Ata da 52ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (12/12/2008)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos doze dias do mês de dezembro de 2008, no salão nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a quadragésima nona reunião ordinária do Plenário do CONARQ. Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), do Museu de Astronomia e Ciências Afins (MAST) e João Batista Ferri de Oliveira (titular), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; representando o Poder Judiciário Federal: Alvaro Luis de Araújo Ciarline (titular) do Conselho Nacional de Justiça; Ana Rosa de Sá Barreto dos Santos (suplente), do Tribunal Superior do Trabalho, Virginia Reis da Costa (suplente), do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios – TJDFT e Eloiza Rocha Pereira (suplente), Conselho da Justiça Federal; representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho (suplente), do Senado Federal e Lamberto Ricarte Serra Júnior (titular), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Maria Tereza Navarro de Britto Matos (titular), do Arquivo Público do Estado da Bahia, Daysi Lúcia Ramos de Andrade (titular), do Arquivo Público do Paraná e Pedro Ferreira de Moura Filho (suplente), do Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano; representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas (titular), do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes e Gilka Zannin Rosas, da Fundação Arquivo Memória de Santos (titular); representando as Associações Arquivísticas Brasileiras: Clara Marli Scherer Kurtz (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul e Pablo Soledade (suplente), da Associação dos Arquivistas da Bahia; representando as instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva (titular), da Universidade Federal da Bahia; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Paulo Knauss (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH, Suely Braga da Silva (titular), do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas e Solange Balbi Cerveira Reis, do Centro de Memória da Eletricidade do Brasil. Justificaram suas ausências: Selma Braga Duboc, do Ministério da Saúde; Maria Virginia Moraes Arana, da Universidade Federal do Espírito Santo e Marilza Elizardo Brito, do Centro de Memória da Eletricidade do Brasil. Não compareceram: Zulmira Canário Pope, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN; Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal; Laila Monaiar, da Câmara dos Deputados; Maria Esperança de Resende, do Arquivo Nacional; Liliana Alberti Henrichs, do Arquivo Histórico Municipal João Spadari Adami e Adelina Cruz, do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas. Secretariou os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, com a colaboração de Domícia Gomes. O presidente do CONARQ, Jaime Antunes da Silva inicia a 52ª Reunião Plenária do CONARQ, informando que a Coordenação do CONARQ elaborara uma minuta de resolução que dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ, pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. O Senhor Marcos Luiz Barreto Gomes inicia a leitura da referida minuta de resolução, sendo a mesma aprimorada após sugestões dos conselheiros Pablo, Lamberto e Carlos Freitas Bastos. Encerradas as discussões, a mesma foi aprovada pelo Plenário. A propósito do CODEARQ, a Senhora Domícia Gomes é convidada para apresentar esclarecimentos sobre a construção do CODEARQ. Domícia informa, então, que conforme previsto na NOBRADE, lançada em 2007, as entidades custodiadoras devem possuir um código identificador, que integrará o código de referência assumido por seus respectivos fundos e coleções e que, conforme deliberado na 44ª Reunião Plenária do CONARQ, realizada em cinco de dezembro de 2006, coube à Coordenação do CONARQ elaborar a proposta de construção desse código identificador, nomeado Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ, que tem como finalidade identificar de modo único cada instituição custodiadora de acervo arquivístico, com o objetivo de intercambiar informações em nível nacional e internacional. Continuando, Domícia fez um breve histórico sobre a NOBRADE para os novos conselheiros, apresentando seus principais objetivos, quais sejam: facilitar o acesso e intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional, garantir maior qualidade do trabalho técnico, economia de recursos aplicados, otimização das informações recuperadas e uso mais ágil pelo pesquisador de instrumentos de pesquisa que estruturam de maneira semelhante às informações. Apresenta os princípios da norma, quais sejam: descrição do geral para o particular; informação relevante para o nível de descrição; relações entre descrições; não repetição da informação. Domícia apresenta também os níveis de descrição e a estrutura da norma. Com relação à estrutura, informa que a norma prevê a existência de oito áreas, sendo elas: identificação, contextualização, conteúdo e estrutura, condições de acesso e uso; fontes relacionadas; notas; controle da descrição; pontos de acesso e de descrição de assuntos. A norma possui 28 elementos de descrição, sendo 7 de uso obrigatório: código de referência; título; data; nível de descrição; dimensão e suporte; nome dos produtores e condições de acesso. O Código de Referência tem como objetivo identificar a unidade de descrição. Este elemento de descrição é obrigatório, constituindo-se em um dos principais pontos de acesso à unidade de descrição. Domícia informa que o CODEARQ integra o Código de Referência que é composto de três partes principais; duas delas são determinadas a priori, na sua configuração, pela NOBRADE, e devem se fazer presentes em todos os níveis de descrição. São elas: código do país, código da instituição custodiadora e o código específico da unidade de descrição. Informa ao Plenário que, depois de reuniões com o presidente da Câmara Técnica de Normalização Arquivística - CTNDA e pesquisas na web, a equipe de Coordenação do CONARQ não localizou nenhum referencial que pudesse ser utilizado como modelo, e que também não existia, a nível internacional, um critério específico para se definir o código identificador da instituição custodiadora. Sendo assim, a equipe de Coordenação do CONARQ optou pela seguinte configuração: o código do país, como prescrito internacionalmente pela ISO 3166 Codes for the representation of names of countries, mais o código da unidade da federação como prescrito pela ISO 3166-2 Codes for the representation of names of countries, mais o acrônimo da instituição custodiadora de acervos arquivísticos, inspirado pela norma ISO 15511 International Standard Identifier for Libraries and related. Para a formulação do código da entidade custodiadora de acervos arquivísticos, foi estabelecido um número máximo de 11 caracteres. Lamberto pergunta se a instituição federal também possuirá a sigla do estado. O Senhor Marcos Luiz responde que isso é necessário para se identificar o ponto de acesso da instituição. Domícia explica, ainda, que caso a instituição custodiadora tenha mais de um ponto de acesso, esta terá um código diferente para cada ponto de acesso. Em caso de haver dois pontos de acesso de uma instituição, em um mesmo estado, será criado um dígito diferenciador. A Conselheira Eloysa pergunta sobre os requisitos para inscrição no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadora e para receber o CODEARQ. Domícia responde que a instituição deve dar acesso ao acervo permanente, mesmo que de forma restrita. As discussões sobre o CODEARQ são encerradas, ficando deliberado que, a partir das informações obtidas pelo Cadastro, sejam disponibilizadas as informações principais, tais como nome da instituição. o código da instituição, endereço completo, telefones de contato, sítio na Internet, e-mail, caracterização do acervo, condições de acesso, dia e horário de atendimento. Dando prosseguimento, o presidente do CONARQ explica que a revisão da Resolução nº 26, de 06 de maio de 2008, que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário ficará a cargo da Câmara Setorial de Arquivos do Judiciário, e que, se necessário, será apresentada nas próximas reuniões do CONARQ. Em seguida, o presidente do CONARQ apresenta ao Plenário a solicitação da conselheira Daisy sobre a possibilidade de se realizar as 53ª e 54ª Reuniões Plenárias do CONARQ, na cidade de Curitiba, em virtude das comemorações dos 154 anos do Arquivo Público do Paraná no mês de abril de 2009. Informa que o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, em seu art. 5º, § 2º estabelece que as reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida. O Plenário aprova a sugestão da Conselheira Daysi, ficando deliberado que as 53ª e 54ª Reuniões Plenárias do CONARQ sejam realizadas na sede do Arquivo Público do Paraná em princípios de abril. Dando prosseguimento, Jaime informa que o último item da pauta será um balanço parcial sobre a Pesquisa do CONARQ para conhecer a realidade dos Arquivos Públicos Estaduais e Municipais do Brasil. Em seguida, convida a Senhora Domícia Gomes para apresentar o referido balanço. Domícia inicia a apresentação sobre a Pesquisa para conhecer a realidade dos Arquivos Públicos brasileiros, informando que a realização da pesquisa em questão fora deliberada na 45ª Reunião Plenária do CONARQ em conjunto com diretores de arquivos estaduais, ocorrida em 5 de setembro de 2007, por solicitação de alguns Diretores de Arquivos Estaduais interessados num diagnóstico de situação dos arquivos e também para atender às inúmeras demandas encaminhadas ao CONARQ pelas instituições arquivísticas em geral, especialmente os arquivos públicos estaduais e municipais, sobre as dificuldades e problemas que essas instituições arquivísticas enfrentam. A Pesquisa teve como objetivos principais identificar um conjunto de informações sobre a situação atual dos arquivos públicos estaduais e municipais e elaborar um diagnóstico de situação com a finalidade de definir planos de ação e estudar estratégias adequadas ao desenvolvimento dos arquivos, com vistas a viabilizar a implantação e implementação de políticas públicas arquivísticas que garantam a salvaguarda, a preservação e a difusão do patrimônio documental / cultural brasileiro. Domícia explica que para a divulgação da Pesquisa foi elaborado um folder explicativo e para a coleta dos dados foi utilizado um questionário, elaborado pela equipe da Coordenação do CONARQ e apresentado na 1ª Reunião do Fórum Nacional de Arquivos Estaduais, realizada em 30 de junho de 2008, durante o XV Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado na cidade de Goiânia. Os questionários foram distribuídos, por e-mail, no período de setembro a novembro de 2008, aos arquivos estaduais, aos arquivos municipais institucionalizados e também às prefeituras. Foi ainda disponibilizado no Portal do CONARQ. O questionário incluiu questões gerais sobre: a instituição: posicionamento hierárquico do Arquivo Público na estrutura do órgão ao qual está subordinado, questões sobre o acervo, sobre recursos: humanos, financeiros e tecnológicos, infra-estrutura, serviços, entre outros. Domícia ressalta que para a aplicação da pesquisa a equipe de Coordenação CONARQ se deparou com muitas dificuldades, tais como: infra-estrutura tecnológica deficitária, pois muitas das instituições arquivísticas não possuem acesso à internet, não possuem e-mail e nem fax. Um outro obstáculo foi a constatação da existência de um cenário “tenso”, em virtude da proximidade das eleições para prefeito. A morosidade nas respostas ao questionário adotado para o levantamento das informações foi também um outro problema, relacionado tanto pelo desconhecimento por parte das pessoas de termos usuais do fazer arquivístico constantes do questionário, quanto pela necessidade de ainda se identificar tais informações. E por último, a dificuldade do CONARQ em estabelecer parcerias com os arquivos públicos estaduais, para obter sua colaboração na aplicação dos questionários da pesquisa junto aos municípios de seu estado. Nesse sentido, Domícia ressalta a importante contribuição do Arquivo Público da Bahia e do Arquivo Público do Rio Grande do Sul. Domícia informa que a pesquisa fora concluída a nível estadual, tendo recebido respostas de 23 Arquivos Públicos Estaduais. Informa que somente os Arquivos Públicos Estaduais de Alagoas, Rio Grande do Norte e Rondônia não participaram da Pesquisa, apesar da equipe do CONARQ ter tentado diversas vezes e por todos os meios, (e-mail, correspondência postal e telefone) o apoio destes Arquivos, os quais, mesmo assim, não enviaram os seus questionários até momento. Domícia informa que o Estado de Tocantins não possui Arquivo Público Estadual. Quanto aos Arquivos Públicos Municipais, a aplicação da pesquisa fora ainda mais complicada e difícil, pois dentro do universo dos 5.564 municípios existentes no Brasil, apenas 45 Arquivos Municipais responderam à pesquisa. O Conselheiro Lamberto pede a palavra e lembra da experiência do programa Interlegis, do Senado, com o recenseamento dos arquivos das Câmaras Municipais, quando chegou-se à conclusão de que a melhor forma de se fazer o recenseamento é a presencial. Diante disso, Lamberto indaga da possibilidade do CONARQ obter um convênio com o IBGE. A Coordenadora do CONARQ, Marilena Leite Paes relata seus contatos anteriores com o Interlegis, os quais não geraram os resultados esperados. Lamberto explica que a aparente falta de interesse por parte do Interlegis ocorreu em virtude do encerramento dos recursos de investimentos do BID. Entretanto, essa situação se reverteu e, atualmente, o Interlegis renovou o acordo com o BID, havendo, portanto, recursos disponíveis para projetos. O Conselheiro Antonio Alberto sugere contar com a ajuda do Interlegis na distribuição dos formulários da pesquisa, já que eles possuem um sistema próprio de comunicação com as câmaras municipais. Em seguida, Domícia informa que a partir da soma dos arquivos públicos estaduais e municipais que responderam a Pesquisa até o presente momento, foram constatados os seguintes dados gerais sobre a situação arquivística dessas instituições: descumprimento dos princípios constitucionais no que tange à obrigação do Estado de promover a gestão de documentos, a preservação e o acesso às informações governamentais; descaso ou desconhecimento por parte dos gestores públicos, salvo exceções, quanto à importância dos arquivos para a eficiência, eficácia e efetividade da administração; a incapacidade das autoridades em perceber o arquivo como recurso informacional estratégico para a tomada de decisões, para a garantia de direitos e deveres, e para a produção de novas informações; freqüente isolamento na área cultural, devido à visão equivocada de se atribuir aos arquivos públicos a responsabilidade só pela guarda e divulgação do patrimônio documental julgado de valor histórico e cultural, inexistindo, entretanto, uma política arquivística de Gestão de Documentos e a integração, entre os arquivos correntes, intermediário e permanente, o que gera o fracionamento e prejuízo à integridade dos conjuntos documentais; falta de visibilidade da importância dos arquivos não só por parte dos governantes, como também pelo cidadão e pela sociedade em geral; baixa posição hierárquica dos Arquivos na estrutura administrativa; escassez de pessoal qualificado e inexistência de profissionais graduados em Arquivologia, o que leva as secretarias estaduais e municipais a contratarem prestação de serviços de empresas terceirizadas de organização, digitalização e guarda de documentos. Mesmo nos estados onde são ministrados cursos superiores de Arquivologia em mais de uma universidade pública, constata-se a inexistência do Arquivista. A propósito da discussão sobre a questão de quadro de pessoal nos arquivos públicos, o Conselheiro Pablo sugere que se inclua, em pauta da próxima reunião, um item para se discutir a possibilidade de um curso profissionalizante de técnico de arquivo. Delibera-se então, que o grupo para discussão desse assunto será formado por Pablo, Clara e Lamberto. Domícia segue apresentando o balanço parcial sobre a Pesquisa para Conhecer A Realidade dos Arquivos Públicos Brasileiros, destacando os principais desafios a serem vencidos, bem como, sugerindo estratégias de atuação por parte do CONARQ. Devido a extensão da Pesquisa, o texto será anexado a esta Ata. Terminada a apresentação da Pesquisa, o presidente do CONARQ agradece a colaboração dos conselheiros, formula votos de um Feliz Natal junto às respectivas famílias, deseja que 2009 seja repleto de realizações e encerra a 52ª Reunião do CONARQ.