Rede Ebserh economiza 28,8 milhões de folhas de papel por ano com ferramenta digital

Brasília (DF) – A Rede Ebserh finalizou o projeto de implantação de uma ferramenta digital para a tramitação de processos administrativos e deixou de empregar papel para a produção de documentos. Agora, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) está sendo utilizado por 39 hospitais vinculados e pela administração central da Rede Ebserh, com mais de 60 mil usuários cadastrados. A redução anual é estimada em aproximadamente 28,8 milhões de páginas, o que representa 20% do volume total.

A ferramenta possui vantagens tecnológicas e econômicas importantes para as organizações públicas. Desde que o sistema passou a ser utilizado, foram criados mais de 560 mil processos e 1,8 milhão de documentos. Além dos ganhos econômicos, a utilização da ferramenta proporciona ganhos na eficiência operacional.

Em Uberaba (MG), por exemplo, o Hospital de Clínicas da Universidade Federal do Triângulo Mineiro (HC-UFTM/Ebserh) levava, em média, 75 dias nas fases iniciais dos pregões [modalidade de licitação utilizada para compras públicas]. Com a possibilidade de criar e emitir documentos online, esse prazo caiu para 49 dias. “A organização dos documentos também é muito conveniente, pois é possível visualizar todo o andamento de forma quase instantânea”, analisa a chefe da Unidade de Licitações do HC-UFTM/Ebserh, Delana Márcia.

A última unidade da Rede Ebserh a receber o SEI será o Hospital de Clínicas da Universidade Federal de Uberlândia. A implantação se dará de forma extraordinária após a definição do organograma da unidade. O HC-UFU está em fase de transição de gestão, com inscrições abertas para o primeiro concurso público realizado pela Ebserh desde que a estatal assumiu o hospital.

O processo de implantação da ferramenta foi multidisciplinar, com a criação de um comitê com a participação de profissionais das diretorias de Tecnologia da Informação, de Administração e Infraestrutura, além da vice-presidência da Rede Ebserh. De acordo com o presidente do comitê, Felippe Vilaça, a incorporação do processo administrativo eletrônico em todas as unidades da Rede Ebserh contribui com o alcance da eficiência operacional na empresa. “Isso fortalece a dinâmica de transformação digital incluída no Mapa Estratégico 2018-2022 e apoia a condução das atividades finalísticas, impactando na entrega de serviços públicos aos cidadãos de forma mais célere e transparente”, destacou.

O que é o SEI

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. A solução é cedida gratuitamente para instituições públicas e permite transferir a gestão de documentos e de processos eletrônicos administrativos para um mesmo ambiente virtual. Por meio do SEI é possível a criação de modelos de documentos e textos padrão dentro do ambiente do próprio sistema, assinatura eletrônica de usuário, dentre outras.

Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

Sobre a Rede Ebserh

Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) foi criada em 2011 e, atualmente, administra 40 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência.

Como hospitais vinculados a universidades federais, essas unidades têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS), e, principalmente, apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas. Devido a essa natureza educacional, a os hospitais universitários são campos de formação de profissionais de saúde. Com isso, a Rede de Hospitais Universitários Federais atua de forma complementar ao SUS, não sendo responsável pela totalidade dos atendimentos de saúde do país.

Coordenadoria de Comunicação Social da Rede Ebserh