PORTARIA MINC Nº 72, DE 15 DE JUNHO DE 2012
Institui o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC.
O MINISTRO DE ESTADO DA CULTURA, INTERINO, em conformidade com o inciso I do art. 1º do Decreto nº 6.532, de 5 de agosto de 2008, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal, e tendo em vista o disposto no parágrafo único do art. 5º da Portaria nº 60, de 13 de julho de 2011, do Ministério da Cultura (MinC), resolve:
Art. 1º Instituir o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC, na forma do Anexo a esta Portaria.
Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
VITOR PAULO ORTIZ BITTENCOURT
Este conteúdo não substitui o publicado no DOU de 18.06.2012.
ANEXO
REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO MINISTÉRIO DA CULTURA - CPAD/MinC
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1° A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC, criada por meio da Portaria nº 60, de 13 de julho de 2011, tem por finalidade:
I - promover a gestão e proteção dos documentos produzidos e recebidos pelo MinC;
II - orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no MinC, para estabelecer a sua destinação final;
III - estabelecer critérios de avaliação da documentação e aplicar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade das atividades-fim do MinC;
IV - aperfeiçoar as atividades arquivísticas; e
V - estabelecer políticas de difusão e acesso às informações contidas no acervo do Arquivo Central, resguardando os documentos que requeiram sigilo e restrições.
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pela CPAD/MinC, obedecendo aos prazos estabelecidos no Código de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Ministério da Cultura para Atividades Meio, aprovada pela Portaria nº 1, de 29 de maio de 2008, do Secretário-Executivo do MinC
§ 2º Os documentos relativos as atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1º serão submetidos à CPAD/MinC, que estabelecerá os prazos de guarda e destinação, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3º Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos Órgãos ou Unidades geradores dos arquivos, em conformidade com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos a ser desenvolvida pela CPAD/MinC e publicada pelo Ministro de Estado da Cultura, após aprovação do Arquivo Nacional.
CAPÍTULO II
DO FUNCIONAMENTO
Art. 2° A coordenação dos trabalhos ficará a cargo do Presidente da Comissão ou de seu Substituto.
Art. 3° As reuniões ordinárias da CPAD/MinC serão realizadas uma vez por mês, podendo essa periodicidade ser alterada por meio de deliberação da Comissão.
§ 1º As reuniões serão realizadas em local previamente definido pelo Presidente da CPAD/MinC.
§ 2° A CPAD/MinC poderá ser convocada extraordinariamente por seu Presidente, de ofício ou por solicitação de qualquer um dos seus membros, com antecedência mínima de cinco dias úteis.
§ 3º A solicitação de convocação será sempre acompanhada da pauta a ser discutida.
§ 4º O quórum mínimo para o início das reuniões da Comissão é de metade dos seus membros.
Art. 4º A Comissão deverá criar mecanismos de comunicação para viabilizá-la, em caso de impossibilidade de reunirem-se todos os membros.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 5° À CPAD/MinC compete:
I - elaborar os instrumentos arquivísticos de gestão documental do MinC, que são o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, o Manual de Procedimentos Arquivísticos, e o Manual de Assistência Técnica Documental, em conjunto com as unidades que produzem e recebem documentos, e submetê-los às autoridades competentes para a aprovação, homologação e publicação;
II - coordenar, orientar e acompanhar o processo de classificação, organização, arquivamento e avaliação dos documentos produzidos e recebidos pelo MinC;
III - acompanhar a adequada aplicação das normas legais vigentes na eliminação, transferência e recolhimento desses documentos, em atenção às instruções de procedimento expedidas pelo Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivo - CONARQ;
IV - coordenar os estudos para a implantação e integração de sistemas informatizados às atividades de gestão de documentos;
V - elaborar minutas de atos normativos para a implantação da Política de Gestão Sistêmica de Documentos e Informações do MinC;
VI - propor alterações ao seu Regimento Interno, que dependerão da aprovação do Ministro de Estado da Cultura;
VII - propor às Unidades Administrativas do Órgão, a capacitação e o treinamento de seus servidores em gestão documental;
VIII - promover a divulgação, junto às unidades adminis- trativas do Órgão, dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão;
XIX - planejar o provimento dos recursos materiais exigidos pela atividade arquivística;
X - promover o intercâmbio com as demais Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo do sistema MinC;
XI - produzir documentos de interesse da área;
XII - opinar sobre questões pertinentes à gestão documental, manifestando-se formalmente por meio de recomendações dirigidas às unidades pertinentes;
XIII - solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume, respeitada a autonomia de seu Presidente para fazê-lo de forma monocrática;
XIV - promover o aperfeiçoamento das atividades arquivísticas; e
XV - estabelecer políticas de difusão e acesso às informações contidas no acervo do Arquivo Central, resguardando os documentos que requeiram sigilo e restrições.
Parágrafo único. A CPAD/MinC deve promover o treinamento dos responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do Órgão, que poderão propor aprimoramentos aos instrumentos e às atividades da Comissão, os quais deverão ser discutidos em suas reuniões.
CAPÍTULO IV
DA COMPOSIÇÃO
Art. 6° A CPAD/MinC é composta por representantes das Unidades Administrativas do MinC, que deverão ser designados por meio de Portaria do Secretário-Executivo do MinC, conforme estabelecido em Portaria Ministerial.
Art. 7º Os membros da CPAD/MinC poderão ser escolhidos livremente pelo Secretário-Executivo do MinC, respeitada a participação das Unidades elencadas na Portaria nº 60, de 2011.
Art. 8º O mandato dos membros da CPAD/MinC obedecerão o disposto na Portaria nº 60, de 2011.
Parágrafo único. Os membros poderão ser substituídos em caso de impedimento ou ausência injustificada por três reuniões consecutivas ou cinco intercaladas durante o período de um ano civil.
Art. 9° A CPAD/MinC poderá convidar, para participar de suas reuniões, servidores das demais Unidades Administrativas do MinC, inclusive dos órgãos seccionais, e especialistas que possam contribuir com os objetivos da Comissão.
Parágrafo único. Os servidores convidados não terão direito a voto nas deliberações da Comissão.
CAPÍTULO V
DAS ATRIBUIÇÕES DO PRESIDENTE E DO SECRETÁRIO DA COMISSÃO
Art. 10. São atribuições do Presidente da CPAD/MinC:
I - elaborar sua ordem de substituição, escolhendo entre os demais membros da Comissão, para o exercício da Presidência nos seus impedimentos e de seu Suplente;
II - indicar o Secretário da Comissão, escolhendo-o dentre os demais membros;
III - convocar os membros para reuniões;
IV - coordenar as reuniões, bem como as ações da Comissão;
V - delegar atribuições aos membros da Comissão; e
VI - exercer o voto de qualidade, quando ocorrer empate nas deliberações.
Art. 11. São atribuições do Secretário da Comissão:
I - elaborar e encaminhar pautas e atas das reuniões da CPAD/MinC, quando necessário;
II - providenciar para que as atas das reuniões realizadas sejam assinadas pelos participantes, prezando pela devida identificação do subscritor;
III - preparar e encaminhar correspondências e documentos de interesse da CPAD/MinC;
IV - divulgar os trabalhos realizados pela CPAD/MinC; e
V - manter os documentos produzidos e recebidos pela CPAD/MinC organizados e atualizados, prezando sempre pela utilização de instrumento de salvaguarda e recuperação da informação.
CAPÍTULO VI
DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS DA CPAD/MinC
Art. 12. São atribuições dos membros da CPAD/MinC:
I - participar das reuniões da Comissão, discutir os assuntos da pauta e deliberar recomendações; e
II - registrar e organizar as sugestões e recomendações por eles recebidas do público interno e relatá-las nas reuniões da Comissão.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 13. Proposta de alteração deste Regimento Interno somente será consolidada em reunião ordinária, havendo previsão específica para tanto em pauta, devendo o texto ser aprovado pela maioria simples dos membros da Comissão.
Parágrafo único. As propostas de alteração deverão ser encaminhadas para aprovação do Ministro de Estado da Cultura.
Art. 14. As alterações efetuadas na Portaria nº 60, de 2011, serão automaticamente incorporadas neste Regimento Interno.