O que é o Almoxarifado Virtual Nacional

 

4 - Banner_AVN_sem info.png

 

AVISOS

A Intenção de Registro de Preços nº 07/2020, da UASG 201057 – Central de Compras – já se encontra disponível para manifestação de interesse por parte dos órgãos/entidades. Para mais informações e instruções de como realizar o registro, clique aqui. Para registrar sua manifestação, clique aqui e acesse o Comprasnet.

 

Veja o vídeo da apresentação do modelo aqui.

 

O Almoxarifado Virtual Nacional é uma iniciativa da Central de Compras, do Ministério da Economia, para a contratação de serviço de logística, com disponibilização de sistema informatizado, para fornecimento de materiais de consumo administrativo, ou seja, materiais de expediente, como papel, caneta, grampeador) e suprimentos de informática (CD, DVD, pen drive), com entregas em todo território nacional. No modelo, será possível a aquisição de itens considerados sustentáveis, entretanto, não serão fornecidos materiais classificados como permanentes ou personalizados.

Quem pode utilizar

 

Não há limitação de qual órgão/entidade pode participar, assim entidades da Administração Pública Federal indireta, órgãos e entes estaduais e municipais, bem como outros pertencentes ao Poder Legislativo e Judiciário também poderão integrar ao modelo.

Para os órgãos da Administração Pública Federal direta do Poder Executivo, integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal - SIPEC -, a adesão é automática, sendo estes atendidos pelo contrato a ser firmado e gerido pela Central de Compras do Ministério da Economia.

Etapas para a realização do serviço

 

Os órgãos/entidades poderão participar do Almoxarifado Virtual Nacional seguindo os passos abaixo:

  1. 1. Intenção de Registro de Preços - IRP

A Intenção de Registro de Preços nº 07/2020, da UASG 201057 – Central de Compras – já se encontra disponível para manifestação de interesse por parte dos órgãos/entidades interessados. Para maiores informações e instruções de como realizar o registro, clique aqui ou, já havendo o interesse, a manifestação pode ser feita no Comprasnet.

  1. 2. Adesão à Ata de Registro de Preços

Finalizado o processo licitatório, será assinada uma Ata de Registro de Preços com a(s) empresa(s) contratada(s). Essa Ata terá vigência de 12 (doze) meses. Não havendo o registro na IRP, os órgãos/entidades poderão solicitar a adesão à Ata de Registro de Preços. Esse pedido de adesão será analisado pela Central de Compras, a gestora da Ata, e autorizada ou não pela(s) contratada(s).

Mais informações sobre a adesão à Ata serão prestadas posteriormente ao processo licitatório.

  1. 3. Minuta de contrato

A minuta do contrato que será firmado pelos órgãos/entidades que manifestarem sua intenção na IRP ou aderirem à Ata de Registro de Preços estará disponível juntamente ao Edital da licitação. Quando finalizado, será disponibilizado nesta página. É importante destacar que o contrato terá vigência inicial de 30 (trinta) meses.

  1. 4. Contrato com a empresa

Cada órgão participante da IRP ou aderente à Ata de Registro de Preços firmará seu próprio contrato com a empresa vencedora da licitação.

Os órgãos da Administração Pública Federal direta do Poder Executivo integrantes do SIPEC serão atendidos pelo contrato firmado e gerido pela Central de Compras

  1. 5. Utilização do serviço

Após firmar contrato com a empresa, será disponibilizado à entidade o sistema informatizado de solicitação e gestão de materiais de consumo e uma cesta inicial de itens já precificada.

Após a assinatura do contrato e com o aval da Central de Compras, a entidade poderá realizar pedidos por meio do sitema.

Serão disponibilizados materiais de comunicação e capacitação aos usuarios do serviço e haverá um canal de atendimento a dúvidas.

  1. 6. Por que minha entidade precisa do Almoxarifado Virtual?

Uma solução que diminui custos administrativos, desburocratiza, reduz o espaço físico ocupado com estoque ao mesmo tempo que é fácil e prática ao usuário. Com esse intuito a Central de Compras desenvolveu o Almoxarifado Virtual.

Outras Informações

  1. 1. Contratação

Após a manifestação na Intenção de Registro de Preços ou adesão à Ata de Registro de Preços, o órgão/entidade firmará seu próprio contrato, com vigência inicial de 30 (trinta) meses. O Termo de Referência que baseará a contratação pode ser obtido aqui.

 A demanda dos órgãos da Administração Pública Federal direta do Poder Executivo integrantes do SIPEC será atendida pelo contrato firmado e gerido pela Central de Compras, assim, não se faz necessária nenhuma providência.

  1. 2. Utilização do serviço

Todo o processo de fornecimento se dará via sistema web a ser disponibilizado pela contratada. Todas as modificações nesse sistema serão realizadas exclusivamente pela Central de Compras.

O modelo trabalha com os seguintes perfis: SOLICITANTE, APROVADOR e ADMINISTRADOR.

 SOLICITANTE:

Solicitante é o representante da unidade administrativa. Os Solicitantes são aqueles, que via sistema, têm a competência de criar pedidos e, após a sua entrega e verificação, atestá-los total ou parcialmente ou contestá-los. Cada unidade administrativa deve ter pelo menos dois Solicitantes. É importante destacar que os pedidos criados não são dos Solicitantes, mas sim da unidade administrativa, por isso, o pedido criado por um Solicitante pode ser atestado por outro Solicitante, desde que ambos estejam registrados na mesma unidade administrativa.

 APROVADOR:

Aprovador é a pessoa responsável por fazer o acompanhamento dos pedidos das unidades administrativas realizados pelos Solicitantes. Cabe ao Aprovador verificar o cabimento do pedido, analisá-lo e, se for o caso, aprová-lo com ou sem alterações ou rejeitá-lo. O Aprovador normalmente é alguém integrante do almoxarifado, por já ter conhecimento do consumo de cada unidade.

 ADMINISTRADOR:

Administrador é o representante do órgão/entidade perante a empresa contratada. Cabe a ele a fiscalização e gestão do contrato, bem como o acompanhamento do bom funcionamento do sistema e da execução como um todo. Ele terá acesso total ao sistema, abrangendo as permissões dos perfis Solicitante e Aprovador, bem como outras específicas a seu usuário.

  1. 3. Benefícios

Como toda a parte de logística do fornecimento não fica mais a cargo da contratante, o projeto em execução no Distrito Federal já produziu uma redução de 78,9% de custos de transação ou em custos administrativos, considerando o número de processos licitatórios que deixaram de ser realizados (aproximadamente 130 processos), uso de sistema informatizado para controle e acompanhamento e otimização de pessoal e espaço, com redução de 1.105 m² de estoque desocupados, dentre outros fatores.

 Além disso, o projeto tem por benefícios: i) diminuição do número de processos licitatórios para aquisição de materiais de consumo; ii) aumento da transparência; iii) simplificação dos processos de logística; iv) economia de escala; v) racionalização do consumo; vi) redução de custos com controle; vii) utilização de sistema dedicado; e viii) redução de espaços físicos e do número de servidores dedicados à atividade de almoxarifado.

 Em levantamento realizado com 103 usuários sobre o modelo Almoxarifado Virtual, verificou-se que 85% dos respondentes classificam o sistema e o processo de realização de pedidos como bom ou ótimo, o acompanhamento dos pedidos foi considerado por mais de 87% dos usuários como bom ou ótimo e mais de 70% dos usuários acham que a qualidade dos produtos é boa ou ótima.

  1. 4. Documentação pertinente

Termo de Referência (aqui): 

  • Anexo I - Estudo Preliminar;
  • Anexo II - Detalhamento de itens mais consumidos no Almoxarifado Virtual do Distrito Federal, que devem ser disponibilizados pela CONTRATADA desde o início da contratação, em que haverá acréscimo posterior de itens, conforme necessidade de cada órgão/entidade CONTRATANTE;
  • Anexo III - Detalhamento das regras para a execução da Prova de Conceito - PoC - referente à aplicação web;
  • Anexo IV - Detalhamento da funcionalidade web;
  • Anexo V - Detalhamento do processo de fornecimento;
  • Anexo VI - Índice de Medição de Resultados;
  • Anexo VII - Detalhamento da Metodologia de Precificação;
  • Anexo VIII - Termo de Compromisso de Sigilo; e
  • Anexo IX - Termo de Ciência.

 

Apresentação do modelo (aqui