Minuta de Portaria nº 1648362/2025/FUMA/OEG/PPGT/UFMA/DIAD/PPGT/CPAT/DIAD

Dispõe sobre o Inventário de Bens Móveis da Universidade Federal do Maranhão - UFMA

O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHÃO, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, considerando a necessidade de atualização e regularização do acervo patrimonial da instituição;

CONSIDERANDO o Parágrafo Único do art. 70 da Constituição Federal de 1988;

CONSIDERANDO o Art. 94 da Lei nº 4.230, de 17 de março de 1964, que Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988, que objetiva racionalizar com minimização de custos o uso de material no âmbito do SISG através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a correta escrituração, a regularidade físico-contábil dos bens públicos e o fortalecimento dos controles internos no âmbito da UFMA;

CONSIDERANDO o constante dos autos do processo nº 23115.029668/2025-11,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir, no âmbito da Universidade Federal do Maranhão - UFMA, os procedimentos do inventário anual de bens móveis permanentes, com a finalidade de assegurar o controle, a verificação física, a atualização cadastral e a regularidade do acervo patrimonial sob responsabilidade da Instituição.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Para efeito desta Portaria, considera-se:

I - Bens móveis permanentes: são aqueles fabricados para duração mínima de 02 (dois) anos de vida útil e que, em razão da utilização, não perdem a identidade física e cuja aquisição é realizada por despesa de capital e possui controle individualizado;

II - Bem próprio: o bem móvel permanente ingressado na Universidade através de compra, permuta, doação ou produção própria e possui nº de tombamento de sequencial padrão;

III - Bem de terceiro: o bem móvel permanente ingressado na Universidade através de cessão, empréstimo ou comodato, cujo proprietário externo é o detentor da sua propriedade e possui nº de tombamento de sequencial específico;

IV - Bens Inservíveis: aqueles que, em razão de seu estado de conservação, obsolescência ou inadequação, tornaram-se ociosos, recuperáveis ou irrecuperáveis para a Administração, conforme critérios definidos no Decreto nº 9.373/2018;

V - Bens Inventariados: são aqueles que constam regularmente registrados no sistema de controle patrimonial da UFMA (SIPAC), localizados fisicamente na unidade responsável e devidamente conferidos durante o processo de inventário anual;

VI - Bens Não Inventariados: aqueles que, embora registrados no sistema patrimonial da UFMA, não foram localizados fisicamente durante o processo de inventário, devendo ser objeto de apuração e regularização;

VII - Bens Desconhecidos: são os bens localizados fisicamente na unidade, porém sem registro ou identificação patrimonial no sistema, carecendo de verificação de origem e regularização cadastral;

VIII - Carga Patrimonial: o conjunto de bens permanentes confiados pela UFMA a servidor ocupante de cargo efetivo, função de confiança ou cargo em comissão, em caráter permanente ou temporário, denominado detentor da carga patrimonial, para a execução das respectivas atividades profissionais;

IX - Grande Seccional de Patrimônio: órgãos seccionais de gestão patrimonial dos bens móveis permanentes integrantes das respectivas cargas patrimoniais, como Reitorias, Pró-Reitorias, Superintendências e Centros de Ensino;

X - Agente Patrimonial Nato: dirigente máximo de cada grande seccional de patrimônio, responsável pela gestão patrimonial dos bens móveis permanentes integrados ao seu patrimônio;

XI - Agente Patrimonial Local: servidor ocupante do cargo de chefia de setor e é responsável pelos bens da sua respectiva subunidade;

XII - Termo de Responsabilidade: documento para transferência de responsabilidade de bens móveis permanentes entre agentes patrimoniais locais;

XIII - Número de Tombamento: sequencial de registro patrimonial SIPAC, é único e possui 10 dígitos;

XIV - Localidade: a designação cadastral correspondente a um espaço físico real da unidade, como salas de aula, laboratórios, salas de professores, copas, depósitos, auditórios, entre outros ambientes nos quais os bens estejam alocados fisicamente;

XV ? Unidade de Tombamento: setor dentro da estrutura organizacional da UFMA, tem um código único e um agente patrimonial local.

Art. 3º O Inventário Anual de Bens Móveis é o instrumento de controle patrimonial destinado à verificação física e cadastral dos bens permanentes em uso na Universidade Federal do Maranhão - UFMA, com vistas a assegurar a atualização do acervo patrimonial, a integridade dos registros e a apuração de eventuais danos, extravios ou outras irregularidades.

§ 1º O inventário patrimonial será realizado mediante conferência física dos bens móveis constantes das cargas patrimoniais registradas no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC, observando-se a correspondência entre o bem, seu número de tombamento, localização, estado de conservação e agente responsável.

§ 2º O processo de inventário compreenderá também a auditoria da base de dados patrimonial, incluindo a regularização de bens localizados fisicamente sem registro, a correção de inconsistências cadastrais, a atualização de localizações, e a identificação de bens não localizados, cabendo à Coordenação de Patrimônio propor as medidas administrativas necessárias à sua regularização.

Art. 4º São considerados bens permanentes aqueles que, em razão de seu uso corrente, não perdem a sua identidade física e/ou têm uma durabilidade superior a dois anos, possuem controle individualizado após o respectivo registro.

Art. 5º São objetivos do inventário de bens permanentes:

I - Obter uma visão real e atualizada da situação patrimonial da Universidade;

II - Confirmar a exatidão dos registros de controle patrimonial e a existência física dos bens permanentes;

III - Verificar a conformidade entre os registros do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC e os do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI;

IV - Manter permanentemente atualizados os registros e levantamentos efetuados no sistema patrimonial;

V - Possibilitar a conferência e atualização das características dos bens permanentes no SIPAC;

VI - Fornecer subsídios para avaliação e aprimoramento contínuo da gestão de bens permanentes;

VII - Disponibilizar informações precisas e atualizadas aos órgãos de controle interno e externo;

VIII - Compor os elementos necessários ao processo de tomada de contas da UFMA;

IX - Subsidiar a análise de relatórios patrimoniais utilizados no planejamento e nas solicitações de aquisição de bens para os exercícios subsequentes.

Art. 6º. Para os fins desta Portaria, as Grandes Seccionais de Patrimônio serão os órgãos seccionais de gestão patrimonial dos bens móveis permanentes integrantes das respectivas cargas patrimoniais, compreendendo os seguintes órgãos administrativos e acadêmicos:

I - Órgãos Executivos de Gestão:

a. Reitoria;

b. Agências;

c. Pró-Reitorias;

d. Superintendências;

e. Sistema Integrado de Bibliotecas;

f. Hospital Universitário;

g. Colegiados Superiores;

h. Representação Institucional; 

i. Instituto de Energia Elétrica;

II - Órgãos Executivos Acadêmicos:

a. Diretorias de Unidades Acadêmicas;

b. Centro Pedagógico Paulo Freire;

Parágrafo único: O disposto nesta Portaria não se aplica ao Hospital Universitário da UFMA, uma vez que os bens integrantes de sua carga patrimonial encontram-se cedidos à Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares - EBSERH, nos termos do contrato de cessão e gestão vigente, não sendo, portanto, objeto do inventário patrimonial da Universidade.

Art. 7º. Todas as Grandes Seccionais de Patrimônio deverão instituir Comissão Inventariante Local, nomeados via Ordem de Serviço, a qual será integrada pelo seu agente patrimonial nato, pelos agentes patrimoniais locais, quando necessário, por outros servidores lotados na respectiva Grande Seccional de Patrimônio, sob a presidência do primeiro.

§ 1º É vedada a participação de servidores lotados na Coordenação de Patrimônio (CPAT/PPGT) nas Comissões Internas de Inventário, por se tratar da unidade responsável pela coordenação técnica e consolidação dos dados do inventário no âmbito da UFMA, em observância ao princípio da segregação de funções, conforme disposto nas Normas de Auditoria do Tribunal de Contas da União (NAT), aprovadas pela Portaria TCU nº 280, de 8 de dezembro de 2010.

§ 2º As Comissões Inventariantes Locais deverão coordenar o levantamento físico dos bens móveis permanentes de forma centralizada - quando executado diretamente por seus membros - ou descentralizada, mediante atuação dos agentes patrimoniais locais, responsáveis pela conferência e auditoria dos bens sob sua guarda, bem como pela veracidade das informações prestadas à respectiva comissão.

Art. 8º - Todos os setores deverão realizar o rastreio tempestivo dos bens que compõem o seu acervo patrimonial, por meio do cadastro do levantamento de inventário no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC, para cada subunidade e suas respectivas Localidades SIPAC.

CAPÍTULO II

DO INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS

Seção I

Das Competências e Deveres

Competências do Agente Patrimonial Local

Art. 9º Compete ao Agente Patrimonial Local:

I - Verificar a existência de localidades previamente cadastradas no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC, vinculadas à sua unidade;

II - Promover a criação de novas localidades, caso não estejam disponíveis aquelas que representem, de forma fidedigna, os espaços físicos efetivamente em uso;

III - Assegurar que todos os bens patrimoniais estejam devidamente vinculados a uma localidade cadastrada e ativa no SIPAC, conforme sua efetiva alocação física;

IV - Realizar o levantamento físico dos bens verificando:

a) se os bens constantes de sua carga patrimonial se encontram corretamente alocados nas respectivas localidades;

b) se os bens estão adequados às condições de guarda e uso;

c) se o estado de conservação dos bens está devidamente atualizado na carga patrimonial;

d) se existem bens de terceiros, oriundos de projetos ou com origem desconhecida, sem a devida incorporação no SIPAC, registrando sua descrição detalhada e a respectiva Localidade SIPAC;

e) se existem bens pertencentes à UFMA, porém com número de tombamento desconhecido, registrando sua descrição detalhada e a respectiva Localidade SIPAC;

f) se as etiquetas patrimoniais estão em bom estado e visíveis, solicitando sua reimpressão, quando necessário;

g) se existem bens na unidade que não constam em sua carga patrimonial, registrando o número de tombamento (se houver), a descrição e a localidade correspondente.

V - Inserir no Módulo de Levantamento Patrimonial do SIPAC, as informações obtidas a partir do levantamento físico dos bens por Localidade;

VI - Apresentar à Comissão Inventariante Local os resultados do levantamento físico realizado;

Competências das Comissões Inventariantes

Art. 10. Compete às Comissões Inventariantes:

I - Orientar os servidores da Grande Seccional acerca dos prazos do cronograma de inventário e das responsabilidades de todos os envolvidos na prestação das informações necessárias à execução das atividades;

II - Elaborar o Relatório Sintético de Inventário, a partir dos dados dos relatórios elaborados pelos Agentes Patrimoniais Locais, confrontando os saldos patrimoniais no SIPAC das unidades quanto aos bens inventariados e não inventariados;

III - Elaborar o Relatório Consolidado do Inventário da Grande Seccional, apontando a real situação do quantitativo de bens, as inconsistências identificadas na apuração, em especial os bens não localizados, sugerindo as medidas cabíveis, inclusive o desfazimento de bens considerados inservíveis;

IV - Recomendar ações à Coordenação de Patrimônio ações voltadas ao aperfeiçoamento do processo de inventário;

V - Reportar à autoridade competente quaisquer ocorrências que obstem ou dificultem a realização das atividades inventariantes.

Competências da Coordenação de Patrimônio

Art. 11. Compete à Coordenação de Patrimônio:

I - Orientar e prestar esclarecimentos às Comissões Inventariantes Locais, disponibilizando toda a documentação, instruções e materiais necessários à execução de suas atividades;

II - Atualizar o responsável pelos bens e emitir novos Termos de Responsabilidade para cada unidade;

III - Verificar junto às unidades os bens não localizados e adotar as providências previstas na legislação pertinente;

IV - Providenciar as movimentações no SIPAC dos bens localizados que não constem na carga patrimonial da subunidade, mas pertençam a outras subunidades da UFMA;

V - Providenciar a confecção da segunda via das etiquetas patrimoniais dos bens, quando extraviadas ou danificadas;

VI - Promover a incorporação ou devolução de bens pertencentes a terceiros, conforme o caso;

VII - Sugerir, quando aplicável, a apuração de responsabilidades;

VIII - Propor melhorias para o aperfeiçoamento do processo de inventário patrimonial;

IX - Efetuar as correções, adequações e retificações necessárias à regularização das inconsistências detectadas;

X - Emitir relatório final com a análise da situação geral do patrimônio da unidade inventariada, incluindo relatório sintético dos resultados obtidos e recomendações para o aprimoramento das rotinas patrimoniais.

Seção II

Do Processo de Inventário de Bens Móveis

Cadastro de Localidades

Art. 12. O levantamento e o cadastro de localidades no SIPAC constituem a etapa inicial do Inventário Anual de Bens Móveis e têm por finalidade assegurar a adequada identificação e correspondência entre os espaços físicos e os bens permanentes sob responsabilidade da Universidade Federal do Maranhão - UFMA.

§ 1º O cadastro correto e atualizado das Localidades SIPAC é condição indispensável para a etapa de conferência física dos bens, devendo ser concluído antes do início do levantamento in loco.

§ 2º A nomenclatura das localidades deverá seguir o padrão estabelecido pela Coordenação de Patrimônio, observando-se a hierarquia organizacional e a estrutura física da unidade.

§ 3º Cada localidade cadastrada deverá refletir fielmente a divisão espacial existente, identificando salas, laboratórios, corredores, áreas externas ou outros ambientes de guarda de bens.

§ 4º As alterações de nomenclatura, exclusão ou criação de novas localidades deverão ser formalmente justificadas e submetidas à validação da Coordenação de Patrimônio.

Do Levantamento Físico

Art. 13. O levantamento físico dos bens consiste na verificação in loco da existência, localização, estado de conservação, condições de uso e adequação das informações registradas no SIPAC em relação à realidade física da unidade.

§ 1º O levantamento deverá ser executado pelos Agentes Patrimoniais Locais ou, quando aplicável, por comissão designada, sob supervisão da Comissão Inventariante da Grande Seccional.

§ 2º Durante o levantamento, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I - Conferência do número de tombamento, descrição, marca, modelo e localidade;

II - Verificação da fixação e legibilidade da etiqueta patrimonial;

III - Registro fotográfico de bens sem tombamento, de difícil identificação ou em situação irregular;

IV - Anotação de bens não localizados, inservíveis, extraviados ou que demandem regularização;

V - Identificação de bens pertencentes a outros órgãos ou entidades, para fins de devolução.

§ 3º O levantamento físico deverá contemplar todas as subunidades e localidades cadastradas no SIPAC, incluindo ambientes de uso compartilhado, áreas externas e depósitos.

Cadastro no SIPAC

Art. 14. Concluído o levantamento físico, as informações coletadas deverão ser registradas no Módulo de Levantamento Patrimonial do SIPAC, observando-se a correspondência entre o bem inventariado e a localidade física em que se encontra.

§ 1º O registro deverá contemplar, obrigatoriamente, os campos relativos a tombamento, descrição, localidade e estado de conservação;

§ 2º Caberá ao Agente Patrimonial Local realizar a inserção e conferência dos dados;

§ 3º As inconsistências identificadas entre o levantamento físico e os registros sistêmicos deverão ser comunicadas formalmente à Comissão Inventariante da Grande Seccional, para posterior análise e encaminhamento à Coordenação de Patrimônio.

Seção III

Do Relatório Final da Comissão Inventariante

Art. 15. Após o encerramento das etapas de levantamento e registro no SIPAC, as Comissões Inventariantes deverão relatar as atividades e procedimentos executados, bem como as irregularidades encontradas durante o processo, por meio de Relatório Sintético de Inventário (Anexo IV) e Relatório Consolidado de Inventário (Anexo V), elaborado com base nas informações e resultados obtidos no levantamento físico dos bens.

§ 1º Os relatórios deverão ser encaminhados à Coordenação de Patrimônio dentro do prazo estabelecido no cronograma anual de inventário.

§ 2º A Coordenação de Patrimônio procederá à análise técnica dos relatórios, adotando as medidas cabíveis para a correção das inconsistências, regularização dos registros e consolidação do Inventário Geral da UFMA.

Art. 16. O Relatório Consolidado referente ao Inventário Patrimonial dos bens móveis deve conter, no mínimo:

I - A relação consolidada dos registros de levantamento físico de todas as unidades integrantes da Grande Seccional, com a devida verificação dos bens sob sua responsabilidade;

II - A identificação das unidades que realizaram o cadastro do levantamento físico no SIPAC;

III - A apuração da real situação quantitativa dos bens, destacando as inconsistências encontradas, em especial os bens não localizados;

IV - A descrição das condições de guarda, conservação e uso dos bens patrimoniais móveis;

V - Recomendações quanto às providências necessárias, incluindo o recolhimento de bens considerados inservíveis ou sem utilização;

VI - Outras informações que a Comissão Inventariante julgar pertinentes à análise patrimonial.

Parágrafo Único - Em caráter excepcional, o prazo de conclusão dos trabalhos da Comissão Inventariante poderá ser prorrogado, mediante autorização da autoridade máxima da instituição, de acordo com as necessidades e conveniências de ordem administrativa.

CAPÍTULO III

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DE INVENTÁRIO NO SEI

Art. 17. A Coordenação de Patrimônio - CPAT/PPGT será responsável pela instauração do processo administrativo de inventário no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para cada Grande Seccional, devendo incluir, os seguintes documentos:

I - Portaria de Inventário;

II - Ofício de abertura do inventário, contendo as orientações para a realização do levantamento físico dos bens;

III - Material informativo com diretrizes para a execução do inventário;

IV - Cronograma de atividades e prazos;

Parágrafo único. A CPAT/PPGT irá dirimir dúvidas e acompanhar o cumprimento das etapas estabelecidas.

Art. 18 Caberá à cada Grande Seccional, por meio da sua Comissão Inventariante Local, a organização e encaminhamento dos documentos resultantes da execução do inventário, que deverão ser inseridos no processo administrativo do inventário no SEI, conforme segue:

I - Ordem de Serviço da Comissão Inventariante Local (Anexo II);

II - Relatório Sintético de Inventário (Anexo IV);

III - Relatório Consolidado de inventário (Anexo V);

IV - Relatório de Bens Não Localizados (Anexo VI);

V - Relatório de bens permanentes para 2ª via de etiqueta patrimonial (Anexo VII);

VI - Relatório de bens de terceiros, de projetos de pesquisa ou com origem desconhecida (Anexo VIII);

§ 1º Os dados para o relatório elencado no inciso II devem ser extraídos do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC e deve conter a quantidade de bens por subunidade.

§ 2º No relatório contido no inciso III, deve constar um resumo das principais ocorrências encontradas no trabalho de campo, separadas em aspectos positivos e oportunidades de melhoria.

§ 3º Os Relatório dos incisos IV a VI devem ser elaborados por subunidade.

§ 4º Não será aceita outra forma de encaminhamento dos documentos de trabalho do inventário, em virtude da necessidade de padronizar a documentação.

§ 5º Não serão abertos e nem aceitos processos individualizados por unidades. A documentação gerada por esses setores deverá ser inserida no Processo geral de sua Grande Seccional, devendo este ser encaminhado à CPAT/PPGT no prazo previsto a ser elaborado pela DIAD/PPGT (Etapa 7 - Anexo I), de forma consolidada.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 19 - O uso dos bens móveis é exclusivo do serviço público, sendo vedada sua utilização para fins particulares.

Parágrafo único: o uso individualizado de bens deverá ser registrado por meio de termo de acautelamento conforme diretrizes estabelecidas na Portaria nº 1080/2023/FUMA/OEC/REITORIA/GR, de 15 de setembro de 2023, que estabelece os procedimentos para o acautelamento de bens móveis permanentes no âmbito da Universidade Federal do Maranhão.

Art. 20 - É obrigação de todos aos quais tenham sido confiados bens móveis para guarda e uso zelar pela sua conservação, diligenciar no sentido de recuperação daqueles que forem avariados e promover-lhes a conservação ou a recuperação, conforme o caso.

Art. 21 - Ao tomar conhecimento do desaparecimento de bem móvel ou de sua avaria em razão de uso inadequado, o servidor tem o dever de comunicar a irregularidade ao detentor da carga patrimonial, o qual terá a obrigação de determinar a apuração do fato mediante comunicação ao setor de segurança patrimonial da instituição.

Art. 22 - Comprovado o extravio ou avaria de bem móvel por culpa ou dolo, em decorrência de processo administrativo, deverão ser adotadas medidas para imputação de responsabilidade conforme normativo próprio.

Art. 23 - Todos os agentes patrimoniais locais das unidades UFMA deverão permitir a realização do inventário dos bens de suas respectivas unidades e subunidades ou participarem da auditoria, se convocados, sob pena de responsabilização prevista na Lei nº 4.320/1964.

Art. 24 - Caberá aos agentes patrimoniais locais fiscalizar a destinação pública específica dos bens móveis que estão sob sua responsabilidade.

Art. 25 - O Pró-Reitor de Planejamento, Gestão e Transparência regulamentará a execução desta portaria.

Art. 26 - Os casos omissos nesta portaria normativa e as dúvidas que porventura vierem a surgir na sua implementação serão resolvidos pelo Pró-Reitor de Planejamento, Gestão e Transparência, de conformidade com a legislação vigente.

Art. 27 - A presente portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

ANEXO I

ETAPAS

ANEXO II

MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO - COMISSÃO INVENTARIANTE LOCAL

Ordem de Serviço - Designação de Comissão Inventariante Local nº XXXXXX/2025/XXXX/UFMA

Processo nº

O/A (CARGO DO Agente PATRIMONIAL NATO + NOME DA GRANDE SECCIONAL) DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHÃO, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista a delegação de competência formulada pela Portaria Nº XXXXXXXX;

Considerando o conteúdo do Ofício nº XX/2025/CPAT/PPGT contido no Processo SEI Nº XXXXX.XXXXX/2025-XX;

Considerando a Portaria GR nº xxxxx/2025 que dispõe sobre a abertura do Calendário de Inventário Anual de Bens Móveis da Universidade Federal do Maranhão ? UFMA, referente ao exercício de 2025

RESOLVE:

Designar, os(as) servidores abaixo relacionados(as), sob a Presidência do(a) primeiro(a), para compor a Comissão Interna de Inventário para procederem ao inventário geral dos bens patrimoniais móveis, localizados sob a Guarda Patrimonial do(a) (NOME DA GRANDE SECCIONAL):

Nome + Matrícula SIAPE

Nome + Matrícula SIAPE

Nome + Matrícula SIAPE

Nome + Matrícula SIAPE

Nome + Matrícula SIAPE

ANEXO III

ficha para levantamento físico de bens por localidade SIPAC

___________________________________

Agente Patrimonial Local

ANEXO IV

RELATÓRIO SINTÉTICO DE INVENTÁRIO

__________________________________________

PRESIDENTE DA COMISSÃO

anexo v

RELATÓRIO CONSOLIDADO DE INVENTÁRIO

ANEXO Vi

RELATÓRIO DE BENS NÃO LOCALIZADOS

ANEXO VIi

RELATÓRIO DE BENS PERMANENTES PARA 2ª VIA DE ETIQUETA PATRIMONIAL

ANEXO VIII

RELATÓRIO DE BENS DE TERCEIROS OU COM ORIGEM DESCONHECIDA