TransformaGov: Projeto de Gestão Documental
Arquivo Geral inicia, no CCBS, projeto-piloto para organização e tratamento dos arquivos da UFCG no âmbito do TransformaGov.
Em 2021, a Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) firmou uma parceria junto ao Ministério da Economia, com objetivo de implementar as propostas de transformação institucional, englobando ações nas áreas de gestão estratégica, processos de trabalho, arranjos institucionais e estruturas organizacionais, infraestrutura, logística e gestão de pessoas, no âmbito do Programa de Gestão Estratégica e Transformação do Estado (TransformaGov).
Dentro dessa parceria, coube ao Arquivo Geral 3 ações relativas à gestão documental:
- Realizar levantamento dos conjuntos documentais, incluindo sem tratamento, com identificação de volume (em metros lineares) e dos locais de armazenamento.
- Eliminar documentos cuja temporalidade tenha sido cumprida, em conformidade com o Decreto no 10.148/2019 e as orientações do Arquivo Nacional.
- Proceder à organização e tratamento do arquivo da UFCG.
Foram realizadas as duas primeiras ações e agora partimos para a terceira ação, que é a organização e tratamento dos arquivos da UFCG.
O Centro de Ciências Biológicas e da Saúde – CCBS, foi escolhido para ser o projeto piloto da Ação 3 – Organização e tratamento dos arquivos.
Além do formulário de levantamento documental, também aplicamos um questionário de diagnóstico para termos uma visão mais específica da situação dos arquivos do CCBS. A partir das informações do levantamento documental e do questionário, foi produzido um relatório e, no dia 31/05/2023, o apresentamos à Diretora do CCBS, a Professora Dra Carmem Dolores de Sá Catão.
Dentre as atividades mencionadas na reunião, que serão executadas pelo Arquivo Geral, em parceria com o Centro, a primeira será uma orientação técnica aos servidores técnicos e terceirizados, com o objetivo de mostrar e ensinar os métodos e técnicas de organização de documentos e a partir daí começarmos a organização dos documentos do Centro.
Essas etapas serão realizadas em todos os Centros e Unidades Administrativas e Acadêmicas da UFCG.