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Arquivo Nacional orienta esforço pelo resgate de acervos no Rio Grande do Sul
Desde 30 de abril, o Arquivo Nacional tem mantido contato constante com diversas instituições de guarda de acervo no Rio Grande do Sul, devido às enchentes ocasionadas pela crise climática que se estendeu por todo o mês de maio, e deixou um rastro de danos ao patrimônio público e privado por quase todo o estado. Confira aqui as ações da instituição nesse contexto.
Até o momento, 19 órgãos e entidades buscaram e receberam orientações das equipes técnicas do AN, que têm disponibilizado um serviço de helpdesk permanente, por e-mail e aplicativos de mensagens, para dúvidas e solicitações de apoio à gestão e à preservação dos documentos atingidos. “A orientação do Arquivo Nacional é sempre no sentido de resgatar os acervos sinistrados”, enfatiza Paola Bittencourt, coordenadora-geral de Gestão de Documentos do órgão.
Ela salienta que a eliminação deve seguir a Nota Técnica n.º 04, emitida pelo AN/MGI, e ser considerada, somente, em casos excepcionais, em que os suportes dos documentos estão irrecuperáveis e as informações que eles contêm estão totalmente inacessíveis, ou seja, quando é impossível resgatar a documentação. Mesmo assim, nos casos de órgãos e entidades da administração pública federal, ainda é necessária a autorização expressa do Arquivo Nacional, que coordena o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (Siga). “As eliminações só são autorizadas no final do processo de avaliação do estado da documentação”, ressalta a arquivista, ao explicar que não há previsão, no Decreto n.º 10.148/2019, para que integrantes do Siga eliminem documentos danificados sem o parecer técnico do AN e, nesses casos, prevalece a necessidade de autorização disposta no art. 9º da Lei n.º 8.159/1991.
Assim como outros colegas da Diretoria de Gestão de Documentos e Arquivos (DGD) do AN, Paola atua em conjunto com a equipe da Diretoria de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo (DPT) no suporte às instituições atingidas no RS. Em reuniões remotas diárias ou semanais, as duas equipes têm prestado orientações com o objetivo, também, de apoiar na tomada de decisões difíceis, como a escolha de quais acervos priorizar no resgate possível. Documentações identificadas como de guarda permanente, que envolvem garantias de direitos e deveres das/os cidadãs/ãos – como pastas com históricos de funcionárias/os – ou mesmo documentos que não possuem cópias digitalizadas podem ter sua recuperação priorizada, analisando-se, caso a caso, a extensão do dano sofrido pela documentação.
Para auxiliar nesse suporte, os técnicos da Coordenação de Preservação do Acervo do AN realizaram testes que simulam a situação dos arquivos após as enchentes. Os experimentos, desenvolvidos em ambientes controlados, possibilitam a tomada de decisão dos técnicos e permitem a elaboração de soluções seguras e eficientes para o resgate dos acervos. O trabalho utilizou a técnica da observação para a coleta de dados, e os testes realizados pela equipe da Divisão de Preservação de Documentos Analógicos foram monitorados diariamente na fábrica de papel mantida pela instituição em sua unidade no Rio de Janeiro.
