Engenharia Clínica explica fluxo de aquisição de equipamentos e ressalta importância do cumprimento de prazos

Até o dia 13 de março está aberta a etapa de envio, pelas unidades demandantes, dos processos de solicitação de aquisição de equipamentos médico-hospitalares à Gerência de Atenção à Saúde (GAS) do Hospital Universitário Professor Alberto Antunes (HUPAA). No processo publicado pelo setor de Engenharia Clínica há formulários a serem preenchidos pela chefia direta do solicitante, seja ele médico, residente, enfermeiro ou outro profissional, que indica o item desejado.

Existem informações básicas que devem ser observadas no preenchimento como: tipo de equipamento, em qual serviço ou procedimento será utilizado, se há contratualização de tal serviço no hospital, se existe demanda suficiente para a utilização do equipamento que justifique a aquisição, se existe uma tecnologia similar dentro do HU, se é uma substituição de equipamento danificado, obsoleto ou se refere à incorporação de um novo serviço. De acordo com o engenheiro clínico e chefe do setor de Engenharia Clínica, Antônio Xavier, esse cuidado é necessário para evitar compras que não gerem receita para o hospital e não garantam a viabilidade de manutenção do funcionamento após o término da garantia original de fábrica.

No processo de análise dos pedidos, estão envolvidos a chefia imediata das unidades e setores, GAS, Engenharia Clínica e Patrimônio. O fluxo funciona da seguinte maneira: as informações são preenchidas pela chefia imediata e enviadas para a GAS, que preencherá outro formulário dando seu parecer, sendo ou não favorável. O documento preenchido pela Gerência de Atenção à Saúde é encaminhado para a Engenharia Clínica, que analisa a viabilidade de aquisição. Nos casos de substituição e incorporação, é colocado, dentro do formulário, o indicativo de que é de uma tecnologia já existente e encaminhado para a unidade de patrimônio se manifestar acerca da existência de espaço para acomodação do item a ser substituído e enquanto o equipamento é incorporado.

Após o preenchimento dos formulários, as informações são sintetizadas numa planilha, com a classificação de prioridades, e enviada para apreciação do colegiado executivo, que decide sobre a aprovação das aquisições. A engenharia centraliza todas as demandas dentro de um único processo, evitando que os processos de aquisição sejam submetidos a modalidades licitatórias distintas. “Quando o colegiado aprova ou não as compras, a relação de itens entra no planejamento de aquisições do ano vigente para ser adquirido no ano posterior, de forma a tornar o planejamento muito mais exequível, democrático e com a participação de todos”, explica Antônio Xavier.

Sendo um processo realizado em cadeia, é fundamental o cumprimento dos prazos porque a demanda da Engenharia Clínica será muito maior de avaliação dos pedidos. Além disso, os outros setores envolvidos podem analisar e publicar, após o término das fases, através de boletim, e-mail institucional, caixa do SEI das chefias, quais equipamentos foram aprovados.

Quando o prazo não é obedecido, a Engenharia Clínica fica impossibilitada de começar o processo de aquisição dentro do ano vigente, para que se tenha a ata de registro de preço disponível no começo do ano seguinte, período em que o HU começa a receber os recursos necessários para as compras. “Precisamos respeitar esse processo porque teremos um ano para trabalhar com calma, elaborando as especificações corretas dos equipamentos, trazendo as equipes médicas para discutir as especificações e para termos um processo muito mais seguro e assertivo”, conclui o chefe do setor.

Mais informações sobre o fluxo de aquisições no Hospital Universitário estão disponíveis no processo SEI N° 23540.001597/2023-01.

Raoni Santos
Jornalista
HUPAA-UFAL