Ata da 41ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (31/07/2006)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos trinta e um dias do mês de julho de 2006, no mini-auditório do prédio C, da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a quadragésima primeira reunião ordinária do Plenário do CONARQ. Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: Francisca Helena Barbosa Lima, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN (suplente); representando o Poder Judiciário Federal: Kathia S. O. Campelo Bezerra, do Supremo Tribunal Federal (titular) e Júlio César Sousa Gomes, do Tribunal Superior Eleitoral, (titular); representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho, do Senado Federal (titular), Lamberto Ricarte Serra Júnior (titular) e Daniela Francescutti Martins Hott (suplente) da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Rosani Gorete Feron, do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (titular) e Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Público do Estado de São Paulo (suplente); representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas, do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes (titular) e Ivana Denise Parrela, do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (titular); representando Instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva, da Universidade Federal da Bahia (suplente); representando Instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Célia Maria Leite Costa (titular), e Regina da Luz Moreira (suplente), do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas e Lana Lage da Gama Lima, da Associação Nacional de História – ANPUH (suplente). Justificaram suas ausências: Patrícia Pessi, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Ana Maria de Almeida Camargo, da Associação de Arquivistas de São Paulo, por estar em Moçambique, África, ministrando curso, Ismênia de Lima Martins, da ANPUH, representada por sua suplente Lana Lage da Gama Lima. O Conselheiro Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Pará, compareceu no início da reunião, tendo, porém que se retirar por questões de saúde. Secretariou os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ. O Presidente do CONARQ iniciou a sessão, dando boas vindas aos novos Conselheiros que passaram a integrar o Conselho em decorrência do término de mandatos de alguns de seus membros. Disse que os trabalhos desenvolvidos pelo Plenário, subsidiando o delineamento da Política Nacional de Arquivos, tem sido de grande valor, não só para os órgãos federais, mas também, para os órgãos estaduais e municipais porventura já criados, e que a troca de experiências entre os diversos profissionais e seguimentos da sociedade tem sido extremamente gratificante para o Conselho, e que isso enriquece os produtos que daqui saem, com uma visão que atende não só às especificidades e necessidades da administração pública, como do seguimento dos arquivos privados de interesse público e social. Em seguida, o Presidente colocou em discussão a ata da 39ª reunião do CONARQ, realizada em 5 de dezembro de dois mil e cinco, solicitando a manifestação dos Conselheiros sobre a mesma. Maria Izabel sugeriu a retirada do texto que se encontrava entre parênteses, nas linhas 61 e 62, o que foi aprovado. As linhas 76 e 77 passaram a ter a seguinte redação: “Deverá ainda incluir novos dispositivos, entre outros, a excepcionalidade das questões das fronteiras, o que nos parece ser a questão nevrálgica da legislação”. Na linha 190, substituiu-se a expressão “leilão nas dependências do Instituto” por “leilão de peças do acervo do Instituto”. E, por último, na linha nº 209, retirar a abreviação “etc”. Colocada em votação, a ata da 39ª reunião foi aprovada. Passou, em seguida, à apreciação da ata da 40ª reunião do CONARQ, realizada no dia 6 de dezembro de 2005. Como nenhum Conselheiro apresentou qualquer sugestão de alteração, o texto foi aprovado, na íntegra. Dando seqüência aos trabalhos, Jaime Antunes informou que a presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE, a senhora Cláudia Lacombe Rocha apresentaria, em seguida, e detalhadamente, o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ, cujo nome anterior era Req-Bras, e que na última reunião da CTDE, após revisão geral do texto, predominou a sugestão de que a designação de Req-Bras fosse substituída por e-ARQ em consonância com o e-ping, e-gov, e-mail, enfim, com o “e” de eletrônico, mais ARQ de Arquivo. Em relação aos trabalhos elaborados pela CTDE, Jaime informou que a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Brasileiro, por iniciativa do CONARQ, em conjunto com os colegas da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos, fora encaminhada ao IPHAN/RIO para concorrer ao Prêmio Rodrigo Melo Franco de Andrade, e que a mesma tinha sido selecionada como a melhor proposta na categoria de Preservação de Bens Móveis e Imóveis, e que o resultado seria divulgado no dia 31 de agosto de 2006. Nessa oportunidade todos os interessados receberiam uma comunicação. O Presidente do CONARQ passou, então, a palavra a Cláudia Lacombe, que informa aos presentes que fará uma apresentação resumida do e-ARQ; inicia sua fala informando que, com o aumento da produção de documentos digitais, houve o aparecimento e uso de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GEDs), porém esses sistemas não incorporam os requisitos arquivísticos necessários e também não são adequados do ponto de vista arquivístico. Neste sentido, observa-se, no cenário internacional, algumas iniciativas de elaboração de Modelos de Requisitos para orientar a produção e aquisição de sistemas informatizados de gestão de documentos arquvísticos. Cláudia cita o caso da Especificação de Requisitos do Departamento de Defesa Norte-americano – DoD, que é adotado pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos como modelo para orientar a produção e aquisição desses sistemas pela administração pública nos EUA. Cita também o caso do Modelo de Requisitos para sistemas de gestão de documentos eletrônicos do Reino Unido (MoReq), e é com base nessas iniciativas que a CTDE decide elaborar um modelo de requisitos brasileiro, face às especificidades da terminologia e da legislação. A princípio, o e-ARQ partiu do MoReq e a CTDE foi fazendo as adaptações à realidade brasileira. Cláudia passa então a explicar o que é o e-ARQ, quais seus objetivos, a quem se dirige, as diferenças entre o e-ARQ e o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD, o que é um SIGAD e qual sua função. O documento e-ARQ está divido em duas partes: na parte I faz uma introdução à gestão de documentos e a sistemas eletrônicos de gestão de documentos, planejamento e implantação do programa, procedimentos e instrumentos de gestão e a parte II compreende os aspectos de funcionalidade - metadados e aspecto de tecnologia (plano de classificação, tramitação, captura, avaliação e destinação, pesquisa, localização e apresentação, segurança, armazenamento, preservação, funções administrativas e técnicas). A Presidente da CTDE enfatiza que o e-ARQ pretende cobrir todas as atividades da fase corrente e intermediária e que os requisitos de preservação dos documentos de valor permanente será objeto de um outro estudo que a CTDE já iniciou, que é a questão da infra-estrutura do Arquivo Nacional para receber e preservar os documentos de valor permanente. Destaca como pontos importantes: a identificação dos documentos arquivísticos digitais; a implantação de um programa de gestão arquivística único, para os documentos digitais e convencionais, a participação dos arquivistas, administradores e profissionais de TI, de forma integrada na concepção, no projeto, implantação e gerenciamento dos sistemas de gestão eletrônica de documentos e que o SIGAD deve prever os requisitos arquivísticos de acordo com as orientações do CONARQ. Terminada a apresentação de Cláudia Lacombe, o Presidente do CONARQ, informa que na parte da tarde o texto do e-ARQ, será examinado pelos Conselheiros para que sejam feitas críticas, sugestões, observações e ajustes; se julgado oportuno, o texto será colocado em consulta pública. O Presidente do CONARQ informa que quando o texto estiver aprovado em definitivo, o Arquivo Nacional terá que buscar, no Brasil, uma unidade certificadora para o SIGAD, que examine seus requisitos e valide se o sistema tem qualidade, de acordo com os requisitos funcionais estabelecidos. Neste sentido deverá sair uma resolução do CONARQ, estabelecendo que os órgãos da administração pública, em princípio, só devam adquirir sistemas de gerenciamento de documentos arquivísticos que sejam validados por uma instituição certificadora do SIGAD. Antes de encerrar a sessão da manhã, o Presidente do CONARQ faz algumas comunicações, conforme se segue: 1) informa sobre o recebimento de ofício da Procuradoria do Ministério Público de São Paulo solicitando o pronunciamento do CONARQ, quanto ao reconhecimento do acervo do Instituto Histórico e Geográfico de São Paulo – IHGSP, como de interesse público e social, a partir de uma denúncia de que estava havendo venda de documentos e itens do patrimônio do IHGSP, para manter a instituição; 2) ainda sobre o IHGSP, uma nova solicitação, agora da Procuradoria da República Federal, para que o CONARQ informe se no elenco dos itens vendidos haveria conjuntos documentais ou itens pertencentes à União; 3) I Encontro Técnico dos Integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal a realizar-se em Brasília, em 11, 12, 13 e 14 de setembro de 2006, com o objetivo de discutir as tabelas de temporalidade das atividades meio e fim, Comissões Permanentes de Avaliação e Subcomissões de Avaliação do SIGA; 4) Programa de Capacitação Continuada em gestão documental; 5) Encontro de Gestores de Arquivos de Universidades Federais para discutir a elaboração, a construção de códigos de classificação, tabelas de temporalidade e planos de destinação de documentos comuns às universidades federais; 6) solicitação dos colegas do Mercosul para socializar as discussões do CONARQ, no que se refere, por exemplo, a padrões para segurança, e-ARQ, normas de descrição, entre outros. O objetivo do grupo é que se crie dentro do Conselho de Mercado Comum do Mercosul, um grupo específico de Arquivo e Informação, visando a interação das associações de arquivistas, universidades que possuam curso de Arquivologia e comunidade usuária, para que se possa discutir questões em comum; para isso, está sendo programado, para setembro deste ano, um Encontro Técnico de Arquivos do Mercosul, com representantes dos arquivos nacionais dos países que o integram   (o diretor e um técnico por ele indicado), com duração de três dias, para definir ações estratégicas para a implementação de normas técnicas de interesse comum entre os países do Bloco; 7) Realização de workshops sobre Encoded Archival Description (EAD) e Encoded Archival Context (EAC), codificações em XML das normas ISAD (G) e ISAAR (CPF); 8) Inclusão do Brasil no grupo do interPARES e solicitação para que seja criado o IntraPARES-Brasil. A idéia é que, na próxima reunião do CONARQ, a realizar-se em dezembro, de 2006, se possa trabalhar e estruturar bem o intraPARES, uma vez que no Seminário Internacional sobre Gestão, Segurança e Preservação de Documentos Digitais, a realizar-se em setembro de 2007, o intraPARES-Brasil deverá ser instalado e estabelecido, o que exigirá a participação de universidades, instituições arquivísticas que possam empreender pesquisas de interesse para a gestão e preservação de documentos digitais; 9) Produção de uma biblioteca especializada, uma Coletânea de Textos Técnicos, que congregue textos produzidos pelo CONARQ, que serão objeto de exame e escolha por parte dos conselheiros, se possível na próxima reunião do CONARQ, em dezembro de 2006. Em relação aos textos a serem revisitados, o Presidente do CONARQ sugere como tema para ser discutido, a questão da terceirização de serviços arquivísticos; de que maneira se terceiriza? quais os requisitos que devem estar contidos no edital, para que a terceirização flua de maneira adequada?. O Presidente sugere que depois de se discutir o referido tema no âmbito do SIGA, o texto seja objeto de análise pelo Plenário do CONARQ o qual deverá editar uma resolução com o objetivo de orientar os integrantes do SIGA e do SINAR nessa matéria. Sugere outros assuntos, como por exemplo, microfilmagem, avaliação, classificação, destinação final de acervos, documentos eletrônicos e requisitos para a construção de prédios de arquivo; 10) Elaboração de diretrizes para implantação, em instituições arquivísticas, de planos de segurança e planos de desastre em arquivos, que vão desde a segurança física até o plano de evacuação do acervo, trabalho a ser realizado pela Câmara Técnica de Conservação de Documentos; 11) Plano de capacitação a distância para servidores públicos que atuem com gestão de documentos e preservação do patrimônio documental arquivístico público em âmbito da União, Estados e Municípios, em parceria com a Unesco, Interlegis, ENAP e universidades que possuam centros especializados nesta atividade (Arquivologia e Ensino a Distância); 12) Programa de especialização em gestão de documentação pública, junto à ENAP; 13) Restabelecimento do Estágio Nacional de Arquivos – ENA a realizar-se em julho de 2007, com o objetivo de fortalecer e capacitar quadros técnicos dos arquivos públicos estaduais para trabalhar as diversas questões ligadas à gestão de documentos, preservação e para estimular uma familiarização mais efetiva com os instrumentos elaborados pelo CONARQ. Espera-se que, concluído o ENA, essas pessoas voltem para suas instituições, como elementos multiplicadores. Serão oferecidas vagas para participar do ENA servidores dos arquivos nacionais de Angola, Cabo Verde, Moçambique, São Tomé e Príncipe, Timor Leste e Guiné, integrantes da Comunidade de Países de Língua Portuguesa (CPLP). A idéia é que o ENA aconteça anualmente e vá se replicando; num primeiro momento, terá uma visão geral e depois poderá acontecer de maneira verticalizada; 14) Realização de um Curso sobre Preservação de Documentos Audiovisuais, atividade paralela à realização do II Curso Internacional de Preservação de Documentos Cinematográficos, promovidos pelo ICCROM, cujas aulas serão ministradas em inglês, sem tradução simultânea. A idéia do Arquivo Nacional, é realizar um Curso de Preservação de Documentos Audiovisuais inserido no ENA, aberto à comunidade, visando atingir pontos mais significativos do curso do ICCROM. Este curso terá tradução simultânea, em inglês-português e português-inglês e contará com a participação de especialistas do Oriente, Europa e América Latina, que ministrarão as aulas; 15) Como elaborar um bom projeto Técnico para uma agência de fomento seja nacional ou internacional. A idéia é ter um grupo que elabore uma proposta, que será trazida ao Plenário do CONARQ e, uma vez aprovada, servirá de diretriz para a elaboração de um projeto cultural, com um elenco de agências de fomento nacionais ou internacionais. Terminado os informes, o Presidente encerrou a sessão da manhã. A segunda sessão teve início às quatorze horas. A Conselheira Ieda apresentou diversas sugestões sobre o e-ARQ, constantes de sua análise encaminhada ao CONARQ, em 28 de novembro de 2006, para apreciação da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos , e a qual anexamos à presente Ata em atendimento à solicitação da Conselheira Ieda. Seguiu-se longa discussão sobre os conceitos de fidedignidade, confiabilidade e autenticidade, que contou com a participação do Conselheiro Lamberto e da Presidente da CTDE. O Conselheiro Lamberto ressalta que no documento e-ARQ, na parte que fala dos aspectos de funcionalidade, classificação e metadados é mencionado apenas “dossiês e processos”, e não existe a menção aos documentos avulsos. Lamberto gostaria de saber se realmente os documentos avulsos estão sendo desconsiderados. A Presidente da CTDE, explica que tanto o Modelo de Requisitos do DoD quanto o modelo do MoReq, pregam que não se trate o documento como peça e sim que o documento seja sempre inserido nos dossiês para capturar o documento. O Conselheiro Lamberto ressalta a questão de se estar trazendo para a realidade brasileira, peculiaridades do modelo americano, que tradicionalmente sempre dividiu gestão de arquivos correntes e arquivos históricos e que os Estados Unidos tem conceitos arquivísticos distintos do Brasil. Lamberto ressalta que o Brasil tem uma tradição e um expertise arquivistico mais sofisticado do que os americanos, uma vez que entendemos o ciclo arquivístico como um processo integrado. O Conselheiro Lamberto indaga como o Canadá tem tratado o assunto, e Margareth da Silva, integrante da CTDE e técnica do Arquivo Nacional, informa que o modelo canadense não fora estudado. O Conselheiro Lamberto diz que, na sua opinião, o modelo de referência de arquivística integrada é o modelo canadense, inclusive é o modelo mais próximo do modelo brasileiro do que o europeu e o americano. O Conselheiro Lamberto sugere que se inclua no e-ARQ, o termo documento, além de dossiê e processo, sugere, ainda, que fiquem as três palavras: documento, dossiê e processo, em respeito à tradição brasileira, que trata o documento individual no seu nascedouro. Terminada a discussão, o Presidente do CONARQ, submete o texto final do e-ARQ à deliberação do Plenário, tendo sido o mesmo aprovado. O Presidente informa, então, que o e-ARQ ficará em consulta pública na página web do Arquivo Nacional até o dia 31 de outubro de 2006. (Tendo presente o seu volume, o texto do e-ARQ aprovado nesta reunião será anexado a esta Ata, e passará a fazer parte integrante da mesma) a tratar a reunião foi encerrada às 18 horas.