Ata da 27ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (23/11/2002)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às nove horas do dia 23 de novembro de 2002, no Salão Guaratiba, do Rio Othon Palace, na Cidade Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Oswaldo Noman, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular) e Francisca Helena Barbosa Lima, do Instituto Histórico e Artístico Nacional (suplente); representante do Poder Judiciário Federal: Rosemary de Almeida, do Supremo Tribunal Federal (titular); representante do Poder Legislativo Federal: Laila Monaiar, da Câmara dos Deputados (titular); representante do Arquivo Nacional: Maria Izabel de Oliveira (suplente); representantes dos Arquivos Públicos Estaduais: Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular); Talita de Almeida Telemberg, do Arquivo Público do Estado de Santa Catarina (suplente) e Clementino Nogueira de Sousa, do Arquivo Público do Estado do Mato Grosso (suplente); representantes dos Arquivos Públicos Municipais: Júnia Guimarães e Silva, do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (titular); Ivana Denise Parrela, do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (titular) e Ana Célia Rodrigues, do Arquivo Público do Município de Campo Belo (titular); representantes de Instituições mantenedoras de curso superior de Arquivologia: Eliane Braga de Oliveira, da Universidade de Brasília (titular), Wilmara Rodrigues Calderon, da Universidade Estadual de Londrina (suplente) e Maria Odila Kahl Fonseca, da Universidade Federal Fluminense, cujo mandato acabara de expirar; representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Célia Maria Leite Costa (titular) e Regina da Luz Moreira (suplente), ambas do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil ; Jessie Jane Vieira de Souza, da Associação Nacional de História – ANPUH (suplente); Maria Celina D’Araújo (titular) e Antonio Carlos de Souza Lima (suplente), ambos da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS ; Paulo Roberto Martins Brum, do Tribunal de Justiça do Mato Grosso do Sul, participou da reunião, sem direito a voto, a convite da Conselheira Rosemary de Almeida por constar da pauta a discussão do Projeto de Lei sobre autos findos. Justificaram suas ausências: Antonio Thomaz Garcia Junior, do Ministério da Defesa (titular); Ana Maria Varela Cascardo, do Arquivo Nacional (titular); Fausto Couto Sobrinho, do Arquivo Público do Estado de São Paulo (titular) e Ismênia de Lima Martins, da Associação Nacional de História – ANPUH (titular) representados por seus suplentes. Justificaram ainda sua ausência: Wadson Silva Faria, do Tribunal Superior Eleitoral (titular); Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal (titular); Euler Frank Lacerda Barros, da Associação Brasiliense de Arquivologia (titular), cujos respectivos suplentes também não compareceram. Os demais suplentes não compareceram em virtude da presença dos respectivos titulares. O Conselheiro Fausto Couto Sobrinho designou o senhor André Oliva Teixeira Mendes para representá-lo nesta reunião, sem direito a voto por não ser membro do CONARQ Foram convidadas para secretariar os trabalhos da 27ª reunião do CONARQ, Marilena Leite Paes, assessora do Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Rosina Iannibelli de Almeida, da Coordenação do CONARQ. Abrindo a sessão, o Presidente do CONARQ, agradeceu a presença de todos uma vez que a reunião estava sendo realizada no sábado, conforme acordado com todos os Conselheiros, uma vez que na semana de 18 a 22 de novembro ocorreu o II Seminário Internacional de Arquivos de Tradição Ibérica, o qual contou com a participação dos Conselheiros. Justificou, ainda, que a reunião estava sendo realizada no Rio Othon Palace uma vez que o Arquivo Nacional não teria infra-estrutura para fazê-lo, por ser final de semana. Após a explanação procedeu à leitura da agenda da 27º reunião. Apreciação das atas das 25º e 26º reuniões. Na ata da 25º reunião a Conselheira Maria Izabel de Oliveira solicitou a alteração da palavra “encaminhando” por “encaminhamento”, na linha 140, a Conselheira Jessie Jane solicitou alteração nas linhas 158 a 160, uma vez que a transferência do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro não se efetivou para o prédio do antigo DOPS. As alterações propostas foram aceitas por todos e a Ata foi aprovada. O Presidente do CONARQ, após aprovação do Plenário, colocou como primeiro ponto de pauta o Relato sobre as atividades da Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística, devido a compromissos do relator Vitor Manoel Marques da Fonseca. A Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística, instalada no mês de setembro de 2001, encontra-se, no momento, discutindo quais os elementos básicos da área de identificação, adaptando à realidade brasileira as normas internacionais de descrição arquivística. A Câmara está, ainda, elaborando uma bibliografia de referência e propondo, a exemplo da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, a criação de uma subpágina na Web com a finalidade de veicular informações sobre o andamento dos trabalhos, atas das reuniões, bibliografia, informes relacionados à questão da normalização da descrição arquivística no Brasil, além de assuntos considerados de interesse para os membros da Câmara Técnica. Aproveitando o envio das Normas ISAD a uma série de instituições, procedeu-se à elaboração de um questionário sobre a utilização destas normas, respondido, até o momento, por cerca de 19% do universo atingido, mas representativo de instituições que conhecem as normas internacionais. A Câmara Técnica coloca à disposição o e-mail normdesk@yahoo.com.br, além do e-mail do CONARQ para troca de informações, bem como divulgação dos trabalhos na área. Propôs, também, a criação de membros correspondentes, que seriam o contato da Câmara Técnica para fomentar as discussões junto às respectivas áreas de atuação. Apresentação do Relatório do CONARQ: 1994-2002. O Presidente propôs que o relatório fosse encaminhado, por e-mail, a todos os Conselheiros do CONARQ desde sua criação, bem como a todos os membros das Câmaras Técnicas e Setoriais e das Comissões Especiais e Grupos de Trabalho. Relato sobre as atividades da Câmara Técnica de Conservação de Documentos: relatora Ingrid Beck. Reformulada pela Portaria nº 59, de 16 de novembro de 2001, esta Câmara Técnica tem por objetivo atender a demandas de normatização e criação de instrumentos metodológicos, técnicos e normativos visando à questão de preservação dos suportes físicos dos acervos documentais dos arquivos públicos e privados. No primeiro momento, a Câmara está voltada para estudos relativos ao mobiliário adequado para arquivos, desde a parte de funcionalidade, resistência, espessura, desenho e material utilizado; ao tipo de material próprio para confecção de embalagens para acondicionamento de acervos nos diversos suportes. Alertou para que os especialistas, após estudos e experiências, elaborem as especificações próprias e não fiquem atrelados às condições que a indústria oferece. Ingrid Beck relatou que a comunicação entre os membros da Câmara Técnica se dá por meio de uma lista fechada de discussão, via correio eletrônico e que o grupo pretende convidar a especialista em ventilação, Francisca Toledo, para participar das discussões. O Conselheiro Geraldo Mártires propôs, a exemplo de algumas Câmaras Técnicas, a criação de uma sub-página na Web visando receber contribuições e democratizando as informações. O Conselheiro Oswaldo Noman propôs a inter-relação da Câmara Técnica de Conservação de Documentos com a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. O Presidente comunicou que havia recebido e encaminhado à Câmara Técnica uma proposta sobre normas de segurança elaborada pela técnica Maria Aparecida Remédios, do Arquivo Edgard Leuenroth, que envolve segurança do prédio, do acervo, das pessoas; criação de CIPAS, alarme de segurança contra incêndio, sistema de emergência. Informou, ainda, que havia tido contato com duas técnicas, uma da área de preservação do Museu de Astronomia e Ciências afins e outra do INMETRO no sentido de que houvesse uma recomendação que pudesse se constituir em uma norma da ABNT envolvendo as questões de segurança nos arquivos. Relato sobre as atividades da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: relatora Rosely Curi Rondinelli. Reformulada pela Portaria nº 60, de 7 de março de 2002, esta Câmara Técnica tem por objetivo sugerir normas e procedimentos técnicos, bem como instrumentos legais para a gestão e a preservação de documentos arquivísticos eletrônicos. Ao longo deste ano foram realizadas reuniões mensais, além de uma palestra, aberta ao público, em parceria com o Centro de Informações Nucleares, da Comissão de Energia Nuclear, proferida pelo técnico Sérgio Falcão, representante da Câmara dos Deputados na Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. A Câmara Técnica mapeou e discutiu alguns projetos sobre gestão de documentos arquivísticos eletrônicos desenvolvidos nos Estados Unidos, Canadá e Austrália e elaborou os seguintes produtos: perguntas e respostas sobre documentos eletrônicos a partir do enfoque arquivístico; levantamento de bibliografia e legislação brasileira sobre o tema; resenha sobre os projetos internacionais estudados pelos membros. Este material está disponibilizado na página do CONARQ com as perguntas e respostas consideradas mais freqüentes como: o que é documento arquivístico?; o que é documento eletrônico?; o que é documento arquivístico eletrônico?; a correspondência eletrônica é um documento arquivístico?; As páginas de um website são documentos arquivísticos?; os recursos como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED e outros adotados pela administração pública, como o Sistema de Administração de Pessoal – SIAPE e o Sistema de Administração Financeira – SIAFI podem se considerados sistemas eletrônicos de gestão de documentos arquivísticos?; o que é um sistema de gestão de documentos arquivísticos?; o que é um sistema eletrônico de gestão de documentos arquivísticos? Com a intenção de promover o debate foi disponibilizado um message board. A Câmara Técnica subsidiou a comissão organizadora do II Seminário Internacional de Arquivos de Tradição Ibérica, cujo tema central foi “. Documentos Eletrônicos: gestão e preservação”, indicando profissionais dos Estados Unidos, Canadá e Austrália para ministrarem palestras e workshops. Carlos Augusto Silva Ditadi, membro da Câmara Técnica, complementou afirmando a importância do Seminário e dos workshops que contaram com a participação de grandes especialistas proporcionando ampla discussão sobre um tema em que não há solução definida em nenhuma instituição. No documento eletrônico o processo é instantâneo, a produção, a preservação, a avaliação e a tramitação ocorrem simultaneamente, para isso há necessidade de se ter profissionais especializados, normas técnicas e metodologias para dar conta, principalmente, da gestão e preservação do documento eletrônico e do papel das instituições arquivísticas nos projetos do governo eletrônico. Apresentação de novas propostas de projeto de lei sobre autos findos, face ao parecer da Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil da Presidência da República: relatora Rosemary de Almeida. O Presidente esclarece ao Plenário que o CONARQ encaminhou a subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil parecer de que não havia, no seu entender, necessidade de lei específica para alterar o art. 1215, da Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973, Código de Processo Civil, que dispõe sobre a guarda e a destinação de autos findos, uma vez que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 9º dispõe “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização de instituição pública, na sua esfera de competência”. No entanto, no entender da Casa Civil, a Lei nº 8.159 não disciplina a matéria que trata o art. 1.215 do Código de Processo Civil, portanto, não regula a destruição de autos de processos judiciais findos. Diante deste fato o Presidente solicitou ao Grupo de Trabalho, atualmente Câmara Setorial sobre Arquivos do Poder Judiciário que analisasse a matéria e elaborasse um Projeto de Lei dando nova redação ao art. 1.215, da Lei nº 5.869/73. A relatora e presidente da Câmara Setorial apresentou ao Plenário a proposta do Projeto de Lei que, após discussão e propostas, foi aprovado pelo Plenário e é parte integrante desta ata. Este Projeto de Lei será encaminhado a Subchefia de Assuntos Jurídicos da Casa Civil para os encaminhamentos necessários. Encerrou-se, em seguida, a reunião.