PORTARIA MINC Nº 71, DE 15 DE JUNHO DE 2012
Aprova o Regimento Interno da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Cultura - SubSIGA/MinC.
O MINISTRO DE ESTADO DA CULTURA, INTERINO, em conformidade com o inciso I do art. 1º do Decreto nº 6.532, de 5 de agosto de 2008, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal, resolve:
Art. 1° Fica aprovado, na forma do Anexo desta Portaria, o Regimento Interno da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Cultura - SubSIGA/MinC, instituída pela Portaria Ministerial nº 60, de 13 de julho de 2011.
Art. 2° O parágrafo único do art. 9º da Portaria Ministerial nº 60, de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:
"Art. 9º .............................................................................
Parágrafo único. Caberá ao Secretário-Executivo indicar o nome do servidor que presidirá a CPAD/MinC." (NR)
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
VITOR PAULO ORTIZ BITTENCOURT
Este conteúdo não substitui o publicado no DOU de 18.06.2012.
ANEXO
REGIMENTO INTERNO DA SUBCOMISSÃO DO
SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
CAPÍTULO I
DA NATUREZA E FINALIDADE
Art. 1º A Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Cultura - SubSIGA/MinC, tem por finalidade:
I - garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelas unidades e entidades que o integram;
III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo, no âmbito do MinC;
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; e
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal, no âmbito do MinC.
Art. 2º Integram a SubSIGA/MinC:
I - órgão setorial: unidade do Ministério da Cultura responsável pelas atividades de gestão documental; e
II - órgãos seccionais: unidades das entidades vinculadas ao Ministério da Cultura responsáveis pelas atividades de gestão documental.
CAPÍTULO II
DA COMPETÊNCIA
Art. 3º Compete ao órgão setorial:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;
III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim;
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização;
VIII - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos seccionais da SubSIGA;
IX - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo; e
X - acolher sugestões e demandas dos órgãos seccionais e após análise, dar os encaminhamentos pertinentes.
Art. 4º Compete aos órgãos seccionais:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação, em conformidade com as normas aprovadas pelo Arquivo Nacional;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação, visando à padronização dos procedimento técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso às informações neles contidas.
III - elaborar o código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação;
IV - aplicar o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação;
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, de que trata o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim; e
VI - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.
CAPÍTULO III
DA COMPOSIÇÃO
Art. 5º A SubSIGA/MinC será integrada por:
I - dois representantes do Ministério da Cultura, sendo um deles o titular do órgão setorial referido no inciso I do art. 2º; e
II - um representante de cada órgão seccional referido no inciso II do art. 2º.
§ 1º Cada titular terá seu respectivo suplente, todos designados pelo Secretário-Executivo do Ministério da Cultura, na forma do art. 9º da Portaria Ministerial nº 60, de 13 de julho de 2011.
§ 2º O titular do órgão setorial referido no inciso I do art. 2º exercerá a função de Presidente da SubSIGA/MinC
§ 3º O outro representante titular do Ministério da Cultura exercerá a função de Vice-Presidente da SubSIGA/MinC.
§ 4º Os membros integrantes da SubSIGA/MinC deverão ser atuantes na área de gestão documental, preferencialmente arquivistas.
§ 5º Os membros da Subcomissão poderão ser substituídos a pedido do interessado ou por força do art. 7º deste Regimento.
Art. 6º Os membros integrantes da SubSIGA/MinC poderão indicar Técnicos com graduação em Arquivologia ou Colaboradores que atuem na área de gestão documental para participar das atividades da Subcomissão, sem direito a voto, sujeitos à aprovação do Presidente.
§ 1º A Subcomissão poderá criar grupos de trabalho, em caráter transitório ou permanente, compostos por membros, técnicos ou colaboradores, para fins de estudo ou execução de atividades específicas relacionadas ao cumprimento de suas finalidades e responsabilidades.
Art. 7º A ausência injustificada de qualquer membro da SubSIGA/MinC, por três reuniões sucessivas ou cinco intercaladas, no período de doze meses, ensejará a sua substituição.
Art. 8º A participação na SubSIGA/MINC não ensejará qualquer remuneração.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES
Seção I
Do Presidente
Art. 9º Ao Presidente da SubSIGA/MinC incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Subcomissão e, especificamente:
I - convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias da SubSIGA/MinC;
II - consolidar a pauta das reuniões;
III - representar a SubSIGA/MinC junto a Comissão de Coordenação do SIGA;
IV - delegar atribuições aos demais membros;
V - convidar técnicos ou colaboradores para participar das reuniões, a seu critério ou por indicação dos membros da SubSIGA/MinC;
VI - fazer cumprir este Regimento;
VII - decidir sobre questões omissas deste Regimento;
VIII - designar secretário para elaborar as atas e encaminhálas aos membros da SubSIGA/MinC e demais interessados;
IX - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;
X - dar encaminhamento às deliberações da SubSIGA/ MinC;
XI - organizar e manter atualizados os arquivos da SubSIGA/MinC; e
XII - elaborar e divulgar, anualmente, relatório das atividades e das ações originadas de decisões da SubSIGA/MinC.
Seção II
Do Vice-Presidente
Art. 10. Ao Vice-Presidente caberá substituir o Presidente, no caso de impedimento.
§ 1º Na ausência de ambos os titulares descritos no inciso I do art. 5º, a presidência será exercida pelo suplente do representante do órgão setorial.
§ 2º Na ausência do suplente descrito no § 1º, a presidência será exercida pelo suplente do Vice-Presidente da Subcomissão.
§ 3º Na ausência dos suplentes descritos nos §§ 1º e 2º, a Subcomissão poderá deliberar pela suspensão da reunião ou indicação de presidente ad hoc, desde que haja quórum para o início da reunião.
Seção III
Dos Membros
Art. 11. Aos Membros da SubSIGA/MinC incumbe:
I - participar das reuniões do grupo, discutir e deliberar sobre quaisquer assuntos constantes da pauta;
II - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da SubSIGA/ MinC;
III - participar das atividades da SubSIGA/MinC, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados;
IV - deliberar sobre a aprovação, alterações e pela observação desta Norma de Regulamentação;
V - deliberar sobre as justificativas de ausência de seus membros e sobre participações de convidados nas reuniões; e
VI - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela SubSIGA/MinC.
Seção IV
Dos Colaboradores
Art. 12. Aos Colaboradores incumbe auxiliar a SubSIGA/MinC nos assuntos referentes a sua área de atuação e também:
I - quando convidado, participar das reuniões do grupo, discutir assuntos relacionados à sua área de atuação, sem direito a voto nas deliberações;
II - acompanhar o cumprimento das deliberações da SubSIGA/MinC em sua área de atuação; e
III - participar das atividades da SubSIGA/MinC quando estas ocorrerem na sua área de atuação, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados.
Seção V
Dos Técnicos
Art. 13. Aos Técnicos convidados incumbe:
I - acompanhar a política arquivística;
II - orientar e acompanhar o processo documental e informativo;
III - propor e atender, quando necessário, visitas técnicas, ações de capacitação e treinamento e a atualização dos instrumentos de gestão documental;
IV - orientar quanto à avaliação e seleção de documentos;
V - participar de grupos de trabalho,
VI - discutir e orientar sobre assuntos constantes da pauta da Subcomissão;
VII - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da SubSIGA/ MinC;
VIII - participar das atividades da SubSIGA/MinC, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados;
IX - avaliar as participações de Colaboradores e outros convidados nas reuniões; e
X - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela SubSIGA/MinC.
CAPÍTULO V
DAS REUNIÕES
Art. 14. A SubSIGA/MinC se reunirá:
I - ordinariamente, a cada quatro meses; e
II - extraordinariamente, a qualquer tempo, por solicitação de qualquer um dos membros da SubSIGA/MinC, com antecedência mínima de um mês.
§ 1º Da convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados.
§ 2º Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Presidente, ser colocada em discussão ainda que não constante da pauta de convocação.
§ 3º Ao Presidente caberá colocar os temas em votação quando não for alcançado o consenso entre os membros.
§ 4º A SubSIGA/MinC deliberará por maioria simples, dos membros presentes à reunião.
§ 5º As deliberações da SubSIGA/MinC serão registradas em ata e poderão resultar na expedição de recomendações, a serem encaminhadas aos dirigentes dos órgãos e entidades atinentes à estrutura da SubSIGA/MinC para as providências cabíveis.
§ 6º As reuniões ordinárias terão seu calendário anual definido pelos membros da SubSIGA/MinC na última reunião de cada ano, sendo encaminhado aos dirigentes dos órgãos por meio de ofício.
Art. 15. O quórum para instalação das reuniões é de cinquenta por cento mais um dos membros.
Art. 16. Para os efeitos do inciso II do art. 14, a solicitação deverá mencionar os assuntos a serem incluídos em pauta.
§ 1º O Presidente deverá, dentro do prazo estipulado no inciso II do art. 14, dar a solicitação de reunião extraordinária ao conhecimento dos demais membros, para confirmação de presença ou justificativa de ausência, bem como incluir outros assuntos em pauta.
§ 2º Não havendo confirmações suficientes para garantir o quórum de funcionamento da Subcomissão, poderá o Presidente rejeitar a solicitação de reunião ou determinar a sua realização em outra data.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 17. A SubSIGA/MinC somente poderá deliberar sobre alterações deste Regimento em reunião ordinária, desde que a proposta de alteração conste da pauta da reunião.
Parágrafo único. As deliberações referentes a alterações deste Regimento estão sujeitas à aprovação do Ministro de Estado da Cultura.