PORTARIA MINC Nº 60, DE 13 DE JULHO DE 2011

Publicado em 17/12/2020 12h52 Atualizado em 10/05/2022 10h11

Revogada pela Portaria MTUR nº 4, de 25 de fevereiro de 2021.

Dispõe sobre a Política de Gestão Documental do Ministério da Cultura - MinC, cria a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SubSIGA/MinC e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/MinC .

A MINISTRA DE ESTADO DA CULTURA, no uso das atribuições que lhe confere o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal;

Considerando que é de responsabilidade da Administração Pública Federal a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, conforme preceitua o § 2º do art. 216 da Constituição Federal;

Considerando serem deveres do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, conforme previsto no art. 1° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

Considerando que o Decreto n° 4.915, de 12 de dezembro de 2003, ao instituir o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, estipulou a necessidade de criar órgãos setoriais e seccionais do referido sistema nos Ministérios e em suas Entidades Vinculadas, bem como subcomissões de coordenação, a fim de integrá-los ao sistema, mediante articulação com a Comissão de Coordenação do SIGA;

Considerando a previsão efetuada pelo art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, de criação de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal, com responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, com o objetivo de identificar os documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor; e

Considerando o previsto nas Resoluções nos 6, de 15 de maio de 1997, e 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, resolve:

Art. 1º Estabelecer a Política de Gestão do Patrimônio Documental do Ministério da Cultura (MinC), visando salvaguardar o patrimônio documental, em razão de seu valor de prova, informação e apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.

Parágrafo único. Para os fins previstos nesta Portaria entende-se por:

I - gestão do patrimônio documental: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente; e

II - documentos de arquivo: todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético, óptico ou digital, produzidos e recebidos pelo MinC em decorrência do exercício de suas funções e atividades específicas ou administrativas.

Art. 2º Determinar que qualquer descarte ou alienação de acervos impressos, digitais ou de qualquer outro tipo de suporte seja precedido de avaliação com a finalidade de identificar o valor e o ciclo de vida do mesmo nas suas diversas fases, identificando o uso e a função da documentação como patrimônio institucional.

Art. 3º Estabelecer os instrumentos arquivísticos de gestão documental do MinC, que são:

I - o Plano de Classificação de Documentos;

II - a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

III - o Manual de Procedimentos Arquivísticos; e

IV - o Manual de Assistência Técnica Documental.

Parágrafo único. Os instrumentos arquivísticos de gestão documental serão todos validados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC, cabendo ao Arquivo Nacional, Órgão integrante da estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República, aprovar o Plano de Classificação da área fim e os respectivos prazos de guarda submetidos à homologação do Ministro de Estado da Cultura, pelo SecretárioExecutivo do MinC, que providenciará a publicação.

Art. 4º Criar, no âmbito do órgão setorial do SIGA/MinC, a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SubSIGA, com vistas a identificar necessidades e a harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA de que tratam os arts. 6º e 7º do Decreto n° 4.915, de 2003, bem como organizar as atividades de gestão de documentos das Unidades deste Ministério e Órgãos Vinculados.

Art. 5º Criar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC, vinculada à Secretaria Executiva e constituída de representantes de cada uma das Secretarias do Sistema MinC, na qualidade de titular e suplente, com a finalidade e responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério da Cultura, visando estabelecer prazos de guarda e destinação final de documentos de arquivo.

Parágrafo único. A CPAD/MinC deverá elaborar seu Regimento Interno no prazo de noventa dias após o ato de designação de seus membros, o qual será submetido à aprovação do Ministro de Estado da Cultura.

Art. 6º Compor a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC com:

I - nível decisório, responsável pela análise, aprovação e validação dos trabalhos da CPAD/MinC; e

II - nível técnico, responsável pelo desenvolvimento dos estudos da comissão e por propiciar conhecimento sobre as rotinas de procedimentos em seu âmbito de atuação.

Parágrafo único. Os membros da CPAD/MinC serão responsáveis pela orientação e acompanhamento das normas elaboradas pelo grupo, em cujas reuniões deverão apresentar propostas para aperfeiçoar os instrumentos de gestão.

Art. 7º Compor o nível decisório da CPAD/MinC com:

I - um servidor da Consultoria Jurídica do MinC, com especialidade em Direito, para validar os prazos legais de guarda do acervo;

II - um servidor da Assessoria Especial de Controle Interno/GM;

III - um servidor do Gabinete do Ministro (GM), com conhecimento na área de atuação da Pasta;

IV - um servidor da Secretaria Executiva, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

V - um servidor da Secretaria de Fomento e Incentivo à Cultura - SEFIC, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

VI - um servidor da Secretaria da Identidade e da Diversidade Cultural - SID, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

VII - um servidor da Secretaria de Cidadania Cultural - SCC, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

VIII - um servidor da Secretaria de Articulação Institucional - SAI, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

IX - um servidor da Secretaria de Políticas Culturais - SPC, com conhecimento na área de atuação da Pasta;

X - um servidor da Secretaria do Audiovisual - SAV, com conhecimento na área de atuação da Pasta; e

X - um servidor da Secretaria do Audiovisual - SAV, com conhecimento na área de atuação; (Redação dada pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

XI - um servidor da Diretoria de Relações Internacionais - DRI/SE, com conhecimento na área de atuação da Pasta

XI - um servidor da Diretoria de Relações Internacionais - DRI, com conhecimento na área de atuação; (Redação dada pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

XII - um servidor da Ouvidoria do Ministério da Cultura. (Incluído pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

Parágrafo único. Os membros terão mandato de dois anos, permitida uma recondução por igual período.

Art. 8° Compor o nível técnico da CPAD/MinC com:

I - um servidor efetivo com formação em Arquivologia;

II - um servidor efetivo com formação em Biblioteconomia;

III - um servidor representante da Coordenação-Geral de Atendimento, Documentação e Prestação de Contas - CGAD/DGI/SE;

IV - um servidor representante da Coordenação-Geral de Execução Orçamentária e Financeira - CGEX/DGI/SE;

V - um servidor representante da Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas - CGEP/DGI/SE; e

V - um servidor representante da Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas - CGEP/DGI/SE; (Redação dada pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

VI - um servidor representante da Gerência de Informações Estratégicas da Diretoria de Gestão Estratégica - GIE/DGE/SE.

VI - um servidor representante da Gerência de Informações Estratégicas - GIE/DGE/SE; e (Redação dada pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

VII - um servidor representante da Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação - CGTI/DGI/SE. (Incluído pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

§1° Os servidores do nível técnico, titulares e suplentes, a que se referem os incisos de III a VI deste artigo serão escolhidos preferencialmente dentre os que tenham formação em Arquivologia e Biblioteconomia.

§2° Cabe aos servidores com especialidade em Arquivologia e Biblioteconomia dar apoio bibliográfico.

§3° Os membros terão mandato de dois anos, permitida a recondução.

Art. 9º Cabe ao Secretário-Executivo do Ministério da Cultura a designação dos titulares e suplentes da SubSIGA e da CPAD/MinC, em seus níveis decisório e técnico.

Parágrafo único. Caberá ao Secretário-Executivo indicar o nome do servidor que coordenará a SubSIGA, bem como daquele que presidirá a CPAD/MinC.

Art. 10. À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Cultura - CPAD/MinC, compete:

I - estabelecer as diretrizes necessárias à implementação e ao aperfeiçoamento da Política de Gestão do Patrimônio Documental do MinC, visando a gestão, a preservação e o acesso aos documentos de arquivo em consonância com as decisões e Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ;

II - desenvolver os instrumentos arquivísticos de gestão documental do MinC, bem como revisá-los, atualizá-los e adaptá-los, quando se fizer necessário;

III - orientar e promover a identificação, avaliação e definição da destinação e dos prazos de guarda dos documentos de arquivo, tendo em vista a preservação daqueles selecionados para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor;

IV - validar as diretrizes para elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos e Termo de Eliminação de Documentos das Unidades do MinC;

V - estabelecer diretrizes para formação da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Cultura - SubSIGA/MinC e os procedimentos de avaliação e destinação dos documentos de arquivo do MinC;

VI - promover e estimular a realização de estudos técnicos sobre a situação dos acervos arquivísticos localizados nas Unidades do MinC e sobre a estrutura organizacional existente, no tocante à racionalização das atividades arquivísticas, bem como oferecer assistência e subsídios técnicos às referidas Unidades, sugerindo as providências necessárias;

VII - incentivar a capacitação técnica, o aperfeiçoamento e a reciclagem dos servidores que desenvolvam, ou dos que venham a desenvolver, atividades de arquivo no âmbito do MinC;

VIII - fomentar, em âmbito nacional, a integração, a padronização de procedimentos e a modernização dos serviços de arquivo do MinC;

IX - zelar pelo cumprimento da Política de Gestão do Patrimônio Documental do MinC, bem como pelos dispositivos constitucionais e legais que norteiam as políticas arquivísticas públicas brasileiras, em sua área de atuação;

X - manter intercâmbio com outras comissões, grupos de trabalho ou instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; e

XI - elaborar e rever, sempre que necessário, seu Regimento Interno.

XI - elaborar diagnósticos periódicos da situação dos serviços de informação ao cidadão em funcionamento no Ministério da Cultura; (Redação dada pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

XII - zelar pela implementação das disposições da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; (Incluído pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

XIII - propor, ao Ministro de Estado da Cultura e aos órgãos centrais do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) e do SIGA, conforme o caso, políticas de capacitação na área de gestão documental e acesso à informação, voltadas especialmente para aqueles que prestam serviços diretamente ao cidadão; e (Incluído pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

XIV - elaborar e rever, sempre que necessário, seu regimento interno. (Incluído pela Portaria nº 10, de 9 de fevereiro de 2012)

Art. 11. Quando necessário, o Presidente da CPAD/MinC poderá convocar colaboradores eventuais para assessorarem e oferecerem subsídios ao melhor desenvolvimento dos trabalhos, dos estudos e das pesquisas técnicas.

Art. 12. A CPAD/MinC se reunirá para deliberações ordinárias e extraordinárias, conforme dispuser seu Regimento Interno.

Art. 13. Fica vedada, temporariamente, até a elaboração da Tabela de Temporalidade e após a avaliação do valor histórico pela CPAD/MinC, a eliminação dos documentos relacionados à atividade fim do Ministério da Cultura.

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANNA MARIA BUARQUE DE HOLLANDA

Este conteúdo não substitui o publicado no DOU, de 14.07.2011.