Ata da 71ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (13/08/2013)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos 13 dias do mês de agosto de 2013, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a septuagésima primeira Reunião Plenária do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Ivan Fernandes Neves (titular), do Ministério da Justiça; Ana Maria Vieira dos Santos Neto (titular), do Ministério do Planejamento; Guilherme Augusto F. De Moraes-Rego (suplente), do Ministério da Justiça; representando o Poder Judiciário Federal: as conselheiras Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – TRT (3ª Região); Janeth Aparecida Dias de Melo (suplente), do Supremo Tribunal Federal – STF; representando o Poder Legislativo Federal: os conselheiros Tarciso Aparecido Higino de Carvalho (suplente), da Câmara dos Deputados; Márcio Sampaio Leão Marques (suplente), do Senado Federal; representando o Arquivo Nacional: a conselheira Maria Izabel de Oliveira (suplente); representando os Arquivos Públicos Estaduais: as conselheiras Vilma Moreira dos Santos (titular), do Arquivo Público Mineiro; Isabel de Oliveira Perna Almeida (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul representando os Arquivos Públicos Municipais: os conselheiros Roberto de Assis Tavares de Almeida (titular), da Fundação Arquivo e Memória de Santos; Carlos Roberto Bastos Freitas (suplente), do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes; Aurora Maia Dantas (suplente), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; representando as Instituições de Curso Superior de Arquivologia: Maria do Rocio Fontoura Teixeira (titular), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: os conselheiros Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), da Sociedade Brasileira da História da Ciência; Verena Alberti (titular) e Adelina Novaes e Cruz (suplente), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getulio Vargas. Justificaram suas ausências: os conselheiros Hilário Figueiredo Pereira Filho (suplente), do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN; Marcelo Jesus dos Santos (titular), do Supremo Tribunal Federal; Marivaldo Dantas de Araujo (suplente), do Conselho Nacional de Justiça - CNJ; Maria do Socorro de Santa Brígida Pereira (titular), do Senado Federal; Frederico Silveira dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados; Maria Esperança de Rezende (titular); Cledison de Lima (titular), do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo; Maria Teresa Navarra de Britto Matos, do Arquivo Público do Estado da Bahia (suplente); Marcio Vedana (titular), da Prefeitura Municipal de Porto Alegre; Patrick Rocha (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Espírito Santo; Daniel Beltran Motta (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro; Maria Leandra Bizello (suplente), da Universidade Estadual Paulista; Ismênia de Lima Martins (titular) e Tânia Maria Bessone da Cruz Ferreira (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH; Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais. O presidente do CONARQ inicia a 71ª Reunião Plenária do CONARQ saudando os presentes e procedendo a apresentação dos conselheiros recém designados. A conselheira Vilma Moreira dos Santos registra o seu agradecimento à Associação Cultural do Arquivo Público Mineiro por viabilizar sua participação na reunião custeando suas passagens aéreas. Em seguida o presidente do CONARQ passa para a apreciação das 69ª e 70ª Reuniões Plenárias do CONARQ realizadas em 25 de junho de 2013. Informa que os conselheiros Marcio Vedana enviou solicitação de correção na Ata da 69ª. Realizadas as devidas alterações as Atas das 69ª e 70ª Reuniões Plenárias do CONARQ são aprovadas. Dando prosseguimento à 71ª Reunião Plenária, o presidente do CONARQ passa para a apreciação da minuta de projeto de lei que altera dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O presidente do CONARQ faz um histórico do assunto no âmbito do Conselho, relatando que foi deliberado na 69ª Reunião Plenária do CONARQ que o primeiro ponto a ser apreciado nesta Plenária deveria ser a estrutura do Conselho Nacional de Arquivos na nova minuta da lei de arquivos. O presidente do CONARQ entende que já é ponto pacífico que o Conselho deve estar subordinado ao mesmo ministério a que estiver o Arquivo Nacional, mas não deve estar necessariamente vinculado ao Arquivo Nacional. O presidente do CONARQ conclui que o Plenário deverá discutir a composição do CONARQ; a presidência do CONARQ; estrutura administrativa do CONARQ, com uma secretaria-executiva com recursos próprios; a criação de um fundo específico para fomento ao desenvolvimento dos arquivos públicos. O presidente do CONARQ informa que o conselheiro Ivan Neves realizou estudo sobre o funcionamento dos diversos conselhos vinculados ao Ministério da Justiça e que o conselheiro elaborou e apresentará uma proposta de minuta de projeto de lei. Explica que o documento elaborado pelo conselheiro Ivan Neves é composto de duas partes: uma contendo a minuta de projeto de lei que alterará a Lei nº. 8.159, de 1991 e a segunda parte contendo a Lei nº. 8.159, de 1991, consolidada com as alterações propostas O presidente do CONARQ ressalta que é importante modificar a Lei nº. 8.159, de 1991 apenas nas questões relevantes, de forma a evitar a revogação da mesma, bem como evitar inserir muitos dispositivos que poderão ser objeto do decreto regulamentador. Em seguida, o presidente do CONARQ passa a palavra para o conselheiro Ivan Neves que inicia sua apresentação informando que contou com o apoio do conselheiro Guilherme Moraes e da assessora jurídica do Ministério da Justiça no levantamento do funcionamento dos conselhos vinculados ao Ministério da Justiça. O conselheiro Ivan Neves informa que as discussões relativas à criação de um fundo de fomento bem como orçamento específico para o CONARQ será abordado dentro do próprio projeto de lei. O conselheiro Ivan Neves lembra que a I CNARQ apontou três pontos que deveriam ser discutidos pelo CONARQ: alteração da Lei nº. 8.159, de 1991; alteração do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002; e elaboração de um plano de ação para os arquivos. O conselheiro Ivan explica que seu trabalho foi focado na alteração da Lei nº. 8.159, de 1991, evitando ao máximo inserir novos dispositivos na mesma, optando por inseri-los no Decreto nº 4.073, de 2002. O conselheiro Ivan Neves inicia a leitura da minuta de projeto de lei. O presidente do CONARQ apoia a sugestão de incluir o Ministério Público e os Tribunais de Contas como órgãos que se subordinam à lei de arquivos. A conselheira Ana Maria pergunta se a redação do art. 1º, parágrafo único, inciso III subordinaria todas as entidades privadas sem fins lucrativos que realizam convênios com entidades públicas, por entender que a documentação relativa a esses convênios está sob a guarda do Sistema de Gestão de Convênios –SICONV, não havendo necessidade de estabelecer novas obrigações para essas entidades. A conselheira Maria Izabel explica que apenas a documentação relativa aos recursos públicos recebidos é que será considerada pública. O conselheiro Ivan Neves informa que a inclusão do Ministério Público e Tribunais de Contas objetivou atender às demandas da I CNARQ e entende que a redação do inciso III pode ser melhor elaborada. A conselheira Maria Izabel lamenta a exclusão da redação do art. 1º da lei vigente, por entender que a nova redação não coincide com a ementa da proposta da lei e conflitaria com o Decreto nº 4.073, de 2002, que dispõe sobre a política nacional de arquivos. O conselheiro Alfredo Tolmasquim concorda com esse entendimento. O conselheiro Guilherme Moraes Rego explica que a diferença entre “dispõe as diretrizes” e “define as diretrizes” é sutil, com a primeira possuindo um entendimento mais amplo. O presidente do CONARQ faz a leitura do art. 2º da lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que possui redação semelhante à proposta para o art. 1º, parágrafo. único, inciso I. A conselheira Ana Maria entende que a obrigação de realizar a gestão documental das entidades privadas demanda maior conhecimento técnico que prover o acesso a essa documentação. O conselheiro Alfredo Tolmasquim sugere que o parágrafo único e seus incisos da proposta feita sejam inseridos no art. 2º da mesma e que seja mantida a redação original do art. 1º da Lei nº. 8.159, de 1991. A conselheira Maria do Rocio entende que o art. 2º da Lei nº. 8.159, de 1991 possui uma redação conceitual e não caberia inserir nesse dispositivo a questão das instituições que se subordinam a lei. O conselheiro Ivan Neves sugere para dinamizar os trabalhos, que antes seja lido todo o texto do documento para que todos os conselheiros possam ter uma ideia geral da proposta do projeto de lei e depois é que se façam as sugestões de alterações. O conselheiro Ivan procede à leitura de todo o projeto de lei. Encerrada a leitura da proposta, é realizada a pausa para o almoço. A seção da tarde, a 71ª Reunião Plenária é iniciada com a apresentação de sugestões de alterações dos conselheiros em relação à proposta do projeto de lei. O conselheiro Márcio Sampaio informa que os representantes do Poder Legislativo se reuniram e fizeram uma proposta de alteração do art. 3º da Lei nº. 8.159, de 1991 e que enviará essa proposta à Coordenação do CONARQ. O presidente do CONARQ relembra que a proibição da alienação para o exterior de documentos privados reconhecidos como de interesse públicos foi discutida e proposta ação direta de inconstitucionalidade pela OAB. O presidente do CONARQ solicita auxílio da conselheira Janeth no levantamento da situação atual da questão. O conselheiro Guilherme Moraes-Rego sugere que seja incluída no art. 12 a indicação da documentação ser relevante para a cultura do país, já que o decreto regulamentador já inclui essa expressão. O presidente do CONARQ relembra que a nova redação do art. 1º gerou discussão na parte da manhã pela inclusão dos Tribunais de Contas e Ministério Público. O presidente do CONARQ explica que alguns conselheiros defenderam a redação original do art. 1º e que o texto apresentado poderia ser incluído em outra parte da lei de arquivos. A conselheira Maria Izabel sugere que o Plenário inicialmente delibere sobre qual das propostas de artigo integrará a minuta e depois sejam feitas eventuais alterações de redação. O presidente do CONARQ pergunta se dentre as deliberações da I CNARQ estava a de substituir a redação do art. 1º da Lei nº. 8.159, de 1991. A conselheira Maria do Rocio responde que dentre as deliberações da I CNARQ não há menção explícita ao art. 1º. A conselheira Maria Izabel lê deliberação da I CNARQ que incluía o art. 1-A, que indicava que tal deliberação optava por manter a redação original. A conselheira Ana Maria pede a palavra e afirma que há uma sobreposição de competências entre o Sistema de Serviços Gerais – SISG instituídas no decreto 1.094, de 23 de março de 1994, e o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, e que seria importante definir as competências entre essas instituições antes de discutir o texto da proposta. A 71ª Reunião Plenária prossegue com uma longa discussão sobre o conflito de competência existente entre o SIGA e SISG. Retornando a discussão do projeto de lei, o presidente do CONARQ pergunta ao conselheiro Ivan Neves se as redações propostas estão incluídas nas deliberações da I CNARQ ou se tais redações foram elaboradas pelo GT da I CNARQ. O conselheiro Ivan Neves responde que a proposta redigida está aquém das deliberações da I CNARQ, explicando que muitas dessas deliberações são passíveis de discussões sobre a essência de conceitos como de documento e gestão. O conselheiro responde que o art. 1º está inserido nas deliberações do Eixo Temático I: “Regime jurídico dos arquivos no Brasil e a Lei nº 8.159/1991” e que o GT seguiu a redação de diversas legislações de Conselhos no âmbito do Ministério da Justiça. O conselheiro encerra afirmando que a I CNARQ desejava retirar o tom de neutralidade do art. 1º que existe atualmente. Retornando a discussão do projeto de lei, o conselheiro Alfredo Tolmasquim acredita que a intenção da redação do art. 1º é especificar as instituições que são subordinadas à lei de arquivos. O conselheiro Ivan Neves sugere que a redação proposta seja mantida e alterar a redação do art. 2º para “são objeto desta lei os conjuntos de documentos produzidos” A conselheira Vilma explica que o art. 2º traz apenas o conceito de arquivo e a questão dos arquivos públicos e privados devem ficar em capítulos próprios. A conselheira Maria do Rocio apoia a redação proposta do art. 1º. As conselheiras Maria Izabel e Maria do Rocio sugerem que seja removida a oração “que deverão ser observadas pelo Poder Público” por já está explicitado no parágrafo único. A conselheira Maria do Rocio defende as redações originais dos artigos. 2º e 3º por introduzirem conceitos importantes para a área e para os leigos. A conselheira explica que a redação dos parágrafos 1º e 2º do art. 3º são demandas da I CNARQ de mencionar o ciclo de vida dos documentos e atualizar as mídias e suportes incluídos na lei. O Presidente do CONARQ lembra que anteriormente foi proposta a manutenção original do art. 1º. As conselheiras Maria Izabel e Vilma Moreira apoiam a manutenção da redação original e entendem que a nova redação proposta deveria ser o art. 1-A. A conselheira Maria do Rocio sugere que a redação proposta do art. 1º seja o objeto de aplicação do art. 1º original, sendo inserido na lei como parágrafo primeiro e segundo. É deliberada pela inclusão do Ministério Público e Tribunais de Contas como órgãos subordinados à lei. A conselheira Ana Maria responde que depende da redação do caput do art. 1º. Caso a redação original seja mantida, a conselheira entende que o inciso III deve obrigar as entidades públicas que repassam recursos públicos para entidades privadas a fazer cumprir o que dispõe a lei. A conselheira Maria Izabel entende que existem regras específicas para as instituições que repassam recursos públicos para entidades privadas. A conselheira Maria Izabel acredita que o ideal seria especificar no decreto quais entidades privadas o inciso III se refere. A conselheira Ana Maria entende que não é possível criar obrigações por decreto. A conselheira Maria Izabel responde que a criação da obrigação é feita na lei, o decreto apenas especifica. O conselheiro Alfredo Tolmasquim entende que o art. 1º não é direcionado às instituições, mas sim aos documentos públicos, não importando a quem faz a guarda. É deliberado que a redação do art. 1º será mantida, devendo o conselheiro Guilherme Moraes-Rego apresentar na 72ª Reunião Plenária a inclusão da nova redação proposta ao dispositivo original. A conselheira Vilma Moreira entende que como o art. 2º conceitua arquivo, os incisos do novo dispositivo identificariam os órgãos que estariam sujeitos à gestão de documentos. A conselheira Vilma Moreira entende que o conceito deve vir antes. Os conselheiros Ivan Neves e Guilherme Moraes-Rego entendem que as referências ao Poder Público devem utilizar a expressão “Administração Pública” e na elaboração da lei deve, sempre que for possível, referir-se ao artigo que enumera os órgãos subordinados a lei. A conselheira Ana Maria reforça sua proposta que a obrigação não recaia sobre as entidades privadas, mas sim sobre as entidades públicas que repassam os recursos. O presidente do CONARQ concorda com esse entendimento, sugerindo que o inciso III seja retirado. O conselheiro Tarciso Aparecido lembra que a Lei n. 12.527, de 2011 possui o art. 2º com a seguinte redação “Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres”. A conselheira Maria do Rocio apoia a sugestão de que a obrigação recaia sobre a instituição pública. A conselheira Ana Maria entende que o Plenário pode optar por deixar na lei as obrigações das entidades privadas ou especificar no decreto, como sugeriu a conselheira Maria Izabel. O conselheiro Guilherme Moraes-Rego sugere que não seja incluída na lei de arquivos a obrigação nas entidades privadas, mas caso seja necessário, que seja feito na lei específica que normatiza aquela espécie específica de contrato administrativo. A seção da tarde, da 71ª Reunião Plenária do CONARQ prossegue até às 17 horas, com as discussões girando em torno dos art. 1º e 2º, ficando deliberado que a redação do art. 1º seria reapresentada na 72ª Reunião Plenária consolidando o dispositivo atual com o dispositivo proposto. É sugerido, ainda, que a 72ª Reunião Plenária seja iniciada com a discussão do art. 22. A 71ª Reunião Plenária do CONARQ é encerrada a Plenária do CONARQ.