Ata da 112ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (18/12/2025)

MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS

ATA DE REUNIÃO

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ

112ª REUNIÃO PLENÁRIA ORDINÁRIA

Aos dezoito dias do mês de dezembro do ano de dois mil e vinte e cinco, às quinze horas, na sala virtual do Teams, com transmissão pelo YouTube e pelo Facebook, https://www.youtube.com/@conselhonacionaldearquivos e https://www.facebook.com/ConselhoNacionaldeArquivos, realizou-se a 112ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ, convocada em oito de dezembro de dois mil e vinte e cinco. Participantes. Participaram da reunião: a Presidente do CONARQ, Mônica Lima e Souza; a Presidente do CONARQ substituta, Sheila Christina Mueller Mello; a Secretária-Executiva do CONARQ, Domícia Gomes; a Representante do Poder Executivo Federal, Eva Vilma Barbosa Soares (titular), pelo MGI; o Representante do Poder Judiciário Federal, Marcelo Jesus dos Santos (suplente), pelo Supremo Tribunal Federal (STF); a Representante do Poder Legislativo Federal, Marília Portela Oliveira (titular), pelo Senado Federal; o representante dos arquivos públicos estaduais e do Distrito Federal, Daniel Guimarães Elian dos Santos (titular), pelo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ); a Representante dos Arquivos Públicos Municipais, Nadia Csoknyai Del Monte Kojio (titular), pelo Arquivo Público do Município de São José dos Campos, e Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira (suplente), pelo Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro; a Representante de Associações de Arquivistas, Leide Mota de Andrade (titular), pelo Fórum Nacional das Associações de Arquivologia do Brasil (FNArq); bem como esteve presente como convidada a presidente da Câmara Técnica de Avaliação de Arquivos Privados e Comunitários (CTAAPC), Maria Elizabeth Brea Monteiro. A conselheira titular Beatriz Kushnir e seu suplente, o conselheiro Renato Pinto Venâncio, justificaram ausência. Pauta: 1. Apreciação e aprovação da Ata da 111ª Reunião Plenária Ordinária realizada em 7 de outubro de 2025; 2. Apreciação do parecer referente à solicitação de reconhecimento do Acervo Privado da Casa Edison como de interesse público e social; 3. Apresentação do relatório final da Câmara Técnica Consultiva de Estudos de Usuários, que inclui, em seu apêndice D, "Princípios e diretrizes para o desenvolvimento de políticas, programas e ações voltadas aos Estudos de Usos e Usuários em Arquivos e Serviços arquivísticos"; Ponto 4 (incluído). Situação do acervo localizado no prédio do antigo Instituto Médico Legal (IML). Informes. Abertura. A Presidente do CONARQ declarou aberta a 112ª Reunião Plenária, saudou os participantes e informou que houve sugestão de inclusão de pauta, apoiada por conselheiros, destacando-se como tema mais urgente a situação do acervo localizado no prédio do antigo Instituto Médico Legal (IML), além do assunto sobre a inclusão de referências aos arquivos no Plano Nacional de Cultura (2025–2035); propôs-se que, transcorrida uma hora de reunião, fosse avaliada a inclusão de um ponto na pauta do dia, inclusive com a manifestação do conselheiro Daniel Elian no sentido de realizar breve relato sobre a situação. Quanto aos demais temas sugeridos para inclusão, a Presidência propôs que fossem apreciados em reunião extraordinária a ser realizada no mês de janeiro, considerando que, nesse período, a Comissão Organizadora Nacional da Conferência Nacional de Arquivos deverá apresentar ao CONARQ o resultado de seus trabalhos, o que já demandará convocação extraordinária. A Presidência solicitou que os limites de tempo previamente indicados para cada item fossem flexibilizados, caso necessário, para viabilizar a inclusão do novo ponto. Submetida à apreciação do Plenário, a pauta foi aprovada, sem manifestações contrárias, deliberando-se pelo prosseguimento da reunião nos termos apresentados. Passou-se, então, à apreciação do ponto: 1. Apreciação e aprovação da Ata da 111ª Reunião Plenária Ordinária realizada em 7 de outubro de 2025. A Presidência submeteu à apreciação a minuta de ata da 111ª Reunião Plenária e indagou se haveria reparos ao texto, solicitando que eventuais alterações de caráter substantivo fossem encaminhadas por escrito à Secretaria-Executiva. A conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio manifestou-se para solicitar a correção da grafia de seu nome, esclarecendo que não possui acento. A Presidência acolheu a observação, determinando o ajuste. Em seguida, o conselheiro Daniel Elian registrou observação quanto à redação constante na página 10, última frase, onde se menciona “Fórum dos Arquivos Estaduais”. Sugeriu que fosse substituída por “Rede Estadual de Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal”, a fim de conferir maior precisão terminológica. A proposta foi acolhida. Não havendo outras manifestações, a Presidência submeteu a ata à aprovação, considerando as duas correções indicadas. A Secretaria-Executiva informou que procederá aos ajustes e reenviará a versão consolidada. Não havendo manifestações contrárias, a ata da 111ª Reunião Plenária Ordinária realizada em 7 de outubro de 2025 foi aprovada, com as correções registradas. Ponto 2. Apreciação do parecer referente à solicitação de reconhecimento do Acervo Privado da Casa Edison como de interesse público e social. A Presidência informou que o parecer foi elaborado pela Câmara Técnica de Avaliação de Arquivos Privados e Comunitários, instituída pelo Decreto nº 12.599, de 28 de agosto de 2025, e indicou que a Sra. Maria Elizabeth Brea Monteiro procederia à apresentação do parecer. A Sra. Maria Elizabeth Brea Monteiro, representando a Câmara Técnica de Avaliação de Arquivos Privados e Comunitários, procedeu à apresentação do parecer referente à solicitação de reconhecimento do Acervo Privado da Casa Edison como de interesse público e social. Inicialmente, registrou agradecimento pela oportunidade de expor o parecer e informou que realizaria a leitura do texto, seguida de breve apresentação visual com imagens do acervo obtidas durante visita técnica; esclareceu que o acervo pertence aos irmãos Marta Prochnik, Victor Prochnik e Maurício Leon Prochnik, bisnetos de Frederico Figner (1866–1947), fundador da Casa Edison, sendo Marta Prochnik a responsável pela guarda e pela condução do processo de destinação. Na contextualização histórica, destacou que a Casa Edison, fundada em 1900, na cidade do Rio de Janeiro, constituiu marco inaugural da indústria fonográfica brasileira, sendo a primeira gravadora a atuar sistematicamente no registro, produção e comercialização da música popular no país; ressaltou a atuação pioneira de Frederico Figner na introdução e difusão de tecnologias sonoras, inicialmente com gravações em cilindros de cera e, posteriormente, com a produção industrial de discos; mencionou a associação, em 1912, com a empresa alemã International Talking Machine – Odeon, que resultou na instalação da Fábrica Odeon, no bairro da Tijuca, marco da produção industrial de discos no Brasil sob o regime de gravações acústicas; enfatizou ainda o papel empresarial da Casa Edison na estruturação da cadeia fonográfica nacional, por meio do estabelecimento de relações contratuais internacionais, aquisição de equipamentos, desenvolvimento técnico-artístico das gravações, contratação de intérpretes e implementação de estratégias de comercialização e distribuição em âmbito nacional; destacou registros emblemáticos vinculados à Casa Edison, como a gravação de “Isto É Bom”, de Xisto Bahia, em 1902, e “Pelo Telefone”, de Donga e Mauro de Almeida, em 1917, marcos da música popular brasileira. Quanto à caracterização do acervo, informou que o conjunto documental abrange, predominantemente, o período de 1911 a 1936, sendo estimado em aproximadamente 17.000 itens, acondicionados majoritariamente em caixas-arquivo, além de pacotes e envelopes. Entre as principais tipologias documentais, ressaltou partituras manuscritas, contratos de cessão de direitos autorais, documentos contábeis e administrativos, correspondências comerciais e 368 discos de 78 rotações por minuto, além de algumas matrizes de gravação. No que se refere ao estado de conservação, informou que a maior parte dos documentos apresenta conteúdo íntegro e legível, classificado como em bom estado geral, embora necessite de higienização e recondicionamento; apontou a necessidade de medidas de conservação preventiva, incluindo higienização, desmetalização, substituição de invólucros e controle ambiental; relatou que o acervo se encontra, atualmente, armazenado em imóvel residencial no bairro do Jardim Botânico, em ambiente com elevada umidade, acondicionado parcialmente em estantes metálicas e caixas-arquivo, mas também em sacos plásticos, envelopes e caixas de papelão, havendo riscos decorrentes de acidez do papel, presença de fungos, oxidação de tintas metaloácidas, dobras, fragmentações e elementos metálicos; registrou ainda que existem conjuntos documentais relacionados à Casa Edison sob custódia de outras instituições, como a Biblioteca Nacional, o Instituto Moreira Salles, o Museu da Imagem e do Som do Rio de Janeiro e o Arquivo Nacional, sendo o acervo ora analisado complementar a esses fundos, especialmente por reunir documentação original relativa à cessão de direitos autorais, contratos e processos administrativos da empresa. A Câmara Técnica manifestou-se favoravelmente ao reconhecimento do Acervo Privado da Casa Edison como de interesse público e social, nos termos da Resolução CONARQ nº 47/2021, destacando sua relevância histórica, cultural, musicológica e probatória, bem como sua contribuição para as políticas públicas de preservação e difusão do patrimônio documental brasileiro. Encerrada a apresentação, a Sra. Maria Elizabeth Brea Monteiro colocou-se à disposição para esclarecimentos e solicitou a apreciação do parecer pelo Plenário. A Presidência franqueou a palavra aos conselheiros, com a coordenação das inscrições pela Secretaria-Executiva. A conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio manifestou preocupação quanto ao estado de conservação do acervo, especialmente em relação à presença de tinta ferrogálica e ao acondicionamento em materiais plásticos, bem como à identificação de possível dano por umidade em uma das caixas apresentadas nas imagens; indagou se haveria previsão concreta para o tratamento da documentação, ressaltando a urgência de estabilização da tinta metaloácida, diante do risco de corrosão e perda de informação. Em resposta, a Sra. Maria Elizabeth Brea Monteiro esclareceu que, durante a visita técnica, a detentora do acervo manifestou interesse em obter o reconhecimento como de interesse público e social justamente para viabilizar a captação de recursos por meio de editais de fomento, destinados à higienização, organização e tratamento técnico do conjunto documental; informou ainda que a intenção da família é realizar o tratamento prévio da documentação para, posteriormente, efetuar a doação à instituição pública, ampliando o acesso e assegurando condições adequadas de preservação. O conselheiro Marcelo Jesus dos Santos parabenizou a Câmara Técnica pelo trabalho desenvolvido, ressaltando a relevância do acervo diante da escassez de documentação dessa natureza no país e a urgência de ações voltadas à preservação e difusão do conjunto documental. A conselheira Leide Mota de Andrade reforçou que a solicitante demonstra preocupação em realizar previamente a higienização, identificação e organização do acervo antes da doação, justamente para evitar que a instituição recebedora enfrente dificuldades imediatas de tratamento, destacando que o reconhecimento pelo Conselho constitui etapa estratégica para viabilizar a captação de recursos. A conselheira Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira também parabenizou a Câmara Técnica e sugeriu que, enquanto não houver captação de financiamento, o Arquivo Nacional possa oferecer orientações técnicas mínimas quanto às condições ambientais e de acondicionamento, a fim de mitigar riscos imediatos à documentação. Em resposta, a Sra. Maria Elizabeth Brea Monteiro agradeceu as manifestações e destacou que o trabalho foi desenvolvido de forma coletiva pela Câmara Técnica; informou que, durante a visita técnica, foi possível constatar o cuidado da família com o acervo e seu entendimento acerca da importância histórica e cultural do conjunto documental. Quanto à sugestão apresentada, a Secretaria-Executiva do CONARQ colocou-se à disposição para articular com as áreas técnicas competentes possíveis orientações aos detentores do acervo. Não havendo outras manifestações, a Presidência registrou a percepção de consenso quanto ao mérito da proposta e submeteu à deliberação do Plenário o reconhecimento do Acervo Privado da Casa Edison como de interesse público e social. Não havendo manifestações contrárias, o parecer foi aprovado por unanimidade, nos termos da Resolução CONARQ nº 47/2021. A Presidência parabenizou a Câmara Técnica pelo trabalho realizado e registrou a importância da decisão para a preservação do patrimônio documental brasileiro. Ponto 3. Apresentação do relatório final da Câmara Técnica Consultiva de Estudos de Usuários, que inclui, em seu apêndice D, "Princípios e diretrizes para o desenvolvimento de políticas, programas e ações voltadas aos Estudos de Usos e Usuários em Arquivos e Serviços arquivísticos". A Presidência anunciou a apresentação do Relatório Final da Câmara Técnica Consultiva de Estudos de Usuários, o qual inclui, em apêndice, os princípios e diretrizes para o desenvolvimento de políticas, programas e ações voltadas aos estudos de usos e usuários em arquivos e serviços arquivísticos; registrou-se que a reunião transcorria dentro do tempo previsto e reiterou-se que, ao completar uma hora de duração, seria deliberada a inclusão, na pauta, do item referente ao acervo do IML, conforme proposta anteriormente apresentada; considerando o andamento dos trabalhos até este momento, a Presidência avaliou como favorável a possibilidade de inserção do referido tema, a ser confirmada após a apreciação do relatório. Em seguida, foi concedida a palavra à conselheira Leide Mota de Andrade, integrante da Câmara Técnica Consultiva de Estudos de Usuários, para proceder à apresentação do relatório final. A conselheira Leide Mota de Andrade procedeu à apresentação do Relatório Final da Câmara Técnica Consultiva de Estudos de Usuários, previamente encaminhado aos conselheiros juntamente com a minuta dos princípios e diretrizes constantes de seu apêndice. Inicialmente, informou que realizaria uma síntese do relatório, considerando sua extensão, a fim de assegurar a objetividade da exposição e possibilitar a compreensão do conteúdo também pelo público que acompanhava a reunião; esclareceu que a Câmara Técnica foi instituída pela Portaria nº 200, de 12 de dezembro de 2024, tendo concluído seus trabalhos no prazo de um ano; destacou que o ponto de partida da Câmara foi o entendimento de que os estudos de uso e de usuários são fundamentais para reconhecer as necessidades informacionais das comunidades, fortalecer o protagonismo social dos usuários e subsidiar o planejamento de ações, produtos e serviços arquivísticos orientados pelo acesso, uso e apropriação da informação. Diante da escassez de literatura arquivística sistematizada sobre o tema, a Câmara estruturou suas atividades com base em mapeamento teórico e empírico, visando propor fundamentos, princípios e diretrizes para o desenvolvimento de políticas, programas e ações voltadas aos estudos de uso e usuários em arquivos e serviços arquivísticos no âmbito nacional. Do ponto de vista conceitual, ressaltou que a proposta buscou posicionar o usuário como agente ativo e protagonista dos processos arquivísticos, superando abordagens centradas exclusivamente nos documentos ou nos profissionais; enfatizou que a centralidade no acesso e no uso reforça a dimensão de inclusão e responsabilidade social dos arquivos, ampliando sua função educativa. Quanto à metodologia, informou que os trabalhos envolveram pesquisa bibliográfica sobre estudos de usuários e políticas informacionais; elaboração e validação de instrumento de coleta de dados composto por 28 questões distribuídas em sete seções; realização de pré-teste com profissionais da área; reuniões técnicas com servidores do Arquivo Nacional; e submissão do projeto ao Comitê de Ética em Pesquisa, com obtenção das anuências institucionais necessárias. Após aprovação ética, o questionário foi aplicado em âmbito nacional, no período de 14 de julho a 10 de agosto de 2025, junto a arquivistas e profissionais vinculados a associações e redes nacionais, entre elas a Rede de Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal, a Rede de Arquivistas e Técnicos das Instituições Federais de Ensino e a Rede de Acervos, Memórias e Movimentos Sociais. O tratamento e análise dos dados ocorreram entre agosto e outubro de 2025, combinando abordagens quantitativa e qualitativa, com garantia de confidencialidade. A conselheira Leide Mota de Andrade informou ainda que a minuta de princípios e diretrizes foi submetida à consulta pública no sítio eletrônico do Conselho, no período de 8 a 28 de outubro de 2025, precedida de live de lançamento; encerrada a consulta, o texto foi ajustado e encaminhado aos conselheiros do CONARQ para nova rodada de contribuições entre 14 e 24 de novembro de 2025; como principal resultado, destacou a elaboração do documento “Princípios, Diretrizes e Requisitos para o Desenvolvimento de Políticas, Programas e Ações Voltadas aos Estudos de Uso e Usuários em Arquivos e Serviços Arquivísticos”, de caráter orientador e não normativo, fundamentado em perspectiva humanizadora e sensível à diversidade de usuários e às especificidades institucionais; registrou que o conjunto de dados empíricos produzidos poderá subsidiar pesquisas futuras e que o trabalho contribui para ampliar a compreensão sobre usuários e uso da informação arquivística, reforçando o papel social dos arquivos; mencionou, ainda, recomendação de atualização da denominação da Câmara para contemplar explicitamente a articulação entre estudos de uso e estudos de usuários. Ao final, a conselheira Leide Mota de Andrade agradeceu aos integrantes da Câmara Técnica, às redes e associações que concederam anuência institucional, à Secretaria-Executiva pelo suporte prestado e à Presidência do Conselho pelo apoio no trâmite junto ao Comitê de Ética em Pesquisa; concluiu colocando-se à disposição para esclarecimentos e solicitando a apreciação do relatório pelo Plenário. A Presidência agradeceu à conselheira Leide Mota de Andrade pelo trabalho desenvolvido, destacando o cuidado e a envergadura do relatório apresentado, especialmente considerando o exíguo prazo para sua elaboração e as etapas formais exigidas, como a submissão ao Comitê de Ética em Pesquisa, que demandam tempo e sucessivos ajustes. Na sequência, foi aberta a palavra aos conselheiros e conselheiras para manifestações acerca do relatório e de seu desdobramento principal, qual seja, a proposta de princípios e diretrizes para o desenvolvimento de políticas, programas e ações voltadas aos estudos de uso e usuários em arquivos e serviços arquivísticos, bem como da sugestão de atualização da denominação da Câmara Técnica. A conselheira Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira registrou reconhecimento ao trabalho realizado, ressaltando o empenho adicional exigido dos membros de câmaras técnicas, para além de suas atribuições rotineiras; destacou que os objetivos propostos foram plenamente alcançados e que o documento produzido possui caráter orientador relevante, com potencial para fundamentar futura resolução do Conselho; informou, ainda, que participou de evento científico no qual parte dos resultados foi apresentada, ocasião em que houve recepção positiva e interesse da comunidade profissional na utilização das referências produzidas. A conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio também parabenizou a Câmara Técnica, enfatizando o rigor e o cuidado metodológico do trabalho; informou que realizou teste prático das diretrizes em seu arquivo institucional, no contexto da elaboração de relatório anual de usuários, considerando que o documento contribuirá para o aprimoramento de procedimentos já adotados, demonstrando sua aplicabilidade concreta. O conselheiro Marcelo Jesus dos Santos igualmente parabenizou a iniciativa, ressaltando a pertinência temática; observou que, historicamente, os arquivos têm sido percebidos como voltados prioritariamente ao atendimento da administração, carecendo de maior centralidade na figura do usuário; destacou a relevância de aproximar a Arquivologia de debates já consolidados na Biblioteconomia acerca de estudos de usuários, reforçando que os arquivos, especialmente os públicos, existem para servir à sociedade, não devendo ser compreendidos como meros depósitos documentais; salientou, ainda, a importância do tema para o contexto do Poder Judiciário, cujo público apresenta demandas informacionais específicas. Não havendo outras manifestações, a palavra foi devolvida à conselheira Leide Mota de Andrade, que agradeceu o apoio e as contribuições dos conselheiros; destacou a importância da discussão também no âmbito dos cursos de Arquivologia, mencionando a necessidade de fortalecimento da disciplina de estudos de usuários na formação profissional; registrou, por fim, agradecimento aos membros da Câmara Técnica, bem como menção à participação da professora integrante da Câmara, que, durante a fase final dos trabalhos, contou com o nascimento de seu filho, fato registrado de forma simbólica como parte do processo coletivo. Encerradas as manifestações, a Presidência registrou elogio público à Câmara Técnica e encaminhou para deliberação a aprovação do Relatório Final e do documento dele decorrente, bem como a alteração da denominação para “Câmara Técnica de Estudos de Usos e Usuários de Arquivos do Conselho Nacional de Arquivos”; submetida à votação, não houve manifestações contrárias; o ponto de pauta foi aprovado por unanimidade. Ponto 4, incluído. Situação do acervo localizado no prédio do antigo Instituto Médico Legal (IML). A Presidência informou que, conforme previamente acordado, submetia ao Plenário a proposta de inclusão de ponto de pauta relativo à situação do acervo localizado no prédio do antigo Instituto Médico Legal (IML); não havendo manifestações contrárias, foi aprovada a inclusão do ponto de pauta. Na sequência, a Presidência passou a palavra ao conselheiro Daniel Elian para apresentação de breve relato acerca da situação do acervo. O conselheiro Daniel Elian contextualizou que o tema decorre de inquérito civil instaurado pelo Ministério Público Federal, a partir de demandas de coletivos de memória e direitos humanos, inicialmente relacionado à destinação do prédio do antigo DOPS, na cidade do Rio de Janeiro; informou que, no curso das diligências, o Arquivo Público do Estado foi acionado em razão da identificação de documentos no referido imóvel, tendo realizado visitas técnicas em julho e agosto do ano anterior; relatou que parte da documentação anteriormente identificada no antigo prédio do DOPS não se encontrava mais no local, sendo posteriormente constatado que teria sido transferida para o prédio desativado do antigo IML, que deixou de funcionar como Instituto Médico Legal em 2009 e passou a abrigar, de forma precária, documentação de diversos órgãos vinculados à Polícia Civil do Estado do Rio de Janeiro; informou que foram realizadas sete visitas técnicas ao prédio do IML, entre junho e agosto do corrente ano, com a participação do Arquivo Público do Estado e da Superintendência do IPHAN no Rio de Janeiro, com vistas à identificação e avaliação do acervo; descreveu o imóvel como um complexo de grandes dimensões, composto por três edifícios interligados, com centenas de salas repletas de documentos; destacou que o prédio se encontra em estado de abandono, com segurança precária, contando apenas com dois vigilantes em regime de plantão, e que tem sido alvo de invasões frequentes, especialmente pela entrada situada em uma das vias laterais; registrou que, em visita técnica realizada posteriormente com equipe do Arquivo Nacional, foi constatado agravamento da situação, com indícios de violação de salas e manuseio indevido de documentos, inclusive daqueles que guardam laudos e registros sensíveis; esclareceu que o Estado do Rio de Janeiro manifestou não ter interesse na manutenção do imóvel, enquanto a União demonstrou interesse na retomada do prédio, condicionando-a, contudo, à regularização da situação documental; informou que parte da documentação é passível de eliminação, conforme instrumentos de gestão, mas que também foram identificados conjuntos de relevante interesse histórico, como fichas funcionais e assentamentos de integrantes da polícia política das décadas de 1930 a 1950, além de livros e registros que subsidiaram, nos anos 1990, investigações relativas a desaparecidos políticos; comunicou que decisão recente da Justiça Federal, em ação movida pelo Ministério Público Federal, determinou ao Estado do Rio de Janeiro a adoção de medidas urgentes para preservação do acervo, incluindo o reforço da segurança do imóvel no prazo de cinco dias e a remoção integral da documentação para local adequado, com condições de climatização e estrutura para tratamento técnico, no prazo improrrogável de trinta dias, sob pena de multa. A Presidência procedeu à leitura sintética dos principais termos da decisão judicial e registrou que o Arquivo Nacional vem acompanhando tecnicamente a situação, participando de visitas e orientações, no âmbito de sua missão institucional; sugeriu que o Conselho avaliasse eventual posicionamento formal no sentido de referendar e fortalecer a atuação técnica já empreendida. O conselheiro Daniel acrescentou que foi instaurado processo de tombamento da documentação pelo IPHAN, inicialmente em caráter provisório e, posteriormente, com abertura de processo visando à proteção definitiva, como medida adicional de salvaguarda do acervo, considerando o risco iminente; informou, ainda, que o Arquivo Público do Estado mantém tratativas com a Polícia Civil para aplicação das tabelas de temporalidade e adequada destinação dos documentos, inclusive no que se refere à revisão da tabela de atividade-fim da corporação. A conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio registrou que, embora a responsabilidade arquivística recaia sobre os órgãos competentes do Sistema Nacional de Arquivos, considera positiva a cooperação do IPHAN na salvaguarda do acervo; observou que o tombamento provisório já representa medida acautelatória relevante e que, com a abertura de processo definitivo e o acompanhamento do Arquivo Nacional, o conjunto documental encontra-se mais protegido. Questionou, contudo, se todo o acervo é de responsabilidade do Estado e se o Arquivo Público Estadual possui condições materiais de recolher, tratar e disponibilizar a documentação, considerando eventual insuficiência de espaço físico. O conselheiro Daniel Elian esclareceu que a documentação é de responsabilidade da Secretaria de Estado de Polícia Civil do Rio de Janeiro; informou que parte do acervo é passível de eliminação conforme as tabelas de temporalidade, mas que já foram identificados conjuntos de interesse histórico para recolhimento; reconheceu que há dificuldades de espaço no Arquivo Público do Estado, mas ressaltou que a responsabilidade primária pela guarda, tratamento e eventual transferência é da Polícia Civil, cabendo ao Arquivo Estadual a orientação técnica e supervisão; informou, ainda, que a Polícia Civil declarou estar em busca de local adequado para a transferência da documentação, conforme determinado judicialmente. A conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio indagou de que forma o CONARQ poderia contribuir, tendo em vista que já há decisão judicial, atuação do Ministério Público Federal, acompanhamento do IPHAN e do Arquivo Nacional. O conselheiro Daniel Elian sugeriu que o Conselho poderia emitir manifestação institucional em defesa da salvaguarda do acervo, reforçando a importância da preservação documental. Na sequência, o conselheiro Marcelo Jesus dos Santos destacou a necessidade de definição clara de responsabilidades quanto à gestão do acervo, entendendo que a Polícia Civil é o órgão mais diretamente vinculado à documentação; ressaltou a urgência de medidas efetivas para evitar perdas irreversíveis, mencionando, inclusive, a possibilidade de contratação de empresa especializada para tratamento técnico do acervo, caso necessário, observadas as responsabilidades legais; enfatizou que a omissão na guarda de documentos públicos pode ensejar responsabilização, nos termos da legislação arquivística vigente. O conselheiro Daniel Elian reiterou que não há controvérsia quanto à responsabilidade da Polícia Civil pela documentação e pelo imóvel, cabendo ao Arquivo Público do Estado a orientação técnica; informou que o Arquivo do Estado já atua na supervisão de atividades de higienização e identificação documental, inclusive com apoio de voluntários e em articulação com universidades, órgãos federais e iniciativas de captação de recursos, como emendas parlamentares e cooperação com o Ministério dos Direitos Humanos e da Cidadania. A Presidência registrou que tanto o Arquivo Público do Estado quanto o Arquivo Nacional têm acompanhado de perto a situação, realizando visitas técnicas e adotando providências no âmbito de suas competências; informou, ainda, que o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos está viabilizando apoio por meio de projeto de cooperação para auxiliar no tratamento da documentação. Retomando a palavra, a conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio questionou se o tombamento seria compulsório e ponderou que processos dessa natureza podem ser longos. O conselheiro Daniel Elian esclareceu que o tombamento provisório foi adotado como medida cautelar para impedir a retirada ou dispersão da documentação, garantindo que qualquer intervenção seja comunicada e acompanhada pelo IPHAN. Por fim, a conselheira Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira ponderou que, embora reconheça o valor da iniciativa do IPHAN, é necessário atentar para o fato de que o regime jurídico do tombamento difere daquele aplicável aos documentos arquivísticos, especialmente no que se refere ao acesso e à gestão documental; observou que, no caso de arquivos, pode ser mais adequado o reconhecimento de interesse público e social, nos termos da legislação arquivística, devendo-se refletir sobre a compatibilização dos instrumentos de proteção. A conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio ponderou que o IPHAN dispõe de corpo técnico qualificado, inclusive com arquivistas, e que a atuação do órgão não é incompatível com a gestão arquivística; defendeu que o tombamento pode coexistir com a aplicação das tabelas de temporalidade, desde que haja diálogo institucional e comunicação formal acerca dos procedimentos de avaliação e eliminação; ressaltou que experiências anteriores demonstram a viabilidade de atuação conjunta entre instituições, entendendo que, neste primeiro momento emergencial, a prioridade é assegurar a integridade do acervo, para posteriormente avançar na gestão documental de forma articulada. O conselheiro Marcelo Jesus dos Santos sugeriu a criação de grupo de trabalho interinstitucional, envolvendo o Arquivo Público do Estado, o Arquivo Nacional e demais órgãos pertinentes, com o objetivo de estruturar proposta de atuação coordenada e estabelecer diretrizes técnicas para o tratamento do acervo, inclusive com eventual capacitação dos envolvidos. A Presidência acolheu a sugestão e propôs que o CONARQ instituísse grupo de trabalho para acompanhar o processo relativo ao acervo atualmente localizado no prédio do antigo IML, especialmente após sua transferência para local adequado, com vistas a apoiar, subsidiar e orientar tecnicamente as ações necessárias, sob a condução do Arquivo Público do Estado, órgão competente no âmbito estadual. O conselheiro Daniel Elian informou que já existe grupo de trabalho atuando no contexto do antigo prédio do DOPS, no âmbito do inquérito conduzido pelo Ministério Público, envolvendo representantes do Arquivo Público do Estado, do IPHAN e de coletivos da sociedade civil, e manifestou concordância com a ampliação da articulação para o caso do IML, inclusive com a participação do CONARQ. Submetida ao Plenário a proposta de criação de grupo de trabalho no âmbito do CONARQ para acompanhamento da situação e das providências relativas ao acervo, houve manifestação favorável dos conselheiros. A proposta foi aprovada. Informes. A conselheira Leide Mota de Andrade solicitou informação à Secretaria-Executiva acerca do andamento do edital de seleção de novos conselheiros e conselheiras do CONARQ. A Secretária-Executiva informou que foi realizada reunião com a Consultoria Jurídica e com a equipe da Secretaria-Executiva do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI), estando o edital em fase final de ajustes; comunicou que há reunião agendada para o dia seguinte, com o objetivo de consolidar os apontamentos apresentados e proceder ao fechamento da versão revisada do documento. A Presidência substituta complementou esclarecendo que o processo envolve sucessivas idas e vindas com a Consultoria Jurídica, especialmente em razão de ajustes formais e adequações à técnica legislativa, sendo necessário compatibilizar o conteúdo substantivo já definido com as exigências de forma jurídica; informou, contudo, que o texto se encontra em estágio avançado de tramitação. A conselheira Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira solicitou confirmação acerca da realização de reunião extraordinária no mês de janeiro, destinada a tratar da organização da Segunda Conferência Nacional de Arquivos, bem como requereu que fossem disponibilizadas, com antecedência, as datas previstas para as reuniões do primeiro semestre, a fim de possibilitar planejamento institucional, inclusive para eventual organização de etapa estadual ou regional. A Presidência confirmou que será realizada reunião extraordinária no mês de janeiro, provavelmente ao final do mês, ocasião em que deverão ser apresentadas as contribuições do grupo responsável pela elaboração do texto-base a ser submetido à Comissão Organizadora Nacional da Segunda Conferência Nacional de Arquivos, para posterior apreciação pelo Conselho. Informou, ainda, que será proposta a definição do calendário de reuniões para o ano de 2026. A Presidência também comunicou que foi publicada a Portaria do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos adiando a realização da Segunda Conferência Nacional de Arquivos para o período de 26 a 28 de maio de 2026; esclareceu que o adiamento ocorreu a pedido da Comissão Organizadora Nacional, com o objetivo de assegurar tempo adequado para a realização das etapas preparatórias e para a ampla participação dos diversos segmentos interessados na formulação de políticas públicas para a área de arquivos. A conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio apresentou questionamentos relativos à realização da Segunda Conferência Nacional de Arquivos, indagando se o período previsto para maio poderia sofrer impacto em razão do calendário eleitoral. A Presidência esclareceu que a questão foi previamente verificada, especialmente quanto às restrições do período de defeso, e que não há impedimento para a realização do evento na nova data; informou, ainda, que a Conferência Nacional será a última do ciclo de conferências promovidas pelo Governo Federal, antecedendo a conferência geral prevista para a primeira semana de junho. Na sequência, a conselheira Nadia Csoknyai Del Monte Kojio solicitou informações acerca do andamento do Grupo de Trabalho do SIGAD. A Presidência informou que não dispunha, naquele momento, de atualização específica, comprometendo-se a verificar a situação e encaminhar retorno ao colegiado. A conselheira Leide Mota de Andrade questionou sobre os impactos do adiamento da Conferência no processo de seleção e nomeação de novos conselheiros e conselheiras, manifestando preocupação com possível esvaziamento da composição do Conselho; mencionou, especificamente, a situação da professora Meriane, cuja nomeação não foi efetivada em razão da iminência de publicação do edital, bem como a substituição do conselheiro Marcelo Pires Mendonça, que deixou o cargo anteriormente ocupado. A Presidência informou que, no caso da vaga decorrente da saída do conselheiro Marcelo Pires Mendonça, já houve consulta formal à autoridade competente, aguardando-se indicação de substituto. Quanto à situação da professora Meriane, a Secretaria-Executiva esclareceu que a matéria envolve análise jurídica, tendo em vista a vigência do novo decreto que estabelece forma distinta de seleção para determinadas representações, o que pode impedir a realização de novo ato de nomeação fora das regras atualmente estabelecidas; informou, ainda, que o parecer da Consultoria Jurídica detalha os fundamentos dessa impossibilidade em alguns casos, sendo possível a nomeação apenas quando a forma de indicação permanece compatível com o novo normativo. A Presidência registrou que a questão será objeto de verificação detalhada, com posterior encaminhamento de informação precisa a todos os conselheiros e conselheiras. Encerramento. Nada mais havendo a tratar, a Presidente do CONARQ, Mônica Lima e Souza, agradeceu a participação de todos, destacou o caráter produtivo da reunião — especialmente pela apreciação dos trabalhos das Câmaras e pelas deliberações realizadas — e encerrou a reunião, da qual, para constar, eu, Domícia Gomes, Secretária-Executiva do Conselho Nacional de Arquivos, lavrei a presente Ata, que, lida e aprovada, vai assinada eletronicamente.