Ata da 73ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (03/12/2013)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos três dias do mês de dezembro de 2013, no Salão Nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, foi realizada a septuagésima terceira Reunião Plenária do CONARQ. Participaram da reunião, representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Ivan Fernandes Neves (titular), do Ministério da Justiça; Ana Maria Vieira dos Santos Neto (titular), do Ministério do Planejamento; representando o Poder Judiciário Federal: o conselheiro Marivaldo Dantas de Araujo (suplente), do Conselho Nacional de Justiça – CNJ; representando o Poder Legislativo Federal: os conselheiros André Freire da Silva (titular), da Câmara dos Deputados; Márcio Sampaio Leão Marques (suplente), do Senado Federal; representando o Arquivo Nacional: as conselheiras Maria Esperança de Rezende (titular) e Maria Izabel de Oliveira (suplente); representando os Arquivos Públicos Municipais: os conselheiros Carlos Roberto Bastos Freitas (suplente), do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes; Aurora Maia Dantas (suplente), da Prefeitura Municipal de João Pessoa; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: os conselheiros Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), da Sociedade Brasileira da História da Ciência; Tânia Maria Bessone da Cruz Ferreira (suplente), da Associação Nacional de História – ANPUH. Justificaram suas ausências: os conselheiros Guilherme Augusto F. de Moraes-Rego (suplente), do Ministério da Justiça; Marcelo Jesus dos Santos (titular) e Janeth Aparecida Dias de Melo (suplente), do Supremo Tribunal Federal – STF; Maria Cristina Diniz Caixeta (titular), do Tribunal Regional do Trabalho – TRT (3ª Região); Tarciso Aparecido Higino de Carvalho (suplente), da Câmara dos Deputados; Cledison de Lima (titular), do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo; Vilma Moreira dos Santos (titular), do Arquivo Público Mineiro; Maria Teresa Navarro de Britto Matos, do Arquivo Público do Estado da Bahia (suplente); Isabel de Oliveira Perna Almeida (suplente), do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul; Marcio Vedana (titular), da Prefeitura Municipal de Porto Alegre; Roberto de Assis Tavares de Almeida (titular), da Fundação Arquivo e Memória de Santos; Maria do Rocio Fontoura Teixeira (titular), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Maria Leandra Bizello (suplente), da Universidade Estadual Paulista; Ismênia de Lima Martins (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH; Verena Alberti (titular) e Adelina Novaes e Cruz (suplente), do Centro de Documentação e Pesquisa em História Contemporânea do Brasil – CPDOC da Fundação Getulio Vargas; Dulce Chaves Pandolfi (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais. Não comparecerem: os conselheiros Patrick Rocha (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Espírito Santo e Daniel Beltran Motta (suplente), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio de Janeiro. O presidente do CONARQ inicia a 73ª Reunião Plenária do CONARQ saudando os presentes. Informa que as 73ª e 74ª e 75ª Reuniões Plenárias (1ª sessão) serão totalmente dedicadas ao debate e análise da minuta de Projeto de Lei que altera dispositivos da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 com as sugestões provenientes da consulta pública. Informa que a 2ª sessão da 75ª Reunião Plenária será dedicada aos seguintes itens de pauta: 1) análise do documento Diretrizes para a implementação de Repositórios Digitais Confiáveis de Documentos Arquivísticos, incluindo minuta de Resolução; 2) apresentação do portal de monitoramento do e-ARQ Brasil, itens a serem apresentadas pela presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos; 3) apresentação e análise dos Pareceres da Comissão Técnica de Avaliação, referente ao reconhecimento como de interesse público e social dos seguintes acervos privados: Associação Cultural Cachuera! e do Cineasta Isaac Rozemberg. Na sequência apresenta as agendas das 73ª, 74ª e 75ª Reuniões Plenárias e passa para análise e aprovação das atas das 71ª e 72ª Reuniões Plenárias do CONARQ. Em seguida, a Coordenadora do CONARQ, Senhora Domícia Gomes projeta na tela as alterações e supressões propostas pelos conselheiros nas referidas atas. Realizadas as devidas correções as Atas das 71ª e 72ª Reuniões Plenárias são aprovadas. O presidente do CONARQ passa, então, ao tema referente à consulta pública sobre a revisão da Lei 8159, de 1991, fazendo um histórico do processo da Consulta. Informa que foram enviados e-mails pela coordenação do CONARQ, a todos os conselheiros, a todos os presidentes das Câmaras Técnicas e Setoriais do CONARQ e seus membros, todas as universidades com curso superior em arquivologia e seus professores, todas as associações de arquivistas, todos os arquivos públicos estaduais e municipais, instituições cadastradas no CODEARQ do CONARQ, blogs do segmento arquivístico, blogs de acesso à informação, fórum de direito de acesso às informações públicas, Associação Brasileira de Jornalismo Investigativo - ABRAJI e participantes do I SINGPAD, comunicando sobre a abertura e o prazo da referida Consulta – no sítio eletrônico do CONARQ. Informa que foram veiculadas matérias sobre a consulta pública em canais de informação como: Jornal da Ciência, fórum de direito de acesso às informações públicas, jornal da UNB, jornal da UNIRIO, jornal do MJ e em vários blogs alunos. Informa que o CONARQ recebeu contribuições de 59 pessoas físicas e instituições, enviadas em sua maioria por arquivistas, estudantes de Arquivologia, associações de arquivistas e universidades com curso superior de Arquivologia. Os principais temas das contribuições foram sobre terceirização; eliminação de documentos e sanções a quem elimina documentos sem critérios; obrigatoriedade do Poder Público para com a gestão de documentos; atribuições de arquivistas e inserção de alguns conceitos específicos da área de arquivos. O presidente do CONARQ destaca que a maioria das contribuições sugeriram poucas alterações no texto da minuta de PL, restringindo-se em pequenas sugestões de modificação de redação em 1 ou 2 artigos, exceto a proposta da Associação de Arquivistas Brasileiros – AAB, do Observatório de Políticas Arquivísticas do Programa de Pós-graduação em Gestão de Documentos e Arquivos da UNIRIO e do grupo de discussão de servidores do Arquivo Nacional – GDAN, que apresentaram alterações em quase todos os artigos do PL. Informa que a Coordenação do CONARQ encaminhou pedidos de autorização de divulgação a suas contribuições no sítio do CONARQ a todos os contribuintes, tanto as pessoas físicas quanto as jurídicas. O presidente do CONARQ informa que após análise das contribuições, o conselheiro Ivan Fernandes Neves enviou dois textos, cujas cópias estão à disposição dos conselheiros. Diz que a proposta de texto do conselheiro Ivan Neves respeitou os princípios do espírito orientador da consulta pública e das contribuições efetuadas ao longo de todo o processo. Informa que o primeiro texto reflete como ficará o novo projeto de lei discutido e o outro é a consolidação da lei vigente. A seguir, é apresentado na tela o quadro comparativo de todas as contribuições recebidas durante o período da consulta pública. É feita uma pausa nos debates para leitura e análise da proposta pelos conselheiros. Após a leitura dos conselheiros, o presidente do CONARQ sugere que, a partir dos pontos consensuais, consolide um texto final para encaminhamento ao Congresso Nacional. Em seguida o conselheiro Ivan Neves faz um agradecimento à Coordenação de Apoio ao CONARQ pela dedicação ao trabalho executado e ao Presidente do CONARQ pelo empenho em relação aos temas discutidos. Diz que a metodologia adotada na estruturação das propostas foi formatada entorno de uma reflexão de caráter geral, discutindo os papéis institucionais do CONARQ e do Arquivo Nacional e organizada pela incorporação das contribuições sem alterar o texto-base da própria lei. Sublinha que, a partir de conversas com Jaime Antunes e Domícia Gomes, procurou não desfigurar a proposta que passava ao largo das principais alterações, tais como as propostas do Observatório de Políticas Arquivísticas e da AAB, evitando retalhar essas proposições, ofertando um tratamento metodológico diferenciado pela incorporação e integração desses substitutivos ao texto discutido e aprovado pelos conselheiros do CONARQ. Em seguida, inicia a discussão do texto apresentado. O presidente do CONARQ chama a atenção para um detalhe de alteração na ementa da lei, questionando não haver sentido prático alterar-se a ementa da lei em função de uma palavra. Na sequência, na discussão do art. 1º proposto, explica a Marivaldo Dantas as diferenças entre uma lei de "gestão de arquivos" – a nova lei de arquivos – e a lei de acesso à informação, no tocante ao recebimento de recursos públicos por entidades privadas, não sendo prioridade para a lei de arquivos, pelo exemplo dado por Marivaldo, a administração de recursos públicos no âmbito daquelas entidades privadas, pelo simples motivo daquela entidade ter recebido dotações orçamentárias do Estado, convencionando-se não incluir este tema no projeto por não se enquadrar nos objetivos estratégicos da lei de arquivos. O conselheiro Marivaldo Dantas pede, então, a construção de um juízo de valor referente a este tema e a outros, de acordo com as propostas consolidadas da consulta pública. Na sequência, o presidente do CONARQ fala a respeito da não supressão da expressão "diretrizes" na ementa da lei. Após alguns comentários referentes a pequenos detalhes de forma e de técnica legislativa na redação apresentada, vis-à-vis os encaminhamentos da consulta pública, a conselheira Maria Izabel sugere, registrar-se o motivo, se for o caso, de não aceitação das propostas da consulta pública. O presidente do CONARQ pondera não haver razão plausível para se inserir na lei de arquivos determinadas derrogações jurídicas pertinentes ao direito de acesso às informações públicas, por já haver uma lei regulando a matéria. Na sequência, mais algumas discussões de forma no texto apresentado, comparando-se semelhanças e/ou ambiguidades entre a lei de acesso à informação e a lei de arquivos, principalmente no que diz respeito, novamente, ao tema da gestão. Em seguida, algumas dúvidas sobre o papel do Ministério Público, porém mantendo-se a sua inclusão em função das demandas da I CNARQ. A conselheira Maria Izabel questiona a inclusão dos Tribunais de Contas no projeto de lei, por entender que as decisões passam, necessariamente, pela reunião de um colegiado. Seguindo a leitura comparativa com as propostas da CNARQ, o conselheiro Marivaldo Dantas ressalta o risco de se ferir o princípio federativo (pacto federativo) em determinadas competências na lei, atrelando aos estados e aos municípios a contratação de arquivistas e técnicos de arquivo, segundo as propostas da CNARQ que versam neste tema específico, reafirmando que lei federal não pode dispor sobre a criação de cargos em municípios e estados. O presidente do CONARQ dá continuidade às discussões. O conselheiro Marivaldo Dantas aborda a entrada ou não das entidades do Sistema S em moldes parecidos com os Tribunais de Conta, porém o entendimento do plenário é contra essa possibilidade. A seguir são feitas considerações a respeito da análise separada dos substitutivos do Observatório e da AAB. O presidente do CONARQ indica que é possível se permear os dois documentos, uma vez que estes não apresentariam mudanças radicais de conteúdo e de forma, sem prejuízo do exame das demais contribuições. O conselheiro André Freire pede que os conselheiros decidam a questão da inclusão ou não de conceitos arquivísticos no projeto, ao que presidente do CONARQ argumenta que tais conceitos não são necessários para a compreensão do projeto em tela, abrindo possibilidade para a inserção de um glossário no decreto regulamentador da lei, não havendo discordância em relação a esta matéria relativa à parte conceitual da redação. Dando continuidade à sessão, o presidente do CONARQ diz que no artigo 3º a única mudança efetuada foi a inclusão da palavra classificação, por recomendação do GDAN, e sugere que os especialistas em gestão documental avaliem a modificação. A Reunião segue com discussões laterais em relação ao tema acesso. A conselheira Maria Izabel adverte que a inclusão da palavra acesso seria relevante. O conselheiro Marivaldo Dantas afirma que essa questão do acesso já está inserida na própria lei de acesso, e a conselheira Maria Izabel retorque que essa questão seria de explicação em nível complementar aos outros conceitos de gestão documental. Marivaldo Dantas reforça seu posicionamento, afirmando que é desnecessário o detalhamento, na lei de arquivos, da expressão acesso. Nessa linha Domícia Gomes ressalta que seria importante sim a inserção da palavra acesso no corpo da lei, uma vez que são as diretrizes de gestão de documentos contidas na lei de arquivos que propiciarão o acesso às informações. Justifica que a própria lei de acesso existiriam palavras nitidamente de apelo propagandístico. O conselheiro Marivaldo Dantas concorda com a argumentação de Domícia Gomes, mas volta a observar que somente devem estar em lei o mínimo necessário para o seu entendimento. O conselheiro André Freire intervém e pondera que a própria Lei de Acesso não garante acesso a todos os documentos, principalmente aqueles que têm sigilo legal garantido. A seguir, alguns comentários correlatos e explicações de ordem técnica relativamente aos documentos eletrônicos entre os conselheiros Marivaldo Dantas e Maria Izabel, ao que Domícia procede à leitura do documento de contraproposta produzido pela CTDE que aborda o tema, que defende que a "gestão de documentos deverá incidir sobre todos os documentos, incluindo os eletrônicos e digitais, independente do seu suporte ou natureza...". Destarte, Marivaldo pergunta qual é a diferença entre documentos eletrônicos e digitais. Domícia sugere que se convoque algum especialista da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE para dar as explicações técnicas. A questão ficou pendente de análise formal pelos técnicos da CTDE. Continuando, os conselheiros tecem algumas observações de caráter técnico nas fases do ciclo de gestão documental, especialmente a contenda a respeito dos serviços de protocolo. Nesse diapasão, o presidente do CONARQ sugere a possibilidade de se inserir no caput do projeto a expressão protocolo. Voltando ao tema dos documentos eletrônicos e digitais, o membro da CTDE, Carlos Ditadi intervém e pede que é melhor reescrever o entendimento conceitual dos especialistas e faz a leitura em tela, ressaltando que o objetivo é evitar ao máximo a discussão de conceitos. Discorre sobre a temática, focalizando que, em razão de sua experiência de anos examinando a lei de arquivos, bastaria manter a idéia contida no parágrafo 2º do artigo 3º da lei em vigência, reforçando seu caráter genérico e atualizado, e que no seu entendimento funciona de forma satisfatória. Carlos Ditadi explica que a redação proposta pela CTDE teve por finalidade evitar, mais uma vez, a discussão conceitual, tanto para documentos eletrônicos quanto para os digitais. Seguindo o raciocínio, Carlos Ditadi afirma que a gestão documental deve incidir sobre todos os documentos, eletrônicos, digitais ou híbridos, independente do suporte e reforça a manutenção da proposta do parágrafo 2º. A seguir, é feita a leitura formal do restante dos artigos, e comentários a respeito de defasagem dos temas abordados no PL, e nas propostas sugeridas, tais como a mudança da expressão administração pública para poder público e afins. Em seguida, o presidente do CONARQ informa que não houve proposta de alteração material de redação nos artigos 4º, 5º e 6º, e dá sequência aos debates, voltando ao conceito da expressão "Poder Público" ou "Administração Pública". Descreve a proposta do artigo 5º: "O Poder Público franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011", e o artigo 6º não sofreu alteração de conteúdo ou forma. Não houve mudanças no artigo 8º, contrariamente ao artigo 9º o qual sofreu significativas modificações. Continuando as discussões dos artigos, a conselheira Maria Izabel pondera pela inserção do conceito técnico de tabela de temporalidade (plano de destinação) e plano de classificação. O conselheiro Marivaldo Dantas demonstra-se contrário à inclusão desses conceitos de gestão. Nesse sentido, o conselheiro André Freire se diz favorável à existência desses conceitos teóricos na redação do projeto de lei. Defende ainda que esse ferramental é o "coração" do ciclo de gestão documental. A conselheira Maria Izabel corrobora e diz que esse "coração" é um instrumento de classificação. Na sequência, o conselheiro Ivan Neves ressalta que, em termos restritivos, o regulamento da lei assumirá essa responsabilidade, não devendo haver preocupação excessiva nesse aspecto, explicando que assim foi feito com a lei de acesso à informação, ressalvados os problemas de ordem política na construção do texto. O conselheiro Marivaldo Dantas lembra que esta lei será usada por todos os poderes, e em variadas instâncias, devendo, pois, ter cuidado no detalhamento excessivo da norma em relação às fases da gestão documental. Nesse aspecto, o presidente do CONARQ declara que, apesar de não haver problemas no uso da palavra "código", a expressão mais correntemente usada, objeto do artigo 9º, é "planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos". Em seguida, a discussão do pleno do CONARQ a respeito do artigo 9º, conformada na seguinte redação aprovada: "A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, em sua específica esfera de competência" (lei vigente), acrescentando-se o seguinte parágrafo único: "A autorização de que trata o caput dependerá da aprovação de planos ou códigos de classificação, de tabelas de temporalidade e de planos de destinação de documentos pela instituição arquivística pública, bem como da listagem de eliminação de documentos previamente à publicação de edital de ciência da eliminação de documentos". Após essa última deliberação, a 73ª Reunião Plenária do CONARQ é encerrada.