Reorganização de arquivo médico facilita procura e armazenamento

Desafio: essa é a palavra que resume a tarefa da equipe do Serviço de Arquivo Médico Estatístico (Same) para armazenar e organizar prontuários de pacientes que desde a década de 1970 são atendidos no Hospital Universitário da Universidade Federal de Juiz de Fora (HU-UFJF, sob gestão da Ebserh).

Entre 450 a 500 mil prontuários estão sob a guarda da instituição. São documentos com o histórico do paciente internado e a evolução nas enfermarias até a alta, quando seguem para o faturamento e depois são arquivados. A lei diz que tais documentos precisam ficar guardados por ao menos 20 anos da última vinda do paciente ao hospital e, por isso, é um desafio guardá-los.

Hoje o arquivo está todo organizado, entre a Unidade Santa Catarina e o depósito, localizado no bairro Fábrica. Como explica Pedro Feital, assistente administrativo que trabalha há 35 anos do Same, foi realizado um grande trabalho para que essa organização fosse possível. “As prateleiras eram de madeira, acumulavam sujeira, aparecia traça”, afirma. Até que veio a proposta de organizar o setor, toda a documentação do Núcleo Interno de Regulação, Faturamento e Same. O chamado Projeto Maranhão foi o modelo, e profissionais de lá vieram conhecer e compartilhar experiência de organização dos arquivos daquela instituição.

Pedro conta que o Setor de Regulação conseguiu a compra de prateleiras de ferro, e a equipe, formada por ele e Francisco de Souza, passou a contar com mais uma pessoa, Helena de Freitas, também assistente administrativa. “Com a chegada da Helena, começamos a organizar tudo e fomos levando os prontuários daqui lá para o depósito, deixamos aqui só os prontuários mais recentes”, esclarece.

Segundo Helena, os documentos foram sendo limpos e acondicionados em caixas para preservá-los. Foram utilizadas 351 prateleiras e 6318 caixas. “Os nossos arquivos estão todos dentro das caixas com etiquetas, com a milhar do número do prontuário, para evitar arquivar errado, e cores específicas”, ressalta. Além disso, ela lembra que a forma de organização atende à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), com os prontuários acondicionados em caixas fechadas. Uma curiosidade é que as caixas são recicladas da própria instituição.

Helena assegura que o ambiente de trabalho ficou muito melhor, mais fácil para guardar e tirar prontuário, mais limpo, afirmação compartilhada também por Pedro, inclusive com profissionais de outros hospitais vindo conhecer o trabalho realizado no HU.

Francisco de Souza, assistente administrativo que também faz parte da equipe, registra que o Same é um serviço de fundamental importância para o HU, pois garante a veracidade da missão do Hospital, que visa atender e prestar assistência médica com eficiência e qualidade a toda a sociedade juiz-forana e Zona da Mata. “Vale lembrar que o Same é o guardião do acervo histórico da assistência médico-hospitalar prestada pelos multiprofissionais aos pacientes”, frisa. Além disso, muitas vezes, profissionais e pacientes precisam do prontuário para vários fins, a exemplo de questões jurídicas e previdenciárias, acrescenta.

A reestruturação e o trabalho da equipe do Same foram fundamentais para a melhor organização do serviço e traz grandes benefícios para toda a comunidade hospitalar, assegura Felipe Rodrigues, chefe da Unidade de Regulação Assistencial e Gestão da Informação Assistencial. “A organização do arquivo é de extrema importância, pois possibilita que os usuários e a comunidade acadêmica tenham acesso à documentação clínica de forma ágil e prática, fomentando também o ensino e a pesquisa”, finaliza.

Francisco, Pedro e Helena - (Foto: Arquivo pessoal)