Ata da 99ª Reunião Plenária Ordinária do CONARQ (28/04/2021)
Ministério da Justiça e Segurança Pública
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ
ATA DA 99ª REUNIÃO PLENÁRIA ORDINÁRIA DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ
Aos vinte e oito dias do mês de abril de 2021, às quinze horas, na sala virtual do Google Meet, https://meet.google.com/kbb-dgse-jad, foi realizada a 99ª reunião plenária ordinária do CONARQ, convocada em 19 de abril de 2021. Participaram da reunião: a presidente do CONARQ, Sra. Neide Alves Dias De Sordi; representando o Poder Executivo Federal: os conselheiros Cíntia Aparecida de Moura e Silva (titular) e Fábio Nascimento Sousa (suplente), ambos do Ministério da Economia, José Rivaldo Cadete Imbeloni (titular) e Liane Lasmar Correia (suplente), ambos da Secretaria-Geral da Presidência da República; representando o Poder Judiciário Federal: a conselheira Ana Paula Alencar Oliveira (suplente), do Supremo Tribunal Federal; representando o Poder Legislativo Federal: os conselheiros Vanderlei Batista dos Santos (titular), da Câmara dos Deputados, e Rosa Maria Gonçalves Vasconcelos (titular), do Senado Federal; representando os arquivos públicos estaduais e distrital: as conselheiras Maria Teresa Villela Bandeira de Mello (titular), do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro e Maria Teresa Navarro de Britto Matos (suplente), do Arquivo Público do Estado da Bahia; representando os arquivos públicos municipais: as conselheiras Nadia Csoknyai Del Monte Kojio (titular), do Arquivo Público do Município de São José dos Campos, e Monica Cristina Brunini Frandi Ferreira (suplente), do Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro; representando as associações de arquivistas: a conselheira Leolíbia Luana Linden (suplente); representando as instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história, ciências sociais ou ciência da informação: os conselheiros Beatriz Kushnir (titular) e Paulo Roberto Elian dos Santos (suplente), da Associação Nacional de História (ANPUH-Brasil); Luiz Eduardo Ferreira (titular), da Universidade Federal da Paraíba, e Thiago Henrique Bragato Barros (titular), da Universidade Federal do Rio Grande do Sul; Elina Gonçalves da Fonte Pessanha (titular) e Regina Maria do Rego Monteiro de Abreu (suplente), da Associação Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Ciências Sociais (ANPOCS). Secretariou os trabalhos o coordenador da Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos, Sr. Antonio Laurindo dos Santos Neto, que informou, após solicitação da Presidente do CONARQ, Neide De Sordi, da inversão do primeiro item de pauta, que passou a ser a apresentação e discussão do relatório e proposta de diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº. 10.278, de 18 de março de 2020, trabalho produzido pela Câmara Técnica Consultiva instituída pela Portaria nº 120 do CONARQ, de 28 de julho de 2020, com a finalidade de propor diretrizes e os procedimentos técnicos que deverão ser adotados pelos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivo - SINAR para implementação do disposto no referido Decreto de 2020. O Coordenador da Câmara Técnica, Sr. Carlos Augusto Silva Ditadi, relata os trabalhos desenvolvidos pela Câmara Técnica. Em sua análise, o fato de o Decreto nº 10.278/2020 ser regulamentador de uma lei, faz com que ele imponha limites a uma operacionalização de procedimentos relacionados à digitalização por uma resolução do CONARQ e que eles procuraram evitar conflitos entre os dois instrumentos. Ele relata que a Câmara Técnica elaborou proposta quanto à gestão de documentos ligada ao que determina a Lei de Arquivos e ao escopo normativo do próprio CONARQ. A proposta da Câmara está dividida em duas partes, uma relativa a procedimentos de digitalização de documentos e a outra relativa à produção de um documento já digitalizado em relação a outro em formato digital, de forma a respeitar os princípios do Decreto nº 10.278/2020 e da lei da digitalização, (Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, alterada pela Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019). Após considerações dos conselheiros, a presidente do CONARQ propõe, como encaminhamento, o envio à consultoria jurídica do Ministério da Justiça e Segurança Pública para análise da juridicidade e legalidade dos documentos apresentados, e caso haja propostas de alterações por ela, que os documentos sejam apreciados pelo Plenário do CONARQ. A proposta foi aprovada por unanimidade pelo Plenário. O Segundo ponto de pauta a ser apreciado é a Apresentação e discussão da proposta de Planejamento Estratégico do CONARQ. A conselheira Elina Pessanha inicia a apresentação desse item de pauta compartilhando o quadro síntese do planejamento estratégico. Ela informa que a proposta elaborada é a primeira proposta de planejamento estratégico do CONARQ, se configurando como uma contribuição para a política nacional de arquivos. Afirma também que foi adotada a metodologia Balanced Scorecard (BSC), para a realização do trabalho, sendo ainda analisados os planejamentos estratégicos de outros órgãos da administração pública, e documentos produzidos por conferências e grupos de trabalho. Em seguida, ela apresenta quadros, com diretrizes, missão, visão, valores, objetivos estratégicos, projetos estratégicos e mapa estratégico para o CONARQ. O Plano estratégico proposto para o CONARQ compreende o período de 2021-2023, devido à necessidade de ajuste ao planejamento estratégico do Arquivo Nacional e ao do MJSP. Em seguida, os conselheiros se manifestam parabenizando o excelente trabalho realizado pelo Grupo de Trabalho com essa finalidade. A presidente do CONARQ aponta que será necessário que o planejamento estratégico também seja avaliado pelo MJSP, para fins de alinhamento ao seu próprio planejamento estratégico. Após manifestações dos conselheiros, foi colocada em votação a proposta de encaminhamento do planejamento estratégico do CONARQ para análise da Assessoria de Planejamento Estratégico do Arquivo Nacional e da Assessoria de Planejamento Estratégico do MJSP, para posterior encaminhamento ao Gabinete do Ministro, a quem cabe a aprovação. A proposta foi aprovada por unanimidade pelo Plenário. Como último item de pauta, as atas da 98ª reunião plenária ordinária e das reuniões plenárias extraordinárias que aconteceram nos dias 03 de fevereiro e 03 de março de 2021, cujas minutas foram distribuídas previamente para análise dos conselheiros, são submetidas a aprovação pelo Plenário e aprovadas por unanimidade. Informes: A conselheira Nadia Kojio informa sobre o recebimento de um e-mail da Prefeitura de São Gonçalo solicitando apoio para a criação de seu arquivo público municipal. Ela afirma que na condição de representante do segmento dos Arquivos Públicos Municipais no CONARQ, juntamente com a outra representante desse segmento, a conselheira Monica Ferreira, colocaram os arquivos municipais que elas representam à disposição da Prefeitura de São Gonçalo, e aproveita para solicitar o apoio do APERJ nessa ação. Antonio Laurindo, coordenador da COACO, informa que em breve será feito e divulgado um balanço sobre o envio do ofício do CONARQ de sensibilização pela criação de arquivos municipais que estão sendo enviados a todas às prefeituras do País. A conselheira Maria Teresa Bandeira de Melo coloca o APERJ e a Câmara Setorial de Arquivos Municipais do Conselho Estadual de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro (CONEARQ), à disposição da Prefeitura de São Gonçalo. A conselheira Beatriz Kushnir sugere o contato do CONARQ com a Frente Nacional de Prefeitos a fim de se viabilizar uma ação política para a criação de arquivos municipais. Nada mais havendo a tratar, a presidente do CONARQ agradeceu a todos e deu por encerrada a reunião, da qual, para constar, eu, Antonio Laurindo dos Santos Neto, coordenador da Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos, lavrei a presente Ata, que, lida e aprovada, vai por todos assinada eletronicamente.
Neide De Sordi
Presidente do CONARQ