SEI! agiliza tramitações e garante maior segurança e economia

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI!) completou dois meses de implantação nas unidades do Hospital Universitário da Universidade Federal de Juiz de Fora (HU-UFJF/EBSERH). Desde então, tem-se observado diversos pontos positivos com relação à economia, sustentabilidade, segurança e agilidade no tratamento de informações. O último aspecto é destacado como um dos mais importantes pela gerente administrativa do HU, Ludmilla Gonçalves: “Com esta migração, observa-se grande agilidade na tramitação eletrônica dos documentos/processos entre as unidades. A rotina de tramitação de documentos foi otimizada expressivamente”, salienta.

Alguns fatores que agilizam os procedimentos são a possibilidade de coleta de assinaturas eletrônicas por meio de uma ferramenta disponível no sistema, de acompanhamento instantâneo do andamento dos processos e a contagem virtual dos prazos. “A disposição eletrônica dos documentos facilita a tomada de decisão por parte de instâncias colegiadas, ao se permitir vistas ao processo de forma simultânea”, enumera Bruno Freitas, chefe da Divisão Administrativa Financeira do HU.

A segurança é outro aspecto relevante evidenciado por Bruno: “O SEI! possibilita uma maior organização processual ao permitir a compilação de diversos documentos, que em alguns assuntos, poderiam seguir desarticulados em meio físico”, aponta. “Tais possibilidades garantem maior segurança e eficiência na tramitação dos processos, agilizam a gestão da informação e facilitam o acesso a ela”, complementa a gerente administrativa.

Economia e sustentabilidade

A implantação do SEI! também trouxe reflexos positivos em relação à economia financeira e de recursos naturais. Segundo o chefe da Unidade de Contabilidade de Custos, Alan Loures, já no primeiro mês houve a diminuição de 16,2% do consumo de papel, nas três unidades do HU-UFJF, em relação ao consumo médio do último ano: “Isso significa, em termos quantitativos, uma redução de 71 resmas de papel por mês. O consumo médio, que era de 438 resmas, passou para 367 resmas mensais”, explica. Cada resma equivale a 500 folhas de papel.

Segundo a projeção realizada pela equipe da Unidade de Contabilidade de Custos, o consumo de papel tende a encolher nos próximos meses, gerando uma economia de cerca de 426 mil páginas impressas por ano, refletindo em uma redução de custos financeiros de mais de R$ 12 mil. “Se levarmos em consideração outros fatores econômicos, podemos afirmar que esse volume é ainda maior, uma vez que o hospital tem ganhos relevantes com custos de toner para impressoras, manuseio e armazenamento dos processos, agilidade na tramitação, rastreabilidade e transparência dos documentos”, defende Alan. A economia apresentada, portanto, irá liberar recursos para atender demandas relacionadas à atividade-fim do hospital, como a compra de materiais médico-hospitalares e medicamentos.

Observando sob o ponto de vista ecológico, a diminuição do consumo de papel no HU-UFJF poupa o corte de quase 50 árvores por ano e reduz a emissão de mais de 3 toneladas de CO2 na natureza. “Considerando que os recursos naturais são finitos, a sustentabilidade é um dos princípios mais relevantes com a chegada do SEI!”, conclui o chefe da Unidade de Contabilidade de Custos.

Comitê Gestor

O Comitê Gestor do SEI! do HU-UFJF foi instituído devido à necessidade de padronização dos procedimentos realizados. O grupo é composto por oito colaboradores, que atuam como facilitadores, dando suporte à comunidade do hospital quanto à utilização. Dentre as funções do grupo gestor estão planejar, organizar, dirigir e controlar diversos assuntos relacionados ao SEI!, como digitalização, comunicação, capacitação, tecnologia da informação, suporte ao usuário, normatização e padronização.

Também cabe ao Comitê analisar a necessidade de novas capacitações aos colaboradores do HU-UFJF/EBSERH. “Os colaboradores estão em fase de adaptação ao sistema, apresentando resultados positivos. As capacitações estão disponíveis na Plataforma de Educação à Distância da Ebserh, com duração de 8h e com direito a certificado. O HU-UFJF, também, orienta os colaboradores a realizarem o curso online SEI! Usar, da Escola Nacional de Administração Pública (ENAP)”, ressalta a gerente administrativa.

Membros do Comitê de Gestão do SEI! do HU-UFJF: Gleiber Lucio de Carvalho, Kleber Ramos de Queiroz, Marcelo Alvim Jorge, Marcos Paulo Rafael Nunes, Murilo Sérgio de Moura Marta, Rodrigo Giacóia Mendes, Sérgio Luis Lima Corrêa e Tatiana Ragazzi de Nóbrega.

Funcionalidades futuras

O acesso ao público externo é uma das funcionalidades que vem sendo projetada para lançamento futuro no sistema. Atualmente, a EBSERH/Sede está realizando testes e deverá disponibilizar em breve aos HUs. “Tal funcionalidade permitirá, por exemplo, que fornecedores de bens e serviços possam assinar os contratos que firmam com o HU-UFJF através do SEI, eliminando a necessidade de remessa de documentos físicos para esses atores”, explica o chefe da Divisão Administrativa Financeira.

Sobre o SEI!
O SEI! é um sistema desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). A solução é cedida gratuitamente para instituições públicas e permite transferir a gestão de documentos e de processos eletrônicos administrativos para um único ambiente virtual. No Brasil, mais de uma centena de entidades da administração pública já usam o SEI! ou estão em fase de adaptação. Em setembro de 2017, o SEI! foi implantado na Ebserh e, paulatinamente, tem sido adotado em todas as suas filiais. No HU-UFJF, o sistema é utilizado desde 18 de fevereiro deste ano.

A utilização do SEI! apresenta vantagens como: gestão de documentos e processos administrativos em um mesmo ambiente virtual; tramitação eletrônica de processos; trabalho simultâneo por diferentes atores; padronização de documentos por meio de modelos; aumento na transparência dos processos; redução dos gastos com papel, impressão e correios; maior eficiência na gestão documental; acesso via web.
Além disso, a ferramenta também trará benefícios específicos ao HU-UFJF/EBSERH, como a redução no trânsito de funcionários, documentos e processos administrativos entre as três unidades (Santa Catarina, Dom Bosco e CAPS), que são distantes fisicamente.

Bolsista: Leandro Carneiro.