Ata da 23ª Reunião Plenária ordinária do CONARQ (10/12/2001)

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Às dez horas do dia 10 de dezembro de 2001, na sala 605 do edifício-sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, reuniu-se o Plenário do CONARQ, estando presentes os seguintes Conselheiros: Jaime Antunes da Silva, Presidente; representantes do Poder Executivo Federal: Sueli Amélia Maffia, do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (suplente) Poder Judiciário Federal: Rosemary de Almeida, do Supremo Tribunal Federal e Wadson Silva Faria, do Tribunal Superior Eleitoral (titulares); representantes do Poder Legislativo Federal: Francisco Maurício da Paz, do Senado Federal e Kátia Isabelli de Bethânia Melo de Souza, da Câmara dos Deputados (titulares); representante do Arquivo Nacional: Ana Maria Varela Cascardo (titular) e Maria Izabel de Oliveira (suplente); representante dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal: Geraldo Mártires Coelho, do Arquivo Público do Estado do Pará (titular); representante dos Arquivos Públicos Municipais: Júnia Guimarães e Silva do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro e Ivana Denise Parrela, do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte (titulares) e Ana Célia Rodrigues, do Arquivo Público e Histórico da Cidade de Campinas (suplente); representante de Associações de Arquivistas: Euler Frank Lacerda Barros, da Associação Brasiliense de Arquivologia – ABARQ, (titular); representantes de instituições não-governamentais da área de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais: Maria Celina D’Araújo, da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais – ANPOCS e Luciana Quillet Heymann , do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil (titulares). Participou, ainda, a Sra. Célia Corsino, do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN, órgão convidado a representar o Poder Executivo Federal, até que se formalize a designação oficial daquele Instituto. Justificaram suas ausências: Antônio Thomaz Lessa Garcia Junior, do Ministério da Defesa (titular) que designou Ana Maria da Conceição Santos para substituí-lo, sem direito a voto por não ser membro do CONARQ, Oswaldo Noman, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (titular); Maria Odila Kahl Fonseca, da Universidade Federal Fluminense; Lana Lage Gama Lima, da Associação Nacional de Professores de História – ANPUH. Foram convidadas para secretariar os trabalhos da 23ª reunião do CONARQ, Marilena Leite Paes, assessora do Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Rosina Iannibelli de Almeida, da Coordenação do CONARQ. Abrindo a sessão, o Presidente do CONARQ comunicou que estas duas últimas reuniões contarão com a presença tanto dos Conselheiros com mandatos expirados quanto dos novos Conselheiros a serem nomeados. Passou, então, à leitura da pauta, comunicando que a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos seria instalada naquela manhã. Solicitou aos Conselheiros que se apresentassem aos novos membros, agradecendo a colaboração relevante que vêm prestando para a construção da política nacional de arquivos, criando instrumentos legais, visando a preservação da documentação de interesse, não só para a nossa história como também para a administração pública, garantindo a defesa dos direitos do cidadão e a preservação do patrimônio documental do nosso país. Em seguida foram apreciadas as atas da 21ª e 22ª reuniões, realizadas em 11 e 12 de junho respectivamente. A ata da 21ª reunião contém dois anexos: proposta de criação do Sistema de Gestão de Arquivos do Poder Executivo Federal – SIGA e o relatório do Congresso Brasileiro de Arquivos do Poder Judiciário. A Conselheira Maria Izabel de Oliveira propôs alterações nas linhas 113 e 114 que, após aprovação do Plenário, passou a ter a seguinte redação: o Censo está sendo patrocinado pelo Ministério da Educação, Cultura e Desporto da Espanha, com uma importância equivalente a 17 milhões de pesetas. Com relação à ata da 22ª reunião o Conselheiro Geraldo Mártires Coelho propôs uma pequena alteração nas linhas 89 e 90 que, após aprovação do Plenário, passou a ter a seguinte redação: Já foram microfilmados, no Arquivo Ultramarino, um milhão de fotogramas de interesse para o Projeto Resgate Barão do Rio Branco. Passou-se, então, à instalação da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, reformulada nesta data, uma vez que o Governo Federal vem estimulando a produção de documentos em suporte eletrônico, em decorrência da edição do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro de 1999, da Casa Civil da Presidência da República, que “estabelece regras para a redação de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo”. O Art. 57-A determina que “a partir de 1º de janeiro de 2001, os documentos a que se refere este Decreto somente serão recebidos, na Casa Civil da Presidência da República, por meio eletrônico” .A partir de então os membros da Câmara apresentaram sugestões visando aprofundar as discussões e aprimorar os textos legais existentes no Congresso Nacional, entre eles, o substitutivo ao projeto de Lei nº 3.173 – C, de 1997, de autoria, do Senador Sebastião Rocha. O Presidente lembrou que a Lei nº 8.159, a Lei de Arquivo, já preconiza o documento eletrônico, na medida em que se consideram arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Diante disso, entendia que, não haveria necessidade de lei específica para reconhecer o valor legal do documento eletrônico, bastando, para isso regulamentar procedimentos. Continuando, disse que a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos tinha um papel extremamente importante vez que deverá estabelecer os procedimentos capazes de garantir a legitimidade aos documentos produzidos eletronicamente, bem como arrolar os requisitos necessários a sua produção e à preservação dos registros como elementos de prova a qualquer tempo. Dever-se-ia, ainda, prescrever recomendações quanto ao trâmite e armazenagem do documento eletrônico, quanto à migração dos dados em virtude da obsolescência dos suportes ou das linguagens dos sistemas para garantir a fidedignidade das informações. Espera-se que esta Câmara Técnica proponha ao Plenário do Conselho, como produto de seus estudos, resoluções que venham a se consolidar como uma norma brasileira de produção de documento eletrônico, a exemplo da Câmara Técnica de Normalização da Descrição Arquivística, criada com o objetivo de elaborar normas brasileiras para a descrição da documentação arquivística. Passou-se, então, à apresentação dos membros da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, constituída por: Carlos Augusto Silva Ditadi, do Conselho Nacional de Arquivos, Roseli Curi Rondinelli, do Museu do Índio, José Maria Jardim, da Universidade Federal Fluminense, José Henrique Moreira Lima Neto, advogado, Luiz Roberto Amaral Varreto, da Casa Civil da Presidência da República, Maria Izabel de Oliveira, do Arquivo Nacional, Carmem Teresa Coelho Moreno, da Fundação Biblioteca Nacional, Luiz Fernando Sayão, da Comissão Nacional de Energia Nuclear, Capitão-de-Corveta Marcos Oliveira Marques, Capitão-Tenente Márcia Helena de Carvalho Ramos, do Comando da Marinha. O Presidente do CONARQ informou que os membros desta Câmara Técnica deverão escolher seu presidente e estabelecer seu Plano de Trabalho. Em seguida, passou a palavra aos membros da Câmara Técnica. O advogado José Henrique, após agradecer o convite para integrar a referida Câmara relatou os contatos mantidos com técnicos da Presidência da República e do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, mais especificamente com o Sr. Pedro Paulo Lemos Machado, alertando sobre a necessidade da normalização quanto à utilização das tecnologias da informação, bem como a adoção de procedimentos capazes de conferir aos documentos eletrônicos os atributos indispensáveis para garantir seu valor legal. O Capitão-de-Corveta Marcos Oliveira Matos e a Capitão-Tenente Márcia Helena Carvalho Ramos, relataram a experiência sobre o trabalho que está sendo realizado na Marinha, esclarecendo que há mais de cinco anos praticamente todos os oficiais têm assinatura digital, porém, os documentos, gerados por via eletrônica, são, ainda, distribuídos em papel. O Presidente alertou para o fato de que, agora, a tendência é de se abolir cópias em papel, mantendo-se apenas o registro eletrônico. A Capitão-Tenente Márcia falou que ainda existe na Marinha uma norma, segundo a qual, de toda a documentação gerada e assinada eletronicamente, deve ser extraída cópia em papel, considerando a ausência de normalização, já referida, capaz de garantir a legalidade do documento eletrônico. Apesar dos recentes dispositivos legais editados pelo governo sobre a implantação e funcionamento das Chaves Públicas não se tem a garantia de que um documento assinado eletronicamente, seja aceito com prova, por exemplo, num processo na Justiça. A propósito, o Presidente teceu comentários sobre a utilização, num mesmo processo, ora de meios analógicos, ora de meios digitais, além de arrolar outros problemas decorrentes da adoção de sistemas informatizados, tais como a caducidade de suportes, de linguagem operacional, de máquinas etc. Carmem Tereza, da Fundação Biblioteca Nacional, manifestou sua preocupação quanto às instituições que não têm sequer uma política de gestão de documentos em papel; como terão uma política de gestão de seus documentos eletrônicos? Quando se discute uma política de gestão de documentos na administração publica federal é necessário incluir todos os tipos de suportes. Ana Maria Cascardo ressaltou a importância de ser realizado um trabalho junto aos órgãos públicos no sentido de conscientizar seus dirigentes e demais servidores sobre o valor da informação para que a aplicação das novas tecnologias garanta a adequada preservação dos documentos eletrônicos, uma vez que os softwares sofrem freqüentes atualizações. Júnia Guimarães levantou a questão do armazenamento de informações cadastrais, que por sua natureza são atualizadas periodicamente. Como serão preservadas as informações anteriores? Wadson Faria alerta que a informática entrou no nosso cotidiano para substituir ações tradicionais. Os problemas que a informática enfrenta hoje, de guarda, de acesso, de reconhecimento, de legalidade ocorrem, na realidade, pela falta de organização dos acervos, sob o aspecto físico. A informática vai automatizar esses processos. Maria Izabel considerou que já existem meios para o tratamento físico do acervo, como a classificação e avaliação da documentação. É necessário aglutinar a área de informática à de gestão da documentação. O Presidente comunicou a intenção de convidar a Sra. Luciana Duranti para participar de um Workshop onde serão apresentadas e discutidas as várias experiências, nessa área, ocorridas em nível internacional. Propôs, ainda, que a Câmara Técnica formule regulamentações visando ao estabelecimento de uma norma brasileira, para produção, tramitação, fluxo e armazenagem do documento eletrônico. Após a pausa para o almoço, o Presidente do CONARQ reiniciou a reunião apresentando as últimas alterações propostas, pela assessoria jurídica da Casa Civil, relativas ao Decreto de Consolidação da Legislação Arquivística: alteração do título do Capítulo IV de “Gestão dos Documentos Públicos Federais” para “Da Gestão dos Documentos da Administração Pública Federal”; transferir os itens III e IV, do Art. 15 para o Art. 22, § 2º, itens IV e V Após a apresentação das alterações propostas e discussão das mesmas, o Conselheiro Wadson sugeriu que, no § 2º, do Art. 3º; se acrescente o termo “Federal” após a palavra Senado. Com relação aos itens III e IV do Art. 15, o Presidente sugeriu que não fossem transferidos para o Art. 22, uma vez que o Art. 17, § 1º e 2º se referem às empresas em processo de desestatização, podendo-se incluir as empresas públicas e as sociedades de economia mista neste dispositivo. O Plenário aprovou as propostas apresentadas pelo Conselheiro Wadson e pelo Presidente do CONARQ. Em seguida passou-se à discussão do novo Regimento Interno do CONARQ, alterado em decorrência do Decreto mencionado anteriormente. O Presidente esclareceu que o Regimento, ora apresentado, estabelece, na Seção 4, as competências das Câmaras Setoriais, de caráter permanente, visando identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas, que repercutirem nas estruturas e organização de segmentos e princípios de arquivos. Os termos em negrito foram sugestões do Plenário e aprovadas. Com relação à Seção I, DO PLENÁRIO, Art. 11 Ao Plenário Compete: I – “aprovar o Regimento Interno do CONARQ, bem como eventuais alterações, a ser encaminhado ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República”, o Plenário sugeriu alterar para “Propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República alterações neste Regimento”. O Presidente esclareceu que o novo Regimento Interno do CONARQ será baixado por Portaria da Casa Civil, uma vez que o Decreto nº 4.073/2002 assim o determina. Por conseguinte a Resolução nº 9 será revogada. Passou-se à discussão do Parecer do CONARQ sobre eliminação de autos findos. A Conselheira Rosemary de Almeida informou que a matéria está sendo objeto de apreciação na Advocacia Geral da União, propondo que se aguarde a conclusão desses estudos para, então, se apreciar a matéria. Em seguida, o Presidente passou à discussão da proposta apresentada pela ABGII no sentido de que o CONARQ, a Casa Civil da Presidência da República, o Ministério da Justiça, o Arquivo Nacional e a ABGII solicitem, ao Secretário da Receita Federal, uma Instrução Normativa, revogando o Parecer CST 21/80. O Plenário deliberou por não acatar a solicitação, uma vez que o referido Parecer está baseado no Art. 195, do Código Tributário, aprovado por Lei Complementar, o qual, portanto, só poderá ser alterado por uma nova Lei Complementar. Outro ponto levantado pela ABGII refere-se à Portaria nº 17, de 30 de março de 2001, do Ministério da Justiça, que determina, em seu Art. 1º que as empresas e os serviços notariais e de registro que exerçam atividades de microfilmagem de documentos ficam obrigadas a se registrar no Ministério da Justiça, nos termos do art. 15 da Lei de Microfilmagem e ao Parágrafo Único que estabeleceu “ficam igualmente, sujeitos ao registro os detentores dos documentos a serem microfilmados e bem assim os órgãos públicos que microfilmem documentos de terceiros”. O Plenário deliberou solicitar, ao Ministério da Justiça, a supressão deste parágrafo único. Encerrou-se, em seguida, a reunião.