em um evento e as de regime de caixa, em outro. A partir da implantação do novo sistema, todas as rubricas deverão ser informadas no evento S-1200. O evento S-1210 será restrito à informação da data de pagamento e, quando houver, ajuste nos valores de retenção de imposto de renda ou pensão alimentícia.

Não exigência de dados já constantes em outras bases - algumas informações foram consideradas redundantes, por já constarem em bases de dados do governo, como a razão social da empresa e as alíquotas FAP e RAT. Assim, os dados não serão solicitados ao usuário (salvo quando houver modificação individualizada - um caso de processo judicial que altere FAP/RAT, por exemplo).

Simplificação das informações de Segurança e Saúde no Trabalho - SST - além da redução do número de eventos de SST de seis para quatro, os eventos que foram mantidos sofreram uma simplificação robusta. Foram mantidas as informações necessárias apenas para a substituição da Comunicação de Acidente de Trabalho - CAT e Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP. A tabela de riscos, que antes possuía mais de 1200 itens, será reduzida para algo em torno de 300.

Implantação do módulo Web Simplificado para micro e pequenas empresas - será disponibilizado um módulo simplificado para ME e EPP, nos mesmos moldes dos módulos Empregador Doméstico, MEI e Segurado Especial. Os módulos simplificados contam com ferramentas de auxílio na inserção dos dados.