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AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
Gestão documental garante otimização nas atividades e nos processos
Superintendente do Humap-UFMS com as enfermeiras responsáveis pela gestão de documentos do hospital
Em entrevista com a enfermeira e chefe do Setor de Vigilância em Saúde, Angelita Fernandes Druzian, com a enfermeira do Núcleo de Segurança do Paciente, Rosângela da Silva Campos e com a enfermeira-gestão da qualidade em saúde, Suênia Ferreira de Souza, elas responderam algumas perguntas sobre a gestão de documentos no Hospital Universitário Maria Aparecida Pedrossian/Humap-UFMS/Ebserh:
Qual a importância da gestão de documentos para Humap-UFMS?
Entendemos que a relevância da gestão de documentos está intimamente ligada à implantação dos fluxos, com detalhamentos dos processos a serem seguidos, os treinamentos que garantam a efetividade das ações, bem como a certificação desses treinamentos, que satisfaz requisitos obrigatórios do Programa Selo Ebserh da Qualidade. Outros fatores relevantes: elaboração de documentos com análise, validação e aprovação por parte da equipe, ou seja, de quem está na “ponta” prestando o serviço, que conhece bem a realidade do dia a dia, quais documentos e registros se fazem necessários. A consolidação da Comissão de Gestão de Documentos é essencial nesse processo, pois será ela que dará início ao fluxo da Gestão de Documentos do Humap-UFMS.
A gestão documental é fundamental numa organização, por meio dela o retrabalho é evitado, propicia a economia de recursos, melhora a eficácia na prestação dos serviços, na execução dos procedimentos, promove a integração das informações entre as unidades, dissemina os conhecimentos e as práticas entre elas, de modo que a informação se torna institucionalizada.
Quais foram as principais ações já executadas?
Entre diversas atividades desenvolvidas, destacamos: elaboração da Norma Interna de Gestão de Documentos (institucional), a implantação da Comissão de Gestão de Documentos, a reorganização de diversos registros escritos, conforme a padronização de documentos da Norma Zero, além da organização feita na Plataforma Wiki.
O que esperam alcançar?
Pretendemos vincular a gestão de documentos à educação continuada por meio do Núcleo de Educação Permanente em Saúde (NEPS). Com isso, esperamos que em certo momento, todos os colaboradores do hospital estejam capacitados por meio de oficinas e com familiaridade no assunto. Outros objetivos a serem alcançados são: a diminuição dos eventos adversos e a acessibilidade aos documentos para todos os colaboradores na plataforma WIKI, com consequente melhora na comunicação.
Quais as metas para 2021?
Almejamos para 2021 a implantação e divulgação da Norma de Gestão de Documentos, entrelaçada com as prioridades do Selo Ebserh da Qualidade, prover melhorias no número de capacitação do colaborador por hora e com isso, aumentarmos as conformidades do eixo de avanços da gestão de documentos, evidenciado na avaliação interna do Selo Ebserh da Qualidade.
“A aprovação da Norma de Gestão de Documentos no Humap-UFMS é um marco muito importante para que nós possamos cada vez mais, organizar os nossos fluxos de trabalho, deixar tudo devidamente registrado e tornar a compreensão mais fácil para todos. Eu parabenizo a equipe que trabalhou arduamente na elaboração dessa norma, que com certeza, contribuirá para definir a melhor gestão de nossos documentos, assim como o melhor fluxo para os nossos processos de trabalho. É também um dos instrumentos importantíssimos para alcançarmos o Selo Ebserh da Qualidade”, relata o superintendente do Humap-UFMS, Prof. Dr. Cláudio César da Silva.
Sobre a Rede Hospitalar Ebserh
O Hospital Universitário Maria Aparecida Pedrossian (Humap) faz parte da Rede Hospitalar Ebserh desde dezembro de 2013. Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) foi criada em 2011 e, atualmente, administra 40 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência.
Como hospitais vinculados a universidades federais, essas unidades têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS), e, principalmente, apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas. Devido a essa natureza educacional, a os hospitais universitários são campos de formação de profissionais de saúde. Com isso, a Rede Hospitalar Ebserh atua de forma complementar ao SUS, não sendo responsável pela totalidade dos atendimentos de saúde do país.