Ata da 94ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (05/12/2019)
Ministério da Justiça e Segurança Pública
Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ
ATA DA 94ª REUNIÃO PLENÁRIA ORDINÁRIA DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ
Aos cinco dias do mês de dezembro de 2019, no miniauditório do Arquivo Nacional, situado à Praça da República nº. 173 – Rio de Janeiro foi realizada a nonagésima quarta Reunião Plenária Ordinária do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), sob a presidência de Neide Alves Dias De Sordi, presidente do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Bruno Crescenti de Paiva (titular), do Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP) (por videoconferência) e Flávio Leal da Silva (suplente), Diretor do Arquivo Central da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO); representando o Poder Judiciário Federal: as conselheiras Naiara Cabeleira de Araújo Pichler (titular) e Ana Paula Alencar Oliveira (suplente), ambas do Supremo Tribunal Federal (STF); representando o Poder Legislativo Federal: os conselheiros André Freire da Silva (suplente), da Câmara dos Deputados e Roberto Ricardo Carlos Grosse Júnior (titular), do Senado Federal (por videoconferência); representando os Arquivos Públicos Estaduais: os conselheiros Ieda Pimenta Bernardes (titular), do Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) (por videoconferência) e Márcio de Souza Porto (suplente), do Arquivo Público do Estado do Ceará (por videoconferência); representando os Arquivos Públicos Municipais: a conselheira Maria Ana Quaglino (suplente), da Fundação Dom João VI – Arquivo Pró-Memória de Nova Friburgo; representante de associações de arquivistas: o conselheiro Jonas Ferrigolo Melo (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul (AARS) (por videoconferência); representando as instituições que congregam profissionais que atuam nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: o conselheiro Eliezer Pires da Silva (titular), professor do curso de Arquivologia da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), as conselheiras Beatriz Kushnir (titular) e Luciana Quillet Heynmann (suplente), ambas da Associação Nacional de História (ANPUH), Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais (ANPOCS) e Ana Célia Rodrigues, do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI-FF); Convidados: Rodrigo Franco de Assunção, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), Larissa Cândida Costa, Coordenadora-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, André Bucar, assistente da Direção-Geral do Arquivo Nacional. Secretariou os trabalhos Carlos Augusto Silva Ditadi, Coordenador da Coordenação de Apoio ao CONARQ (COACO). A presidente do CONARQ e Diretora-Geral do Arquivo Nacional, Neide Alves Dias De Sordi, inicia a 94ª reunião plenária do CONARQ saudando os participantes, que em seguida se apresentam formalmente. A presidente do CONARQ informa a todos que ela se auto indicou para ser a representante do CONARQ no Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME), isso se deveu, principalmente, à sua experiência e atuação em órgãos do Poder Judiciário. A presidente do CONARQ informa que em obediência ao Decreto nº 9.191, de 1º de novembro de 2017, que estabelece as normas e as diretrizes para elaboração, redação, alteração, consolidação e encaminhamento de propostas de atos normativos ao Presidente da República pelos Ministros de Estado e disciplina em seu § 1º, Art. 36 que “É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência do titular do órgão ao qual o colegiado esteja vinculado” não pode divulgar aos Conselheiros a minuta de redação do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, que alterou diversos dispositivos do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta o CONARQ. Carlos Ditadi dá início à pauta da Reunião com a apreciação e deliberação sobre as atas das 91ª, 92ª e 93ª Reuniões Plenárias do CONARQ, as quais são aprovadas. Passou-se então para o próximo item da pauta, referente à apresentação do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, que altera o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, realizada pelo Sr. André Bucar, assistente da Direção-Geral do Arquivo Nacional, que primeiramente explica que o referido Decreto não trata somente do CONARQ, mas também do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), e dos Colegiados associados ao Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP) nas questões referentes à gestão de documentos e arquivos. Ele informa que os órgãos Centrais do Governo impuseram algumas limitações em termos da quantidade de membros dos colegiados da Administração Pública Federal e que no processo de negociação conduzido pelo Arquivo Nacional junto ao MJSP e à Casa Civil tentou-se não apenas mostrar a importância do CONARQ como órgão central do SINAR como também responsável pela definição das políticas de arquivos públicos e privados, de forma a mostrar que havia a necessidade de se manter uma representação mínima dos setores que trabalham com esse tema, isso, de certa forma, foi mantido. Assim, o Arquivo Nacional abriu mão de sua representação, os órgãos do Poder Executivo Federal permaneceram com 2 (dois) representantes, conforme acordo firmado, sendo indicados pelo Ministro de Estado da Economia, por conta dos seis sistemas estruturadores coordenados por ele, e pela Secretaria-Geral da Presidência da República; o Poder Judiciário Federal ficou com 1 (um) represente, indicado pelo presidente do STF, antes eram 2 (dois) indicados; o Poder Legislativo Federal se manteve com 2 (dois) representantes, 1 (um) indicado pelo presidente da Câmara dos Deputados e outro pelo presidente do Senado Federal; as representações dos arquivos estaduais e municipais ficaram com 1 (um) representante cada; a representação das associações de arquivistas também ficou com 1 (um) representante; e por último, o estabelecimento de 4 (quatro) conselheiros indicados pelas instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história ou ciência da informação, totalizando 13 (treze) conselheiros, cada um deles com um suplente. Nota-se que o representante do segmento das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia, que até então possuía uma vaga exclusiva, foi transferido para o segmento formado pelas instituições de ensino e pesquisa. Outro ponto importante está relacionado às câmaras técnicas do CONARQ, elas foram limitadas a cinco câmaras em funcionamento simultâneo, com cinco membros cada, pelo prazo de até 1 (um) ano. Além de uma câmara técnica permanente, a Comissão Técnica de Avaliação de Acervos Privados, pela mesma ser responsável pela análise dos processos de declaração de interesse público e social. André Bucar esclarece que os mandatos dos conselheiros dos segmentos que farão parte de um edital de seleção pública foram prorrogados até o final do mês de março de 2020, a fim de possibilitar um período mínimo de adaptações à edição do edital como também para que as entidades façam seus processos de escolhas e indicações dos novos conselheiros. Quanto às indicações dos conselheiros do Poder Público, entende-se que eles não estão sujeitos a mandatos, podendo eles serem substituídos a qualquer tempo, por manifestação do responsável pelo órgão a quem cabe tal indicação. O conselheiro Eliezer Pires lê um manifesto produzido pelo Fórum Nacional de Ensino e Pesquisa de Arquivologia (FEPARQ), quanto à sua perda de representação exclusiva junto ao Plenário do CONARQ. O conselheiro André Freire informa que a Câmara dos Deputados possui um ato interno definindo que seu representante no CONARQ é o Diretor do Arquivo da Câmara. A presidente do CONARQ informa que o Arquivo Nacional está organizando um evento com os dirigentes de arquivos estaduais que acontecerá em março de 2020, coincidindo com a previsão de realização da próxima reunião plenária do CONARQ. Informa ainda, que no dia anterior, se reuniu com representantes do Ministério da Economia e do Ministério da Justiça e Segurança Pública a fim de tratar da regulamentação da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, a qual dispõe, entre outras coisas, da digitalização de documentos, e que enviou aos respectivos Ministérios proposta recebida recentemente da conselheira Ieda Bernardes sobre o tema, por considerá-la muito boa. A conselheira Ieda Bernardes demonstra seu desapontamento e frustração com a redação final desse novo Decreto, principalmente por ele não contemplar as recomendações da Conferência Nacional de Arquivos e os debates acontecidos nesse Plenário nestes últimos oito anos, com proposições de melhorias na Lei de Arquivos, na redação de um decreto que regulamentaria essas alterações, na construção de consensos após muitos desafios e também pela falta de transparência e debate durante o processo de elaboração do Decreto nº 10.148/2019 que alterou o Decreto nº 4.073/2002. A conselheira Luciana Heynmann se posiciona subscrevendo o desapontamento da conselheira Ieda Bernardes. André Bucar faz um esclarecimento indicando que as alterações no Decreto estão em observância ao estabelecido na Lei de Arquivos e que não observou conflitos entre as competências do Arquivo Nacional estabelecidas na referida Lei com o estabelecido nesse novo Decreto. A conselheira Ana Célia considera que o Arquivo Nacional, de forma correta, atua no âmbito do Poder Executivo Federal, não cabendo a ele ser o braço executivo do CONARQ, como muitos defendem. Ela também considera que o maior desafio na política nacional de arquivos não está nos estados, e sim nos municípios, onde há a capilaridade da política e que esse tema já ocupou as agendas governamentais quanto à implementação de políticas públicas e que o grande desafio é fazer com que esse tema volte para essas agendas. A conselheira Ieda Bernardes elogia a ação do Arquivo Nacional quando da disponibilização de uma Coordenação de Apoio ao CONARQ em sua estrutura, a qual sempre serviu de referência no apoio na orientação técnica aos estados e municípios e responsável pela organização de um programa de capacitação que atendia a todo o Brasil, com o oferecimento de cursos e oficinas técnicas. A presidente do CONARQ informa que o Arquivo Nacional está refazendo seu regimento interno e uma das alterações propostas é o fortalecimento da Coordenação de apoio ao CONARQ, inclusive remanejando para dentro dela uma nova equipe, que hoje é responsável pelo Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985): Memórias Reveladas, unidade essa que já trabalha em articulação com outros entes da Administração Pública. O Plenário do CONARQ retoma as discussões sobre as alterações provocadas pela edição do novo Decreto que altera as atribuições do CONARQ e delibera pela criação de um Grupo de Trabalho formado por André Bucar, assistente da Direção-Geral do Arquivo Nacional e pelos conselheiros, Beatriz Kushnir, Elina Pessanha, Eliezer Pires da Silva, Maria Ana Quaglino, Márcio Porto e Jonas Ferrigolo Melo, com o objetivo de elaborar edital de seleção de membros titulares e suplentes de que tratam os incisos V a VIII do art. 3º do Decreto nº 4.073/2002, alterado pelo Decreto nº 10.148/2019, para compor o Plenário do CONARQ, tendo sua primeira reunião agendada para o dia 13 de dezembro próximo, no Arquivo Nacional. Carlos Ditadi aponta que a alteração das câmaras técnicas do CONARQ impactará em diversas ações executadas pelo CONARQ, principalmente quanto às orientações técnicas e instrumentos técnicos produzidos pelas mesmas, pois elas deverão funcionar com apenas 5 (cinco) membros cada, por um período de 1 (um) ano. As câmaras setoriais deixaram de existir e a Comissão de Avaliação de Acervos Privados passou a ser o único órgão permanente de assessoramento do CONARQ. Ele informa também que a Coordenação de Apoio ao CONARQ recebeu os relatórios de trabalhos executados no ano de 2019 e as propostas de trabalho para o ano de 2020 dos presidentes das câmaras que estavam em funcionamento. Ele considera que as câmaras técnicas deveriam alterar sua forma de funcionamento, visando, talvez, o desenvolvimento de um “produto”, com metas e objetivos específicos, com início e fim em um período de 12 (doze) meses, num formato de grupo de trabalho. A conselheira Luciana Heynmann concorda com a definição de metas e objetivos no desenvolvimento dos trabalhos e produtos a serem apresentados em médio prazo, ela também considera importante que se discuta com rapidez como poderão ser feitas as alterações necessárias no regimento interno do CONARQ a fim de se estabelecer critérios para criação dessas câmaras em relação à essa nova conjuntura. Assim, a conselheira Luciana Heynmann propõe a criação de um Grupo de Trabalho visando à atualização do Regimento interno do CONARQ e que a Coordenação de Apoio ao CONARQ fizesse parte dele. A presidente do CONARQ sugere que a conselheira Ana Célia faça parte desse grupo. André Bucar propõe que sejam duas coisas, proposta de adaptação do Regimento a esse novo modelo de funcionamento das câmaras técnicas para o próprio Colegiado e a discussão e apresentação do plano de trabalho para o próximo exercício, ou quem sabe, dos próximos, orientando inclusive a formação das câmaras. Ele considera que não há que se discutir quais são as câmaras agora, o tem que se discutir é a pauta de trabalho, os temas urgentes e importantes que o CONARQ quer enfrentar a médio prazo, ou seja, a pauta de trabalho do CONARQ é que definirá as câmaras. A conselheira Ana Célia pede a palavra e apresenta as diferenças entre câmaras técnicas e câmaras setoriais na antiga configuração do CONARQ. Retomando a discussão sobre a necessidade de atualização do regimento interno do CONARQ, o plenário delibera pela criação de um grupo de trabalho responsável pela proposta de atualização do regimento, formado pelos conselheiros Ana Célia Rodrigues, Vanderlei Batista, Maria Ana Quaglino, Flávio Leal e o assessor do Gabinete da Direção-Geral, Vicente Arruda, com apoio da Coordenação de Apoio ao CONARQ. Carlos Ditadi esclarece que sempre pensou o CONARQ como um validador de boas práticas na área de arquivos, cita, por exemplo, o fato do Arquivo Público do Estado de São Paulo recentemente ter aprovado um Modelo de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos do Poder Legislativo Municipal (Atividades: fim e meio). Ele questiona se o CONARQ não poderia validar esse modelo para o SINAR, em vez de se cria-lo do zero, uma vez que ele já foi criado, afirma ainda que seria importante validar as boas práticas dos arquivos estaduais e outros entes municipais. Passou-se então para o próximo item da pauta, referente à proposta de resolução do CONARQ de Diretrizes de classificação e avaliação de documentos, apresentada pela Coordenadora-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, Larissa Cândida Costa, que inicia sua fala se desculpando pelo não envio da proposta em tempo hábil aos conselheiros. A seguir ela relata a proposta de atualização da Resolução nº 14 do CONARQ apresentada em 2018 ao Plenário do CONARQ, a qual não foi aprovada, optando-se pela instalação da Câmara Técnica de Gestão de Documentos, a quem caberia essa atividade. Larissa Cândida relata a necessidade de o Arquivo Nacional, de alguma forma, aprovar a atualização da Resolução nº 14, face às cobranças do Poder Executivo Federal na atualização desse importante instrumento técnico, por conta do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal (SIGA). Desta forma, ela apresenta uma proposta de Resolução do CONARQ aprovando Diretrizes para classificação e avaliação de documentos, de forma que os entes do SINAR possam elaborar seus respectivos instrumentos técnicos, não impedindo que esses mesmos entes possam adotar o instrumento aprovado pelo Arquivo Nacional ou de outro ente federativo. Carlos Ditadi esclarece que a partir do Decreto nº 10.148/2019, há a desvinculação da Resolução nº 14 do CONARQ para sua aplicação no escopo do Arquivo Nacional e SIGA. Larissa Cândida continua sua apresentação informando que a proposta de resolução trabalha com conceitos gerais sobre os instrumentos de gestão de documentos, códigos de classificação e tabelas de temporalidade, colocando que as instituições arquivísticas públicas em sua específica esfera de competência devem estabelecer esses instrumentos para as atividades-meio e caberia às instituições, por meio de suas comissões permanentes de avaliação de documentos, elaborar seus códigos e tabelas das atividades-fim para aprovação pela instituição arquivística pública em sua esfera de competência. Ela informa ainda que se baseou no modelo de gestão de documentos da Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA), que é um modelo de gestão de documentos Ibero-amaericano. A presidente do CONARQ informa que a portaria aprovando a tabela para o SIGA poderia ser publicada pelo Arquivo Nacional a qualquer tempo, mas ela não gostaria de ter duas tabelas de temporalidades concorrendo entre si, uma desatualizada, no caso do modelo estabelecido pela Resolução nº 14 do CONARQ e outra atualizada, a tabela específica para o SIGA. Desta forma, as Diretrizes propostas nesse documento entrariam no lugar da Resolução nº 14. Larissa Cândida, ao fim de sua apresentação, informa que enviará a minuta a todos os conselheiros para suas sugestões e considerações. O conselheiro Eliezer Pires lamenta não ter tido a oportunidade de conhecer o mencionado documento em tempo hábil e considera importante que essas Diretrizes fossem submetidas a uma consulta pública, a fim de permitir que outros entes se sentissem incluídos na proposta, mas, de qualquer forma, considera importante a publicação do documento. Carlos Ditadi faz um histórico sobre a criação do Código em vigor e vê com temor a revogação da Resolução nº 14 sem que as Diretrizes estejam prontas. A conselheira Ana Célia aprova a proposta de revogação da Resolução nº 14, com a adoção das Diretrizes e se prontifica a participar dos ajustes necessários no documento, também considera importante que as mesmas fossem disponibilizadas em consulta pública e tivessem uma aderência à Lei de Acesso à Informação, a fim de contribuir com os elementos da transparência ativa, previstos na mesma e ainda uma aderência à NBR de gestão de documentos. A conselheira Ieda Bernardes sugere que fique claro que as Diretrizes se aplicam também aos documentos digitais, pois isso causa muitos questionamentos e também considera importante que eventuais modelos de planos de classificação e tabelas de temporalidade utilizados pelas administrações públicas sejam também oficializados por essas mesmas administrações e não utilizados livremente, como acontece com frequência. A conselheira Ieda Bernardes também se coloca como colaboradora na proposta de redação final das Diretrizes, somando-se à conselheira Ana Célia e Larissa Cândida. André Bucar sugere que os conselheiros ponderem quanto à revogação da Resolução nº 14 sem que outra entre em seu lugar, a qual poderia criar um vácuo jurídico, a análise quanto a essa questão voltará a ser discutida na reunião de amanhã, dia 6 de dezembro. Não havendo mais assuntos a tratar, a presidente do CONARQ agradece a presença de todos e encerra a 94ª Reunião Plenária do CONARQ.
NEIDE ALVES DIAS DE SORDI
Presidente do CONARQ