HU-Furg inicia implementação do SEI

A partir do dia 03 de junho de 2019, o Hospital Universitário Dr. Miguel Riet Corrêa Jr. da Universidade Federal do Rio Grande (HU-Furg), vinculado à Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), passa a usar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na gestão documental da instituição. Após essa data, não serão mais usados o Sistema de Gestão de Documentos (Sedoc) e processos físicos. Toda a tramitação de documentos será feita exclusivamente de forma eletrônica pelo SEI. Nesta notícia, você tem acesso a informações sobre como será feita a implantação do sistema no HU-Furg, atividade que influenciará a rotina de trabalho de todo o Hospital.

1. Como acesso ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI)?

Para acessar ao SEI basta utilizar este link ou digitar na barra de endereços sei.ebserh.gov.br (sem www) e salvar como favorito. Para acessar, use seu login e senha de rede (o mesmo usado para acessar o computador).

2. O que é o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)?

Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente à Administração Pública, o SEI é uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos que permite a produção, a edição, a assinatura e o trâmite de documentos dentro do próprio sistema.

• Principais benefícios: acompanhamento de processos online e assinatura de documentos; aumento da produtividade e diminuição do uso do papel; sistema intuitivo, com boa navegabilidade e usabilidade; acesso remoto por meio de diversos tipos de equipamentos (notebooks, tablets, smartphones); melhoria nos fluxos de trabalho e agilidade na tramitação.

Saiba mais sobre o SEI pelo site do Ministério da Fazenda (clique aqui).

3. Quais hospitais e instituições públicas usam o SEI?

O sistema já é utilizado por diversos órgãos públicos, incluindo a sede da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) e 20 hospitais universitários da Rede Ebserh. Até o final de 2019, está prevista a implantação do SEI em todos os hospitais da Rede.

4. Como será a implantação do SEI no HU-Furg?

O HU-Furg criou, dia 29 de abril de 2019, a Comissão de Implantação do SEI para coordenar e executar um cronograma de atividades e divulgar todas as informações aos trabalhadores. A publicação da criação da comissão está no Boletim de Serviço nº 84, disponível no site do Hospital.

5. Quem terá acesso ao SEI no HU-Furg?

Terão acesso ao sistema todos os trabalhadores, incluindo empregados Ebserh e servidores da Furg. Além disso, trabalhadores da Faherg e funcionários terceirizados poderão ter acesso ao Sistema, mediante pedido e justificativa da chefia imediata que deve ser encaminhado para a Setor de Gestão da Informação e Informática (SGII), através do Sistemas HU. 

6. Para que serve o SEI?

Para tramitar qualquer tipo de documento eletronicamente.

• Exemplos: pedidos de compra, processos, memorandos, circulares, despachos, solicitações diversas à DivGP (férias, licenças, abonos etc.), entre outros assuntos que exigem o envio de documentos.

7. Como será o fluxo de movimentação de documentos com o SEI?

Para tramitar documentos dentro do próprio HU-Furg, os trabalhadores devem seguir o mesmo fluxo já utilizado nos processos físicos, respeitando as hierarquias entre os cargos e as áreas (unidades, setores e divisões).

• Exemplo: para pedir férias, o funcionário primeiro solicita à chefia, que valida e encaminha à DivGP. Neste caso, seria um erro o funcionário encaminhar o pedido diretamente à DivGP.

Para tramitar com outras instituições públicas, incluindo a sede da Ebserh e outros hospitais universitários que já tenham o SEI implantado, será preciso enviar o documento pelo SEI ao Protocolo (PRTC) do HU-Furg. Ele é responsável por encaminhar o documento eletrônico, via e-mail, ao protocolo do órgão desejado. O retorno, se houver, também será feito ao Protocolo do HU-Furg, que encaminhará a reposta pelo SEI à área solicitante. Em resumo, a tramitação de documentos com outras instituições será realizada pelo Protocolo.

8. Como aprendo a usar o SEI?

É obrigatório que todos os trabalhadores e os terceirizados que utilizaram o Sistema façam um treinamento para aprender a usar a ferramenta. Abaixo, seguem os links de acesso a dois cursos oficiais sobre o assunto:

• Curso Escola Virtual do Governo (EVG): evg.gov.br/curso/74
• Curso Ebserh: 3ec.ebserh.gov.br 

Depois de concluir a capacitação online, teste seus conhecimentos no ambiente de treinamento do SEI, que ficará disponível até o dia 02 de junho: https://treinamento-sei.ebserh.gov.br. Para acessar, use seu login e senha de rede (o mesmo usado para acessar o computador).

As chefias de cada unidade, setor ou divisão deverão realizar o curso até o dia 03 de junho e os demais trabalhadores até o dia 31 de julho. Após a realização do curso, deverá ser apresentado o comprovante de conclusão do treinamento ao Serviço de Avaliação e Desenvolvimento de Pessoas (SADEP), no 3º andar do Prédio Anexo.

9. O que muda com a implantação do SEI?

A partir do dia 03 de junho de 2019, não serão mais aceitos processos físicos e o uso do Sedoc. Todos os processos criados pelo HU-Furg serão eletrônicos e toda a tramitação de processos que estão atualmente em andamento será feita exclusivamente pelo SEI. Neste caso, será preciso digitalizar os arquivos dos processos que devem tramitar após o dia 03/06 e inseri-los no sistema. Os documentos externos recebidos em papel também serão digitalizados e tramitados eletronicamente. O modelo de digitalização de arquivos para o SEI segue regras específicas, diferentes das aplicadas habitualmente, conforme você confere a seguir.

10. Como faço a digitalização de arquivos no modelo SEI?

Confira o passo a passo de como digitalizar os documentos neste link ou na intranet do Hospital http://intranet.ebserh.gov.br, em Superintendência, no Setor de Gestão da Informação e Informática (SGII). O acesso à intranet deve ser realizado em qualquer dispositivo (computador, tablete ou celular) ligado à rede do HU-Furg. Não é possível acessar por meio da rede móvel de dados ou outras redes de fora do Hospital.

11. Posso inserir arquivos digitalizados no sistema antes do dia 03/06?

Se a sua área tem grande quantidade de processos, que são compostos por muitos volumes, e devem tramitar na semana do dia 03 de junho, é possível adiantar a inserção dos arquivos digitalizados no sistema.

• Como? Envie e-mail para mateus.torres@ebserh.gov.br e alexandre.correa@ebserh.gov.br, informando essa necessidade e pedindo liberação de acesso ao ambiente de produção do SEI antes do dia de lançamento oficial.

12. Que documentos devo digitalizar no padrão SEI?

Apenas os processos que ainda estão em andamento na sua área e devem ter algum tipo de tramitação no dia de implantação do SEI (03 de junho), ou em datas próximas. São aqueles processos próximos de vencer. A responsabilidade pela digitalização no padrão SEI e pelo armazenamento físico dos processos em andamento é da área que está atualmente com o processo e onde houve a última tramitação, não necessariamente da área demandante. Mesmo após o lançamento do sistema, todo documento que for digitalizado deve seguir obrigatoriamente o padrão de digitalização SEI, conforme descrito no passo a passo.

13. O que não precisará ser digitalizado?

Neste momento, os processos físicos já concluídos não precisam ser digitalizados, apenas arquivados pelas áreas onde se deu a última tramitação.

14. Mais informações, manual completo e tutoriais na intranet da Ebserh Sede – ACESSE AQUI.

Manual completo do SEI - Enap - ACESSE AQUI
POP SEI Usar - Enap - ACESSE AQUI

Sobre a Rede Hospitalar Ebserh

O Hospital Universitário Dr. Miguel Riet Corrêa Jr. da Universidade Federal do Rio Grande (HU-Furg) faz parte da Rede Hospitalar Ebserh desde julho de 2015. Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) foi criada em 2011 e, atualmente, administra 40 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência.

Como hospitais vinculados a universidades federais, essas unidades têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS), e, principalmente, apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas. Devido a essa natureza educacional, a os hospitais universitários são campos de formação de profissionais de saúde. Com isso, a Rede Hospitalar Ebserh atua de forma complementar ao SUS, não sendo responsável pela totalidade dos atendimentos de saúde do país.

Assessoria de Comunicação do HU-Furg/Ebserh