Preparação e remessa da DIRF à SRF

1.    CONCEITO

1.1 Processo de preparação e remessa da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF, para atender obrigação tributária acessória devida por todas as pessoas jurídicas, independentemente da forma de tributação perante o imposto de renda, e também por pessoas físicas, quando obrigadas a prestar as informações.

2.    REQUISITOS BÁSICOS

2.1  Para a entrega da DIRF, é obrigatório que a pessoa jurídica tenha efetuado retenção de imposto de renda, ainda que em único mês daquele ano-calendário;

2.2  Devem constar da DIRF para o ano calendário de 2016 (todos os anos mudam as orientações):

a)  Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no país, inclusive os isentos e não tributáveis, nas condições em que a legislação especifica;

b)  O valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;

c)  O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior, ainda que não tenha havido a retenção do imposto, inclusive nos casos de isenção ou alíquota zero;

d)   Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial.

3.    DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA

3.1  Documentos fiscais, contábeis, trabalhistas e referentes a encargos sociais e tributos, para possível averiguação da RFB quanto às informações prestadas na DIRF.

4.    BASE LEGAL

4.1  Legislação principal:

4.1.1 Os atos relativos à DIRF são editados anualmente, relativos ao exercício. Para ano de 2017 são os seguintes atos:

a) Manual do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – MAFON 2016, no sítio da Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB na internet;

b) Instrução Normativa RFB nº 1671, de 22 de novembro de 2016, que dispõe sobre a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) e o Programa Gerador da Dirf 2017 (PGD DIRF 2017), disponível no sítio da RFB na internet;

c) Ato Declaratório Executivo Cofis nº 90, de 25 de novembro de 2016, que dispõe sobre o leiaute do PGD DIRF 2017, disponível no sítio da RFB na internet;

d) Suporte DIRF, disponível no sítio da RFB na internet para dúvidas técnicas relacionadas ao leiaute, importação, transmissão, compatibilidade etc;

e) Ajuda do PGD DIRF 2017, disponível no Programa Gerador da Declaração.

5.    PROCEDIMENTOS

5.1  Procedimentos para preparação e validação dos arquivos:

5.1.1 Para preparação e validação dos arquivos, considere as informações a seguir: 

5.1.1.1  A DIRF é utilizada para fins fiscalizatórios da Receita Federal do Brasil quanto ao cumprimento da legislação relacionada ao Imposto de Renda. Os órgãos e entidades são responsáveis pelas informações prestadas;

5.1.1.2  O período de apuração da DIRF/GOV do Poder Executivo considera o período de caixa. Para conferência, deve-se tomar as bases de imposto de renda retido na fonte e eventos PAGOS entre janeiro e dezembro do ano corrente, ou seja, das competências dezembro do ano anterior até novembro do ano corrente. A explicação é que os valores referentes ao imposto de renda são calculados de acordo com a data do pagamento. Dessa forma o pagamento do mês 12 ocorre no mês 01 do ano subsequente;

5.1.1.3 Para cada exercício, o DEREB/SGP/MP lança COMUNICAS com orientações relativas aos procedimentos para análise, importação e envio da DIRF aos atos publicados pela RFB;

5.1.1.4 Os arquivos em formato TXT são disponibilizados via SIAPEnet para testes.

5.1.2 Analie, por amostragem, as informações constantes no arquivo disponibilizado pelo MP, comparando-as com as fichas financeiras e cadastros dos servidores;

5.1.3 Anteriormente ao envio do arquivo da DIRF à RFB, efetue conferência, comparando as fichas financeiras dos servidores, por meio da transação >FPEMFICHAF, no período de dezembro a novembro do ano-calendário de apuração, com as informações consolidadas, disponível na transação >FPEMDEREND e >FPEMDIRF, para comparar se os dados estão corretos e se os três instrumentos estão com as mesmas informações;

5.1.4 Para complementar a análise, consulte o cadastro relativo às informações de dependentes para imposto de renda, idade do servidor aposentado, maiores de 65 anos e aposentados com doença especificada em lei;

5.1.4.1 Em caso de inconsistência, efetue a correção das informações ou, no caso destas não serem de competência do órgão, comunique o órgão central do SIPEC para que este o faça. Após a correção, efetue conferência e solicite ao órgão central a homologação da demanda da DIRF junto ao SERPRO;

Observação: Estes arquivos são elaborados com base nas informações financeiras e cadastrais operadas pelos órgãos no SIAPE durante o ano-calendário da DIRF/GOV. Estão nos arquivos todos os servidores ativos, entre eles os estagiários, contratados temporários, nomeados e celetistas, aposentados e os pensionistas do SIPEC.

5.1.5  Verifique nas tabelas abaixo as transações que podem ser úteis na conferência da DIRF:

a)    Transações para conferência da DIRF de servidores ativos e aposentados

5.3.4  Baixe o programa PGD (Programa Gerador da DIRF) referente ao ano-calendário que será considerado para a entrega da DIRF. Endereço eletrônico: https://idg.receita.fazenda.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/dirf-declaracao-do-imposto-de-renda-retido-na-fonte/tabelas-pgds/programa-gerador-da-declaracao-dirf-2017;

5.3.5  Importe para o PGD o arquivo DIRF/GOV disponibilizado no SIAPEnet. Depois, importe o arquivo disponibilizado no SIAFI contendo diárias, ajuda de custo e pagamentos efetuados a pessoas jurídicas no exercício.

5.3.5.1  Para importação do arquivo, siga os seguintes passos:

a) Selecione Importar dados no programa da Receita;
b) Selecione o arquivo exportado em: C:\DeclaraçõesGravadas RFB\Dirf2017\dirf.txt;
c) Clique em Avançar e aguarde a importação dos dados;
d) Confira se o total de beneficiários adicionados é compatível com a quantidade de servidores;
e) Clique em Concluir para terminar a importação do arquivo;
f) Confira as informações da declaração antes de enviar;
g) No menu Declaração, clique em Gravar declaração para entrega à RFB e confirme a entrega.

5.3.6  Faça os ajustes manuais necessários, como por exemplo: residentes no exterior que já tenham feito saída definitiva do país e devoluções/pagamentos decorrentes de servidores exonerados ou falecidos que não foram pagos/contabilizados  no SIAPE nos meses do calendário de abrangência da DIRF/GOV;

5.3.7 Salve o arquivo, defina o município de entrega e transmita a declaração através do receita.net, com o uso do certificado digital do responsável pelo CNPJ.

5.3.7.1 Para instalação do receita.net, acesse: https://idg.receita.fazenda.gov.br/programas-para-download/receitanet/download-do-programa-receitanet.