Como implementar a matriz RACI?

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Não é raro acontecer dentro da empresa de surgirem dúvidas sobre quem é o responsável por determinada atividade, quem deve aprovar certos projetos ou quem deve ser consultado ou informado sobre uma decisão.

A matriz RACI é uma excelente ferramenta para evitar que a equipe tenha esse tipo de dúvida. Algumas organizações até conhecem o conceito, mas nem sempre sabem como o modelo RACI pode ser útil para o contexto de seu negócio.

Para esclarecer melhor para que a matriz serve e como pode ser implementada, explicamos tudo sobre o assunto neste artigo. Não deixe de conferir!

O que é matriz RACI?

De um modo resumido, podemos dizer que seu papel é auxiliar as empresas a organizar e priorizar as ações de seus colaboradores, de modo que todos saibam exatamente do que são responsáveis.

A ferramenta serve para alinhar os funcionários e suas funções em um projeto, processo, serviço ou em um departamento, com o propósito de que tudo funcione sem problemas, com cada membro específico ciente do que lhe é atribuído.

A sigla RACI é um acrônimo dos termos em inglês:

• Responsible
• Accountable
• Consulted
• Informed

Explicando cada um, temos:

R – Quem é o responsável pela execução efetiva de uma atividade, ou seja, quem é o profissional que se responsabiliza pelo trabalho em um elemento particular dentro de um projeto ou processo.

A – Quem tem autoridade para aprovar de maneira formal uma tarefa ou produto entregue. Esse é o responsável por solucionar possíveis problemas em um processo e tem autoridade final sobre um projeto.

C – Quem precisa ser consultado caso haja dúvidas ou problemas em um processo, além de necessidade de mudanças. A comunicação com essa pessoa é feita em duas vias, com consulta e resposta.

I – Quem precisa ser informado sobre ações tomadas, mudanças e resultados de um projeto, mesmo que essa pessoa não esteja envolvida no processo de tomada de decisão. A comunicação é feita em apenas um sentido, somente informação, sem necessidade de resposta.

Imagem: stratec

Quais os benefícios do modelo?

O modelo RACI pode ser benéfico para a organização em diversos sentidos:

Aumento no engajamento: com a redução de dúvidas e confusão típicas em projetos e processos, os colaboradores se sentem menos estressados e mais envolvidos, já que sabem exatamente qual seu papel, pelo que são responsáveis e com o que não precisam se preocupar;

Treinamento mais eficiente: quando colaboradores são treinados acerca daquilo que não diz respeito às suas competências e responsabilidades, estão apenas perdendo tempo, mas quando cada funcionário é treinado naquilo que agrega valor para sua função, toda a empresa sai ganhando;

Economia de tempo: com o modelo, só são convocados para reuniões aqueles colaboradores que estão envolvidos com o projeto ou processo específico, economizando o tempo de todos os outros que não precisam participar;

Redução na frustração com a liderança: muitos colaboradores se sentem frustrados ao procurar alguém de um nível acima na hierarquia e não conseguir respostas ou solução para seus problemas. Quando todos sabem com quem falar, há um alívio nessa frustração.

Como criar e implementar?

A implementação da matriz RACI é capaz de resultar em projetos e processos mais bem-sucedidos, mas é fundamental que o método seja aplicado na prática. Para isso, podem ser utilizados planilhas eletrônicas, editor de textos ou mesmo papel. Se você já utiliza um software para gestão dos projetos, a planilha pode ser feita somente para planejar e alinhar as informações com a equipe, e depois ser incluída no sistema.

Um modelo simples consiste em listar responsabilidades horizontalmente e os principais projetos verticalmente, para então preencher cada caixa da grade com as iniciais R, A, C e I. O formato aqui não faz muita diferença, o realmente importante é passar por essas etapas:

1- Identificação dos projetos estratégicos que precisam do modelo RACI

O primeiro passo é identificar os principais projetos vinculados aos objetivos estratégicos da organização. Depois disso, listar as etapas dos projetos ou suas tarefas principais. Só então pode-se pensar em quem será o responsável pela execução e pela aprovação, e quem deve ser consultado e informado sobre cada etapa/tarefa.

Importante lembrar que para melhor uso da matriz RACI, é fundamental que para toda atividade exista pelo menos um R (responsável pela execução) e um A (aprovador), mas nunca mais de um aprovador para uma mesma atividade.

2- Reunião com os responsáveis por cada elemento do projeto

Todos os indivíduos identificados como parte da matriz RACI precisam participar de reuniões regulares para que todos fiquem cientes de suas responsabilidades e para revisões estratégicas. Vale dizer que as pessoas marcadas com I, que são apenas informadas, nem sempre precisam participar de todas as reuniões.

O ideal é que o modelo RACI seja utilizado apenas nos principais projetos e processos estratégicos da empresa, aqueles que têm alto valor e são críticos para seu bom funcionamento.

Como foi possível ver, é uma ferramenta simples de utilizar, mas que pode gerar diversos benefícios para a organização.