Arquivo de Documentação Assistencial
Criado há quase 40 anos, o Serviço de Arquivo de documentação assistencial do Hospital Universitário de Santa Maria (HUSM) possui um acervo documental que chega aos 430 mil prontuários de pacientes.
O Arquivo tem como finalidade liberar, receber, arquivar e manter a guarda dos prontuários. Também mantém um espaço para pesquisas acadêmicas. No espaço, o paciente pode solicitar cópia de seu prontuário. Lembrando que todas as informações sobre a assistência prestada ao paciente no HUSM são confidenciais e protegidas por legislação vigente.
Longas fileiras de prateleiras, numeradas com pastas de cores diferentes, mostram como o espaço guarda parte da história de vida de muitas pessoas que fizeram algum tratamento ou consulta no hospital. São 526 estantes metálicas que atravessam os 281m², de área física.
A documentação assistencial e os prontuários nunca são descartados, mesmo com o passar dos anos. Os documentos são preservados e protegidos para que nenhuma informação sobre o paciente se perca. Quando um prontuário está em mau estado de conservação, é feito um trabalho de restauração.
O acesso (total ou parcial) a quaisquer informações ou cópias do prontuário será possível mediante preenchimento de “requerimento” junto ao Serviço de Arquivo, pelo próprio paciente ou seu representante legal. Não há custos para o solicitante e é preciso no momento da solicitação e retirada apresentar um documento com foto. Havendo qualquer tipo de impedimento do paciente, a autorização para acesso às informações do prontuário seguirá a seguinte ordem:
- Representante legal atuante de direito.
- Guardião ou responsável, no caso de menores.
- Terceiro devidamente autorizado pelo paciente.
Conforme resolução nº 3/2014 do CFM, no art.º 1: Que os médicos e instituições de tratamento médico, clínico, ambulatorial ou hospitalar forneçam, quando solicitados pelo cônjuge/companheiro sobrevivente do paciente morto, e sucessivamente pelos sucessores legítimos do paciente em linha reta, ou colaterais até o quarto grau, os prontuários médicos do paciente falecido: desde que documentalmente comprovado o vínculo familiar e observada a ordem de vocação hereditária.
O prazo estabelecido para a entrega de cópia integral ou parcial de prontuários é de cinco dias a contar da data da solicitação.
Os documentos ficarão disponíveis para retirada por 30 (trinta) dias a contar do sexto dia após o requerimento, em seguida serão encaminhadas para o devido descarte.
Em meio a tantas mudanças durante estes anos, hoje o Serviço de Arquivo é um dos espaços mais importantes do hospital, pois está nele parte da memória do HUSM. Toda a equipe trabalha para manter a proteção e preservação destes documentos.
O Serviço de Arquivo de documentação assistencial fica localizado no subsolo com atendimento todos os dias, incluindo finais de semana, das 7h às 19h.
Informações pelo telefone (55) 3213 1765