
Perguntas	Respostas
É obrigatório contratar empresas para digitalizar as pastas do legado?	Não, o órgão pode realizar a digitalização com seus recursos próprios. «voltar ao topo»
Será necessária a compra de equipamentos (scanner, computador, monitores, storage) para execução do AFD?	Resposta: As UPAGs deverão adquirir scanners que atendam as especificações exigidas pelo AFD para realização da digitalização dos documentos e monitores maiores, para facilitar a visualização e paginação dos documentos. Todavia, não há necessidade de aquisição de Storage para armazenamento de documentos nem de servidores para instalação da aplicação. «voltar ao topo»
Qual o procedimento a ser realizado na digitalização do Legado?	Resposta: As pastas físicas anteriores a 01/07/2016 (legado) devem ser digitalizado no padrão do AFD (OCR, PDF-A-1b, Tons de Cinza e Assinatura Digital) e disponibilizado no AFD na seguinte estrutura: I - Seção 1 - composta da documentação referente à Provisão da Força de Trabalho, Gestão do Desenvolvimento de Pessoas, Compensações, Gestão de Desempenho e Evolução Funcional; II - Seção 2 - composta de toda a documentação relacionada à aposentadoria, caso exista; III - Seção 3 - composta de toda a documentação relacionada à pensão e vinculada à matrícula do instituidor, caso exista. Para cada seção a UPAG deverá colocar um separador (sinalética) indicador do início da seção, conforme Anexo II da Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018. Cada Unidade pode organizar a sua pasta funcional da forma que facilite o acesso e a análise das informações, pois o objetivo do legado é agilizar a digitalização da pasta do servidor. Caso a pasta física seja muito grande, a seção do legado poderá ser inserida em volumes de até 200 páginas cada, por exemplo, facilitando a visualização do arquivo. A assinatura digital deverá ser inserida em todos os volumes e na declaração de conclusão da digitalização do legado no canto inferior esquerdo, de tamanho 1 x 5 cm no último volume. «voltar ao topo»
Existe padrão para realizar a digitalização dos documentos funcionais?	Resposta: A digitalização deverá ser realizada no formato Portable Document Format - PDF/A 1 B, pesquisável, em tons de cinza, com resolução de 300 dpi, escala 1x1, contemplando o reconhecimento de caracteres de texto nas imagens (OCR) e compactação sem perdas. «voltar ao topo»
Havendo na pasta física (legado) cópias repetidas de documentos, qual procedimento a realizar?	Resposta: A decisão sobre a retirada de duplicatas para digitalização do legado está na gestão da unidade de recursos humanos, que decidirá sobre essa retirada ou não. Porém, se for realizada a higienização na pasta física, estes documentos duplicados devem ser eliminados e retirados da pasta física para que após a digitalização o arquivo digital corresponda integralmente ao conteúdo da pasta física. voltar ao topo»
Caso sejam encontrados na pasta do servidor documentos médicos (atestados, relatórios, laudos, envelopes lacrados etc), qual procedimento adotar?	Resposta: documentos médicos não devem ser arquivados na pasta do servidor. Caso sejam encontrados, devem ser retirados e encaminhados para a Unidade SIASS ou ao serviço de saúde do órgão (art. 204 da Lei nº 8.112, de 1990, Decreto nº 7.003, de 2009, Decreto nº 11.255, de 9 de novembro de 2022 Portaria SGP/SEDGG/ME nº 10.671, de 15 de dezembro de 2022). Estes tipos documentais devem seguir os aprovados pela área de saúde que constam na tabela de documentos: Atestado de Saúde Ocupacional – ASO; Ato de concessão de licença para tratamento da saúde do servidor; Laudo pericial por motivo de saúde. Diante do exposto, na confecção do legado, caso seja encontrado documento médico, somente para este caso, é permitida sua retirada da pasta e colocada na pasta especifica de saúde, antes da digitalização. «voltar ao topo»
Qual procedimento adotar com envelopes lacrados de Declaração de IR arquivados na pasta do servidor?	Resposta: Neste caso especifico cada gestão de pessoas deve decidir o que vai fazer, pois o decreto nº 978 e Portaria Interministerial MP/CGU nº 298, de 6 de setembro de 2007, regulamenta este assunto e deixa claro quem tem acesso ao conteúdo. No AFD consta o tipo documental “Autorização para acesso à declaração do IRPF” para este assunto, então não deve ser digitalizado a imagem de um envelope. «voltar ao topo»
Caso receba uma cópia de vários documentos em uma única folha, como realizo a digitalização?	Resposta: Nesta hipótese deverá haver a digitalização do mesmo documento para cada tipo de documento individualmente. Para o legado não existe esta necessidade. «voltar ao topo»
Qual a destinação a ser dada aos documentos físicos do legado após digitalizados?	Resposta: Após o processo de digitalização, as pastas podem ser transferidas para um arquivo intermediário ou permanente, liberando espaço físico para melhor utilização, porém a gestão continua sob responsabilidade do órgão. «voltar ao topo»
Onde serão armazenados os documentos após a digitalização das pastas funcionais?	Resposta: O armazenamento será em repositório único de responsabilidade do órgão Central, com acesso pela internet e regras de segurança. «voltar ao topo»
Os documentos digitalizados terão validade jurídica?	Resposta: Sim, pois terão essa validade conferida pelo uso de assinatura com certificado digital no âmbito da cadeia da ICP-Brasil. «voltar ao topo»
Há alguma diferenciação dos documentos originais para os digitalizados?	Resposta: No âmbito do AFD, a digitalização é entendida como um processo de conversão dos documentos físicos para o formato digital. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original, que deve ser preservado. A digitalização, portanto, é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental. «voltar ao topo»
Será expedido algum normativo que oriente sobre a não eliminação de documentos originais (físicos) que forem digitalizados e inseridos no AFD, após 1° de julho de 2016?	Resposta: Não, pois os esclarecimentos já foram reportados na Portaria Normativa/SGP nº 9, de 1 de agosto de 2018, que orientou quanto à observância da não eliminação, conforme as diretrizes do Arquivo Nacional. «voltar ao topo»
Como buscar/localizar as pastas funcionais digitalizadas cadastradas no AFD?	Resposta: As pastas funcionais digitais poderão ser localizadas por Nome, CPF e matrícula SIAPE, com utilização da funcionalidade Pesquisa. «voltar ao topo»