HUSM-UFSM implanta ferramenta digital para organizar e acompanhar demandas de trabalho

Santa Maria (RS)- Com o objetivo de aprimorar a organização dos processos de trabalho e facilitar o acompanhamento de projetos e atividades, o Setor de Tecnologia da Informação e Saúde Digital (SETISD) do Hospital Universitário de Santa Maria (HUSM-UFSM), gerido pela HU Brasil, implantou, em setembro deste ano, a ferramenta digital Kanboard. A plataforma auxilia no planejamento, na organização e no gerenciamento das demandas dos profissionais.

A ferramenta permite estruturar projetos, distribuir atividades entre os membros das equipes e acompanhar o andamento das tarefas de forma visual e organizada. Por meio de quadros de acompanhamento, é possível identificar atividades pendentes, em andamento e concluídas, além de visualizar prioridades e acompanhar os prazos estabelecidos.

O chefe da Unidade de Sistemas de Informação e Inteligência de Dados, Eduardo de Oliveira, responsável pela implementação da ferramenta, explica que a escolha do Kanboard considerou sua estrutura baseada na metodologia Kanban, que permite o acompanhamento visual das atividades.

“Ele possui vários benefícios, sendo os mais úteis para o setor a melhoria da comunicação, a visibilidade e a agilidade proporcionadas na gestão do trabalho. Outro diferencial da ferramenta é ser de código aberto e possuir uma interface amigável. Com ela, é possível organizar demandas de várias formas, como por prioridade, categoria ou responsável. Por ser baseada no consolidado método Kanban, permite acompanhar de forma fácil e ágil o andamento das tarefas”, destaca.

Antes da implementação da versão digital, o controle das demandas era realizado por meio de cartões de papel fixados em painéis nas paredes do setor. A enfermeira Ângela Cristiane dos Santos Martins, que atua no SETISD, explica que a necessidade de aprimorar esse processo motivou o desenvolvimento da ferramenta.

“A necessidade de aprimorar esse processo motivou o desenvolvimento da ferramenta digital, que proporciona maior organização, clareza e visibilidade das atividades. Além disso, facilita a atualização e o acompanhamento do status das tarefas, classificadas em quatro etapas: Backlog, A Fazer, Em Andamento e Feito”, explica.

Atualmente, o Kanboard é utilizado exclusivamente pelo SETISD. Cerca de 15 profissionais recorrem à ferramenta para registrar, organizar e acompanhar suas demandas e atividades. Segundo Ângela, a plataforma também amplia a transparência sobre o andamento dos projetos, permitindo que os profissionais acompanhem as tarefas em cada etapa de execução.

“Dessa forma, favorece a comunicação entre a equipe, facilita a identificação de prioridades e de possíveis necessidades de ajustes e contribui para uma atuação mais integrada, colaborativa e eficiente”, ressalta.

O SETISD oferecerá capacitações aos gestores interessados em utilizar a ferramenta, tanto presencialmente, quanto por meio de vídeos orientativos. “O objetivo é facilitar a compreensão de suas funcionalidades e apoiar a utilização adequada do Kanboard na organização e no acompanhamento das demandas”, reforça Ângela.

Sobre a HU Brasil

O HUSM-UFSM integra a HU Brasil desde 2013. Criada por meio da Lei nº 12.550/2011 e vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a estatal nasceu tendo como nome oficial Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh). É responsável pela administração de 47 hospitais universitários federais em 25 unidades da federação.

Por Danielle Morais

Gerência-Executiva de Comunicação Social/HU Brasil