PORTARIA MINC Nº 64, DE 2 DE JULHO DE 2014

Institui o Sistema de Controle de Demandas Externas - SCDE - e define procedimentos para o controle de demandas de órgãos de controle interno e externo.

A MINISTRA DE ESTADO DA CULTURA, no uso da atribuição que lhe confere o inciso I do parágrafo único do art. 87 da Constituição, resolve:

Art. 1º Esta Portaria institui o Sistema de Controle de Demandas Externas - SCDE - no âmbito do Ministério da Cultura e regula os procedimentos de tramitação e controle de documentos de demandas de órgãos de controle interno e externo.

Parágrafo único. O SCDE destina-se ao cadastro e monitoramento das demandas provenientes dos órgãos de controle elencados na alínea "a" do Anexo I desta Portaria.

Art. 2º Para efeito da presente Portaria, entende-se por:

I - administrador: usuário de maior amplitude de acesso ao SCDE, responsável pelo cadastramento e suporte a usuários e unidades e pela administração e operacionalização do sistema de modo geral;

II - órgão demandante: órgão não vinculado à estrutura do Ministério da Cultura, previsto na alínea "a" do Anexo I a esta Portaria, de onde se origina o documento de demanda;

III - unidade demandada: unidade da estrutura administrativa do Ministério da Cultura, prevista na alínea "b" do Anexo I a esta Portaria, para a qual o documento é destinado;

IV - unidade responsável: unidade da estrutura administrativa do Ministério da Cultura, prevista na alínea "b" do Anexo I a esta Portaria, responsável pelo atendimento da demanda;

V - usuário gestor: servidor ocupante de cargo ou função de chefia com perfil para registros e consultas a documentos e informações no âmbito de sua unidade de cadastro e das demais unidades   a ela subordinadas;

VI - usuário executor: servidor com perfil para registros e consultas a documentos e informações no âmbito de sua unidade de cadastro; e

VII - usuário: servidor com perfil restrito para consultas a documentos e informações no âmbito de sua unidade de cadastro.

Parágrafo único. O administrador do SCDE exercerá suas atribuições com o apoio técnico da Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação do Ministério da Cultura, devendo ser servidor em exercício:

I - na Secretaria Executiva; ou

II - no Gabinete da Ministra de Estado da Cultura, adjunto ao Assessor Especial de Controle Interno.

Art. 3º O documento originário de órgão demandante, assim que recebido pela unidade demandada, deverá ser registrado no SCDE para conhecimento e adoção das medidas que se fizerem necessárias, com cópia ao Assessor Especial de Controle Interno.

Art. 4º Caso a unidade responsável seja diversa da unidade demandada, caberá ao Assessor Especial de Controle Interno, no exercício de suas competências, determinar o encaminhamento do documento à unidade responsável, estabelecendo prazo para a adoção das medidas necessárias ao atendimento da demanda e respectivo registro no SCDE.

Art. 5º As unidades demandadas e responsáveis utilizarão o SCDE para registro das demandas de que trata esta Portaria, da seguinte forma:

I - à unidade demandada caberá a inserção e manutenção dos dados referentes às demandas externas e ao controle de prazos; e

II - à unidade responsável caberá o registro das ações adotadas e a situação quanto ao atendimento da demanda.

§ 1º A execução dos registros no SCDE pelas áreas demandadas e responsáveis dependerá de prévia habilitação, junto ao administrador do sistema, de usuários nos perfis definidos nos incisos V, VI e VII do art. 2º desta Portaria.

§ 2º É vedada a habilitação de acesso e a utilização do SCDE por empregados terceirizados e estagiários.

§ 3º O uso indevido do SCDE e o fornecimento não autorizado de senhas resultarão em apuração de responsabilidades do agente que der causa.

§ 4º O SCDE não substitui a utilização dos sistemas administrativos do Ministério da Cultura.

Art. 6º As respostas ao atendimento das demandas de que trata esta Portaria deverão ser encaminhadas ao órgão demandante pela unidade demandada, por meio eletrônico, com cópia ao Assessor Especial de Controle Interno.

§ 1º Em caráter excepcional, e dentro do prazo para atendimento da demanda, a unidade demandada poderá apresentar ao órgão demandante solicitação fundamentada de prorrogação de prazo.

§ 2º O não atendimento de recomendações da Controladoria-Geral da União no prazo fixado poderá constar de parecer do dirigente do controle interno a ser enviado ao Ministro de Estado da Cultura em eventual auditoria, tomada ou prestação de contas ou procedimento de controle similar.

§ 3º O não atendimento de diligência ou de decisão do Tribunal de Contas da União, no prazo fixado, sem causa justificada, poderá ensejar a aplicação da multa prevista no art. 58, inciso IV, da Lei nº 8.443, de 16 de julho de 1992.

Art. 7º Caso o SCDE se torne temporariamente inoperante,  as unidades demandadas e responsáveis deverão utilizar, para as mesmas finalidades, a planilha constante do Anexo II a esta Portaria, devendo os respectivos registros ser inseridos no sistema assim que seu funcionamento seja restabelecido.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MARTA SUPLICY

Este conteúdo não substitui o publicado no DOU, de 04.07.2014.

ANEXO I

a) Relação dos órgãos demandantes no SCDE:

- Controladoria-Geral da União - CGU

- Tribunal de Contas da União - TCU

- Tribunal de Contas do Estado - TCE

- Tribunal de Contas do Município - TCM

- Presidência da República - PR

- Congresso Nacional

b)  Relação de unidades demandadas ou unidades responsáveis no SCDE:

- Secretaria Executiva - SE

- Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração

- SPOA/SE

- Gabinete da Ministra - GM

- Assessoria Especial de Controle Interno - AECI/GM

- Assessoria Parlamentar- Aspar/GM

- Assessoria de Comunicação Social - Ascom/GM

- Ouvidoria

- Consultoria Jurídica - Conjur

- Secretaria de Economia Criativa - SEC

- Secretaria da Cidadania e da Diversidade Cultural - SCDC

- Secretaria de Articulação Institucional - SAI

- Secretaria do Audiovisual - SAv

- Secretaria de Fomento e Incentivo à Cultura - SEFIC

- Secretaria de Políticas Culturais- SPC

ANEXO II

(A) Número ordinal sequencial dos registros.

(B) Sigla do Órgão Demandante.

(C) Descrição conforme descrito no documento. Ex: Ofº 6462/2014 DRCUT/DR/SFC/CGU-PR.

(D) Data do documento da demanda recebida.

(E) Descrição do assunto contido no documento da demanda recebida.

(F) Campo opcional de referência a documentos. Registrar um número apenas e os demais no campo observação.

(G) Data em que o documento foi recebido. Geralmente é referência para definição do prazo de atendimento.

(H) Data em que expira o prazo para atendimento da de- manda. Obs: As alterações de prorrogação terão base em doc. do Demandante.

(I) Campo protegido, contendo fórmula que atualiza automaticamente a data de hoje.

(J) Campo protegido, contendo fórmula que calcula a quantidade dias com relação ao prazo para atendimento da demanda.

(K) Campo protegido, contendo fórmula que revela "SIM"  ou "NÃO" quanto à expiração do prazo para atendimento da demanda.

(L) Sigla da Unidade MinC Demandada.

(M) Documento enviado ao Órgão Demandante com conteúdo para atendimento da demanda, parcial ou total.

(N) Data do documento de atendimento da demanda.

(O) Expressões válidas "SIM" ou "NÃO" relativas à conclusão da demanda. Obs: Considerar "NÃO" à demanda parcialmente atendida.

(P) Inserir a relação de documentos que compõem a demanda, necessários à compreensão do assunto.

(Q) Campo opcional para se inserir adicionalmente informações ou dados necessários à compreensão do assunto.