Ata da 45ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (05/07/2007)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Aos cinco dias do mês de setembro de 2007, no mini-auditório do Arquivo Nacional, na Praça da República nº 173, cidade do Rio de Janeiro, sob a presidência de Jaime Antunes da Silva, Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi realizada a Reunião de Diretores de Arquivos Estaduais. Participaram da reunião os seguintes Conselheiros: representando o Poder Executivo Federal: Patrícia Pessi, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular); Alfredo Tiomno Tolmasquim, do Museu de Astronomia e Ciências Afins – MAST (titular), Selma Braga Duboc do Ministério da Saúde (suplente); representando o Poder Judiciário Federal: Kathya S. O. Campelo Bezerra, do Supremo Tribunal Federal (titular) e Júlio César Sousa Gomes, do Tribunal Superior Eleitoral (titular); representando o Poder Legislativo Federal: Antonio Alberto de Carvalho, do Senado Federal (suplente), Lamberto Ricarte Serra Júnior, da Câmara dos Deputados (titular); representando o Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (titular); representando os Arquivos Públicos Estaduais: Maria Teresa Navarro de Britto Matos, do Arquivo Público do Estado da Bahia (titular); Rosani Gorete Feron, do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (titular); Daysi Lúcia Ramos de Andrade, do Departamento Estadual de Arquivo Público do Paraná (suplente); representando os Arquivos Públicos Municipais: Carlos Roberto Bastos Freitas, do Arquivo Municipal de Campos dos Goytacazes (titular); Cristina Guedes Gonçalves, da Fundação Arquivo e Memória de Santos (titular); representando as Associações Arquivísticas Brasileiras: Clara Marli Scherer Kurtz, da Associação dos Arquivistas do Estado do Rio Grande do Sul (titular); Pablo Soledade da Associação dos Arquivistas da Bahia (suplente); representando as instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia: Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva, da Universidade Federal da Bahia (titular); representando as instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Paulo Knauss, da Associação Nacional de História – ANPUH (titular). Justificaram suas ausências: Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal, representado pelo seu suplente; Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de História - ANPUH, Suely Braga da Silva, CPDOC da Fundação Getúlio Vargas; Daniela Francescutti Martins Hott, da Câmara dos Deputados; Gilson Sérgio Matos Reis, do Arquivo Público da Cidade de Aracajú, Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Público do Estado de São Paulo; Liliana Albertis Henrichs, do Arquivo Histórico Municipal João Spadari Adami. Participaram ainda os seguintes diretores de arquivos estaduais: representando o Arquivo Público Estadual de Alagoas: Geraldo da Silva Filho, Arquivo Público do Estado da Bahia, Maria Tereza Navarro de Britto, Arquivo Público do Estado do Ceará, Márcio de Souza Porto, Arquivo Público de Mato Grosso, José Roberto Stopa, Arquivo Público do Paraná, Daisy Lúcia Ramos de Andrade, Arquivo Público de Pernambuco, Pedro Ferreira de Moura Filho, Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, Paulo Knauss, Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul, Rosani Gorete Feron, Arquivo Público Estadual de Sergipe, Manuel Alves do Prado Neto, Arquivo Público do Amapá, a Coordenadora da Coordenadoria de Preservação do Patrimônio Histórico do Amapá, Adriana Rodrigues da Silva e a Gerente do Arquivo Público do Amapá Ana Cristina da Silva Dias, Arquivo Público Estadual do Amazonas, Ana Holanda Gonçalves, Arquivo Público Estadual do Espírito Santo, Cleidson de Lima e Cilmar Franceschetto, Arquivo Público do Estado do Maranhão, Maria Helena Spínola, Lúcia de Fátima e Irene Morais Leitão, Arquivo Público do Estado de Mato Grosso do Sul, Soraia Ferreira Rodrigues, Arquivo Público do Estado do Pará, Magda Ricci e Lélia Fernandes, Arquivo Público Estadual do Rio Grande do Norte, Maria da Conceição Gurgel. Justificaram suas ausências: Arquivo Histórico do Estado de Goiás: Maria Carmem Lisita, Arquivo Histórico da Paraíba, Denize Jacinto Duarte Loureiro, Arquivo Geral do Estado de Rondônia, Sirley Pereira de Vargas Pinto, Arquivo Público do Estado de Santa Catarina, Maria Teresinha Debatin e Arquivo Geral do Estado do Acre, Daniel Cícero Gonçalves Pena, Arquivo Público e Museu Histórico do Piauí, Síria Emereciana Neponucemo Borges. Não compareceu representante do Arquivo Público de Roraima. Secretariaram os trabalhos Marilena Leite Paes, Coordenadora do CONARQ e a Arquivista Domícia Gomes, substituta da Coordenadora do CONARQ. O Presidente do CONARQ abriu a sessão com a apresentação e discussão do texto revisto e ampliado dos estatutos do Fórum, preparado pelo grupo designado na reunião de ontem, 4 de setembro. Concluídas as discussões e incluídas as alterações propostas, o estatuto foi aprovado. Seguiu-se a eleição da Diretoria Executiva, assim constituída: Presidente - Pedro Ferreira de Moura Filho, Coordenador do Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano, do Estado de Pernambuco; Primeiro Vice-Presidente José Roberto Stopa, Superintendente do Arquivo Público do Estado de Mato Grosso; Segundo Vice-Presidente Maria Teresa Navarro, Diretora do Arquivo Público do Estado da Bahia, Primeiro Secretário Manuel Alves do Prado Neto, Arquivo Público Estadual de Sergipe, e Segundo Secretário Daysi Lúcia Ramos de Andrade, Diretora do Arquivo Público do Paraná. Dando prosseguimento à reunião, o Presidente coloca em discussão os temas previstos na agenda programada, tais como: a questão da jurisdição arquivística, o perfil da instituição arquivística, a criação e/ou atualização dos Sistemas Estaduais de Arquivos, a posição dos arquivos na estrutura governamental, dentre outros, no sentido de que o Plenário do CONARQ possa contribuir com ações que sirvam ao desenvolvimento dos arquivos públicos estaduais, dos tribunais de justiça, de assembléias legislativas e outros entes da administração pública. O Presidente informa que, a partir da questão apresentada na última reunião do Plenário do CONARQ, referente à proposta para que o Arquivo do Estado de São Paulo, então subordinado à Secretaria de Cultura, se transformasse em uma Organização Social (OS), o Plenário deliberou que fosse constituída uma comissão, integrada pela Conselheira Daysi, e pelos Conselheiros Lamberto e Carlos Freitas para elaborar uma proposta de resolução, dispondo sobre o dever do Poder Público no âmbito estadual, do Distrito Federal e municipal, na gestão documental como apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. Enquanto não se prepara a referida resolução e aproveitando o momento de transição política decorrente das recentes eleições para governadores, o Plenário deliberou que fosse encaminhada uma mensagem aos governadores eleitos ou reeleitos e aos secretários de Estado aos quais os arquivos estão subordinados, alertando-os sobre a vital importância dos arquivos como instrumento de planejamento, gestão e controle do Estado, vocacionados para uma função social de dar acesso à informação pública, guardar e preservar o patrimônio documental do país. O Presidente do CONARQ destaca que é importante fortalecer a figura do arquivo como um aparelho do Estado moderno e como instrumento de modernização da própria máquina administrativa, fortalecer o arquivo como órgão central de um sistema de arquivos no âmbito dos Estados e dos Municípios. Para isso os arquivos precisam estar equipados com quadro de pessoal técnico, mediante a abertura de concurso público, ter um bom funcionamento hierárquico na estrutura administrativa, ter sede adequada e gozar de autonomia financeira. Resumindo, os arquivos devem assumir um papel de agentes de transformação no seu âmbito de atuação, e, para isso, o posicionamento do arquivo na estrutura governamental é determinante. Assim, o Presidente do CONARQ, considerando que a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, às necessidades de informação e pesquisa do público em geral, julga que os arquivos devem estar subordinados diretamente à Casa Civil dos governos estaduais ou aos Gabinetes de Prefeitos, visando manter eqüidistância de todas as secretarias de governo, já que o arquivo é responsável pela gestão da documentação e informação de todo Estado, Distrito Federal e município. Justifica seu ponto de vista, acrescentando que o arquivo, posicionado na Casa Civil ou Gabinete de Prefeito, pode normalizar de maneira mais firme as questões voltadas para a gestão de documentos e, quando se tem um bom programa de gestão arquivística, o nível de informação é maior e melhor e, conseqüentemente garantirá arquivos permanentes/históricos mais consistentes. O Presidente do CONARQ diz que se o arquivo fica na área da cultura, tende a ser visto como objeto cultural. Informa que no caso do Arquivo Nacional ter sido transferido do Ministério da Justiça para a Casa Civil da Presidência da República significou uma experiência ímpar, tendo alcançado um significativo desenvolvimento em relação às décadas em que ficou subordinado ao Ministério da Justiça. O Presidente do CONARQ fala, ainda, da distinção que existe entre os arquivos estaduais e os arquivos municipais, sendo estes, células que estão muito mais próximas da comunidade local, por isso é preocupante a questão dos Municípios que não possuem arquivos municipais. Terminada a explanação do Presidente, Pedro Moura, do Arquivo Público de Pernambuco postula uma posição mais fiscalizadora por parte do CONARQ em relação aos arquivos estaduais. O Presidente esclarece que compete aos representantes dos arquivos estaduais no Conselho manterem a presidência informada sobre atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados, bem como sobre o descumprimento da lei de arquivos, para que o CONARQ recomende providências para a apuração e reparação desses atos. Espera-se que os representantes dos arquivos estaduais, especialmente agora, com a criação do Fórum, possam subsidiar o CONARQ com propostas a serem levadas ao Plenário, com vistas ao aperfeiçoamento da política nacional de arquivos por intermédio não só dos Estados como também dos Municípios de cada um desses Estados. A propósito, a Conselheira Rosani sugere que, a cada reunião do CONARQ, seja feito um documento, contendo informações sobre as questões discutidas ou deliberações aprovadas, a ser encaminhado aos arquivos estaduais, que o reproduziriam e enviariam aos arquivos municipais de seu Estado, pois muitos desses arquivos desconhecem a existência do CONARQ e suas potencialidades. O Presidente do CONARQ sugere que seja elaborado um boletim de notícias e criado um banco de e-mails com o apoio dos arquivos estaduais e municipais, com o objetivo de repassar eletronicamente a todos os governadores, prefeitos, secretários de Estado, presidentes de Tribunais de Justiça e de Assembléias Legislativas as informações produzidas no âmbito do CONARQ. Deliberou-se, então, que o CONARQ emitirá um boletim com os principais assuntos discutidos nas reuniões do CONARQ, o qual será encaminhado aos membros do Fórum de Arquivos Estaduais, e estes, por sua vez, socializarão as informações para as autoridades estaduais, municipais e outras que julgarem procedentes. Márcio Porto, do Arquivo Público do Ceará, diz que é importante fortalecer os sistemas estaduais de arquivos. O Presidente lembra que, no Brasil, poucos são os que funcionam de fato e que é intenção do CONARQ fortalecer esses sistemas, esperando que suas ações estimulem a interiorização dos arquivos municipais. José Carlos Stopa sugere que se faça um diagnóstico de situação dos arquivos com a finalidade de se ter uma visão de sua realidade. O Presidente do CONARQ diz que realmente é preciso fazer, com a maior rapidez possível, esse diagnóstico de situação dos arquivos, através de um instrumento de coleta de informações que identifiquem o perfil técnico dessas instituições, seu posicionamento hierárquico, se possuem autonomia administrativa, se contam com quadro de pessoal compatível com suas funções e qual o nível de qualificação da equipe, qual a mensuração/quantificação de seu acervo, se o mesmo recebe tratamento técnico adequado e está disponível para acesso ao público, se os arquivos funcionam em instalações próprias, alugadas ou cedidas, se dispõem de laboratórios de conservação, de serviços de reprodução de documentos, de digitalização, enfim, obter o maior número possível de informações que possibilitem identificar os arquivos que mais precisam de ajuda. A Conselheira Patrícia Pessi sugere que também se inclua no diagnóstico, questões sobre a situação do uso de tecnologias da informação nesses arquivos, pois existem fundos de financiamento para instituições no âmbito estadual e municipal. A partir da análise do quadro de situação dos arquivos, é possível se negociar, junto às instituições gestoras dos referidos fundos, financiamentos de projetos específicos para o uso de TI em arquivos públicos. O presidente solicita que a Conselheira Patrícia Pessi, sugira que tipos de indagação, devam estar contidas no questionário do diagnóstico, que poderiam ser importantes para viabilizar ações financiáveis de programas específicos de governo. A reunião seguiu com grande discussão sobre a questão de financiamento de projetos para arquivos. O Conselheiro Paulo Knauss sugere que seja discutida pelo CONARQ e pelo Fórum uma proposta de criação de uma linha de financiamentos específicos para infra-estrutura de TI, digitalização e microfilmagem de acervos em arquivos. Também foi longamente discutido o posicionamento hierárquico dos arquivos. A maioria dos presentes concordou ser a Casa Civil a melhor posição hierárquica. Concluídos os pronunciamentos e comentários dos participantes, a sessão foi encerrada.