Como elaborar uma tabela de atividades

Publicado em 12/11/2021 16h26

Sabemos que a elaboração da tabela de atividades é uma das tarefas mais desafiadoras para implementação do Programa de Gestão e Desempenho, por isso mesmo a IN 65/2020 prevê o período de ambientação para que os ajustes possam acontecer com revisões da tabela.  Vale a pena consultar o material que elaboramos para que você não tenha medo de errar nesta tarefa tão importante.

Não existe um método específico para elaboração da tabela de atividades, mas, com a experiência da Consultoria Executiva, foram identificados quatro principais métodos utilizados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, apresentados logo abaixo.

E não esqueça que oferecemos o serviço da Consultoria Executiva que poderá auxiliar o seu órgão/entidade na implementação do PGD.

Busca em arquivos

Trata-se de pesquisa nos documentos da própria organização validados pela gestão atual, os quais possam dar pistas sobre as atividades. São documentos de onde possivelmente se pode encontrar essas pistas: 

  • Planilhas e elenco de ações utilizadas por ocasião do trabalho remoto; 
  • Peças de planejamento das diferentes unidades;
  • Histórico de tarefas executadas e documentadas no SEI; e
  • Relatórios técnicos das áreas de acompanhamento e gestão.

A partir do levantamento histórico, a equipe de elaboração da tabela deve se debruçar sobre o material e realizar classificações de nível (ação, tarefa, processo, estratégia etc.). Após a classificação, é preciso concatenar esses termos no conceito de atividade no nível adequado a corresponder aos produtos que constarão na tabela.

Vantagens: extração das atividades direto "da fábrica”, ou seja, refletindo melhor a realidade do que outros métodos.

Desvantagens: requer mais tempo para elaboração da tabela; e foco no histórico da organização, sem qualquer prognóstico que permita saltos de qualidade nas entregas e produtos.

Nesse método, os demais parâmetros da tabela ficam mais difíceis de localizar, como as horas-equivalentes e as faixas de complexidade, devendo ser aplicado o bom senso ou a aplicação da mesma sistemática: o tempo que se tem levado, a partir dos documentos, para a execução das tarefas, processos, ações etc. de onde possa ser deduzido o tempo-equivalente para a atividade deduzida desse conjunto de categorias. 

Por similaridade

Com este método, uma organização se baseia na tabela de atividades de outra organização, fazendo sua adaptação, no todo ou em parte. 

Esse método é mais útil quando se trata de atividades mais estável e previsível. São atividades, em geral, regidas por rotinas normativas, como aquelas da área meio.  

Vantagens: rapidez e simplicidade.

Desvantagens: risco de que os dados levantados não tenham relação direta com a realidade da organização.

Etnográfico

Nesse método, a organização é dividida em áreas, não necessariamente coincidentes com o organograma. São áreas temáticas que contemplem todo o espectro de atuação da instituição. 

A partir disso, são escolhidas pessoas representativas ou grupos representativos dessas áreas para serem entrevistados, de modo que as pessoas respondam a questões como essas: 

  • Descreva livremente o passo mais relevante que você dá para entregar o trabalho X;
  • Quais obstáculos que você encontra para entregar utilizando esse passo?;
  • Existem passos alternativos?;
  • Quais trabalhos você considera que o seu chefe avaliaria, se for o caso?; e
  • Classifique, em termos de duração, do maior para o menor, a rapidez de entrega do  trabalho X?.

Como se vê, são perguntas indiretas, sem explicitar os conceitos da tabela. Deve-se evitar a explicitação e a pergunta direta, para que apareça material empírico para dedução das atividades e a entrevista não distorça todas as possibilidades. 

A partir daí, o procedimento de análise é similar ao método de busca de arquivos, ou seja, é preciso tratar o material, tabular e inferir as atividades para construção da tabela.

Note que o material pode ser menos abundante do que o de busca de arquivos, razão pela qual é imperioso haver pessoas que tenham conhecimento integral da organização, pelo que esse método é mais recomendável para organizações menores e de natureza autárquica. 

Derivativo

Esse método geralmente é utilizado por instituições que se baseiam no controle de produtividade, utilizando sistemas ou outras formas de sistematização e uso de informações. Trata-se daquelas organizações cujo trabalho é predominantemente processual e de rotina, com ciclos previsíveis e rígidos (exemplo: auditorias, processamento de benefícios etc.). 

Neste caso, a aplicação do método derivativo se torna um trabalho adicional de sistematização para dimensionamento do produto e das atividades cujas parcelas encontram-se diluídas nesses sistemas e outras formas de armazenamento da informação. 

O maior erro, nesse método, é a migração direta das informações dos sistemas, das planilhas etc., na forma em que se encontram, para a tabela de atividades.

Procedendo de forma direta, teremos distorções, como: 

  • igualdade entre tempo de relógio e tempo-equivalente (previsto na tabela de atividades); 
  • tempos muito curtos para atividades que, na verdade, são de nível inferior ou parcial; 
  • gigantismo do plano de trabalho, porque a composição para gerar o produto real será volumosa; 
  • dificuldade de evolução pela rotina, ou seja, a tabela de atividades promove a rotina e não permite caracterização do todo para alterações na tabela; e
  • esforço de sistema e de tempo administrativo para montagem do plano, mesmo que isso seja automatizado. 

Vantagem: rapidez 

Desvantagem: maior risco de distorções, menos participativo, tabela enrijecida e com dificuldade de revisões.


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