Planejamento
Quando falamos em PGD, um dos primeiros passos para você colocá-lo na sua prática diária é definir o que será feito pela(s) equipe(s) da unidade. As entregas da unidade devem ser planejadas para que haja um alicerce de comum para os planos de trabalho dos participantes. Quanto mais claro o planejamento, melhor será o seu uso como referência pela equipe.
Elencamos algumas premissas que devem ser levadas em consideração antes de o planejamento começar:
- A liderança deve possuir clareza estratégica, ou seja, conhecer o propósito e a missão da organização, de modo a conseguir torná-los presentes nas atividades do dia a dia da equipe sob seu gerenciamento;
- Deve-se antecipar, ou seja, discutir antes de a equipe colocar a "mão na massa";
A equipe deve conhecer os elementos disponíveis para a execução das atividades, tais como: entregas/resultados esperados, prazo para a entrega e a quantidade de membros na atividade. Para definir estas respostas é importante que todos tenham nitidez sobre o que a unidade faz”, “como ela faz” e “o que ela entrega”;
A participação da equipe deve ser incentivada. Quanto mais envolvida as pessoas tiverem com as entregas definidas, maior será a compreensão sobre a importância e o comprometimento de cada uma com o resultado;
É importante incluir a ferramenta de planejamento na rotina das reuniões com a equipe, comparando o desempenho (resultado concreto do trabalho) com o que foi estabelecido como norteador das atividades;
Deve-se avaliar o nível de adaptação possível para o seu planejamento: não é recomendado que o gestor fique "preso" ao planejado em detrimento de possíveis mudanças (internas e/ou externas) no seu órgão/entidade. Porém, constantes mudanças no planejamento poderão deixar a sua equipe apenas "apagando incêndios". Os métodos adaptativos (também conhecido como ágeis) devem ser sempre contextualizados às características das atividades da equipe (Por exemplo: trabalha com atividades rotineiras, de projetos ou de assessoria?). A ponderação sobre o prazo definido para o planejamento, assim como o nível e a frequência de adaptações realizadas, impactam nos resultados futuros.
O planejamento tem um grande objetivo: alocar adequadamente o tempo dedicado, conhecimento e experiência da equipe em entregas que contribuam com a missão da instituição.
A nossa ideia aqui é permitir que você, líder de equipe, possa planejar o desempenho esperado para a sua área, independentemente do como este tema está estabelecido no seu órgão/entidade.
Muitas ferramentas podem ser avaliadas de acordo com a realidade do seu órgão/entidade. Por exemplo: muitos órgãos/entidades contrataram o pacote Office 365 e as lideranças podem explorar as potencialidades do Planner. Mas também poderíamos sugerir o Miro, Google docs, Asana e o Trello.
Vitrine PGD
Vitrine PGD é uma iniciativa voltada para dar maior divulgação às iniciativas que têm maior experiência nos temas propostos.
Abaixo, será possível conhecê-las com maiores detalhes:
- La-Bora!gov: é o laboratório de gestão inovadora no Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Seu propósito é melhorar a experiência dos servidores e servidoras (Employee Experience) - usuários dos serviços do laboratório -, para gerar valor público.