Manual de Uso SUSEP - Perfil Chefia
SUMÁRIO PERFIL CHEFIA
Seleção de candidatos e início da execução de Programa de Gestão
Avaliação do Plano de Trabalho
O perfil de Chefia vem da carga do Sigepe (servidores que ocupam cargos). No entanto, a área de gestão de pessoas pode e deve revisar essa extração para que a atribuição do perfil chefia esteja alinhada a estrutura organizacional carregada no sistema (que também vem do Sigepe, alimentada pelo SIORG).
Por exemplo, se as unidades de determinada Secretaria são o Gabinete, Diretoria e Coordenações Gerais, sugere-se que o perfil de chefia deve estar limitado às pessoas que ocupem cargo no nível do Gabinete, Diretoria e Coordenação-Geral, assim como seus substitutos. Deveriam ficar fora da atribuição de perfil chefia DAS 101 que não gerenciam equipes, assim como DAS 102 (Assessoramento). Mas essa é decisão do órgão a ser operacionalizada pela área de gestão de pessoas em conjunto com a área de tecnologia.
Cadastrar Programa de Gestão
Os usuários cadastrados em perfil Chefia podem cadastrar Programa de Gestão para a unidade.
Dentro do programa de gestão poderão ser selecionados servidores e montados Planos de Trabalho Ao clicar em “Programa de gestão > Planejamento > Programas de gestão”, a tela seguinte é aberta.
Para cadastrar um novo programa, deve-se clicar em “Cadastrar Programa de Gestão”.
Deve ser selecionada a unidade na qual o Programa de Gestão será aberto. Ressalta-se que o termo “Programa de Gestão” no sistema é utilizado de forma diferente do conceito utilizado na IN 65 (que regulamenta o Programa de Gestão). No caso do sistema, o termo pode ser entendido como o processo de abertura da seleção (habilitação) de servidores que ingressarão no Programa de Gestão em determinada modalidade.
As modalidades devem ser entendidas como o local em que o programa de gestão será executado, podendo ser: presencial, teletrabalho parcial e teletrabalho integral.
O “Prazo em dias para comparecimento” é o prazo mínimo para o comparecimento presencial do servidor na modalidade teletrabalho mediante convocação da chefia. Este prazo é geralmente definido na Portaria/IN que regulamente o Programa de Gestão na unidade (Secretaria).
O “Prazo em dias da fase de habilitação” é o prazo hábil definido para a candidatura/habilitação do Servidor a um determinado Programa de Gestão – tempo em que o sistema receberá candidaturas. Após essa fase haverá a seleção dos servidores que entrarão de fato no Programa de Trabalho. Essa seleção também é operacionalizada no sistema e será demonstrada adiante.
“Data de início” e “Data de fim” são as datas que delimitam o início e o fim do período de execução do Programa de Gestão. Não se confunde prazo do Programa de Gestão com prazo dos planos de trabalho. Programa de Gestão é apenas o envoltório nos quais os planos de trabalho serão criados. Assim, dentro do prazo de Programa de Gestão podem ser criados diversos planos de trabalho com prazos mais curtos e diferentes, desde a data de início do plano de trabalho esteja dentro do prazo de vigência do Programa de Gestão.
No campo “Termo de aceite” deve-se fazer referência à Portaria/IN que regulamenta o Programa de Gestão na unidade (Secretaria), que contém os termos/requisitos que devem ser cumpridos e aceitos pelos servidores participantes.
Após preencher os campos, clicar em avançar.
Na tela abaixo, deve-se clicar em “Cadastrar atividades”.
Após clicar em “Cadastrar atividades” será aberta a janela abaixo:
Obs.: Atenção para a nova funcionalidade "Marcar/Desmarcar todas as atividades da lista"
Na janela “cadastrar atividade” será possível selecionar:
● a modalidade de execução (Presencial, Teletrabalho parcial, Teletrabalho Integral);
● a quantidade limite de servidores da unidade que poderá se candidatar; e
● as atividades da tabela de atividades indicadas para compor o Programa de Gestão.
Observação importante: O cadastro de atividades comunica quais as atividades são esperadas para aquele Programa de Gestão. No entanto, o sistema não impede que os planos de trabalho criados possuam atividades diferentes das previstas no Programa de Gestão.
Outro ponto importante, é que as opções de atividades vêm da tabela de atividades cadastrada para a unidade.
Por exemplo, no cadastramento de Programa de Gestão para uma Coordenação-Geral estarão visíveis as atividades da tabela de atividades da Unidade (Secretaria).
Opcionalmente podem ser cadastras metas atreladas a resultados e benefícios:
Após clicar em “Cadastrar meta” aparecerá a seguinte janela (podem ser cadastradas quantas Metas forem necessárias).
Também opcionalmente poderá ser cadastrado um cronograma:
Após clicar em “Cadastrar cronograma” aparecerá a janela (também podem ser cadastradas quantos eventos de cronograma forem necessários):
Após cadastrar as informações desejadas para o Programa de Gestão, basta clicar no botão “Iniciar fase de habilitação”.
Após confirmar o início da fase de habilitação, o programa de gestão ficará disponível para os servidores se candidatarem às vagas disponíveis nas atividades cadastradas.
Seleção de candidatos e início da execução de Programa de Gestão
Uma vez confirmado o início da fase de habilitação do programa de gestão, os servidores da unidade que o criou poderão se candidatar a ele. Para tanto, eles deverão buscar o Programa de Gestão em fase de habilitação na sua unidade e clicar em visualizar (símbolo “olho”). Caso haja mais de um Programa de Gestão na fase de habilitação, o servidor deve fazer a escolha baseado no período combinado com a chefia (ver data de início e data de fim).
A Chefia deve realizar a seleção dos candidatos que entrarão no Programa de Gestão e justificar no campo aberto caso algum servidor não seja escolhido. Após a seleção, basta clicar no botão “Salvar seleção” e concluir a fase de habilitação. Finalmente, a chefia poderá iniciar a execução do Programa de Gestão em sua unidade.
Avaliação do Plano de Trabalho
Após a conclusão do plano de trabalho, a chefia possui 40 dias para avaliar as atividades do plano de trabalho de seus subordinados. Ressalta-se a que a avaliação é por atividade do plano de trabalho, e não uma avaliação geral do plano.
Dica: À medida que as atividades são concluídas pelos servidores é possível que a chefia avalie essas entregas, mesmo com o plano de trabalho ainda em curso. É recomendável que chefia e servidor alinhem a comunicação sobre as atividades prontas para avaliação.
Para avaliar, as chefias deverão ir em “Planejamento > planos de trabalho”. Irá aparecer a lista dos Planos de Trabalhos da unidade gerida. Clique em: "ícone de olho" do Plano de Trabalho em execução para ver os detalhes. Será aberta a tela abaixo. Clique na aba “Andamento”. Se houver atividade finalizada pelo servidor, aparece ativa a opção de avaliação pela Chefia (“Avaliar”).
Clicando em “Avaliar”, abre-se a tela de avaliação:
A avaliação é realizada numa escala de zero a dez. Realizada a avaliação da atividade, a Chefia deve justificar e clicar em Salvar.
Após a avaliação, será homologado o tempo previsto para a atividade - e não o tempo que o servidor efetivamente levou para realizá-la.
Importante: os tempos só são homologados após avaliação da chefia. A chefia tem até 40 dias após a conclusão do plano de trabalho dos subordinados para avaliar a entrega de suas atividades.
