Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

GABINETE DO MINISTRO

PORTARIA Nº 22, DE 21 DE DEZEMBRO DE 2017

Dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, integrantes do sistema federal de ensino.

                    O MINISTRO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996; na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999; no Decreto nº 9.005, de 14 de março de 2017; no Decreto nº 9.057, de 25 de maio de 2017; e no Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

                    Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior - IES e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, integrantes do sistema federal de ensino.

                    (...)

Seção VIII

Do Acervo Acadêmico

                    Art. 34. Para os fins desta Portaria, considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.

                    Art. 35. As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter sob sua custódia os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ no 92, de 23 de setembro de 2011, conforme Anexo desta Portaria, e suas eventuais alterações.

                    Parágrafo único. O acervo acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela constantes no Anexo, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações neles previstos.

                    Art. 36. O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção do respectivo acervo acadêmico, que deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta.

                   §1º O acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento.

                   §2º Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas nesta Portaria.

                   §3º Os documentos em meio físico e em meio digital deverão estar disponíveis no endereço para o qual a IES foi credenciada.

                   §4º O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.

                    Art. 37. Após o descredenciamento, ou após a conclusão do curso pelos estudantes ou sua transferência, a instituição e sua mantenedora, por meio de seus representantes legais, terão prazo de até 6 (seis) meses para a emissão de todos os documentos acadêmicos, o registro, quando for o caso, e a entrega aos egressos.

                    Parágrafo único. Em qualquer caso, o representante legal deve manter atualizadas junto ao MEC as informações sobre a localização do acervo e quanto à responsabilidade pela emissão de documentos.

                    Art. 38. Toda instituição descredenciada ou em processo de descredenciamento, qualquer que seja a forma de encerramento de suas atividades, poderá proceder à transferência de seu acervo acadêmico nos termos do art. 58, §2º, do Decreto nº 9.235, de 2017.

                  §1º A IES e sua mantenedora que optarem pela transferência de seu acervo devem indicar a IES sucessora para a guarda e a manutenção do acervo acadêmico recebido.

                  §2º A IES receptora deverá estar com todos os seus atos, institucionais e de curso, regulares e estar localizada na mesma unidade federativa da IES extinta ou em extinção.

                  §3º A IES descredenciada ou em descredenciamento deverá informar o prazo para proceder à transferência de seu acervo, bem como manter em seu sítio de internet as informações necessárias e suficientes para os estudantes acerca da localização do acervo, dos responsáveis temporários pela sua guarda e emissão de documentos acadêmicos, com os respectivos contatos.

                  §4º A transferência do acervo acadêmico será realizada mediante termo de transferência e aceite por parte dos responsáveis legais, tanto da mantenedora da IES extinta ou em extinção, quanto da IES receptora e de sua mantenedora, que passarão a ser integralmente responsáveis pela totalidade e integridade dos documentos e registros acadêmicos recebidos.

                  §5º O termo de transferência e aceite, devidamente firmado pelos responsáveis citados no parágrafo anterior e com firma reconhecida, deverá ser encaminhado à SERES.

                    Art. 39. O ato de descredenciamento, a pedido ou de ofício, indicará, a partir da informação do representante legal da mantenedora da IES descredenciada, o nome do responsável pela emissão dos documentos acadêmicos.

                    Parágrafo único. Caso não tenha havido a transferência do acervo, ou não haja informação sobre a IES receptora, ou caso a indicação não vier acompanhada do referido termo de transferência e aceite, ato da SERES poderá determinar que o mantenedor da IES extinta ou em extinção se responsabilize pela emissão dos documentos, por até um ano, prazo em que deverá se dar sua transferência definitiva.

                    Art. 40. As mantenedoras de IES extintas até a publicação desta Portaria, quaisquer que sejam os motivos, têm o prazo de até trinta dias para informar a localização do acervo, contados da data de recebimento da notificação da SERES ou, quando da notificação por edital, da data de publicação no Diário Oficial da União - DOU.

                  §1º As IES citadas no caput serão notificadas por via postal, no endereço mais atual contido em processo de descredenciamento, naquele informado pelo representante legal, no último endereço de funcionamento contido no sistema e-MEC ou, em último caso, em endereço encontrado na rede mundial de computadores.

                  §2º Concomitantemente ou não à notificação por via postal, os responsáveis legais pela mantenedora serão notificados também por meio de edital publicado no DOU.

                    Art. 41. Nos casos de comprovada impossibilidade de guarda e de manutenção do acervo pelos representantes legais da mantenedora da IES descredenciada ou em descredenciamento, e caso a transferência para outra IES não logre êxito, o responsável legal da mantenedora deverá apresentar à SERES justificativa circunstanciada, com a devida documentação probatória do alegado.

                  §1º A SERES analisará a justificativa e a documentação probatória e decidirá, juntamente com a Secretaria de Educação Superior - SESu e a Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica - SETEC, a possibilidade de transferência do acervo a instituição federal de ensino superior - IFES, conforme prevê o art. 58, § 4o, do Decreto no 9.235, de 2017. 

                  §2o Caso seja deferida a transferência, a SERES e a SESu ou a SETEC, a depender da instituição receptora, editarão ato conjunto delegando a uma IFES a responsabilidade pela guarda, manutenção, emissão e registro de diplomas e demais documentos acadêmicos.

                  §3º Os custos com a transferência de que trata o caput serão arcados integralmente pela mantenedora da IES descredenciada ou em descredenciamento.

                  §4º A transferência será feita para instituição federal da mesma unidade federativa da IES descredenciada.

                  §5º Independentemente de acatada a justificativa e autorizada a transferência à IFES, a SERES decidirá sobre a possibilidade de representação junto aos órgãos competentes contra os responsáveis legais da mantenedora da instituição descredenciada, por negligência ou utilização fraudulenta do acervo acadêmico, bem como para ressarcimento de eventuais custos incorridos pelo MEC para a transferência.

                    Art. 42. Nos termos do art. 104 do Decreto no 9.235, de 2017, os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela do Anexo, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de 24 (vinte e quatro) meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios:

                    I - os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais; e

                    II - a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria e no marco legal da educação superior, e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

                    Art. 43. O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:

                    I - capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

                    II - forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

                    III - método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;

                    IV - utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

                    Art. 44. Vencido o prazo de guarda da fase corrente, o documento em suporte físico do acervo acadêmico em fase intermediária, cuja destinação seja a eliminação, poderá ser substituído, a critério da instituição, por documento devidamente microfilmado ou digitalizado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

                    Art. 45. A manutenção de acervo acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas nesta Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.

                    (...)

                    Art. 63. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MENDONÇA FILHO

[Diário Oficial da União, Edição 145, Seção 1, de 22 de dezembro de 2017]