Perguntas mais frequentes

1. O que é considerado um documento arquivístico num ambiente digital?

Resposta: Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.

Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites, desde que atendam aos critérios definidos anteriormente.

2. Documento digital é a mesma coisa que documento eletrônico?

Resposta: Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. Entretanto, do ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”.

Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.

Apesar de ter seu foco atualmente direcionado para os documentos digitais, a CTDE (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) mantém seu nome, uma vez que este escopo pode ser expandido ao longo do desenvolvimento de seus trabalhos.

Exemplos:

1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita cassete.

2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.

3. As fotografias e filmes digitais produzidos na minha instituição podem ser considerados documentos arquivísticos?

Resposta: Sim, desde que tenham sido produzidos (elaborados ou recebidos) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumentos ou resultados de tal atividade, e retidos para ação ou referência. Esses documentos devem ser contemplados pelo programa de gestão arquivística da instituição.

Exemplo: As fotografias e filmes que documentam eventos e atividades da instituição.

4. Um website pode ser considerado um documento arquivístico?

Resposta: Sim, desde que tenha sido elaborado no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. O website deve ser contemplado pelo programa de gestão arquivística da instituição.

5. Mensagens de correio eletrônico (e-mails) podem ser consideradas documentos arquivísticos?

Resposta: Sim, desde que tenham sido produzidas (elaboradas ou recebidas) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumentos ou resultados de tal atividade, e retidas para ação ou referência. Na qualidade de documentos arquivísticos, as mensagens devem ser completas e criadas por pessoa s autorizadas, e é recomendável que sejam redigidas de acordo com normas oficiais de comunicação. Não devem ser tratados assuntos fora da matéria que originou o documento e devem existir procedimentos que controlem a tramitação e o arquivamento, de forma a garantir sua autenticidade. Esses documentos devem ser contemplados pelo programa de gestão arquivística da instituição.

Exemplo:
E-mail convocando para uma reunião da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ.

6. Um documento digital sem assinatura digital pode ser considerado autêntico?

Resposta: Sim. Um documento pode ter sua autenticidade presumida por meio de procedimentos que controlem sua produção, transmissão, armazenamento, manutenção e preservação. Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) idôneo e confiável oferece um alto grau de presunção de autenticidade dos documentos. Porém o uso da assinatura digital é recomendável nos casos em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de um documento transmitido entre sistemas ou entre usuários e sistemas.

Exemplos:

1) Um boletim de notas de uma disciplina produzido, mantido e acessado por meio de um sistema acadêmico informatizado não necessita ser assinado digitalmente pelo professor, desde que este sistema seja idôneo e confiável. Para isso, os controles de segurança exigem a identificação e autenticação do professor ao acessar o sistema, e só ele tem permissão para lançar as notas e autorizar a emissão do boletim.

2) Ao ser transmitida de um sistema de gestão de pessoas para o sistema de uma instituição financeira (como um banco), uma autorização de pagamento precisa de assinatura digital para garantir sua autenticidade.

3) Em documentos encaminhados por meio de correio eletrônico, é recomendado o uso de assinatura digital, quando for necessário garantir sua autenticidade.

7. O documento digital e o documento digitalizado são a mesma coisa?

Resposta: O documento digitalizado é um tipo de documento digital. Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir de digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional.

O documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação. Todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo documento digital é um documento digitalizado.

Exemplo:

1) Documento nato digital (born digital): Textos em Microsoft Word, fotografias tiradas em câmeras digitais, plantas de arquitetura e urbanismo criadas em AutoCAD, mensagens de correio eletrônico, planilhas eletrônicas.

2) Documento digitalizado: Cópia digitalizada da Lei Áurea; negativos e fotografias escaneados.

8. A digitalização permite a eliminação imediata do original?

Não. A eliminação do original não pode ser feita apenas porque ele foi digitalizado. A eliminação do documento original, bem como de sua cópia digital, dependerá de uma avaliação prévia que definirá seu prazo de guarda e sua destinação.

A eliminação de documentos, no setor público, obedece a procedimentos previstos na legislação arquivística específica, entre os quais, a constituição de comissão permanente de avaliação de documentos, a elaboração de tabela de temporalidade e destinação de documentos e o cumprimento do disposto nas resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) que tratam da eliminação de documentos. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação.

No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação.

A finalidade principal da digitalização não é a eliminação, e sim facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.

9. Posso eliminar documentos arquivísticos digitais? Como fazê-lo?

Sim. A eliminação de documentos arquivísticos segue o mesmo processo, sejam eles convencionais ou digitais.

No setor público, a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem de eliminação de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência, deverá ser publicada e, quando for efetivada a eliminação, será lavrado o termo de eliminação de documentos, segundo a legislação vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação.

No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação.

Em ambos os setores, deve-se observar ainda os seguintes procedimentos:

a) os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

b) a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado; e

c) todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

10. Quando um documento digital é produzido e depois impresso, qual deles é o original?

Depende do contexto em que se dá a produção do documento:

a) Se o documento digitado em processador de texto é impresso e assinado, tramita e é arquivado em papel, ele será considerado original. Neste caso, o computador foi utilizado como uma ferramenta para apoiar a produção do documento em papel.

b) Se o documento é produzido em sistema informatizado e, após a assinatura e a tramitação, é arquivado em meio digital, a impressão em papel será eventual, e o documento dela resultante será considerado uma cópia.

11. O que é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD), proposto pelo e-ARQ Brasil?

É um sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, ambientes que incluem documentos digitais e convencionais.

Um SIGAD contempla funcionalidades, tais como: gestão e aplicação do plano e código de classificação; captura; avaliação e destinação (aplicação da tabela de temporalidade); pesquisa, localização e apresentação; segurança; armazenamento e preservação. Pode incluir ainda outras funcionalidades, como tramitação e fluxo de trabalho, e características, como usabilidade; interoperabilidade; disponibilidade; e desempenho e escalabilidade.

12. Qual é a diferença entre o SIGAD e o gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?

Um SIGAD tem por objeto o documento arquivístico e visa a gerenciá-lo em todo o seu ciclo de vida. Portanto é capaz de realizar todas as operações técnicas da gestão arquivística desde a produção até a destinação final do documento.

Já o GED tem por objeto o documento sem a perspectiva arquivística. Portanto não gerencia o ciclo de vida dos documentos, nem é capaz de manter a relação orgânica ou controlar a temporalidade e a destinação.

Isso não significa que um é melhor do que outro; simplesmente, eles possuem objetivos diferentes. A escolha de um ou de outro, ou a adoção de ambos, depende das necessidades da organização.

Apesar das diferenças, existe, inclusive, uma tendência de GEDs incorporarem as funcionalidades de um SIGAD.

13. Qual é a diferença entre autenticidade e autenticação?

A autenticidade é uma qualidade do documento; a autenticação é uma declaração desta qualidade.

Autenticidade é a qualidade de um documento ser autêntico e merecedor de aceitação, isto é, a característica de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulteração e corrupção.

Autenticação é a declaração de autenticidade de um documento, num determinado momento, por uma pessoa física ou jurídica investida de autoridade para fazer tal declaração (servidor público, notário, autoridade certificadora). Ela tem a forma de uma declaração que se insere no documento para atestar que ele é autêntico.

Observação: A assinatura digital é um exemplo de autenticação, visto que ela identifica o emissor de um documento e permite a verificação de que seu conteúdo não foi adulterado. A autoria e a integridade são alguns dos elementos do documento que apoiam a presunção de autenticidade de um documento digital, mas não são suficientes para assegurá-la.

14. Como posso preservar documentos em formato digital?

A instituição deve possuir um programa de preservação de documentos arquivísticos que incorpore os documentos convencionais e digitais.

A preservação digital é o conjunto de estratégias e metodologias destinadas a preservar os documentos em formato digital. Ela pode implicar desde transferências periódicas dos suportes de armazenamento até a conversão para outros formatos digitais, bem como a atualização do ambiente tecnológico, o hardware e o software.

Tais estratégias devem alcançar todas as características essenciais que definem um documento digital, que são: físicas (suporte / registro físico), lógicas (software e formato digital) e conceituais (estrutura / conteúdo exibido). Além disso, elas devem levar em conta os elementos necessários para a produção, a manutenção e o acesso aos documentos digitais.

Deve-se compreender, ainda, que a preservação digital não é a digitalização de documentos que se apresentam em outros suportes. A digitalização é uma ação que serve à captura de documentos para sistemas de informação como forma de facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a preservação dos originais. Já a preservação digital visa exclusivamente à preservação dos documentos digitais.