Arquivo Público do Distrito Federal

URL:

http://www.arpdf.df.gov.br/

Vinculação Administrativa:

Secretaria de Estado da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais do Distrito Federal

Missão Institucional:

Recolher, preservar, dar acesso e garantir proteção especial a documentos arquivísticos de valor permanente, produzidos e acumulados pela Administração Direta e Indireta e Fundações do Distrito Federal. (Regimental)

Harmonizar a gestão de documentos, garantir a conservação e a preservação física da documentação arquivística governamental, bem assim facilitar o acesso ao patrimônio documental público do DF, por meio da realização de pesquisas e do atendimento ao público interessado no acesso e utilização de peças documentais que narram a memória de Brasília. (Política Institucional Adotada)

Caracterização do acervo:

O acervo sob custodia do Arquivo Público do Distrito Federal é composto por, aproximadamente, 808 metros lineares de documentos textuais, 46.101 documentos cartográficos (plantas e mapas), 691 fotografias aéreas, 660.826 negativos, 20.770 ampliações fotográficas, 17.367 diapositivos, 22.501 cópias por contato, 2.314 documentos micrográficos e 2.351, além de 153 películas cinematográficas e mais de 500 vídeos em diversos suportes.

Essa importante fonte de informação é integrada por documentos relativos à construção de Brasília e à administração do Distrito Federal, composta pelos fundos arquivísticos publicos históricos da Companhia Urbanizadora da Nova Capital do Brasil – NOVACAP, da Secretaria de Comunicação Social do DF, do Centro de Informações da Secretaria de Segurança Pública do Df, da Fundação Cultural do DF, do Gabinete do Governador do DF, da Administração Regional de Taguatinga, Secretaria de Educação do DF, Secretaria de Desenvolvimento Urbano do DF e Secretaria de Gestão do Território e Habitação do DF . E pelos fundos privados: Yvonne Jean, Juca Chaves, Brasília Palace Hotel, Manuel Mendes, Ecilda Ramos, Paulo de Tarso, Gladson da Rocha e Ernesto Silva.

Em 2007, o Fundo Documental da NOVACAP foi reconhecido pelo Comitê Nacional do Brasil do Programa da Memória do Mundo da Unesco, como Patrimônio Documental da Humanidade.

Além dos fundos públicos, o ArPDF também recebe acervos privados. Atualmente, é responsável pela guarda e preservação de 07 acervos privados: Brasília Palace Hotel; Engenheiro Juca Chaves; Escritora Yvonne Jean, Professora Ecilda Ramos, Ex-Prefeito Paulo de Tarso Santos, Arquiteto Gladson da Rocha e Doutor Ernesto Silva, sendo que os três últimos foram recolhidos em 2015.

Condições de acesso aos documentos:

Como acessar os serviços - As solicitações de consulta ao acervo recolhido ao Arquivo Público do Distrito Federal e o fornecimento de cópias de documentos em suporte digital podem ser formuladas pessoalmente ou à distância (por e-mail ou correspondência).

Quem pode acessar os Serviços - Pessoas físicas e jurídicas, públicas e privadas, nacionais e estrangeiras.

Tipos de Acervo - Textual, Cartográfico, Iconográfico, Fotográfico, Sonoro, Audiovisual e Bibliográfico .

Requisitos para Atendimento-O atendimento se dará de forma diferenciada, a depender do meio utilizado pelo usuário para realizar sua consulta (e-mail, correspondência ou presencial).

Em qualquer das modalidades de atendimento, o pedido será registrado em formulário próprio a ser fornecido pelo Arquivo Público do DF.

A solicitação deverá ser apresentada de forma objetiva e conter uma única solicitação, a fim de facilitar a compreensão do que está sendo requerido e reduzir o tempo de resposta.

Atendimento à Distância - O atendimento a distância será realizado por meio de pedidos formulados via E-mail ou correio tradicional.

O envio de pedidos de informação por meio de correspondência (eletrônica ou física) deverá conter todos os dados de identificação do requerente, tais como: nome completo, documento de identificação, telefone, correio eletrônico e endereço.

Quando do recebimento das solicitações pelas mencionadas vias, será preenchido pelo servidor do ArPDF responsável pelo atendimento, o formulário com as informações enviadas pelo interessado, para fins de controle e estatísticas.

O responsável pelo atendimento tem até 20 dias (prorrogáveis por mais 10 dias), contados a partir do recebimento da carta ou do correio eletrônico para enviar a resposta ao demandante.

A confirmação de recebimento das solicitações enviadas ao correio eletrônico do ArPDF ocorrerá em até 05 (cinco) dias úteis contados a partir do seu recebimento, e poderá ser feita via e-mail, correspondência postal, ou via telefone, pelo responsável pelo atendimento.

A resposta poderá ser enviada por meios diferentes daquele pelo qual a demanda foi recebida pelo ArPDF, tendo em conta a eventual necessidade de encaminhamento de algum documento para preenchimento e devolução pelo usuário, bem assim de envio de alguma cópia digital de itens do acervo.

Atendimento Presencial - O usuário terá acesso aos instrumentos de pesquisa do ArPDF (guias, inventários, repertórios, quadros de arranjo e outros), ao acervo disponível em meio digital, bem assim às orientações necessárias para a localização das informações de seu interesse.

Manuseio dos Documentos - Os documentos originais que já estejam reproduzidos em meio digital serão acessados somente nesse formato. Em regra, o manuseio dos acervos originais e de documentos em processo de organização e restauro é realizado pela Equipe Técnica do ArPDF, entretanto, quando o item documental do qual o usuário necessitar não estiver disponível em meio digital, o ArPDF dará acesso ao original e, posteriormente, dentro do prazo de atendimento, providenciará sua disponibilização em meio eletrônico.

Formas de Consulta aos Documentos - No setor de atendimento, os usuários poderão utilizar os seguintes meios de consulta:

1. Instrumentos de Pesquisa do ArPDF (Guias, Catálogos, Inventários, Repertórios e Quadros de Arranjo), e

2. Arquivos Digitais (ainda em processo de implantação).

Caso o interessado não resida em Brasília, será possível o atendimento via e-mail, ou correio. Em todos os casos será necessário o preenchimento de formulário institucional para registro do atendimento e elaboração do perfil do usuário dos serviços do ArPDF.

Prazos de Atendimento - Todas as solicitações serão atendidas em até 20 dias contados do recebimento da solicitação (prorrogáveis por mais 10), conforme a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011) e o Decreto nº 34.276, de 11 de abril de 2013, que a regulamenta no Distrito Federal.

Os pedidos serão atendidos por ordem de chegada, sendo respeitadas as prioridades legais para maiores de 60 anos, gestantes e portadores de necessidades especiais.

A reprodução dos documentos obedecerá aos prazos da Lei de Acesso à Informação, acrescido dos prazos de postagem, se for o caso.

Custos do Serviço - Os serviços prestados pelo Arquivo Público são gratuitos, devendo o interessado fornecer os meios para cópia das peças do acervo que lhe interessarem, sendo em meio digital ou papel.

Restrições - Ao acessar as dependências do espaço destinado ao atendimento ao público, estes deverão adotar os seguintes procedimentos:

1. Guardar seus pertences em armário apropriado, com chaves, disponibilizado pelo ArPDF;
2. Não será permitido adentrar nas instalações do ArPDF portando outro material além de celular, lápis, papel e o suporte digital que porventura seja necessário à obtenção de cópia de itens do acervo;

3. Não será permitido o consumo de alimentos e bebidas de qualquer espécie, nas dependências do ArPDF;

4. Não será permitido o uso de caneta de qualquer tipo durante o procedimento de consulta aos Instrumentos de pesquisa disponibilizados pelo ArPDF, bem assim sua marcação com uso de clipes ou dobra nas páginas, ou ainda a utilização de materiais metálicos ou cortantes, e

5. Ao manusear os Instrumentos de pesquisa deve-se fazê-lo com cuidado, evitando apoiar-se sobre os mesmos.

Dia e horário de atendimento:

De Segunda a sexta-feira, das 9h às 17h, exceto feriados e pontos facultativos. O horário de atendimento é ininterrupto, funcionando no horário de almoço (das 12h às 14h).

Serviços de reprodução:

1. Cópia Digital do Documento original (feita ou fornecida pelo ArPDF), e

2. Foto feita com máquina fotográfica do Pesquisador (sem Flash).

As reproduções de documentos serão feitas nas dependências do ArPDF. As exceções serão objeto de avaliação, sendo que os casos em que a saída de documentos se justifique, dependerão de autorização prévia da Superintendência e de acompanhamento por servidor do ArPDF.

Se for de interesse do usuário a disponibilização de imagens dos documentos de qualquer acervo em meio digital, este deverá fornecer o suporte para armazenamento dos dados (CD, DVD, Pen Drive, HD externo, etc).

O ArPDF reserva-se o direito de limitar e/ou negar os pedidos de reprodução de documentos, considerando o volume solicitado, aspectos legais do uso da documentação, os riscos para a preservação ou possíveis danos que a reprodução possa provocar nos originais, caso estes já não estejam digitalizados.