Sistema de gerenciamento de cirurgias do Hospital Universitário Gaffrée e Guinle é apresentado como exemplo de boa prática de controle no Projeto Eficiência Hospitalar do Tribunal de Contas da União

Mapear gargalos para buscar soluções eficientes e práticas. Com base nesse objetivo, desde 2020, uma equipe multiprofissional atua para criação de um sistema integrado de gerenciamento de cirurgias no Hospital Universitário Gaffrée e Guinle (HUGG-Unirio/Ebserh). E, no último dia 31/05, esse planejamento conjunto foi reconhecido, e apresentado, como exemplo de boa prática de controle no “Projeto Eficiência Hospitalar do Tribunal de Contas da União”.  O trabalho “Rotinas do Núcleo Interno de Regulação sendo utilizadas por todos os colaboradores” foi um dos quatro selecionados, dentre 40 hospitais universitários vinculados à Rede Ebserh, com base nas auditorias realizadas sobre os temas Cirurgias e Intervenções. A apresentação do trabalho foi acompanhada pelo Auditor-Geral da Rede Ebserh, Adriano Souza.

– Há dois anos, em reunião com a Gerência de Atenção à Saúde, foi levantada uma necessidade de criação de indicadores hospitalares com relação aos processos cirúrgicos, viabilizando uma resposta às demandas de entes externos como prefeitura, estados, membros do judiciário. E, dessa demanda, surgiu a proposta de um projeto de pesquisa –, explicou o chefe do Setor de Gestão da Pesquisa e Inovação Tecnológica (SGPIT), Romero Melo.

Inicialmente, o processo de gerenciamento do Centro Cirúrgico era realizado manualmente, acarretando um grande fluxo de papel e dificultando o andamento correto e eficaz dos diversos setores e serviços envolvidos. Como primeiro paliativo houve uma mudança para utilização de planilhas, otimizando o número de informações em trânsito, desde a chegada do paciente, passando por suas etapas de internação, e terminando com sua saída do ambiente hospitalar. Posteriormente, foi produzido um sistema, ainda superficial, para atender exclusivamente a demanda do Centro Cirúrgico, mas ainda sem integração com as demais áreas principais:

– A partir da melhora dos fluxos, surgiu nossa proposta embrionária de fazer um sistema de gerenciamento de todos os processos que envolviam o Centro Cirúrgico. Começamos mapeando cada etapa, de forma macro, até conseguirmos atingir o ponto central, que eram a organização das filas cirúrgicas e a sua integração com o ato cirúrgico. Com o levantamento desses requisitos, lembrando que temos 47 especialidades no hospital, com demandas muitas vezes específicas e diversas, conseguimos ter uma visão ampla de como atuar –, continuou Romero.

O escaneamento dos diferentes serviços envolveu toda a organização, desde a alta gestão até os atores envolvidos direta, e indiretamente, na realização dos procedimentos, como cirurgiões, equipes de enfermagem, hotelaria, Núcleo Interno de Regulação e docentes, afinal o HUGG é um hospital universitário e a parte de Ensino sempre tem de ser levada em consideração para viabilizar a melhor formação possível dos futuros profissionais

 – O sistema é tratado a partir da descrição dos requisitos e, ao mesmo tempo, todo seu desenvolvimento é integrado com o aplicativo TABNET (desenvolvido pelo DATASUS para gerar informações das bases de dados do Sistema Único de Saúde), ou seja, toda atualização de procedimentos do Ministério da Saúde é automaticamente atualizada em nosso sistema –, seguiu o chefe do SGPIT.

A equipe idealizadora do sistema, que é integrado ao Aplicativo de Gestão para Hospitais Universitários (AGHU), é composta, além de Romero, pelo chefe da Unidade de Gestão da Inovação Tecnológica em Saúde, José Guilhermo Berenguer, e pelo chefe do Setor da Tecnologia da Informação e Saúde Digital, Alexandre Tavares.

– A interface foi pensada para ser trabalhada em conjunto com o AGHU, afinal o aplicativo é utilizado nos hospitais da Rede Ebserh. Além disso, existem dois controles de acesso aos sistemas, principalmente por lidarmos com dados sensíveis disponíveis nos prontuários de nossos pacientes. Cada profissional que utiliza deve ter login e senha próprio cadastrado e liberado por nossa equipe. A construção um pouco antes de setembro de 2020. O projeto foi submetido ao comitê de ética de pesquisa e aprovado no fim de 2021 –, disse Romero

O início do projeto se deu em junho de 2020 e foi submetido ao Comitê de Ética em Pesquisa (CEP) do HUGG, sendo aprovado em dezembro de 2021. O projeto piloto envolvia cinco especialidades apenas, mas em abril de 2022 todos os demais serviços cirúrgicos foram incluídos, permitindo uma virada de chave. Durante todo este período foi criada uma força tarefa para treinar todo o staff na utilização do sistema. Até outubro de 2022 planeja-se integrar 100% dos serviços assistenciais:

– A partir desse sistema conseguimos organizar melhor nossas listas de cirurgia, que envolvem todos os procedimentos do hospital, e a partir daí melhorar nossas filas cirúrgicas, que são divididas de acordo com as especialidades. Assim possibilitamos a produção regular dos mapas cirúrgicos, onde se reservam as salas, os insumos necessários, e se definem as equipes de atuação, com 48 horas de antecedência, mas queremos ampliar esse prazo –, continuou Romero.

Um dos serviços diretamente impactados positivamente pela utilização do novo sistema foi o Núcleo Interno de Regulação (NIR), responsável pelo direcionamento e acompanhamento dos atendimentos realizados no HUGG:

– Agora temos um instrumento que permite, a partir das informações exportadas pelo sistema, monitorar a acomodação do paciente como um todo, desde sua chegada. Com isso, conseguimos criar diversas estratégias para diminuir a subutilização dos leitos e melhorar sua oferta para a regulação externa, que é uma grande meta para cumprirmos as etapas de contratualização com o gestor municipal –, informou  a chefe do Setor de Contratualização e Regulação, Ana Carolina Castello Branco.

Dentre as utilidades possibilitadas pelo sistema, a chefe do setor destaca o monitoramento diário, a criação de relatórios mensais, a regulação de leitos externos, as reservas de leito para o mapa cirúrgico, as reservas de leito de cti, as transferências internas, os preparos de leitos prévios, e as previsões de reparos.

– É um grande movimento que envolve vários colaboradores do hospital, indo desde a recepção que capta esses pacientes antes da abertura do hospital, passando pela Hotelaria que prepara o leito durante a noite para que não haja atraso no Centro Cirúrgico e pelo maqueiro que estará disponível para levar o paciente. Conseguimos gerenciar melhor hoje graças ao sistema. A proposta de reserva de leitos permite, também, que caso seja necessário remanejemos os pacientes nas enfermarias, viabilizando, assim, a melhor forma possível de garantir a segurança do paciente e deixar o mapa 100% ativo –, completou.

Ao fim, o Auditor-Geral da Rede Ebserh explicou a metodologia usada na escolha dos projetos:

– Optamos mostrar boas práticas de controle, que surgiram a partir do diagnóstico de ineficiência em situações em que a prática de controle não estava se mostrando adequada, e que a partir da implementação de uma atividade de controle ou um conjunto de atividades de controle foi gerada uma melhoria efetiva de resultado. E essa melhoria tem de ser medida de forma eficaz, eficiente e que melhore a Administração Pública, como pudemos comprovar –, encerrou Adriano Souza.

Outros projetos

Além do HUGG foram apresentados projetos Do Complexo Hospitalar de Curitiba (CHC-UFPR/Ebserh), com o trabalho “Sistema de rastreabilidade dos materiais e instrumentais cirúrgicos”; do Complexo Hospitalar de Fortaleza (CH-UFC/Ebserh), com o trabalho “Dashboard para monitoramento das atividades assistenciais”; e do Hospital Universitário de Vitória (Hucam-Ufes/Ebserh), com o trabalho “Circuito Cirúrgico – Otimização da gestão da oferta cirúrgica”.

Confira a apresentação completa aqui.

Sobre a Rede Ebserh

Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) foi criada em 2011 e, atualmente, administra 40 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência.

Como hospitais vinculados a universidades federais, essas unidades têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS), e, principalmente, apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas.

Devido a essa natureza educacional, os hospitais universitários são campos de formação de profissionais de saúde. Com isso, a Rede Ebserh atua de forma complementar ao SUS, não sendo responsável pela totalidade dos atendimentos de saúde do país.