Ata da 50ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (11/12/2008)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos onze dias do mês de dezembro de 2008, no salão nobre da sede do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a quadragésima Nona reunião ordinária do Plenário do CONARQ.Participaram da reunião: representando o Poder Executivo Federal: Alfredo Tiomno Tolmasquim (titular), do Museu de Astronomia e Ciências Afins (MAST) e João Batista Ferri de Oliveira (titular), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; representando o Poder Judiciário Federal: Alvaro Luis de Araujo Ciarlini, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ (titular), Ana Rosa de Sá Barreto dos Santos (suplente), do Tribunal Superior do Trabalho e Eloiza Rocha Pereira (suplente), Conselho da Justiça Federal; representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho (suplente), do Senado Federal e Lamberto Ricarte Serra Júnior (titular), da Câmara dos Deputados; representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Maria Tereza Navarro de Britto Matos (titular), do Arquivo Público do Estado da Bahia, Daysi Lúcia Ramos de Andrade (titular), do Arquivo Público do Paraná e Pedro Ferreira de Moura Filho (suplente), do Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano; representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas (titular), do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes e Gilka Zannin Rosas, da Fundação Arquivo Memória de Santos (titular); representando as Associações Arquivísticas Brasileiras: Clara Marli Scherer Kurtz (titular), da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul e Pablo Soledade (suplente), da Associação dos Arquivistas da Bahia; representando as instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva (titular), da Universidade Federal da Bahia; representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Paulo Knauss (titular), da Associação Nacional de História – ANPUH, Suely Braga da Silva (titular), do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas e Solange Balbi Cerveira Reis (suplente), do Centro de Memória da Eletricidade do Brasil. Justificaram suas ausências: Selma Braga Duboc, do Ministério da Saúde; Maria Virginia Moraes Arana, da Universidade Federal do Espírito Santo e Marilza Elizardo Brito, do Centro de Memória da Eletricidade do Brasil. Não compareceram: Zulmira Canário Pope, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN; Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal; Laila Monaiar, da Câmara dos Deputados; Maria Esperança de Resende, do Arquivo Nacional; Liliana Alberti Henrichs, do Arquivo Histórico Municipal João Spadari Adami e Adelina Cruz, do CPDOC da Fundação Getúlio Vargas. Secretariou os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ, com a colaboração de Domícia Gomes. O presidente do CONARQ, Jaime Antunes da Silva inicia a 50ª Reunião Plenária do CONARQ, dando prosseguimento às discussões sobre a minuta de Projeto de Lei que dispõe sobre a criação de Arquivos Públicos Municipais, define as diretrizes da política municipal de arquivos públicos e privados de interesse público e social e cria o Sistema Municipal de Arquivos. A discussão contou com importantes intervenções, sugestões para aperfeiçoamento de redação, exclusão e inserção de alguns artigos, tanto por parte do presidente do CONARQ, quanto por parte dos Conselheiros Lamberto Ricarte, Paulo Knauss, Rubens Ribeiro Gonçalves, Pablo Soledade, Maria Teresa Navarro, Maria Izabel de Oliveira e Suely Braga da Silva. Tendo presente a quantidade de sugestões apresentadas relativamente ao texto da minuta do Projeto de Lei, serão anexados a esta Ata, dois textos: a versão da minuta apresentada ao Plenário para análise e a versão final aprovada pelo Plenário, incluindo as alterações e correções propostas. O projeto de lei foi aprovado pelo Plenário. A Conselheira Clara Kurtz pergunta como será realizada a distribuição da minuta do projeto de lei aos municípios. O presidente do CONARQ informa que mantivera, recentemente, contato com o Diretor da Imprensa Nacional, com o qual verificará a possibilidade de se distribuir, no encontro do Fórum de Diretores de Imprensas Oficiais, que ocorrerá em março de 2009, na cidade de Niterói, um encarte, contendo, entre outras matérias, a minuta do projeto de lei. Clara propõe, por sugestão de Rosani Feron, que o CONARQ faça contato, também, com o Fórum Nacional de Secretários de Estado de Administração, que se reunirá no Espírito Santo, em 2009 para solicitar sua colaboração na distribuição do material em discussão. Dando prosseguimento aos itens da pauta, o presidente do CONARQ informa, ainda, relativamente às repercussões da Resolução nº 27, que a equipe de Coordenação do CONARQ elaborou uma proposta de plano de Estratégias a serem desenvolvidas pelo CONARQ para criação ou reorganização de Arquivos Municipais constituído das seguintes ações: 1) Consolidar a nova edição, revista e atualizada, dos Subsídios para implantação de uma política municipal de arquivos. 2) Viabilizar a edição eletrônica e em papel da publicação referida no item “1”. 3) Preparar edição, em formato encarte, da publicação referida no item “1”, para ser editada, em parceria, com as Imprensas Oficiais dos Estados e incluída nos Diários Oficiais a serem enviados, a cada Unidade da Federação: Prefeituras, suas Secretarias e Câmaras de Vereadores dos municípios brasileiros. 4) Promover parcerias com os Ministérios Públicos Estaduais para empreender ações de acompanhamento da aplicação da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, do Decreto nº 4073, de 3 de janeiro de 2002, e outros textos legais como a Lei de Responsabilidade Fiscal e a Lei de Meio Ambiente, além de Resoluções do CONARQ em especial a de nº 27, de 16 de junho de 2008, com vistas à implantação de programas de gestão de documentos nos municípios e criação de Arquivos Públicos Municipais. 5) Articular-se com entidades representativas dos municípios, dentre elas a Associação Brasileira de Municípios – ABM e suas Regionais, para participar de encontros e seminários específicos com vistas a uma campanha de sensibilização junto aos prefeitos recentemente eleitos ou reeleitos, para institucionalizar e revitalizar os Arquivos Municipais, divulgando a Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008 e a publicação referida no item “1”. 6) Viabilizar junto à SECOM da Presidência da República a produção de campanha de divulgação sobre a importância dos arquivos e o apoio à modernização e criação de arquivos municipais destacando a função social dos arquivos para o pleno exercício da cidadania. 7) Programa de assistência técnica aos municípios, em parceria com os integrantes do SINAR, de conformidade com prioridades estabelecidas em decorrência dos resultados da pesquisa em curso pelo CONARQ: Pesquisa do CONARQ para conhecer a realidade dos Arquivos Públicos Estaduais e Municipais do Brasil. 8) Desenvolvimento de programas de capacitação de recursos humanos e de formação de multiplicadores a serem desenvolvidos com prioridade para as regiões geográficas mais carentes do país. Viabilizar o desenvolvimento de módulos de sensibilização de gestores públicos e de treinamento em gestão de documentos arquivísticos para os servidores que atuem em serviços arquivísticos municipais, por meio dos recursos de ensino a distância. 9) Distribuição do Informativo do CONARQ em meio digital e em papel, com artigos e matérias sobre a importância dos arquivos municipais e a gestão dos documentos arquivísticos públicos a serviço do Estado e da cidadania. Após a leitura do plano de estratégias, o presidente do CONARQ o coloca em discussão pelo Plenário, solicitando aos conselheiros contatarem fóruns, associações e entidades similares, participarem de encontros e congressos promovidos por eles com vistas a obter sua cooperação para executar as ações previstas no plano de estratégias. Se necessário, poder-se-ia enviar um representante da Coordenação do CONARQ para acompanhá-los nesse processo de sensibilização. O Conselheiro Lamberto lembra que também se poderia buscar um contato com a Associação Brasileira de Vereadores para que esta possa ajudar na distribuição do material. A Conselheira Ismênia sugere que também se busque participar de encontros de diversas categorias profissionais, como representantes da área de História, Arquivologia e outras Ciências Sociais, além de universidades. O presidente indaga do Conselheiro Antonio Alberto de Carvalho, se a gráfica do Senado poderia patrocinar uma nova edição da publicação Subsídios para implantação de uma política municipal de arquivos, editada em 2000. O Conselheiro Antônio Alberto responde positivamente, bastando, para isso, entrar em contato com ele, tão logo a nova edição esteja pronta. O presidente do CONARQ destaca a iniciativa do promotor de Justiça e Coordenador da Promotoria Estadual de Defesa do Patrimônio Cultural e Turístico de Minas Gerais, Marcos Paulo de Souza Miranda, que entrou em contato com diversos municípios mineiros, repassando a pesquisa a esses municípios, e restituindo ao CONARQ, os formulários devidamente preenchidos pelas prefeituras mineiras. O plano de estratégias proposto pela Coordenação do CONARQ é aprovado, retirando-se a menção ao Distrito Federal, no item 3 do documento, por sugestão do Conselheiro Lamberto. Dando prosseguimento, o presidente convida a senhora Margareth da Silva, membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos para apresentar o Esquema de Metadados do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, V. 1, aprovado pela Resolução nº 25, do CONARQ, de 27 de abril de 2007. Margareth explica que a proposta apresenta os metadados essenciais a serem contemplados em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD. Os elementos do esquema de metadados foram identificados a partir dos requisitos do e-ARQ Brasil e agrupados de acordo com a seguinte estrutura: 1) Documento: identificação e eventos de gestão; 2) Classe: descrição da classe e temporalidade associada à classe 3) Agente 4) Objeto Digital. A definição de metadado do glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos foi adotada como ponto de partida para orientar o levantamento dos elementos apresentados: “Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo”. Em seguida, Margareth apresenta a tabela dos metadados, explicando detalhadamente cada elemento, que, devido ao seu volume de páginas não será transcrita, na íntegra, nesta Ata, mas a ela anexada. A propósito da tabela dos metadados apresentada, houve intensa participação e contribuição por parte dos Conselheiros Rubens e Lamberto. Ao término das discussões, ficou deliberado que o documento Esquema de Metadados irá a Consulta Pública, no período entre 05 de janeiro a 31 de março de 2009, no seu formato atual, com a menção de que o mesmo ainda está sendo trabalhado pela Câmara, especialmente na parte do objeto digital. Além da Consulta Pública, serão realizadas três audiências públicas presenciais, sendo uma no Rio de Janeiro, uma em São Paulo e outra em Brasília. O Conselheiro Pablo indaga da possibilidade de se realizar pelo menos mais duas consultas públicas, uma no Sul e outra no Nordeste. Pablo coloca a Associação de Arquivistas da Bahia-AABA à disposição para custear a audiência a ser realizada no Nordeste. O local poderia ser disponibilizado pelo Arquivo Público Estadual ou pela UFBA. Terminadas as discussões sobre o Esquema de Metadados, a sessão da manhã foi encerrada para o almoço. A sessão da tarde é iniciada com a apresentação pela Senhora Margareth do documento Orientação para Contratação de SIGAD e Serviço, a ser encaminhado à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI), via ofício do CONARQ. Margareth segue lendo o documento, dando ênfase ao fato de que o SIGAD não trata de questões de guarda permanente e explica a diferença entre GED e SIGAD. Encerrada a discussão, fica deliberado que o documento sobre a Orientação para Contratação de SIGAD e Serviço, será encaminhado a SLTI via ofício do CONARQ. Dando Prosseguimento à Reunião, o Senhor Carlos Augusto Ditadi, inicia a apresentação da minuta das recomendações gerais para digitalização de documentos arquivísticos em formatos convencionais, cujo objetivo é auxiliar as instituições detentoras de acervos arquivísticos de caráter permanente, na concepção e execução de projetos e programas de digitalização. Carlos explica que a preocupação do grupo de trabalho foi a questão da qualidade no processo de digitalização, como importante instrumento de acesso simultâneo, local ou remoto, de diferentes gêneros documentais, tais como os documentos textuais, bibliográficos, cartográficos e iconográficos em suportes convencionais, além de contribuir para a preservação física dos documentos. Carlos apresenta vários exemplos de digitalização mal executada, ou seja, sem qualidade arquivística. Apresenta, ainda, um sumário contendo os pontos principais que devem constar de uma recomendação de digitalização de documentos arquivísticos em formatos convencionais, quais sejam: apresentação do projeto de digitalização, público-alvo, o que a recomendação aborda, o que não aborda, o que é a digitalização, por que digitalizar, preparação dos documentos originais para captura, captura da imagem, formatos digitais de imagens digitais, geração de representantes digitais matrizes, modo de cores, metadados, controle de qualidade no processamento técnico de captura, gerenciamento das imagens digitais, acesso, segurança, armazenamento e preservação das imagens digitais, terceirização de serviços de digitalização, modelo de verificação geral, referências e organizações especializadas. Devido ao volume de páginas da minuta do documento Recomendações Gerais Para Digitalização de Documentos Arquivísticos em Formatos Convencionais, a mesma será anexada à presente Ata. Concluídas as discussões, o Presidente do CONARQ encerra a 50ª Reunião do CONARQ.