HU-UFJF compartilha experiências em gestão de processos e de riscos com Hospitais da Rede Ebserh

Juiz de Fora (MG) – O Hospital Universitário da Universidade Federal de Juiz de Fora (HU-UFJF), vinculado à Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), tem se destacado no desenvolvimento de estratégias para gestão de processos e de riscos. Compartilhando essas experiências, entre os meses de maio e julho, equipes do HU-UFJF ministraram palestras online e presenciais sobre estes temas para outros Hospitais da Rede Ebserh. 

Conforme explicou o gerente Administrativo do HU-UFJF, Bruno Freitas, uma gestão de processos organizacionais adequada precisa enxergar a instituição como um conjunto integrado de partes. Ou seja, cada setor, unidade e os trabalhadores estão nessa relação de interdependência, fazendo a organização funcionar. “Quando conduzida de forma estruturada (com método), com estratégia (priorização) e descentralizada (partindo por todas as áreas), é possível colher diversos benefícios, como a automatização de processos, a motivação dos envolvidos, a celeridade, a conformidade legal e a clareza institucional”, pontuou. 

No HU-UFJF, esse entendimento se materializou em ações que envolveram o fortalecimento do Escritório de Processos (Eproc) e da Comissão de Controle Interno (CCI); a criação do Grupo de Trabalho de Automação; o monitoramento sistemático de processos; a elaboração de planos preventivos e contingenciais de riscos; e o desenvolvimento de automações que, conforme explicou o gerente, realiza, de forma autônoma, sequências de cliques e preenchimentos de campos e navegação em tela, que antes dependiam de interação manual do usuário. A automação é amplamente utilizada pelo Setor de Gestão Orçamentária e Financeira (SOF) e, por isso, o ‘robô virtual’ foi apelidado de ‘Sofinho’.   

Compartilhamento em Rede 

Em maio, o HU-UFJF participou de uma palestra online destinada a gestores e colaboradores de 11 unidades da Rede Ebserh, com a presença de 127 profissionais. O encontro, conduzido por Bruno Freitas e pelo chefe da Divisão de Administração e Finanças (DAF), Vitor Luiz Andrade, teve como tema a "Gestão e Automação de Processos". Sobre o assunto, Vitor destacou como a integração entre essas duas questões é necessária: “A gestão por processos estabelece a eficiência e a padronização necessárias para a excelência operacional, enquanto a gestão de riscos protege essa estrutura, antecipando vulnerabilidades e garantindo que o Hospital se mantenha em estrita conformidade e sob sólida governança”. 

No mês seguinte, Bruno Freitas levou o mesmo conteúdo para um evento presencial na Maternidade Climério de Oliveira, da Universidade Federal da Bahia (MCO-UFBA), em Salvador, reunindo o Colegiado Executivo e gestores de unidades e serviços da instituição. Em julho, o HU-UFJF voltou a apresentar suas práticas de Gestão e Automação de Processos e Gestão de Riscos para sete hospitais da Rede: o Hospital Universitário da Universidade de Santa Maria (HUSM-UFSM); o Complexo do Hospital de Clínicas da Universidade Federal do Paraná(CHC-UFPR); o Complexo Hospitalar da Universidade Federal do Ceará (CH-UFC); o Hospital das Clínicas da Universidade Federal de Pernambuco (HC-UFPE); o Complexo Hospitalar Universitário da Universidade Federal do Pará (CHU-UFPA); e novamente a MCO-UFBA.  

A apresentação foi conduzida pelo chefe do Setor de Contabilidade do HU-UFJF, Gleiber Lúcio de Carvalho, e por Bruno Freitas. Sobre o tema, Gleiber reforçou que a gestão de riscos é fundamental dentro das instituições, porque busca identificar e analisar (em termos de probabilidade e impacto) os riscos envolvidos nas ações. “A partir dessa análise, é possível elaborar planos de ação preventivos, que reforçam ou criam controles internos para que o risco (que é um evento incerto) não venha a se concretizar. Além disso, visa também delinear ações contingenciais a serem executadas caso os controles internos preventivos não sejam capazes de impedir o risco, minimizando os impactos da sua materialização”, esclareceu.  

Reconhecimento na automação de processos 

Além das apresentações em 2025, o HU-UFJF foi reconhecido no I Concurso de Boas Práticas de Controle Interno, realizado na sede da Ebserh, em Brasília, em novembro de 2024. O gerente Administrativo, Bruno Freitas; o assistente administrativo da Divisão de Gestão do Cuidado e Apoio Diagnóstico e Terapêutico, Alan Gonçalves Coelho; e o técnico em contabilidade da Unidade de Planejamento e Gestão Orçamentária e vice-coordenador do Grupo de Trabalho de Automação (GTAP), Luciano Henrique Silva, receberam a placa pelo 2º lugar na categoria Automação de Processos, com o projeto “Institucionalização da Automação de Processos através de linguagem de programação”. 

Ao comentar os resultados alcançados pela automação de processos do HU-UFJF, Luciano Henrique Silva afirmou que essa estratégia tem permitido revisar fluxos de trabalho, eliminar redundâncias e promover maior eficiência e transparência nas rotinas administrativas. “A automação também contribui para a valorização dos servidores, ao permitir que atividades repetitivas sejam substituídas por tarefas de análise, inovação e tomada de decisão estratégica”, afirmou ele. 

Alan Coelho também acrescentou que automatizar corresponde a um aproveitamento de tempo nas tarefas desenvolvidas nos setores do Hospital. “Quando a rotina deixa de ser uma sequência padronizada de cliques e digitações, abre-se espaço para o que realmente exige criatividade, análise e decisão. Uma automação não precisa ser sofisticada para fazer a diferença. Às vezes, um simples script ou uma planilha bem pensada são capazes de transformar a produtividade”, destacou. 

Sobre a Ebserh 

O Hospital Universitário da Universidade Federal de Juiz de Fora (HU-UFJF) faz parte da Rede Ebserh desde 2014. Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Ebserh foi criada em 2011 e, atualmente, administra 45 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência. Como hospitais vinculados a universidades federais, essas unidades têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS) ao mesmo tempo que apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas e inovação. 

Por Marília Rêgo 

Coordenadoria de Comunicação Social/Ebserh