HUGV está prestes a finalizar a implementação do SEI - Você está preparado?

HUGV está prestes a finalizar a implementação do SEI

A partir do dia 12 de agosto de 2019, o Hospital Universitário Getúlio Vargas da Universidade Federal do Amazonas (HUGV-Ufam), vinculado à Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), passa a usar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na gestão de documentos. Isso significa que, após essa data, não serão mais usados processos físicos e a tramitação de documentos será feita exclusivamente de forma eletrônica pelo SEI. Saiba mais como utilizar o sistema nesta matéria. 

Como acesso ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI)?

Para acessar ao SEI basta utilizar este link ou digitar na barra de endereços sei.ebserh.gov.br (sem www) e salvar como favorito. Para acessar, use seu login e senha de rede (o mesmo usado para acessar o computador).

O que é o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)?

Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente à Administração Pública, o SEI é uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos que permite a produção, a edição, a assinatura e o trâmite de documentos dentro do próprio sistema.

• Principais benefícios: acompanhamento de processos online e assinatura de documentos; aumento da produtividade e diminuição do uso do papel; sistema intuitivo, com boa navegabilidade e usabilidade; acesso remoto por meio de diversos tipos de equipamentos (notebooks, tablets, smartphones); melhoria nos fluxos de trabalho e agilidade na tramitação.

Saiba mais sobre o SEI pelo site do Ministério da Fazenda (clique aqui).

Quais hospitais e instituições públicas usam o SEI?

O sistema já é utilizado por diversos órgãos públicos, incluindo a sede da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) e 20 hospitais universitários da Rede Ebserh. Até o final de 2019, está prevista a implantação do SEI em todos os hospitais da Rede.

Quem terá acesso ao SEI no HUGV?

Terão acesso ao sistema todos os trabalhadores, incluindo empregados Ebserh e servidores da Ufam. Além disso, estagiários e funcionários terceirizados poderão ter acesso ao Sistema.

 Para que serve o SEI?

Para tramitar qualquer tipo de documento eletronicamente.

• Exemplos: pedidos de compra, processos, ofícios, circulares, despachos, solicitações diversas à DivGP (férias, licenças, abonos etc.), entre outros assuntos que exigem o envio de documentos.

Como será o fluxo de movimentação de documentos com o SEI?

Para tramitar documentos dentro do próprio HUGV, os trabalhadores devem seguir o mesmo fluxo já utilizado nos processos físicos, respeitando as hierarquias entre os cargos e as áreas (unidades, setores e divisões).

• Exemplo: para pedir férias, o funcionário primeiro solicita à chefia, que valida e encaminha à DivGP. Neste caso, seria um erro o funcionário encaminhar o pedido diretamente à DivGP.

Como aprendo a usar o SEI?

É obrigatório que todos os trabalhadores e os terceirizados que utilizaram o Sistema façam um treinamento para aprender a usar a ferramenta. Abaixo, seguem os links de acesso a dois cursos oficiais sobre o assunto:

• Curso Escola Virtual do Governo (EVG): www.escolavirtual.gov.br/curso/74
• Curso Ebserh: 3ec.ebserh.gov.br 

    Após a conclusão do curso, os funcionários devem acessar o ambiente de treinamento, onde o colaborador pode treinar as ferramentas em si, e praticar o aprendizado realizado no curso, e entrar com o login e senha de acesso ao computador:

 http://treinamento-sei.ebserh.gov.br/

As chefias de cada unidade, setor ou divisão e os demais trabalhadores devem finalizar o curso até o dia 12 de agosto. Após a realização do curso, deverá ser apresentado o comprovante de conclusão do treinamento à Psicologia Organizacional do HUGV, no E-mail psicologiaorg.hugv@ebserh.gov.br . Esse e-mail também deve servir para duvidas. 

 O que muda com a implantação do SEI?

A partir do dia 12 de agosto de 2019, não serão mais aceitos processos físicos. Todos os processos criados pelo HUGV serão eletrônicos e toda a tramitação de processos que estão atualmente em andamento será feita exclusivamente pelo SEI. Neste caso, será preciso digitalizar os arquivos dos processos que devem tramitar após o dia 12/08 e inseri-los no sistema. Os documentos externos recebidos em papel também serão digitalizados e tramitados eletronicamente. O modelo de digitalização de arquivos para o SEI segue regras específicas, diferentes das aplicadas habitualmente, conforme você confere a seguir.

 Como faço a digitalização de arquivos no modelo SEI?

Confira o passo a passo de como digitalizar os documentos neste link.  

Que documentos devo digitalizar no padrão SEI?

Apenas os processos que ainda estão em andamento na sua área e devem ter algum tipo de tramitação no dia de implantação do SEI (12 de agosto), ou em datas próximas. São aqueles processos próximos de vencer. A responsabilidade pela digitalização no padrão SEI e pelo armazenamento físico dos processos em andamento é da área que está atualmente com o processo e onde houve a última tramitação, não necessariamente da área demandante. Mesmo após o lançamento do sistema, todo documento que for digitalizado deve seguir obrigatoriamente o padrão de digitalização SEI, conforme descrito no passo a passo.

 O que não precisará ser digitalizado?

Neste momento, os processos físicos já concluídos não precisam ser digitalizados, apenas arquivados pelas áreas onde se deu a última tramitação.

  Mais informações, manual completo e tutoriais na intranet da Ebserh Sede – ACESSE AQUI.

Manual completo do SEI - Enap - ACESSE AQUI
POP SEI Usar - Enap - ACESSE AQUI

 Sobre a Rede Hospitalar Ebserh

O Hospital Universitário Getúlio Vargas faz parte da Rede Hospitalar Ebserh desde novembro de 2013. Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) foi criada em 2011 e, atualmente, administra 40 hospitais universitários federais, apoiando e impulsionando suas atividades por meio de uma gestão de excelência.

Como hospitais vinculados a universidades federais, essas unidades têm características específicas: atendem pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS), e, principalmente, apoiam a formação de profissionais de saúde e o desenvolvimento de pesquisas. Devido a essa natureza educacional, a os hospitais universitários são campos de formação de profissionais de saúde. Com isso, a Rede Hospitalar Ebserh atua de forma complementar ao SUS, não sendo responsável pela totalidade dos atendimentos de saúde do país.