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APESP lança EAD e cartilha sobre implantação de Arquivos e gestão documental em municípios
o Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) acaba de lançar curso EAD e a cartilha “Implantação da Gestão Documental nos municípios”. O objetivo é orientar gestores e servidores municipais no passo a passo da criação de arquivos e na implantação de política de gestão e preservação de documentos, inclusive de nato-digitais e digitalizados.
O curso e a cartilha reúnem toda a experiência do Arquivo Público na formulação de normas e procedimentos para o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP). Afinal, além da assistência técnica aos órgãos estaduais, são mais de 20 anos de trabalho junto aos municípios paulistas. Mais recentemente, o APESP voltou-se para a elaboração de uma política de gestão e preservação de documentos digitais, que é amplamente abordada nestes materiais.
A cartilha “Implantação da Gestão Documental nos Municípios” explica em detalhes como implantar a política de gestão documental, incluindo a criação do Arquivo Público Municipal e do Sistema de Arquivos. Também orienta como aplicar os instrumentos de gestão documental - Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos – e implantar sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
A base da cartilha e do curso é o “Guia Técnico de Transparência Municipal”, publicado em 2018 em parceria com o Tribunal de Contas do Estado. Porém, a cartilha traz diversas atualizações, principalmente aquelas que são fundamentais para a gestão e preservação de documentos digitais. Destacamos os capítulos específicos sobre as Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) a serviço da gestão documental; a importância de um SIGAD para a produção e tramitação de documentos digitais e, finalmente, a relevância de um repositório arquivístico confiável para a preservação desses documentos digitais.
A cartilha também traz vários modelos de minutas de projetos de lei, decretos e portarias que podem ser utilizados pelos gestores municipais para a institucionalização da política de gestão documental, além de toda a legislação pertinente. Acesse a Cartilha Implantação da Gestão Documental nos Municípios.
EAD – Como implantar Arquivos e Gestão Documental em Municípios
O curso on-line “Como implantar Arquivos e Gestão Documental em municípios” tem duração de 30 dias, contados a partir da data de inscrição, totalizando 20 horas. As aulas são gravadas e a avaliação final é feita por questionário com 10 perguntas. O aluno que obter nota maior que 6,0 e tiver terminado todas as etapas do curso, terá direito a certificado. O curso pretende oferecer subsídios para que os municípios possam implementar o Arquivo Público no executivo e legislativo locais.
O acesso ao curso é gratuito e pode ser feito a qualquer momento pelo Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Arquivo Público em: https://ead.arquivoestado.sp.gov.br/course/view.php?id=64
As dúvidas sobre o curso podem ser esclarecidas com a equipe do Núcleo de Formação e Treinamento pelo e-mail treinamento@arquivoestado.sp.gov.br
A coordenação do projeto é da diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, Ieda Pimenta Bernardes, com a participação das equipes do Centro de Assistência aos Municípios (CAM) e do Núcleo de Formação e Treinamento (NFT).
Para Ieda Bernardes, “a publicação da cartilha e a disponibilização do curso EAD são ações estratégicas para o APESP ganhar maior escala no compartilhamento de seus conhecimentos e experiências com as Administrações Municipais, bem como para promover ações contínuas de capacitação para os servidores municipais, nesse momento de transição para governos digitais”.
O coordenador do APESP, Thiago Nicodemo, reflete sobre a importância da cartilha e do curso. Para que os municípios implementem sistemas de gestão de documentos digitais é preciso, primeiro, fazer um trabalho de base com a implantação de Arquivos, políticas e gestão documental.
“Para a cidade se tornar eficiente e mais transparente ela deve estruturar os fundamentos da sua gestão da informação e de arquivos. Precisa saber lidar com o legado dos documentos em papel e ter um sistema centralizado e eficiente da gestão da informação, seja no tramite entre órgãos ou na relação com o cidadão. Essa cartilha dá os fundamentos para que isso seja possível em qualquer município”, explica Nicodemo. “Além dos municípios paulistas, que são nossa competência e prioridade, a cartilha e o curso podem orientar gestores e servidores de qualquer município no Brasil. São 645 municípios paulistas e mais de cinco mil em todo o país que podem ter acesso ao nosso conteúdo”, finaliza.