Orientações para Implementação do e-Agendas
Apresentamos a seguir orientações gerais e materiais de apoio direcionados aos órgãos e entidades para implementação e/ou manutenção do Sistema e-Agendas. O Sistema, de uso obrigatório para todos os órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, conforme Decreto nº 10.889/2021, permite que qualquer pessoa acompanhe diariamente, em local único de fácil acesso, de forma integrada e padronizada, os compromissos públicos das autoridades da Administração Pública federal.
Destacamos que cada órgão e entidade é responsável por realizar as ações necessárias para implementação efetiva do Sistema e-Agendas e por manter atualizados no Sistema os dados de sua estrutura organizacional e dos respectivos Agentes Públicos Obrigados (APO) a publicar agendas de compromisso. (Conheça o Guia de Identificação de Agentes Públicos que Devem Publicar Agenda de Compromissos).
Considerando a reestruturação administrativa ocorrida no Poder Executivo federal, no início de 2023, apresentamos a seguir orientações para:
A. Manutenção do Sistema e-Agendas - direcionadas a órgãos/entidades já cadastrados e operantes no Sistema, mas que tiveram suas estruturas alteradas e/ou tiveram renovação no quadro dos Agentes Públicos Obrigados (APO) a publicar agendas de compromisso.
B. Implementação do Sistema e-Agendas - direcionadas a órgãos/entidades: recém-criados; com nomes alterados; ou que ainda não passaram a utilizar plenamente o e-Agendas.
Sempre que houver mudanças internas (exoneração e designação de APO, alteração na estrutura, mudança no nome de cargos comissionados ou funções de confiança, por exemplo), é necessário realizar alguns procedimentos no Sistema para garantir a efetividade da Política de Transparência das Agendas. Nesse sentido, conheça as Orientações para Manutenção do Sistema.
Destacamos, ainda, a necessidade de acompanhamento constante dos cadastros dos Administradores Institucionais para que sejam mantidos ativos apenas aqueles que sejam pertinentes. Relembramos que os Administradores Institucionais Supervisores podem inativar aqueles que não devam permanecer ativos, bem como cadastrar outros que sejam pertinentes (ver capítulo 4.2 do Manual do Sistema e-Agendas).
A fim de facilitar o trabalho de preparação dos órgãos/entidades para implementação do Sistema e-Agendas, apresentamos, a seguir, uma sugestão de roteiro. Cabe esclarecer que o material foi disponibilizado antes da vigência do Sistema (09 de outubro de 2022), então, cabe aos novos órgãos/entidades fazer as adaptações necessárias a fim de garantir a implementação com a máxima brevidade possível.
Vale destacar, ainda, que os modelos disponibilizados devem ser adaptados por cada instituição conforme a especificidade e realidade de cada uma.
Veja o vídeo e a apresentação (PPT) com orientações para implementação
A sugestão de roteiro está desenvolvida em duas fases, com suas respectivas etapas:
I - Fase de Organização e Treinamento (ambiente de treinamento)
1. Definição dos Perfis
2. Elaboração de planilha com informações sobre cargos/funções do seu órgão/entidade
3. Organização dos treinamentos
4. Realização dos treinamentos
II - Fase de Implementação (ambiente de produção)
1. Ativação e Cadastramento da estrutura de cargos do órgão/entidade.
2. Cadastramento dos Administradores Institucionais (Supervisores e Gestores)
3. Cadastramento dos Agentes Públicos Obrigados (Titulares e Eventuais)
4. Cadastramento dos Assistentes Técnicos (ATs) e Delegação de Gestores de Agenda (GA)
III - Integração com o sítio eletrônico do órgão/entidade
Sítio eletrônico na Plataforma "gov.br
Esta fase é necessária para viabilização da integração do e-Agendas com o sítio eletrônico dos órgãos/entidades que utilizam a Plataforma "gov.br" e que possuem agenda independente no Sistema e-Agendas (ou seja, as publicações dos compromissos são realizadas em separado dos Ministérios aos quais pertencem ou são vinculados). Para ter acesso a todos procedimentos que precisarão ser realizados, consulte o passo a passo, disponibilizado pelo Ministério da Economia, que deve ser seguido pelos editores de conteúdo dos sítios eletrônicos de cada instituição. No caso de dúvidas, entrar em contato pelo e-mail: suportegovbr@economia.gov.br.
Observação:
Os órgãos específicos singulares e demais unidades dos órgãos/entidades que utilizam a plataforma “gov.br”, mas que não possuem agenda independente no Sistema e-Agendas, devem seguir as orientações constantes no Guia de Transparência Ativa (GTA) para publicação das agendas de suas autoridades, disponibilizando, no menu específico, link para o Sistema e-Agendas.
Sítio eletrônico autônomo
Os órgãos que não utilizam a plataforma “gov.br” devem seguir as orientações constante Guia de Transparência Ativa (GTA) para publicação das agendas de suas autoridades, disponibilizando, no menu específico, link para o Sistema e-Agendas. O objetivo é mantermos a padronização dos sites oficiais de forma a garantir que todos os usuários continuem acessando as agendas das autoridades.
ATENÇÃO: os órgãos/entidades devem garantir que as agendas antigas estejam disponíveis para acesso ao público.
- Verificar os tipos de perfis e usuários do Sistema (ver capítulo 3 do Manual do Sistema e-Agendas).
- Criar estratégia para definição da distribuição de perfis na sua instituição, conforme a realidade do seu órgão/entidade para definição dos perfis.
Obs.: A atuação dos usuários do sistema deve ser harmônica, integrada e com clara divisão de tarefas e responsabilidades, de modo a contribuir para a boa operacionalização do sistema na instituição e suas unidades subordinadas.
Preparar planilha com as seguintes informações referentes aos Administradores Institucionais (supervisores e gestores) e aos Agentes Públicos Obrigados (titulares ou eventuais)1:
· Nome completo;
· CPF;
· E-mail funcional;
· Telefone;
· Cargo efetivo;
· Nome do cargo ou função de confiança;
· Código do cargo/função.
A elaboração dessa planilha é fundamental, pois esses dados serão necessários para Fase de implementação, quando deverá ser feito a ativação e/ou cadastramento de informações da estrutura de cargos do órgão/entidade no Sistema (ver capítulo 4.1 do Manual do Sistema e-Agendas).
Esclarecemos que a precisão dos dados dessa planilha é o que permitirá a busca de informações da agenda de determinado Agente Público Obrigado (APO) ou de determinados cargos ou funções comissionados. Isso porque o Sistema permite a busca por cargo/função, trazendo o histórico de agendas de todos os APOs que ocuparam tal posição. Caso haja erro no registro, o histórico ficará prejudicado. Então, reforçamos que todas as informações precisam ser devidamente conferidas (nome; cargo/função; código; data de nomeação).
1 APO Titular é o agente público obrigado a divulgar sua agenda de compromissos de maneira constante no Sistema, seja pela natureza do cargo que ocupa, seja por decisão decorrente de processo interno de gestão de riscos do órgão ou entidade. APO Eventual é a pessoa designada para substituir um APO Titular. O APO Eventual fica obrigado a publicar agenda de compromissos durante o período de afastamento do APO Titular que o designou como substituto.
- Elaborar lista com o(s) nome(s) e com o(s) contato(s) do público-alvo dos treinamentos.
- Definir canal de contato e de comunicação com os participantes.
- Estabelecer as estratégias para:
a. montagem e treinamento das turmas – datas, distribuição dos participantes em turmas, inscrição/confirmação de presença, possibilidade de realocação;
b. rastreamento/histórico da participação daqueles que receberam treinamentos.
- Conferir e adaptar à realidade do órgão/entidade o material disponibilizado pela CGU para os treinamentos.
A seguir, segue tabela com sugestão de etapas de treinamento com diferentes objetivos e públicos-alvo. Sugere-se que todos que irão operacionalizar o Sistema realizem o treinamento voltado para o seu perfil.
Os órgãos/entidades devem estar preparados para tirar as dúvidas dos seus servidores. Para tanto, além da leitura do material disponibilizado a seguir, sugerimos a leitura da seção "Perguntas Frequentes". Caso surjam dúvidas que não consigam responder, a instituição pública deve consolidá-las e encaminhá-las para agendas@cgu.gov.br.
Para mais informações sobre o Sistema, acesse: Manual do Sistema e-Agendas
TREINAMENTOS e-AGENDAS | ||||
PRIMEIRA FASE | ||||
Quem? | Atividade prévia | |||
Administrador Institucional Supervisor cadastrado pela CGU – Autoridade de Monitoramento da LAI | Cadastramento:
Ver capítulo 4.2 do Manual do Sistema e-Agendas | |||
TREINAMENTO - ADMINISTRADORES INSTITUCIONAIS | ||||
Momentos | Públicos-Alvo | Objetivos | Materiais de Apoio | |
1 |
| Treinamento de:
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2
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| Treinamento de cadastramento de:
| ||
SEGUNDA FASE | ||||
Quem? | Atividade prévia | |||
Agentes Públicos Obrigados (Sugestão de e-mail aos APOs) (em breve) | Cadastramento dos respectivos:
Ver capítulos 4.4 e 4.5 do Manual do Sistema e-Agendas | |||
TREINAMENTO – OPERADORES DAS AGENDAS | ||||
Momento | Públicos-Alvo | Objetivos | Materiais de Apoio | |
1
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Treinamento para:
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