Fazer reunião ou não fazer reunião, eis a questão

Por: Robson Cristian Tomaz Pereira

Quem me conhece bem, sabe o quanto já fui contra reuniões. Talvez até mais do que deveria.

Por que fazer uma reunião se você pode enviar um email? Por que mandar um email se você pode mandar uma mensagem por algum app?

Existem casos e casos, mas é muito importante considerar outras formas de comunicação não “interruptivas”.

Já vi estudos que dizem que o cérebro humano leva 15 minutos para se recuperar de uma interrupção e perde 40% da capacidade de entrega.

Imagine então o que fazer ter 2, 3 ou até mais reuniões por dia!

Algumas estatísticas para te fazer pensar sobre o assunto

Mesmo para um membro do PCR (Partido Contra Reuniões), fiquei assustado com os números que apareceram na minha pesquisa de longos 5 minutos no Google.

• 11 milhões de reuniões são realizadas por dia apenas nos EUA
• 37 bilhões de dólares são gastos por ano em reuniões improdutivas
• 9 de 10 pessoas preferem outras formas de interação ao invés de reuniões
• 73% das pessoas trazem outros trabalhos para as reuniões
• 49% das pessoas acreditam que as reunião são o maior desperdício de tempo nas empresas
• 50% das reuniões são realizadas sem uma pauta definida
• 23 horas é o tempo médio que um executivo gasta em reuniões por semana

Legal, agora você já tem os argumentos na ponta da língua (ou com essa colinha aqui) para rejeitar todas as reuniões. A maioria delas é do The British Psychological Society e são realmente chocantes.

Porém, será que algumas reuniões não são realmente necessárias?

Quando uma reunião é necessária?

Essa é uma questão muito polêmica. Vejo as reuniões necessárias em poucos casos, como evitar o efeito telefone sem fio em assuntos delicados, lidar com situações urgentes ou passar informações.

Eu acho uma baita sacanagem quando uma notícia ruim é vomitada por email. Da mesma forma, não imagino um gerente de vendas levantando o moral do time via Whatsapp. Existem casos e casos!

Tudo é uma questão de bom senso, algo cada vez mais escasso hoje em dia. Uma pergunta simples mata a charada: será que a reunião é o jeito mais rápido e eficaz de se fazer isso? O que vai acontecer se o assunto for tratado de outra forma?

7 dicas para fazer uma boa reunião

Fazer boas reuniões NÃO é um ensinamento milenar passado de pai para filho por famílias de comerciantes das regiões montanhosas da China…

Já existem muitos livros e artigos sobre o assunto. Como um bom devorador de conteúdo, fiz a minha seleção de dicas extraídas de diversos materiais e da minha própria experiência:

1.Tenha um objetivo muito bem definido para que a sua reunião não vire um papo de bar;

2.Faça uma pauta e envie para os participantes até 24 horas antes da reunião que todos se preparem;

3.Tenha hora para começar e para acabar a reunião (e seja fiel a isso);

4.Convide apenas quem pode ajudar a atingir o objetivo;

5.Peças que todos desliguem os celulares;

6.Certifique-se que o principal decisor para o assunto da reunião esteja presente;

7.Faça um resumo das decisões tomadas e ações que deverão ser realizadas após a reunião.

Além disso tudo, sou um grande entusiasta das reuniões de daily scrum. A reunião ser em pé muda tudo! O desconforto faz as pessoas serem muito mais diretas ao ponto.

Um grande hack para lidar com reuniões

Peguei essa dica de um artigo do Gary Vaynerchuk, um dos caras que mais admiro atualmente. Ela é muito simples: corte as suas reuniões pela metade do tempo!

Alguém disse que precisa falar com você sobre algo em 30 minutos. Dê 15!

Faça isso sempre e respeite o tempo limite da reunião. Depois que sacarem que você faz isso e te pedirem o dobro, dê 1/4 do tempo!

Simples assim!

Fechando o assunto

Bom senso! Bom senso! Bom senso!

Antes de criar ou ser convidado para uma reunião, lembre-se de considerar as alternativas.

Imagem: Freepik