O HC que ninguém vê: a gestão de mais de 900 mil prontuários ativos

O Centro de Documentação Clínica (CDC) realiza o gerenciamento de todos os prontuários dos pacientes atendidos no Complexo do Hospital de Clínicas da UFPR/Ebserh. Para isso, faz o armazenamento, a movimentação, a preservação e a disponibilidade dos prontuários para fins assistenciais, acadêmicos e administrativos.

A Unidade Central foi totalmente reformada  para abrigar os prontuários ativos que pertencem a pacientes que utilizaram os serviços ofertados pelo hospital nos últimos anos.

Essa reforma foi uma ação de aperfeiçoamento na gestão da documentação clínica. Todo o ambiente - incluindo o mobiliário - foi reformulado visando normas laborais e de prevenção contra incêndios, proporcionando bem-estar e segurança a todos os colaboradores que atuam nesse local, bem como os usuários internos (funcionários e pesquisadores).

Melhorias executadas:

1. Retirada das prateleiras/estantes existentes e substituição por novas em conformidade com as normas de ergonomia e segurança do trabalho;
2. Substituição de mobiliário;
3. Retirada de forro de PVC e instalação de forro em drywall;
4. Lixamento, emassamento e pintura das paredes;
5. Execução de novas instalações elétricas: tomadas, interruptores, luminárias e quadro de distribuição;
6. Instalação de aparelhos de ar condicionado;
7. Conserto das janelas, algumas estavam inclusive emperradas;
8. Adaptação das instalações sanitárias;
9. Instalação de alarme de incêndio com detectores de fumaça.

Benefícios Adquiridos com a Reforma:

1. Melhoria na ventilação mediante a instalação do sistema de ar condicionado que proporcionou melhores condições ambientais no local;
2. Sanitário acessível para pessoas com necessidades especiais, proporcionando conforto aos usuários e adequando às normas legais;
3. Maior segurança aos funcionários e pesquisadores que utilizam o espaço, com a execução do forro e paredes em drywall resistente à chama, instalação de alarme de incêndio com detectores de fumaça;
4. Aumento da iluminação da área entre as prateleiras, o que torna o ambiente mais confortável aos usuários, possível com a instalação de luminárias tipo plafom;
5. Diminuição do consumo energético, com a substituição das luminárias fluorescentes;
6. Melhores condições de trabalho aos colaboradores internos e externos do CDC  por meio da revitalização das instalações;
7. Preservação e conservação de patrimônio público de acesso a todos os usuários do SUS que utilizam o hospital, sejam de Curitiba, Região Metropolitana, Paraná ou Brasil.

Ainda, em integração com a modernização da gestão documental, o CDC realizou um estudo técnico junto com o Setor de Gestão da Informação e Informática e o Setor de Administração (mediante Portaria-SEI nº 139, de 23 de março de 2021 e Portaria-SEI nº 351, de 20 de maio de 2022) para a análise da aquisição dos serviços de digitalização de prontuários. Este projeto foi aprovado para o Plano de Aplicação de Recursos - PAR 2023.

Esse trabalho também vai ao encontro do estudo nacional realizado pela Ebserh (mediante Portaria-SEI nº 78, de 13 de abril de 2022) da guarda terceirizada e digitalização de todos os prontuários dos hospitais vinculados à Ebserh, ao qual a UPIA do CHC –UFPR é umas das 4 unidades de toda a rede, juntamente com o HUCAM/ES, HU/MA e MCO/BA que estão participando deste planejamento, que será um marco na gestão dos hospitais universitários federais.

Sobre o CDC

O acervo atual do CDC possui cerca de 2.100.00 prontuários, sendo que destes, 900.000 são ativos (ou seja, tem registro de atendimento ou movimentação em um período de 2 anos); 1.150.000 inativos (sem registro de atendimento ou movimentação por mais de 2 anos, sendo legalmente obrigatória a sua guarda por 20 anos) e 50.000 são de óbitos.

Os prontuários são disponibilizados para consultas ambulatoriais, internações, exames e demais procedimentos assistenciais e de demandas administrativas, como obtenção de informações para processos encaminhados de órgãos externos (Ministério Público, Defensoria Pública, Secretaria Municipal de Saúde, dentre outros).

Na Unidade Central também são realizadas as pesquisas autorizadas pela Gerência de Ensino e Pesquisa e Comitê de Ética e Pesquisa em Seres Humanos, com cerca de 600 prontuários disponibilizados por mês.

O CDC tem uma média mensal de movimentação de 30.000 prontuários. Por dia útil, a média é de 1.500. A maior demanda é gerada pelas consultas ambulatoriais, representando cerca de 66,5% da movimentação. O Centro realiza ainda o arquivamento de cerca de 15.000 laudos de exames nos prontuários por ano, que são entregues pelas unidades assistenciais.

É importante ressaltar também que mensalmente são realizados cerca de 1.760 novos prontuários gerados de novos pacientes que são encaminhados ao CHC-UFPR pela Central de Marcação de Consultas da Secretaria Municipal de Saúde. Além disso,  é realizado o atendimento de 217 requisições, em média, por mês, de cópias de prontuários solicitados pelos usuários ou por responsáveis e terceiros autorizados legalmente.