Projeto CAPES/UnB aperfeiçoará gestão de documentos

Imagem: Projeto CAPES/UnB junta servidores da CAPES, professores da UnB e pesquisadores bolsistas (Guilherme Pera - CGCOM/CAPES)

A CAPES/MEC e a Universidade de Brasília (UnB) uniram esforços em um projeto para aperfeiçoar a gestão dos documentos, assegurar a preservação da memória e facilitar o acesso ao acervo físico e digital da Coordenação. Iniciadas em junho de 2025, as atividades durarão dois anos e envolvem servidores, professores e pesquisadores.

O projeto é dividido em 13 metas, descritas detalhadamente no site da iniciativa:

• gerenciamento do projeto;  
• diagnóstico da situação arquivística;  
• elaboração de instrumentos de gestão documental;  
•  tratamento técnico do acervo;   
• plataforma para indexação e recuperação documental;
• digitalização de documentos; 
• indicadores arquivísticos; 
• base de dados para governança arquivística; 
• elaboração da política e plano de preservação digital; 
• aprimoramento da Plataforma AtoM (Memória CAPES); 
• atualização de instrumentos de gestão documental no SEI; 
• oficinas de capacitação; 
• digitalização de microfilmes.   

Para viabilizar a iniciativa, foram repassados R$ 4 milhões, por meio de um TED, para a equipe da UnB. A Diretoria de Gestão (DGES) é a unidade da CAPES/MEC envolvida e responsável por fechar a parceria com professores da Faculdade de Ciência da Informação da UnB especializados na gestão documental da administração pública.

“A CAPES é uma instituição de Estado e a parceria com a UnB reforça isso. O projeto pode representar um passo importante para virar referência nessa área”, afirmou a diretora de Gestão da CAPES/MEC, Luciana Gottschall. “Preservar o arquivo é preservar a memória. Ter uma política de gestão de documentos é um exemplo do que precisamos fazer em respeito à história e ao país. Para isso somos servidoras e servidores públicos”.   

Os professores Renato Sousa, diretor da Faculdade de Ciência da Informação, e Rogério Júnior, da mesma unidade, são coordenador e gestor do projeto, respectivamente. Um dos primeiros passos, relatam, foi a mensuração da maturidade da gestão de documentos da CAPES/MEC. O nível de maturidade da Coordenação ficou em 2, em uma escala que vai de 1 a 5.    

Ambos esperam que a nota suba para 3 ou até 4. Rogério Júnior apontou que “um acervo nota 4 ficaria no top 10 do Brasil, em se tratando de administração pública. O objetivo mais próximo é a nota 3. Não há nenhum arquivo no patamar 5. E a CAPES/MEC já fica acima da média nacional, que se situa entre 0 e 1”. Já Renato Sousa afirmou que “a expectativa é que saiamos daqui ao final de dois anos e a CAPES/MEC tenha um programa efetivo de gestão de documentos”.    

Os professores já atuaram em diversos órgãos da administração pública. Entre eles estão Caixa Econômica Federal, Controladoria-Geral da União (CGU), Senado Federal, Ministério Público Federal (MPF) Superior Tribunal Militar (STM), Ministérios da Fazenda, da Saúde, da Integração e do Desenvolvimento Regional, e do Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços, Procuradoria-Geral da República (PGR), entre outros.   

Imagem: Arquivo Central da CAPES concentra as atividades, que vão até junho de 2027 (Guilherme Pera - CGCOM/CAPES)

O material físico de documentos da CAPES/MEC engloba mais de 40 mil caixas de documentos. Cerca de 35 mil estão no Arquivo Central e por volta de 5,8 mil estão espalhadas pelas diretorias no edifício-sede. Parte do trabalho será reunir toda a documentação para o tratamento técnico. Tudo será concentrado na parte do arquivo que, apesar de estar situado no mesmo bairro em Brasília (Asa Norte), fica em um prédio diferente. 

Para as metas que envolvem o tratamento técnico do acervo e a digitalização de documentos e microfilmes, 28 bolsistas têm atuado no Arquivo Central. Eles foram contratados em modalidade específica para o projeto, com um benefício de R$ 1,7 mil de mensalidade.

Além disso, estão em andamento o diagnóstico arquivístico para mapeamento dos documentos digitais nos sistemas de negócio, a adoção de uma plataforma de indexação e recuperação documental, a elaboração da Política e do Plano de Preservação Digital e a modernização da Plataforma AtoM. Todas essas ações serão desenvolvidas pela Coordenação de Gestão de Documentos, Protocolo e Arquivo (CDOC) em parceria com a Diretoria de Tecnologia da Informação. O primeiro encontro entre DGES e a DTI já foi realizado, dando início ao alinhamento das ações conjuntas.

Um dos pesquisadores envolvidos é Tael Sarmento, graduado em Arquivologia pela UnB. “Fico responsável por fazer uma coordenação mais direta, no dia a dia, da equipe de bolsistas. Trabalho há alguns anos com os professores Renato e Rogério e esse é um dos grandes projetos. Tem volume, é complexo e envolve digitalização, revisão de planos e classificação”, relatou.   

A chefe de Divisão de Arquivo da CAPES/MEC, Marcella Braga, ressaltou um outro ponto. “Uma das metas mais importantes é a elaboração dos instrumentos arquivísticos para documentos físicos e digitais: o plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos”, disse. “Tais instrumentos são pré-requisitos para seleção dos documentos que possuem valor histórico e eliminação daqueles que já possuem prazo de guarda vencido, podendo ser eliminados.”, afirmou.   

Os desdobramentos e etapas do projeto serão divulgados ao longo de sua execução. Os contatos da DGES para esclarecimento de dúvidas são o e-mail darq@capes.gov.br ou o número de telefone 2022-6818.   

A Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) é um órgão vinculado ao Ministério da Educação (MEC).
(Brasília – Redação CGCOM/CAPES)
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